Slackとfreee人事労務を連携してSlackで投稿されたメッセージでfreee人事労務に残業申請する方法

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成を進めます。

・Slackとfreee人事労務をマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるSlackのトリガー設定と、その後に続くコマンドオペレーションやfreee人事労務のオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、Slackとfreee人事労務の連携動作を確認

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すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1：Slackとfreee人事労務をマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくことで、フローの設定がスムーズになりますよ。

まず、Slackのマイアプリ登録です。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にSlackと入力し、表示された候補から「Slack」を選択します。
すでにSlackにログインしている場合は、以下の画面が表示されるため、チャンネルを選択して「許可する」をクリックしましょう。

続いてfreee人事労務のマイアプリ登録を行いましょう。
今回の連携フローは<span class="mark-yellow">「Yoomにマイアプリ登録をしている人」の残業を申請</span>できる仕様となっています。
そのため、残業申請を行う従業員全員がマイアプリ登録を行ってくださいね。

先ほど同様、検索窓にfreee人事労務と入力し、表示された候補から「freee人事労務」を選択します。
以下の画面が表示されるので、内容に目を通しましょう。

画面をスクロールしてアクセスできる事業所を確認して、「許可する」をクリックして完了です。

マイアプリにSlackとfreee人事労務が表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Slack「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」のトリガーを設定

ここからはいよいよ自動化の設定を行っていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックして、フローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると、以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は該当箇所をクリックして変更できます。
※今回のテンプレートは送信者1名が自身の残業申請を行うためのフローボットとなっています。複数人の残業申請を行いたい場合は、それぞれのフローボットを作成するか、「分岐」や「進行先を切り替える」のコマンドオペレーションに変更することで、最大15人まで1つのフローで対応可能です。

最初にSlackの設定を行うため、「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックしましょう。

クリックしたら以下の設定を行います。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Slackと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら

設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

実際にSlackで送信するメッセージを確認しましょう。
freee人事労務の残業申請の際に必要なのは<span class="mark-yellow">「開始時間」「終了時間」「申請理由」</span>です。
そこでメッセージ内容からこの3つをAIで抽出できるように、わかりやすく記入するようにしましょう。
送信フォーマットを以下のように設定することをお勧めします。
※時間は【18:00】の形式で入力するようにしてください。

API接続設定を行いましょう。

「トリガーの起動間隔」→設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「 チャンネルID」→残業申請専用のチャンネルを候補から設定してください
※トリガーの後にさらに分岐を追加すれば、チャンネル指定をせず、チャットの内容を用いてルートを切り分けることも可能です。

設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

ステップ3：コマンドオペレーションやfreee人事労務「残業申請の作成」のアクションを設定

続いて「分岐」の設定を行います。
※分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

先述の通り、残業申請をできるのはこのフローでfreee人事労務の連携をしている人だけなので、対象者かどうかを分岐で判別していきます。

「送信者が特定の従業員に該当するか判別」をクリックしたら設定していきましょう。
テンプレートを使用しているため、基本的には設定は完了しています。
分岐条件となる部分に、このフローで残業申請を行う従業員のSlackの送信者ID（ユーザーID）を設定するようにしてください。
※ユーザーIDはSlack上で確認できます。

設定が完了したら、「保存する」をクリックしましょう。

投稿内容から残業申請に必要な項目を抽出するアクションを設定します。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープランチームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

「テキストからデータを抽出する」をクリックし、以下の画面で詳細を入力しましょう。

「対象のテキスト」→メッセージ本文
「抽出したい項目」→開始時間,終了時間,申請理由

メッセージ本文はフロー起動ごとに内容が変わるため、アウトプットを使用します。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

設定完了後、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

freee人事労務「残業申請の作成」の設定を行います。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「freee人事労務と連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→残業申請の作成

設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、詳細の設定を行いましょう。

「事業所ID」→候補から選択
「対象日」→フローが起動した「今日」を以下の形式で選択

「取得予定開始時間」「取得予定終了時間」「申請理由」は先ほど抽出した値のアウトプットを使用しましょう。
下に表示される候補の「テキストからデータを抽出する」の中のアウトプットをそれぞれ入力します。

「申請経路ID」→候補から選択してください
「承認者のユーザーID」→必要に応じて設定してください

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：Slackとfreee人事労務の自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

Slackとfreee人事労務を使ったその他の自動化例

他にもSlackとfreee人事労務を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.freee人事労務に従業員の登録があったら、Slackに通知する

はじめに紹介するのは、新しい従業員の登録があったらSlackに通知するフローボットです。自動通知によって手動で通知の手間がなくなり、スムーズな情報共有が期待できます。

2.freee人事労務で従業員情報が更新されたらSlackに通知する

次は、登録されている従業員情報が更新されたことをSlackに自動で通知するフローボットです。従業員の住所や口座情報の変更などをスピーディーに知ることができるため、後続の業務への着手が円滑になりそうですね。

3.freee人事労務で前日の勤怠漏れを検知してSlackに通知する

最後に紹介するのは、前日の勤怠漏れを自動でSlackで通知するフローボットです。例えば、入社したばかりの従業員など、勤怠漏れのリスクの高い従業員にこのフローを設定することで、勤怠漏れが発生してもすぐに指摘できるため、正確な勤怠情報の管理につながりそうですね！

まとめ

Slackとfreee人事労務の連携により、残業申請の手続きを自動化することで、業務効率化と透明性の向上が実現できるかもしれません。これにより、管理コストの削減や法令遵守の強化が実現できるでしょう。さらにスムーズな申請方法を取り入れることで申請や確認がしやすくなり、申請者と担当者の双方の業務負担の軽減が期待できます。ノーコードでの連携が可能なため、ITスキルに自信がない方でも簡単に導入できる点も魅力です。

ぜひYoomを実際の業務に取り入れて、今の業務がどれだけ効率化されるのか体感してみてくださいね！