SlackとOutlookを連携して、Slackにファイルが投稿されたら、連携したOutlookで送付する方法

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のSlackとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Slackと検索し、下記の画面でサインインしてください。

続いてOutlookと連携します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力します。

※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Slack・Outlookがマイアプリに連携されていればOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「ファイルがチャンネルに投稿されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

ここでSlackにテストファイルを送信します。

フローボットに戻り、テストを行います。
ファイル内容が取得できたら保存しましょう。

続いて「メールを送る」をクリックします。
連携アカウント情報を確認し、メール内容を設定しましょう。

件名や本文は、アウトプットを活用して作成します。
赤枠はアウトプット、青枠は日付を利用しています。

設定が終わったら次に進みましょう。
ここで送信内容に間違いがないか確認します。こちらもテストをして、成功したら保存しましょう。

さらに自動化するには

Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。

フローボットが完了した通知を受け取る

こちらをオンにすると、フローボットが完了した通知を受け取れます。
Yoomを開かずにフローボットの完了を確認できますね。
フローボット操作者とメール宛先人物が異なる場合、こちらをオンにすると便利です。

レコードを追加する

メール送信した後にkintoneへレコード追加することで、後にファイル確認が必要になった場合でもすぐに探せます。
kintoneデータベースは、今回のフロー用に作成することをおすすめします。

今回使用したフローボットはこちら↓

Slack・Outlookを使ったその他の自動化例

その他にも、YoomにはSlack・Outlookを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!

1.件名が特定の条件にマッチしたOutlookのメール内容をSlackに通知するフローです。

例えば問い合わせをメールで受け付けている場合、このフローを利用することで件名が問い合わせに合致したメール内容を自動通知してくれます。
手動で連携する場合に発生しやすい連携漏れを防ぐことができます。

2.Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。

契約書の内容を手動で読み取り、kintoneに追加してSlackに通知する作業は、件数が多いほど手間がかかります。
自動化できる作業は自動化し、他の重要な業務に充てる時間を作りましょう。

3.Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しSlackに通知するフローです。

問い合わせはスピーディーに対応する必要がありますが、内容確認から回答作成までを限られた人数で行うので時間がかかります。
このフローは問い合わせに対する回答をDifyで自動作成し通知してくれるので、一から回答を作成する手間が省けます。

SlackとOutlookの連携メリットと具体例

メリット1：ファイル共有の手間を削減

Slackに投稿されたファイルをOutlookで自動送付することで、手動でのファイル共有作業を削減できます。
通常、Slackで共有されたファイルをダウンロードし、メールに添付して送信する作業は手間がかかり、送付漏れのリスクもあります。
Slackにアップロードされたファイルは、連携によってOutlookで指定の宛先へ自動送信されるため、手作業を省略できます。

例えば、プロジェクトチームがクライアントに提出する資料をSlackにアップロードすると、設定された担当者宛にOutlookを通じて自動的にファイルが送付されます。
特に、外部とのやり取りが多い業務では、この自動化により作業の効率化が期待できます。

メリット2：情報共有のスピード向上

SlackとOutlookを連携させることで、Slackにファイルが投稿されたらすぐに、指定の宛先へ自動でメール送信が行われます。
これにより、情報共有のスピードが向上し、重要な資料やデータを迅速に関係者と共有できるようになります。
例えば、プロジェクトの進捗資料や契約書のドラフトなどをSlackにアップロードすると、自動でクライアントやパートナー企業へ送信できるため、情報伝達の遅れを防ぎます。
また、社内チーム間でも、上長の承認が必要な資料を自動送信することで、承認フローをスムーズにできるでしょう。
情報共有のスピードを向上させることで、業務のリードタイムを短縮し、スムーズなプロジェクト運営が期待できます。

メリット3：業務の属人化防止

通常、資料の送信は特定の担当者が行うことが多く、その担当者が不在の場合には業務が滞るリスクがあります。
しかし、SlackとOutlookの連携を導入すれば、誰でもSlackに資料を投稿するだけでメール送信が完了するため、業務の属人化を防ぐことができます。
例えば、営業チームが見積書をクライアントへ送る場合、特定のメンバーではなく、誰でもSlackにアップロードするだけで送信されるようにすれば、担当者の不在時でもスムーズに業務が進みます。
このように、プロセスを標準化し自動化することで、チーム全体の生産性を向上させることが期待できます。

まとめ

今回は「Slackにファイルが投稿されたらOutlookで送付する」フローボットを紹介しました。
この連携により、ファイル共有の手間削減や情報共有のスピード向上、業務の属人化防止など、多くのメリットを得ることができるでしょう。
業務効率を向上させたい方は、ぜひ本記事を参考にSlackとOutlookの連携設定を試してみてください。

自動化を活用し、より生産的なビジネス環境を実現しましょう。