SlackとDropboxをノーコード連携してチームコミュニケーションを効率化してみた！

Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Slackに通知する方法

それでは実際に、YoomでSlackとDropboxを連携するフローを分かりやすく紹介していきます！

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

ステップ1:マイアプリ連携

Yoomログイン後、「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。
まずは、マイアプリの中からDropboxを接続します。

GoogleもしくはAppleのIDでログインするか、メールアドレスを入力して「続行」をクリックします。
これでYoomとDropboxの連携が完了しました！

次はYoomとSlackを連携します。
再度「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。
マイアプリの中からSlackを接続します。

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「チャンネルを検索」の中から、使用したいチャンネルを選択し、「許可する」をクリックします。
これでYoomとSlackの連携も完了です！

ステップ2:フォームトリガーを設定

左欄のプロジェクト一覧から今回作成したいプロジェクトを選択し、「+新規作成」をクリックします。
「フォームに情報を送信したとき」を選択します。
フォームのタイトル：今回は「請求書情報の登録フォーム」等と入力します。
質問を入力：今回は、それぞれ「取引先企業名」「支払い金額」「請求書ファイル」「費用発生日」「支払い期限」と入力します。
※解説）上記質問は一例です。自社で作成する請求書に必要な項目をフォームで作成してください。

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※補足）それぞれの質問内容にあわせて、プルダウンを選択してください。下記画像参照ください。

「次へ」をクリックします。
取得した値を入力します。この値を他のオペレーションで利用することができるため、入力フォームに回答のサンプル値を設定してください。

サンプルを入力できたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:アクションを設定（承認を依頼する）

フォームトリガーの下にある+ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択をします。

オペレーションタイプは、「承認を依頼する」を選択します。

タイトル：「請求内容の確認」等入力。
承認者：利用状況にあわせて設定してください。
承認内容の詳細：上記画像のように、承認してもらいたい内容に合わせて作成してください。

解説）上記画像のようにアウトプットの中にある、請求書情報の登録フォームの中から、引用したい内容をクリックして選択してください。
そうすることで、フォームに回答された内容を自動的に引用することができます。
なお、引用される内容は画像のように{{〇〇}}と記載されているのを確認してください。
承認完了条件：利用状況にあわせて設定してください。
差し戻し先のオペレーション：利用状況にあわせて設定してください。
「保存する」をクリックして設定完了です！

ステップ4:アプリと連携する（Dropboxに請求書ファイルを格納）

+ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択をします。
オペレーションタイプは、「アプリと連携する」を選択し、アプリは「Dropbox」を選択してください。
連携アカウントとアクションは下記画像のように設定してください。
※注意）タイトル、アカウント情報は任意で問題ありませんが、アクションは必ず「ファイルをアップロード」を選択してください。
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フォルダのパス：格納先のフォルダを記載してください
ファイル名：アウトプットの中にある「請求書情報の登録フォーム」をクリックし、「請求書ファイル」を選択してください。
※解説）上記のように設定することで、登録フォームに添付したファイルを自動で適用することができます！
ファイルの添付方法：プルダウンより「アウトプットを使用する」、「請求書ファイル」を選択してください。
テストを行い、成功したら保存してください。

ステップ5:アクションを設定（Slackに通知する）‍

+ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択をします。
オペレーションタイプは、「アプリと連携する」を選択し、アプリは「Slack」を選択してください。
連携アカウントとアクションは下記画像のように設定してください。
※注意）タイトル、アカウント情報は任意で問題ありませんが、アクションは必ず「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。

投稿先のチャンネルID：任意のチャンネルを設定してください。
メッセージ：任意で設定してください。

お疲れ様です！これで、「Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Slackに通知する」フローの完成です！

SlackとDropboxの連携フロー応用編

SlackとDropboxの連携応用編として、便利なフローを2つご紹介します！
ぜひご自身の課題にあわせたオリジナルのフローも作成してみてくださいね。

Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、Googleスプレッドシートのデータベースへ追加した後、Slackに通知することができるフローです。
PDFファイルの内容が自動で転記されるため、情報の共有まで含めた一貫した業務フローを構築することができます！
さらに、担当者依頼を途中に加えることによって、業務効率が向上し、より確実なデータ追加を可能にしています。

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Notionのデータベースに新しくページが作成されたら、自動でDropboxにフォルダを作成することができるフローです。
こちらのフローを使用すると、手動でのフォルダ作成の手間を省くことができ、業務の効率を大幅に向上させることができます。
NotionとDropboxの連携により、情報と関連ファイルを一元管理することができるため、データの一貫性と正確性が保たれ、プロジェクト管理や情報管理がスムーズに行えるようになります。その結果、対応がスムーズになり、業務全体の生産性向上が期待できます。

まとめ

今回は、SlackとDropboxを連携するメリットとYoomを使った連携方法を紹介しました！
SlackとDropboxを連携することで、ファイル管理とチームコミュニケーションを効率化することができます。
また、今回ご紹介したフローでは、フォームに回答するだけで、Dropboxに自動的に請求書が格納され、承認依頼をしSlackに通知されるので手動での作業や手間を大幅に削減することができますよ！ぜひ、ノーコードで作成できるフローボットで、日々の業務を効率化してくださいね。