※こちらの記事で紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
Slackを使用して書類の管理を担当している方は、日々の業務を効率化したいと考えたことはありませんか？
受け取ったファイルのダウンロードや名前変更、さらには他のシステムへのアップロード作業を手動で行うのは時間がかかるだけでなく、ミスが起きやすいのも悩みの種といえます。
そんな課題を解決するのが、Yoomを活用した「SlackとMicrosoft SharePointの連携」です。 Slackに投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を自動的に更新してMicrosoft SharePointに保存できるようになるので、業務の効率化やファイル管理の精度向上が見込めるはずです！
この記事では、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる具体的な手順をご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。
こんな方におすすめ
- Microsoft SharePointをチームの文書管理や共有ツールとして利用している方
- 書類の受け取りから保存までのプロセスを自動化し、作業負担を軽減したい方
- OCR技術を活用して書類のデータ精度や検索性を向上させたい方
- チーム内でのファイル共有を円滑に行い、業務の透明性を高めたい方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納するフローです。
[Yoomとは]
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する方法
Slackに投稿された書類データをSlackのAPIを利用して受け取り、Yoomが提供するOCR機能でデータを読み取ってファイル名を更新し、Microsoft SharePointのAPIを用いて指定のフォルダに保存することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー設定のおおまかな流れは以下の通りです。
- YoomとSlack・Microsoft SharePointをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フローの詳細設定
- トリガーをON
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1：SlackとMicrosoft SharePointマイアプリ連携
まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。
Slackのマイアプリ連携
Slackのマイアプリ連携をするには、ワークスペースへのアクセス許可が必要です。
ログインをして、Yoomと連携したいワークスペースへのアクセスを許可してください。
次に、投稿したいチャンネルにYoomのアプリを追加してください。
ヘルプページを参考に、アプリが追加できたらSlackのマイアプリ連携は完了です。
Microsoft SharePointのマイアプリ連携
Microsoftのアカウントにログインをしましょう。
連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
マイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。
これで設定の準備は完了です。
続いて、フローの詳細設定に進むので下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納するフローです。
ステップ2：アプリトリガーを設定
最初の設定は「ファイルがチャンネルに投稿されたら」です。
Slackの指定したチャンネルにファイルが投稿されたら、フローが動くように設定します。
1ページ目には、マイアプリ連携をしたSlackのアカウント情報が反映されています。
必要であればタイトルの修正をし、アカウント情報を確認したら次に進んでください。
次に、トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分から60分まで選択できますがYoomのプランによっては選択できない場合があるので、注意してください。
チャンネルIDを候補から選択し、指定したチャンネルにテスト用の書類をアップロードしたら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、アウトプットが取得できます。
アップロードしたファイルの情報が取得できれれば「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
ステップ3：ファイルをダウンロードする設定
続いての設定は「投稿されたファイルをダウンロード」です。
先ほどチャンネルに投稿されたファイルをダウンロードする設定です。
1ページ目は、先ほどと同様にタイトルの修正とアカウントの確認を行って次に進んでください。
1番目の設定で取得した「ダウンロードリンク」のアウトプットが反映されているので、そのまま「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、ファイルのアウトプットが取得できたら「保存する」でファイルダウンロードの設定は完了です。
ステップ4：ファイルから文字を読み取る設定
続いての設定は「画像・PDFから文字を読み取る」です。
まずはアクションの設定を行います。
今回のフローでは、テストで請求書のファイルを使用しているので「請求書を読み取る」を選択しました。
請求書以外にも、名刺や契約書などを対象にした他のアクションがあるので、読み取りたいファイルに合わせて設定が可能です。
業務内容に合わせて、適宜変更してください。
アクションの設定ができたら次に進みましょう。
追加で抽出したい項目は、デフォルトのもの以外で項目がある場合に入力してください。
設定ができたら「テスト」をし、成功したら「保存する」をクリックして文字読み取りの設定は完了です。
ステップ5：Microsoft SharePointにファイルをアップロードする設定
最後は「ファイルをアップロードする」の設定です。
1ページ目はこれまで同様に、タイトルの修正とMicrosoft SharePointのアカウント情報を確認して次に進んでください。
次にアップロードのための詳細設定を行います。
それぞれ必須項目を埋めてください。
「格納先フォルダ名」を元に「格納先フォルダのアイテムID」を検索し、候補から選択できます。
また、ファイル名はアウトプットを使用すると、アップロードするファイルごとに自動で名前が更新されます。
「{{発行元の企業}}のファイル」という設定にすれば、アウトプット部分だけが変わってファイル名がつけられます。
ご自身でわかりやすいものを設定してみてください。
すべて設定ができたら「テスト」をクリックし、設定した通りにアップロードされるかを確認しましょう。
テストが成功し、Microsoft SharePointに新しくファイルがアップロードされました。
