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近年のIT社会ではリモートワークも珍しくはありませんよね。そのため、oviceのような仮想オフィスと、コミュニケーションツールであるSlackの両方を活用している企業も多いのではないでしょうか。
リモートワークでは何よりも連絡が重要なため、このように複数のツールのメッセージ機能を活用し、様々な使い分けをしながら報連相を行うこともあるはずです。
しかし、片方のツールにのみ連絡をしてもう片方のツールへの連絡を忘れてしまったという経験がありませんか？
そこで今回はSlackとoviceを連携し、異なるツール間での連絡業務を簡易化してみました。この連携により連絡がスムーズになる可能性があります。ぜひお試しください。
・Slackとoviceを活用している企業
・Slackとoviceそれぞれで連絡する内容を分別している企業
・Slackに送信したメッセージを手動でoviceにも送信している方
今回のアプリ連携を行うと、Slackの特定のチャンネルに送信したメッセージを、oviceのワークスペースに送信可能です。これにより連絡漏れを防ぎやすくなることが期待できます。
例えば、Slackへはメッセージを送信したけれども、oviceに送信するのを忘れてしまったという経験はありませんか？今回の連携はこのような「片方のツールへの送信漏れ」を回避できる可能性があります。
これにより連絡が滞りにくくなり、伝達が上手く行きやすくなるはずです。
Slackとoviceの自動化を導入すると、各ツールごとの使い分けが上手くいく可能性が高まります。
例えば、普段はoviceのみを活用して連絡を取り合いつつ、Slackでは全員に把握してもらいたい重要な内容の送信、また、oviceではタスクの進捗確認、Slackではタスクの分担決めや内容の周知といった使い方が当てはまります。
つまり、Slackの「特定のチャンネル」の用途を決めておくことで、oviceのメッセージ欄のログを必要以上に流してしまったり、重要なメッセージがすぐに埋もれてしまう心配が少なくなるかもしれません。
Slackの特定のチャンネルに送信したメッセージが自動でoviceにも送信されるようになるため、2つのツールに同じ内容を2度入力する手間が省けます。そのため、業務効率が向上することが期待できます。
例えば、これまではSlackのチャンネルに送信した際、同一の内容をoviceにも送信するためにはoviceにアクセスする必要がありました。
手間のかかる作業ではないものの、頻度が多い場合には負担となりかねないフローと言えるでしょう。
そこで今回の連携を行うことでこのような二度手間が削減でき、業務効率が向上するはずです。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
[Yoomとは]
今回は「Slackで投稿されたメッセージ内容をoviceのワークスペースでも通知する」という自動化を、下記のテンプレートを用いて行います。
■概要
Slackでの連絡とoviceでのバーチャルオフィス利用を併用している環境で、情報の伝達漏れやタイムラグに課題を感じていませんか？このワークフローは、Slackの特定チャンネルへの投稿をoviceのワークスペースにいるメンバーへ自動で通知するものです。この連携により、重要な情報がリアルタイムで共有され、チーム内のコミュニケーションがより円滑になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・Slackとoviceをマイアプリ連携
・Slackを起動する設定
・oviceにメッセージを送信する設定
・トリガーボタンをONにして、Slackとoviceの連携動作を確認
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
Slackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
上記のような画面が表示されるので、oviceと連携したいチャンネルをプルダウンから選択します。
その後、「許可する」を押しましょう。
Yoomの画面に自動で切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
oviceのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
各必須項目を入力します。
アカウント名は任意のもので構いません。社名や担当者名などのわかりやすいものがおすすめです。
その他につきましてはoviceのサイトをご確認ください。
3.連携完了
必須項目が入力完了したら右下の追加を押します。
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
■概要
Slackでの連絡とoviceでのバーチャルオフィス利用を併用している環境で、情報の伝達漏れやタイムラグに課題を感じていませんか？このワークフローは、Slackの特定チャンネルへの投稿をoviceのワークスペースにいるメンバーへ自動で通知するものです。この連携により、重要な情報がリアルタイムで共有され、チーム内のコミュニケーションがより円滑になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Slackで投稿されたメッセージ内容をoviceのワークスペースでも通知する」をクリックします。
3.アプリトリガー
Slackのアイコンの「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」を選択してください。
次へ進みます。
4.トリガーの指定
トリガーの起動間隔を設定します。
画像のように、プルダウンから起動間隔を設定できます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.チャンネルの指定
どのチャンネルにメッセージが送信されたらoviceにも同一の内容を送信するか指定します。
ボックスをクリックすることでチャンネルが一覧表示されるため、クリックして設定しましょう。
6.テストの実行
テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
※事前にテスト用のメッセージを指定したチャンネルに送信しておくことをおすすめします。
1.アプリと連携する
oviceのアイコンの「ワークスペースのメンバーに通知を送信」を選択してください。
次へ進みます。
2.メッセージ内容の確認
oviceへどのようなメッセージを送信するか設定します。
テンプレートを使用しているため、画像のようにあらかじめ設定が完了しています。
このようなデータ挿入がされていることにより、Slackのメッセージがそのままoviceにも送信されます。
必要な場合は内容を付け足すことも可能です。任意で変更してください。
3.必須項目の設定
ワークスペースIDと送信するメンバー権限を設定してください。
ワークスペースIDはSlackのチャンネル設定と同様で、ボックスをクリックすることで一覧表示されます。その中から選択しましょう。
メンバー権限は画像の中から選択可能です。
4.テストの実行
テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Slackで投稿されたメッセージ内容をoviceのワークスペースでも通知する
■概要
Slackでの連絡とoviceでのバーチャルオフィス利用を併用している環境で、情報の伝達漏れやタイムラグに課題を感じていませんか？このワークフローは、Slackの特定チャンネルへの投稿をoviceのワークスペースにいるメンバーへ自動で通知するものです。この連携により、重要な情報がリアルタイムで共有され、チーム内のコミュニケーションがより円滑になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomには他にもoviceやSlackを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。
1.oviceで入退室が行われたらSlackに通知する
誰が稼働しているのか把握しやすくなり、連絡業務などをスムーズに行いやすくなる可能性があります。
■概要
oviceで入退室が行われたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.リモートワークや仮想オフィスを導入している企業の管理者
2.従業員の稼働状況をリアルタイムで把握したい方
3.Slackを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・仮想オフィスの入退室情報がリアルタイムでSlackに通知されるため、従業員の稼働状況を即座に把握できます。
・Slackを使用することで、チーム全体で情報を共有しやすくなり、業務の効率が向上します。
■注意事項
・Docusign、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
2.oviceで入退室が行われたらfreee人事労務に打刻情報を登録する
入退室の時刻でfreee人事労務で打刻を行います。打刻漏れが少なくなり、勤怠管理が行いやすくなるかもしれません。
■概要
oviceで入退室が行われたらfreee人事労務に打刻情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の勤怠管理を効率化したい方
2.oviceを利用してリモートワークやハイブリッドワークを行っている方
3.freee人事労務を活用して勤怠データを管理している方
■このテンプレートを使うメリット
・freee人事労務を使用することで、入退室情報を一元管理でき、人事労務管理が効率化されます。
・勤怠情報がリアルタイムで記録され、手動入力の手間を省くことができます。
■注意事項
・ovice、freee人事労務それぞれとYoomを連携してください。
3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらoviceに通知する
Google スプレッドシートに行が追加されると自動で通知が届くため、業務に必要なデータを素早く把握しやすくなるでしょう。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらoviceに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・チーム内の情報共有を行うチームの方
・コメント機能を活用し、シートに直接指示を追加するリーダー
2.oviceを活用して業務を行う企業
・バーチャルスペースをリモートワークで活用しているチーム
・オンラインイベントやセミナーを企画運営するカスタマーサービス部門担当者
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは一つのシートを同時に編集ができるため、リモートワークを行うチームの情報共有に有効的なツールです。
さらにoviceを使用しリモートワークの環境を整え、円滑に業務を進行します。
しかし、Google スプレッドシートでの情報の追加を手作業で通知しなければならないのは、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
手作業による手間を省き、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートで情報が追加されたら自動でoviceに通知するため、手入力による手間を省きます。
また引用した内容を通知するため、手作業によるヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、oviceのそれぞれとYoomを連携してください。
Slackとoviceを連携すると、連絡業務が簡易的になり、スムーズな伝達が行いやすくなる可能性があります。また、Slackの特定のチャンネルに送信するだけでoviceにも同一内容が送信されるため、送信漏れなどを防ぎやすくなるかもしれません。
異なるツール間での情報共有が効率化され、業務のスピードが向上すれば、リモートワーク環境でのコミュニケーション強化やタスク管理の改善に役立つことが見込めます。
この機会にぜひ、今回の自動化を活用してみてください。
