SlackとDropboxをノーコード連携してチームコミュニケーションを効率化してみた！

ステップ2:フォームトリガーを設定

左欄のプロジェクト一覧から今回作成したいプロジェクトを選択し、「+新規作成」をクリックします。
「フォームに情報を送信したとき」を選択します。
フォームのタイトル：今回は「請求書情報の登録フォーム」等と入力します。
質問を入力：今回は、それぞれ「取引先企業名」「支払い金額」「請求書ファイル」「費用発生日」「支払い期限」と入力します。
※解説）上記質問は一例です。自社で作成する請求書に必要な項目をフォームで作成してください。

※補足）それぞれの質問内容にあわせて、プルダウンを選択してください。下記画像参照ください。

「次へ」をクリックします。
取得した値を入力します。この値を他のオペレーションで利用することができるため、入力フォームに回答のサンプル値を設定してください。

サンプルを入力できたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:アクションを設定（承認を依頼する）

フォームトリガーの下にある+ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択をします。

オペレーションタイプは、「承認を依頼する」を選択します。

タイトル：「請求内容の確認」等入力。
承認者：利用状況にあわせて設定してください。
承認内容の詳細：上記画像のように、承認してもらいたい内容に合わせて作成してください。

解説）上記画像のようにアウトプットの中にある、請求書情報の登録フォームの中から、引用したい内容をクリックして選択してください。
そうすることで、フォームに回答された内容を自動的に引用することができます。
なお、引用される内容は画像のように{{〇〇}}と記載されているのを確認してください。
承認完了条件：利用状況にあわせて設定してください。
差し戻し先のオペレーション：利用状況にあわせて設定してください。
「保存する」をクリックして設定完了です！

ステップ4:アプリと連携する（Dropboxに請求書ファイルを格納）

+ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択をします。
オペレーションタイプは、「アプリと連携する」を選択し、アプリは「Dropbox」を選択してください。
連携アカウントとアクションは下記画像のように設定してください。
※注意）タイトル、アカウント情報は任意で問題ありませんが、アクションは必ず「ファイルをアップロード」を選択してください。

フォルダのパス：格納先のフォルダを記載してください。
ファイル名：アウトプットの中にある「請求書情報の登録フォーム」をクリックし、「請求書ファイル」を選択してください。
※解説）上記のように設定することで、登録フォームに添付したファイルを自動で適用することができます！
ファイルの添付方法：プルダウンより「アウトプットを使用する」、「請求書ファイル」を選択してください。
テストを行い、成功したら保存してください。

ステップ5:アクションを設定（Slackに通知する）‍

+ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択をします。
オペレーションタイプは、「アプリと連携する」を選択し、アプリは「Slack」を選択してください。
連携アカウントとアクションは下記画像のように設定してください。
※注意）タイトル、アカウント情報は任意で問題ありませんが、アクションは必ず「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。

投稿先のチャンネルID：任意のチャンネルを設定してください。
メッセージ：任意で設定してください。

お疲れ様です！これで、「Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Slackに通知する」フローの完成です！

DropboxやSlackを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもDropboxやSlackのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

DropboxとSlackを連携した自動化例

DropboxにファイルがアップロードされたらSlackに通知したり、Slackで送信されたファイルをDropboxにアップロードしたりすることもできます。
また、Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する連携も可能です。

Dropboxを活用した自動化例

メールで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする

GmailやOutlookで受信したファイルをDropboxに自動でアップロードします。

データベースにレコードが追加されたらDropboxにフォルダを作成する

Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたら、Dropboxにフォルダを自動で作成します。

顧客管理アプリにレコードが追加されたらDropboxにフォルダを作成する

SalesforceやHubSpotなどにレコードが追加されたら、Dropboxにフォルダを自動で作成します。

Slackを活用した自動化例

フォームで送信された内容をSlackに通知する

GoogleフォームやHubSpotのフォームで回答された内容をSlackに自動で通知します。

今日の予定や今日が期日のタスクをSlackに通知する

Googleカレンダーの今日の予定やNotionで期日が今日のタスクなどをSlackに自動で通知します。

Web会議の終了後に会議内容を要約してSlackへ投稿する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、内容を文字起こしして要約し、Slackに自動で通知します。

SlackとDropboxを連携するメリットと自動化例

●ファイル共有の効率化‍

DropboxにアップロードしたファイルデータをSlackに共有することができます。
例えば、Dropboxを社内の基幹ストレージツールとして使用することがありますよね。
このとき、保存したファイルをチームにも共有したいときは、Dropboxにアクセスする必要がなくなり、Slackにもファイルデータを自動で共有することができるんです！
これにより、漏れがちなSlack共有の作業を効率化することができるはずです。

● ファイルの一元管理‍

Dropboxにファイルが保存されたら、自動的にSlackに通知されるため、最新のファイルにアクセスすることができます。
例えば、Dropboxでドキュメントがアップロードされたり更新されたりすると、その情報が自動的にSlackの指定されたチャンネルに通知されるので、全員が最新のファイルを常に見ることができますよね。これにより、ファイル管理が一元化されるのではないでしょうか。

自動化の例: 双方向の連携

●SlackからDropboxへの自動化例

SlackとDropboxを連携することで、Slackにアップロードされたファイルを自動的にDropboxに保存することができるので、チーム全員がスムーズに必要な情報にアクセスできるはずです。
例えば、会議資料やプロジェクトのドキュメントを、自動的にDropboxの特定のフォルダーに保存してSlackに共有することで、重要なファイルを見逃すことなく、一元的に管理することができます。

●DropboxからSlackへの自動化例

DropboxとSlackを連携することで、Dropboxに追加された新しいファイルを自動的にSlackに通知し、チーム全員が最新の情報を共有できます。
例えば、新しいファイルがDropboxに追加されたら、その情報がSlackのプロジェクトチャンネルに自動的に通知されることで、メンバー全員が最新の状況を把握でき、スムーズな情報共有が実現するのではないでしょうか。

まとめ

今回は、SlackとDropboxを連携するメリットとYoomを使った連携方法を紹介しました！
SlackとDropboxを連携することで、ファイル管理とチームコミュニケーションの効率化を図ることができます。
また、今回ご紹介したフローでは、フォームに回答するだけで、承認依頼の後はDropboxに自動的に請求書が格納され、Slackに通知されるので、手動での作業や手間を大幅に削減できるはずです！ぜひ、ノーコードで作成できるYoomを使って、日々の業務を効率化してみてくださいね。