ここまで確認出来たら「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしましょう。
これで、Slackにアップロードされたファイルが自動的に読み取られ、Microsoft SharePointに格納されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納するフローです。
SlackやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもSlackやMicrosoft SharePointのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Microsoft SharePointを活用した自動化例
情報が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
情報を反映してMicrosoft SharePointにフォルダが自動作成されるため、これまでフォルダを手作業で作成していた方は作業負担を減らせるかもしれません。
Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
Notionで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointにフォルダを作成するフローです。
Airtableで取引先が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Airtableで管理している取引先が増えるたびに、Microsoft SharePointに手動でフォルダを作成する作業は手間がかかる上に、作成漏れや名称の間違いといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しい取引先が登録されるだけで、Microsoft SharePointに自動で関連フォルダが作成されるため、手作業による情報管理の手間を省き、よりスムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AirtableとMicrosoft SharePointで取引先情報を管理し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
・新しい取引先が発生するたびに、関連書類の格納場所を手動で用意している営業担当者や管理部門の方
・データの整合性を保ちながら、情報管理の効率化や自動化を進めたいと考えているチームリーダーの方
■注意事項
・Airtable、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Airtableのレコード詳細を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
メールやフォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する
添付ファイルを自動的にMicrosoft SharePointに格納することで、業務プロセスの効率化と管理の一元化が実現します。
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
・請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
・定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
■注意事項
・Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する
試してみる
■概要
「フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する」ワークフローは、フォームにアップロードされたファイルを自動的にSharePointに保存する業務ワークフローです。フォームに添付されたファイルを手動でMicrosoft SharePointに保存する作業は時間と手間がかかります。特に大量のデータを扱う場合、この手作業は効率を著しく低下させる原因となります。フォームの添付ファイルを自動的にMicrosoft SharePointに格納することで、業務プロセスの効率化と管理の一元化が実現します。これにより、煩雑な作業をスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを頻繁に利用し、その添付ファイルの管理に手間を感じている業務担当者の方
・Microsoft SharePointと他のSaaSアプリを連携させて業務効率化を図りたいIT担当者の方
・フォームの添付ファイルを手動でSharePointに移動する作業に時間を費やしているチームリーダーの方
・業務プロセスの自動化を進め、RPAやAIを活用した効率化を目指している経営者の方
・書類管理をデジタル化し、一元管理で業務の透明性を高めたい管理部門の方
■注意事項
・Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
OCRによる自動読み取り機能を導入することで、データの精度も高まり、検索や参照が迅速に行えるようになるでしょう。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納するフローです。
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
Gmailで投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納するフローです。
Slackを活用した自動化例
Slackに投稿された内容を追加する
繰り返しデータを入力する手間が省けて、情報管理の抜け漏れの防止にも役立つはずです。
Slackに投稿された内容をAsanaにタスクとして追加する
試してみる
Slackに新しい投稿があったらその内容をAsanaにタスクとして追加するフローです。
Slackに投稿された内容をkintoneに格納する
試してみる
Slackに新規投稿された内容をkintoneに格納するフローです。
Slackで特定のキーワードを含むメッセージを受信したら登録・追加する
自動化によって、課題作成におけるヒューマンエラーを防止できるため、安定した課題管理プロセスを維持できる可能性があります。
Slackで特定のキーワードを含むメッセージを受信したらGitLabに課題を自動作成する
試してみる
■概要
「Slackで特定のキーワードを含むメッセージを受信したらGitLabに課題を自動作成する」フローは、チームのコミュニケーションから直接課題を生成する業務ワークフローです。
これにより、重要な情報を迅速にプロジェクト管理ツールに反映させ、作業の漏れや遅延を防ぎます。
日常のチャットから自動的に課題を作成することで、効率的なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとGitLabを日常的に利用している開発チームのリーダー
・チャットから直接課題を作成し、タスク管理を効率化したいエンジニア
