会議後の共有をスマートに！SlackとGeminiで実現する議事録の要約術とは？

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは3つです。

・Yoomのデータベーストリガーの確認

(1)まず、Yoomのデータベーストリガーを確認します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】データベースに追加した議事録をGeminiで要約してSlackに通知する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のステップ「レコードを選択して起動」をクリックしましょう。

(3)今回は、Yoomのデータベースで以下の画面のように事前設定を行っていることを前提としてフローボットの作成を進めていきます。
データベースの作成方法については、こちらのページをご確認ください。

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『データベースの連携』では、対象とする「プロジェクト」、「データベース」、「テーブル」を、それぞれプルダウンから選択してください。
（以下は一例です。）

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(4)対象のデータベースを設定後、［次へ］をクリックします。

(5)次の画面では、Yoomデータベースから取得した値（アウトプット）を確認できます。
取得内容に問題がなければ［保存する］をクリックしてください。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
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・要約するGeminiの設定

(1)次に、2つ目のステップ「コンテンツを生成」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「モデル」などの項目に情報を入力します。
入力バーをクリックすると『候補』に情報が展開されるので、そのなかから運用に沿ったモデルを選択できます。

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(4)「プロンプト」や「systemInstruction」は、希望する内容を設定できます。
定義したい役割などを入力しましょう。

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(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・通知するSlackの設定

(1)最後に、3つ目のステップ「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしましょう。

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(3)次の画面で「投稿先のチャンネルID」を指定します。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいたチャンネルが『候補』に表示されます。
なお、Slackで任意のチャンネルにメッセージを送信する場合、該当のチャンネルにYoomアプリを事前にインストールしておく必要があります。
詳細はこちらのページをご確認ください。

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(4)チャンネルIDを指定した後、「メッセージ」に通知したい内容を入力することで、運用に沿った通知メッセージを受け取れるようになります。
今回は要約結果を通知したいので、アウトプット【会議名】【生成されたコンテンツ】を引用します。
Slackでメンション付きのメッセージを送る手順は、こちらのページを確認してください。

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(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

他にも、今回のフローボットをベースにして、そのほかのAIチャットツールや異なるトリガーアクションを活用することができます！
これらの例を簡単に紹介するので、業務で複数のツールを使っている方はこちらも是非参考にしてみてくださいね！

データベースに追加した議事録をChatGPTで要約してSlackに通知‍

データベースに追加された議事録をChatGPTを使用して要約し、指定のSlackチャンネルに通知するフローです。
今回のSlackの連携と合わせて、ChatGPTのアプリをYoomアカウントに連携しましょう。
その後、以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したら、<span class="mark-yellow">2つ目のステップの会話するChatGPTの設定</span>から説明していきます。

(1)ステップ1のデータベーストリガーの設定が完了したら、以下赤枠をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次の画面で「メッセージ内容」などの項目に情報を入力します。
前ステップから取得したアウトプットの引用やプルダウンからの選択が可能な部分があるので、運用に沿った情報を設定してください。
「モデル」は、入力バーをクリックすると、『候補』にテキストを生成する際に使用されるモデル情報が展開されます。

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設定が完了したら、Slackのチャンネルにメッセージを送るステップに進みます。

フォームに添付された議事録データをMicrosoft SharePointに格納しSlackに通知する

こちらは、フォームに添付された議事録データをMicrosoft SharePointに格納しSlackに通知するフローです。
今回のSlackの連携と合わせて、Microsoft SharePointのアプリをYoomアカウントに連携しましょう。
その後、以下のテンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したら、<span class="mark-yellow">1つ目のステップの議事録送信フォームの設定</span>から説明していきます。

(1)まずは、以下赤枠をクリックします。

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(2)次の画面でYoomの議事録送信フォームを設定します。
下にスクロールすると、「完了ページの設定」や「アクセス制限」を設定できます。
運用に合わせて情報を入力したり、トグルを操作してください。
Yoomに関する表示を非表示にすることも可能です。

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(3)任意の内容に構成した後、［次へ］をクリックします。

(4)次の画面で、フォームの構成内容を確認しましょう。
この画面で【プレビューページ】と【完了ページ】の内容を確認できます。
Yoomフォームの設定については、こちらのページもご確認ください。

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(5)次に、2つ目のステップ「ファイルをアップロード」を設定します。
連携するアカウント情報を入力した後、ファイルをアップロードする設定を行っていきましょう。
「サイトID」や「ドライブID」は、入力バーをクリックすると、『候補』から運用に沿った情報を選択できます。
「ファイル名」は、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択しましょう。

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設定が完了したら、Slackのチャンネルにメッセージを送るステップに進んでください。

Yoomで連携できるアプリはまだまだたくさんあるので、自分にあった連携を模索するのもおすすめです。
多種多様なアプリの連携を試して、さらなる業務効率化を目指してみてください！

Slackを使ったその他の自動化例

他にもSlackを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Slackの投稿内容をPerplexityで要約し再度Slackに通知する

Slackの投稿内容が自動で要約されるため、重要事項をすぐに確認できるようになるはずです。
作業の自動化で手動の要約作業が不要になり、作業時間と労力の節約につながります。

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Slackに投稿されたらファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する

手作業でのデータ入力を省略できるため、他の業務に集中できる時間を増やせるはずです。
OCR技術を活用することで、迅速かつ正確なデータ管理を実現できるかもしれません。

Slackで特定キーワードを含むメッセージをGmailに転送する

特定のキーワードのメッセージが転送できるため、見逃したくない連絡の取りこぼし防止が期待できます。
どちらのツールでも確認可能となり、情報を把握し易くなる可能性があります。

まとめ

今回紹介したSlackのアプリ連携を業務に取り入れることで、Yoomのデータベースの議事録内容をGeminiで自動的に要約できるので、手動の要約作業をなくせるはずです。
作業の自動化は、必要情報の記載漏れや対応遅れの防止につながります。
また、要約結果を普段使用しているチャットツールに自動送付することで、関係者全員が議事録の内容を把握しやすくなり、業務スピードが向上することが予想されます。
会議情報の確認のために、議事録を格納しているデータベースツールにアクセスする手間をなくせるかもしれません。
作業コストを見直したいと考えている方をサポートしてくれる有用なツールとなりえるでしょう。
ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。