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SlackやDropboxを導入している企業って多いですよね。
でも、作業をしていて、SlackとDropboxを連携できたらな～と思うことってありませんか？
実はSlackとDropboxを連携することで、様々な業務効率化を図れるんです！
ここでは、請求書などの書類作業を効率化するための方法として、フォームに書類が送信されたら、担当者へ確認依頼を送信し、承認されたらファイルをDropboxに保存してSlackに通知する方法を解説します！
ノーコードで設定できるので、参考にしてみてくださいね。
SlackとDropboxを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
最初にYoomと各アプリを連携することで、スムーズにフローボットを作成することができます。これをマイアプリ連携といいます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からDropboxを検索してください。
GoogleもしくはAppleのIDでログインするか、メールアドレスを入力して「続行」をクリックします。
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これでYoomとDropboxの連携が完了しました！
次は、YoomとSlackを連携します。
「新規接続」からSlackを検索してください。
移行後の画面で連携したいワークスペースが表示されていることを確認します。
ワークスペースの変更は、右上のプルダウンから設定できます。
アクセスに関する表示内容を確認し、画面最下部で投稿先のチャンネルを指定します。
プルダウンからチャンネルを指定後、［許可する］をクリックします。
Slackのマイアプリ登録方法については、こちらのページもご確認ください。
SlackのチャンネルIDの確認方法はこちらのページに詳細が記載されています。
これでYoomとSlackの連携も完了です！
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると以下のように表示されるので、「OK」を押しましょう。
コピーされたテンプレートは、Yoomアカウントの『マイプロジェクト』に格納されます。
それでは、フォームトリガー「請求書情報の登録フォーム」を選択しましょう。
デフォルトで質問が設定されているので、変更なければ次に進みます。
フォームトリガーについては、こちらのヘルプページに詳しく記載されています。
すでに設定されている項目を編集したい場合、「必須」トグルのON/OFFや【+質問を追加】など、カスタム可能な項目が複数あるため、こちらのページを確認して編集を試してみてください。
設定ページ下部で、完了ページの表示をカスタムできます。
アクセス制限も運用状況に合わせて設定可能です。設定後、[次へ]をクリックしましょう。
次の画面で、テストとして回答内容のテストデータを入力して、『保存する』をクリックしてください。
このページで実際のフォームのプレビュー・完了ページを確認できるので、希望の内容に沿ったフォームとなっているかを確認するのを忘れずに！
次に、「請求内容の確認」をクリックします。「承認を依頼する」の設定方法については、こちらのページも確認してください。
承認依頼の際に承認者を誰にするか、や、依頼時のメッセージなどを次の画面で設定していきます。まずは、「承認者」をプルダウンから選択します。
「承認内容の詳細」は、トリガーから取得した値（アウトプット）を変数として引用できるため、入力ボックスをクリック後に表示される値から情報を選択しましょう。
「承認完了条件」「差し戻し先のオペレーション」をプルダウンから選択して、『保存する』を押してこのステップの設定は完了です。
なお、依頼の通知時のオペレーションについては、こちらのページが参考になるため、一度目を通してみてくださいね。
続いて、「Dropboxに請求書ファイルを格納」をクリックします。
連携するアカウントが正しいかを確認して、「次へ」を押しましょう。
次の画面で「フォルダのパス」に注釈に沿って【/フォルダ1/サブフォルダ1】という形式で情報を入力します。
「ファイル名」は、今回フォームトリガーから取得した値を引用しました。
「ファイルの添付方法」は、フォームで受け取ったファイルを参照するようにプルダウンから選択します。
設定後、テストをクリックしてください。すると、以下のように表示されて実際にDropbox側でファイルが格納されました！
確認後、『保存する』を押しましょう。
最後に、「Slackに通知する」をクリックします。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、「次へ」をクリックしてください。
次の画面で「投稿先のチャンネルID」を指定しましょう。入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいたチャンネルが『候補』に表示されます。
なお、Slackで任意のチャンネルにメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。
詳細はこちらのページをご確認ください。
「メッセージ」には、通知したい内容を入力していきます。入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットも引用可能です。
このようにアウトプットを引用することで、毎回異なる内容を通知できます。
なお、アウトプットを引用せず固定値を入力してしまうと、毎回同じ内容が通知されるのでご注意ください。
Slackでメンション付きのメッセージを送る手順は、こちらのページを確認しましょう。
情報を入力した後、［テスト］をクリックしましょう。ここで、実際にSlackの指定したチャンネル宛に通知が届くかを確認してください。
結果に問題がなければ『保存する』をクリックしましょう。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
本日ご紹介した連携以外にもDropboxやSlackのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
取引先の追加やファイルの受け取り後のフォルダ作成を自動化することで、ツールの横断作業を減らせるはずです。
また、文字起こしや書類の作成をAI機能を使って処理することで、手動作業の削減とスタッフの負担軽減も期待できるでしょう。
一方のツールで行われた操作をトリガーとして、情報の追加やデータ受け取りを関係者に素早く通知できるため、作業スピードの向上が見込めます。
他にも、AI機能と連携することで、情報の要約や翻訳・文字起こしの結果を効率的に管理できるようになるかもしれません。
今回は、SlackとDropboxを連携するメリットとYoomを使った連携方法を紹介しました！
SlackとDropboxを連携することで、ファイル管理とチームコミュニケーションの効率化を図ることができます。
また、今回ご紹介したフローでは、フォームに回答するだけで、承認依頼を自動で送付。
その後はDropboxに自動的に請求書が格納され、Slackに通知されるので、手動での作業や手間を大幅に削減できるはずです！
ぜひ、ノーコードで作成できるYoomを使って、日々の業務を効率化してみてくださいね。
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