・プロジェクト管理の自動化を導入し、作業の漏れを防ぎたいマネージャー
・GitLabとSlackの連携を強化し、チームの生産性を向上させたい方
■注意事項
・Slack、GitLabのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Slackで特定キーワードを含むメッセージが投稿されたらTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Slackでのタスク依頼や重要な報告を、見逃さずにTrelloで管理したいと思いませんか？
チャンネルに投稿されるメッセージの中から、手作業でタスクを拾い上げてカードを作成するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むSlackメッセージを検知し、自動でTrelloにカードを作成できるため、タスク管理の効率化と抜け漏れ防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackでの依頼や報告を手作業でTrelloに転記しているプロジェクト管理者の方
・Slackに投稿される顧客からの問い合わせやバグ報告を管理したいサポート担当者の方
・チーム内のタスク管理を効率化し、対応漏れを防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■注意事項
・Slack、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Slackの特定の投稿をもとに、Boxでフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Slackの特定の投稿をもとに、Boxでフォルダを作成する」フローは、SlackとBoxの連携を通じて、必要なフォルダ作成を自動化する業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、Slackで特定キーワードを含むメッセージが投稿された際に自動でBoxにフォルダが作成され、効率的なファイル管理が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとBoxを日常的に利用しており、情報整理に課題を感じているビジネスユーザーの方
・プロジェクト管理やチームコラボレーションでBoxを活用しつつ、Slackとの連携を強化したい管理者の方
・手動でフォルダを作成する手間を削減し、業務効率化を図りたい企業のIT担当者の方
・フォルダ作成を自動化し、ドキュメントの保存をスムーズに進めたい方
■注意事項
・Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
受け取った特定の内容を通知する
特定のキーワードに基づいた自動通知により、手動での確認作業をなくせる可能性があります。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
特定のキーワードを含むメールを受信したらSlackの担当者にDM通知する
試してみる
■概要
「特定のキーワードを含むメールを受信したらSlackの担当者にDM通知する」フローは、重要なメールを見逃さず迅速に対応するための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使用しており、重要なメールの見逃しを防ぎたいビジネスパーソンの方
・Slackを活用してチーム内のコミュニケーションを円滑にしたいマネージャーの方
・特定のキーワードに基づいて業務を自動化し、効率化を図りたい業務担当者の方
・メールとチャットツールの連携を強化し、情報共有を迅速化したい企業の方
■注意事項
・Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Chatで特定条件のメッセージが投稿されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
「Google Chatで特定条件のメッセージが投稿されたらSlackに通知する」ワークフローは、異なるコミュニケーションツール間の情報連携をスムーズに実現します。
例えば、特定のキーワードを含むメッセージがGoogle Chatに投稿された際に、自動的にSlackへ通知が送られる仕組みです。
これにより、チーム全体の情報共有が効率化され、重要なメッセージを見逃すことなく対応できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google ChatとSlackを日常的に使用しているチームリーダーの方
・異なるチャットツール間での情報共有を自動化したいIT担当者の方
・特定の条件でのメッセージ通知を設定し、業務効率を向上させたい企業の管理者の方
■注意事項
・Google Chat、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
SlackとMicrosoft SharePointを連携するメリット
書類管理の一元化による作業効率の向上
SlackとMicrosoft SharePointを連携することで、複数のツール間での作業を減らせる可能性があります。
例えば、従来はSlackで受け取ったファイルをダウンロードし、手動で名前を変更してからMicrosoft SharePointにアップロードしていましたが、これらの作業を一連のプロセスとして自動化できるようになります。
業務時間を有効活用できるだけでなく、人的ミスのリスクを軽減できそうです。
データ精度の向上と検索の利便性
SlackとMicrosoft SharePointを連携し、合わせてOCR機能を活用することで、ファイル管理の精度が向上するはずです。
後から必要なファイルを探しやすくなり、業務効率化が図れます。
例えば、形式が決まっている文書の場合、日付や文書番号などの情報をファイル名に反映することで、管理が容易になると予想されます。
チーム内でのファイル共有および管理の円滑化
Microsoft SharePointに格納されたファイルはチーム全体で共有されるため、共同作業の円滑化が見込めるでしょう。
さらに、Slackを介してファイルが投稿された時点でそのままフローが開始されるため、特定の担当者がファイルの処理を待つ必要がなくなるはずです。
一つ、営業部門で共有する契約書がSlackに投稿されるシーンを例に挙げましょう。
自動化によって名前が整理され、必要なフォルダに保存されることで、他のメンバーが適切に内容を確認できるようになると予想されます。
結果、ファイルの所在や最新情報を把握しやすくなるかもしれません。
まとめ
Yoomを使えば、SlackとMicrosoft SharePointを連携して業務の効率化を図ることができます。
プログラミングの知識がなくても、書類データの管理や共有を自動化できるので、作業時間の短縮やミスの軽減につながりそうですね。
また、OCR技術の活用により、データの精度が向上し、ファイル検索や管理がより簡単になると予想されます。
この機会に、Yoomでの無料登録をして、業務の自動化を体験してみませんか？
きっと、新しい効率化の可能性を見つけられるはずです。
