SlackとMicrosoft SharePointを連携して、Slackに書類が投稿されたらOCRでデータを抽出しMicrosoft SharePointに保存する方法

ステップ1：SlackとMicrosoft SharePointマイアプリ連携

まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。

Slackのマイアプリ連携

Slackのマイアプリ連携をするには、ワークスペースへのアクセス許可が必要です。

ログインをして、Yoomと連携したいワークスペースへのアクセスを許可してください。
次に、投稿したいチャンネルにYoomのアプリを追加してください。

ヘルプページを参考に、アプリが追加できたらSlackのマイアプリ連携は完了です。

Microsoft SharePointのマイアプリ連携

Microsoftのアカウントにログインをしましょう。

連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
マイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。

これで設定の準備は完了です。
続いて、フローの詳細設定に進むので下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初の設定は「ファイルがチャンネルに投稿されたら」です。
Slackの指定したチャンネルにファイルが投稿されたら、フローが動くように設定します。

1ページ目には、マイアプリ連携をしたSlackのアカウント情報が反映されています。

必要であればタイトルの修正をし、アカウント情報を確認したら次に進んでください。

次に、トリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は、5分から60分まで選択できますがYoomのプランによっては選択できない場合があるので、注意してください。
チャンネルIDを候補から選択し、指定したチャンネルにテスト用の書類をアップロードしたら「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、アウトプットが取得できます。

アップロードしたファイルの情報が取得できれれば「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。

ステップ3：ファイルをダウンロードする設定

続いての設定は「投稿されたファイルをダウンロード」です。
先ほどチャンネルに投稿されたファイルをダウンロードする設定です。

1ページ目は、先ほどと同様にタイトルの修正とアカウントの確認を行って次に進んでください。

1番目の設定で取得した「ダウンロードリンク」のアウトプットが反映されているので、そのまま「テスト」をクリックしてください。

テストが成功し、ファイルのアウトプットが取得できたら「保存する」でファイルダウンロードの設定は完了です。

ステップ4：ファイルから文字を読み取る設定

続いての設定は「画像・PDFから文字を読み取る」です。

このAIオペレーション(OCR文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。

まずはアクションの設定を行います。

今回のフローでは、テストで請求書のファイルを使用しているので「請求書を読み取る」を選択しました。

<span class="mark-yellow">請求書以外にも、名刺や契約書などを対象にした他のアクションがあるので、読み取りたいファイルに合わせて設定が可能です。</span>
業務内容に合わせて、適宜変更してください。

アクションの設定ができたら次に進みましょう。

追加で抽出したい項目は、デフォルトのもの以外で項目がある場合に入力してください。
設定ができたら「テスト」をし、成功したら「保存する」をクリックして文字読み取りの設定は完了です。

ステップ5：Microsoft SharePointにファイルをアップロードする設定

最後は「ファイルをアップロードする」の設定です。
1ページ目はこれまで同様に、タイトルの修正とMicrosoft SharePointのアカウント情報を確認して次に進んでください。

次にアップロードのための詳細設定を行います。

それぞれ必須項目を埋めてください。
「格納先フォルダ名」を元に「格納先フォルダのアイテムID」を検索し、候補から選択できます。

また、ファイル名はアウトプットを使用すると、アップロードするファイルごとに自動で名前が更新されます。

「{{発行元の企業}}のファイル」という設定にすれば、アウトプット部分だけが変わってファイル名がつけられます。

ご自身でわかりやすいものを設定してみてください。
すべて設定ができたら「テスト」をクリックし、設定した通りにアップロードされるかを確認しましょう。

テストが成功し、Microsoft SharePointに新しくファイルがアップロードされました。
ここまで確認出来たら「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにしましょう。

これで、Slackにアップロードされたファイルが自動的に読み取られ、Microsoft SharePointに格納されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。

SlackとMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例

他にもSlackやMicrosoft SharePointを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

フォームに回答されたら、SharePointから書類の雛形をダウンロードしてSlackに通知する

Yoomのフォーム機能を活用し、Microsoft SharePointから書類の雛形を自動でダウンロードして、Slackで通知するフローです。この仕組みにより、必要な書類が迅速に共有され、業務の効率化やその後のスムーズな対応が期待できます。

特に、複数部署で連携が必要な業務に適しています。

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フォームに回答された音声データを文字起こし・要約して、Slackに通知する

Yoomのフォームから音声データが送信されると、AIによる文字起こしと要約を行い、その内容をSlackに通知するフローです。
これにより、音声内容の確認や共有が簡単になり、議事録作成やチーム間の情報共有の効率化が見込まれます。

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Slackにファイルが投稿されたらAIで内容を読み取り、Zoho CRMに見込み客を登録後Slackに通知する

Slackに投稿されたファイルをAIで分析し、その内容をもとにZoho CRMに見込み客として登録し、Slackに通知するフローです。
営業チームのリード管理や情報共有の自動化が期待でき、より効率的な顧客対応が可能になります。

まとめ

Yoomを使えば、SlackとMicrosoft SharePointを連携して業務の効率化を図ることができます。

プログラミングの知識がなくても、書類データの管理や共有を自動化できるので、作業時間の短縮やミスの軽減が期待できます。
また、OCR技術の活用により、データの精度が向上し、ファイル検索や管理がより簡単になります。この機会に、Yoomでの無料登録をして、業務の自動化を体験してみませんか？

きっと、新しい効率化の可能性を見つけられるはずです。