Slackに書類が投稿されたらOCRでデータを抽出しMicrosoft SharePointに保存する方法

[Yoomとは]

Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する方法

Slackに投稿された書類データをSlackのAPIを利用して受け取り、Yoomが提供するOCR機能でデータを読み取ってファイル名を更新し、Microsoft SharePointのAPIを用いて指定のフォルダに保存することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

フロー設定のおおまかな流れは以下の通りです。

• YoomとSlack・Microsoft SharePointをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フローの詳細設定
• トリガーをON

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：SlackとMicrosoft SharePointマイアプリ連携

まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。

Slackのマイアプリ連携

Slackのマイアプリ連携をするには、ワークスペースへのアクセス許可が必要です。

ログインをして、Yoomと連携したいワークスペースへのアクセスを許可してください。
次に、投稿したいチャンネルにYoomのアプリを追加してください。

ヘルプページを参考に、アプリが追加できたらSlackのマイアプリ連携は完了です。

Microsoft SharePointのマイアプリ連携

Microsoftのアカウントにログインをしましょう。

連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
マイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。

これで設定の準備は完了です。
続いて、フローの詳細設定に進むので下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初の設定は「ファイルがチャンネルに投稿されたら」です。
Slackの指定したチャンネルにファイルが投稿されたら、フローが動くように設定します。

1ページ目には、マイアプリ連携をしたSlackのアカウント情報が反映されています。

必要であればタイトルの修正をし、アカウント情報を確認したら次に進んでください。

次に、トリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は、5分から60分まで選択できますがYoomのプランによっては選択できない場合があるので、注意してください。
チャンネルIDを候補から選択し、指定したチャンネルにテスト用の書類をアップロードしたら「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、アウトプットが取得できます。

アップロードしたファイルの情報が取得できれれば「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。

ステップ3：ファイルをダウンロードする設定

続いての設定は「投稿されたファイルをダウンロード」です。
先ほどチャンネルに投稿されたファイルをダウンロードする設定です。

1ページ目は、先ほどと同様にタイトルの修正とアカウントの確認を行って次に進んでください。

1番目の設定で取得した「ダウンロードリンク」のアウトプットが反映されているので、そのまま「テスト」をクリックしてください。

テストが成功し、ファイルのアウトプットが取得できたら「保存する」でファイルダウンロードの設定は完了です。

ステップ4：ファイルから文字を読み取る設定

続いての設定は「画像・PDFから文字を読み取る」です。

まずはアクションの設定を行います。

今回のフローでは、テストで請求書のファイルを使用しているので「請求書を読み取る」を選択しました。

<span class="mark-yellow">請求書以外にも、名刺や契約書などを対象にした他のアクションがあるので、読み取りたいファイルに合わせて設定が可能です。</span>
業務内容に合わせて、適宜変更してください。

アクションの設定ができたら次に進みましょう。

追加で抽出したい項目は、デフォルトのもの以外で項目がある場合に入力してください。
設定ができたら「テスト」をし、成功したら「保存する」をクリックして文字読み取りの設定は完了です。

・「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

ステップ5：Microsoft SharePointにファイルをアップロードする設定

最後は「ファイルをアップロードする」の設定です。
1ページ目はこれまで同様に、タイトルの修正とMicrosoft SharePointのアカウント情報を確認して次に進んでください。

次にアップロードのための詳細設定を行います。

それぞれ必須項目を埋めてください。
「格納先フォルダ名」を元に「格納先フォルダのアイテムID」を検索し、候補から選択できます。

また、ファイル名はアウトプットを使用すると、アップロードするファイルごとに自動で名前が更新されます。

「{{発行元の企業}}のファイル」という設定にすれば、アウトプット部分だけが変わってファイル名がつけられます。

ご自身でわかりやすいものを設定してみてください。
すべて設定ができたら「テスト」をクリックし、設定した通りにアップロードされるかを確認しましょう。

テストが成功し、Microsoft SharePointに新しくファイルがアップロードされました。
ここまで確認出来たら「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにしましょう。

これで、Slackにアップロードされたファイルが自動的に読み取られ、Microsoft SharePointに格納されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。

SlackやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもSlackやMicrosoft SharePointのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Microsoft SharePointを活用した自動化例

情報が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

情報を反映してMicrosoft SharePointにフォルダが自動作成されるため、これまでフォルダを手作業で作成していた方は作業負担を減らせるかもしれません。

メールやフォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する

添付ファイルを自動的にMicrosoft SharePointに格納することで、業務プロセスの効率化と管理の一元化が実現します。

投稿された書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する

OCRによる自動読み取り機能を導入することで、データの精度も高まり、検索や参照が迅速に行えるようになるでしょう。

Slackを活用した自動化例

Slackに投稿された内容を追加する

繰り返しデータを入力する手間が省けて、情報管理の抜け漏れの防止にも役立つはずです。

Slackで特定のキーワードを含むメッセージを受信したら登録・追加する

自動化によって、課題作成におけるヒューマンエラーを防止できるため、安定した課題管理プロセスを維持できる可能性があります。

Slackで投稿された書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新し格納する

手動での書類整理やファイル名変更の手間が削減されるため、他の業務に集中する時間を増やせるかもしれません。

SlackとMicrosoft SharePointを連携するメリット

書類管理の一元化による作業効率の向上

SlackとMicrosoft SharePointを連携することで、複数のツール間での作業を減らせる可能性があります。
例えば、従来はSlackで受け取ったファイルをダウンロードし、手動で名前を変更してからMicrosoft SharePointにアップロードしていましたが、これらの作業を一連のプロセスとして自動化できるようになります。
業務時間を有効活用できるだけでなく、人的ミスのリスクを軽減できそうです。

データ精度の向上と検索の利便性

SlackとMicrosoft SharePointを連携し、合わせてOCR機能を活用することで、ファイル管理の精度が向上するはずです。
後から必要なファイルを探しやすくなり、業務効率化が図れます。
例えば、形式が決まっている文書の場合、日付や文書番号などの情報をファイル名に反映することで、管理が容易になると予想されます。

チーム内でのファイル共有および管理の円滑化

Microsoft SharePointに格納されたファイルはチーム全体で共有されるため、共同作業の円滑化が見込めるでしょう。
さらに、Slackを介してファイルが投稿された時点でそのままフローが開始されるため、特定の担当者がファイルの処理を待つ必要がなくなるはずです。
一つ、営業部門で共有する契約書がSlackに投稿されるシーンを例に挙げましょう。
自動化によって名前が整理され、必要なフォルダに保存されることで、他のメンバーが適切に内容を確認できるようになると予想されます。
結果、ファイルの所在や最新情報を把握しやすくなるかもしれません。

まとめ

Yoomを使えば、SlackとMicrosoft SharePointを連携して業務の効率化を図ることができます。
プログラミングの知識がなくても、書類データの管理や共有を自動化できるので、作業時間の短縮やミスの軽減につながりそうですね。

また、OCR技術の活用により、データの精度が向上し、ファイル検索や管理がより簡単になると予想されます。
この機会に、Yoomでの無料登録をして、業務の自動化を体験してみませんか？

きっと、新しい効率化の可能性を見つけられるはずです。