SlackとDropboxを連携して、Slackで投稿された書類をOCRで読み取りDropboxに自動整理する方法

ステップ1：SlackとDropboxをマイアプリ連携

まずは、今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。

Slackのマイアプリ連携

Slackのマイアプリ連携をするには、ワークスペースへのアクセス許可が必要です。

ログインをして、Yoomと連携したいワークスペースへのアクセスを許可してください。
次に、投稿したいチャンネルにYoomのアプリを追加してください。

ヘルプページを参考に、アプリが追加できたらSlackのマイアプリ連携は完了です。

Dropboxのマイアプリ連携

Dropboxのアカウントにログインをしたら、Yoomからのアクセスを許可しましょう。

「許可」をクリックすればマイアプリ連携完了です。
Yoomのマイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。

これで準備は完了です。続いて、フローの詳細設定に移るので下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初の設定は「ファイルがチャンネルに投稿された」です。
Slackの指定したチャンネルにファイルが投稿されたら、フローが動くように設定します。

1ページ目には、マイアプリ連携をしたSlackのアカウント情報が反映されています。

必要であればタイトルの修正をし、アカウント情報を確認したら次に進んでください。

次に、トリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は、5分から60分まで選択できますがYoomのプランによっては選択できない場合があるので、注意してください。
チャンネルIDを候補から選択し、指定したチャンネルにテスト用の書類をアップロードしたら「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、アウトプットが取得できます。

アップロードしたファイルの情報が取得できれいれば「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。

ステップ3：アクションを設定

続いての設定は「投稿されたファイルをダウンロード」です。
先ほどチャンネルに投稿されたファイルをダウンロードする設定です。

1ページ目は、先ほどと同様にタイトルの修正とアカウントの確認を行って次に進んでください。

1番目の設定で取得した「ダウンロードリンク」のアウトプットが反映されているので、そのまま「テスト」をクリックしてください。

テストが成功し、ファイルのアウトプットが取得できたら「保存する」でファイルダウンロードの設定は完了です。

ステップ4：ファイルの文字を読み取る設定

続いては「画像・PDFから文字を読み取る」の設定です。

このAIオペレーション(OCR文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。

まずはアクションの設定を行います。

今回のフローでは、テストで請求書のファイルを使用しているので「請求書を読み取る」を選択しました。

• 名刺を読み取る
• 誓約書を読み取る
• 履歴書を読み取る

他にもたくさんのアクションがあるので、読み取りたいファイルに合わせて設定が可能です。
業務内容に合わせて、変更してみましょう。

アクションの設定ができたら次に進みましょう。

追加で抽出したい項目は、デフォルトのもの以外で項目がある場合に入力してください。
設定ができたらテストを行い、成功したら「保存する」をクリックして文字読み取りの設定は完了です。

ステップ4：Dropboxにファイルをアップロードする設定

最後の設定は「ファイルをアップロード」です。
これまでに取得した情報を元に、Dropboxにアップロードする設定を行いましょう。

1ページ目はSlackと同様に、タイトルの修正とアカウント情報を確認して次に進んでください。

次に、ファイルを作成するための詳細設定を行います。

Dropboxのフォルダパスを設定し、ファイル名をアウトプットを活用しながら設定してください。
アウトプットを使用すると、アップロードするファイルごとに自動で名前が更新されます。

「{{発行元の企業}}のファイル」という設定にすれば、アウトプット部分だけが変わってファイル名がつけられます。

ご自身でわかりやすいものを設定してみてください。

設定ができたら「テスト」をクリックし、ファイルの作成とアウトプットの取得を確認します。
テストが成功し、新しくファイルが作成されていたら「保存する」をクリックしてすべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これで、Slackにファイルがアップロードされたら、自動で文字起こしをしてDropboxにファイルが作成されるようになりました。

設定したフローは以下のものです。

SlackとDropboxを使ったその他の自動化例

Dropboxに音声ファイルが追加されたら、OpenAIで文字起こししSlackに通知する

Dropboxに保存された音声ファイルを自動検出し、OpenAIの文字起こし機能でテキスト化、さらにSlackでチームに自動で共有します。これにより、会議やインタビューの内容を迅速に可視化できるため、情報共有のスピードが向上することが期待できます。

また、作業効率の向上やコミュニケーションの円滑化も見込まれます。

添付ファイルつきのメールが届いたらSlackに通知し、Dropboxに連携してファイルをアップロードする

メールに添付されたファイルを見逃さず、Slackで通知したうえでDropboxに自動保存するフローです。ファイル管理が簡単になり、チーム全体でのアクセス性が向上することが期待できます。

業務効率を高めながら、重要なファイルをスムーズに共有する仕組みの構築を図れるでしょう。

Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、Slackに通知する

Dropboxに保存された請求書ファイルを自動で検知し、Slackで通知することで、チーム全体が重要な財務データを迅速に把握できます。このフローにより、請求書処理がスムーズになり、確認漏れが減少することが期待されます。

また、財務管理の効率化にも寄与します。

まとめ

日々の業務で発生する書類管理の手間を減らし、より効率的にチームでの連携を進めたいなら、Yoomを活用したSlackとDropboxの連携がおすすめです。

OCRで文字を読み取り、ファイル名を更新してDropboxに保存するまでを自動化できるため、手作業の時間を短縮し、業務効率の向上が期待できます。ノーコードツールのYoomを使えばプログラミングの知識に自信がなくても自動化フローを作成できます。まずは無料登録をして、あなたの業務を一歩進める新しい方法を試してみませんか？