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新入社員の受け入れをできるだけスムーズに行いたいと考えている企業がほとんどでしょう。
特に、手続きが遅れてしまうと、入社初日から業務を進められない可能性もあります。
この問題を解決するには、SmartHRとMicrosoft Teamsを連携し、SmartHRに従業員が登録されたら、自動的にMicrosoft Teamsに通知する自動化がおすすめです。
これにより、入社手続きを行う部署全員に従業員情報を共有できるため、スムーズに準備を進められるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「SmartHRに従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
SmartHRの従業員登録をAPIで受け取り、Microsoft TeamsのAPIを介して通知することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
SmartHRとMicrosoft TeamsをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定が容易になるでしょう。
まず、SmartHRのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」でSmartHR（OAuth）を検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、設定を行いましょう。
続いて、Microsoft Teamsのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、一覧からMicrosoft Teamsを探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されるので、Microsoft Teamsにログインしましょう。
SmartHRとMicrosoft Teamsがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、以下のページから変更してください。
まず、SmartHRの設定から行うので、「従業員が登録されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、手順を確認し、「サブドメイン」を設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、手順通りに操作を行い、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、Microsoft Teamsの設定を行うので、「Microsoft Teamsに通知する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面が表示されたら、「チームID」を候補から選択します。
候補は枠内をクリックすると表示されます。
「チャネルID」も同じように設定しましょう。
次に、「メッセージ」を設定してください。
SmartHRのアウトプットを使用して設定することで、自動的に従業員情報を取得できます。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
以下は例ですので、お好みで設定しましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、チェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもSmartHRとMicrosoft Teamsを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.SmartHRで従業員が削除されたら、Microsoft Teamsに自動通知するフローです。
従業員を削除した場合もMicrosoft Teamsに通知可能です。
退職後のスムーズな手続きが可能になるかもしれません。
2.フォームに回答があったら、自動的に雇用契約書を作成し、SmartHRとMicrosoft Excelに登録してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
新入社員情報がフォームに回答されると、雇用契約書が作成され、SmartHRとMicrosoft Excelにデータを追加し、Microsoft Teamsに通知できるため、作業時間を削減できます。
自動的に雇用契約書が作成・共有されるため、作業負担軽減につながります。
3.SmartHRの情報で在籍証明書を発行し、Microsoft Teamsに自動通知するフローです。
Chrome拡張機能を活用し、SmartHRのWebサイトから直接在籍証明書を発行し、OutlookにファイルをアップロードしてMicrosoft Teamsに通知できるため、アプリ間の異動を減らせます。
在籍証明書をスピーディーに発行したいと考えている方におすすめの自動化です。
新入社員の入社手続きは、チームリーダーや人事担当者に求められる業務ですが、作業負担がかかります。
SmartHRとMicrosoft Teamsを連携し、新入社員がSmartHRに登録された際に、Microsoft Teamsに通知が自動で届くと、入社手続きをスムーズに進められます。
たとえば、「田中さんが入社しました」という文言とともに、メールアドレスや従業員IDなどの共有が可能です。
これにより、通知が届くため、担当者は入社に必要な手続きに取り掛かることができるでしょう。
SmartHRとMicrosoft Teamsの連携により、入社手続きの透明性を向上できるかもしれません。
たとえば、入社情報がMicrosoft Teamsに通知された際に、Microsoft Teams上で誰がどの準備を行うか話し合うことが可能です。
これにより、入社手続きの進捗把握がしやすくなるため、情報共有や手続きの漏れを防ぐことができるでしょう。
特に、リモートワーク環境では対面でのコミュニケーションは取りづらいため、業務の透明性向上は大きなメリットとなるはずです。
新入社員を受け入れる際は、人事部門だけでなく多くの部門が関わります。
そこで、メールや口頭で共有を行っていると、対応遅れや伝達ミスが起こりやすくなり、上手く情報共有ができない可能性があります。
しかし、SmartHRの従業員情報をMicrosoft Teamsに通知する自動化を導入することで、迅速に共有可能です。
たとえば、新入社員情報が共有されると、IT部門はアカウント、総務は入館証、経理は給与登録などさまざまな部門がスピーディーに対応できるでしょう。
これにより、入社手続きにかかる時間が短縮され、それぞれの部門が作業しやすくなるかもしれません。
SmartHRとMicrosoft Teamsを連携することで、新入社員の入社手続きをスムーズに進められるかもしれません。
これにより、それぞれの部署の担当者が必要な準備をスピーディーに始められるでしょう。
さらに、Microsoft Teamsで従業員情報を共有できるため、従業員情報の共有漏れを防ぐことができます。
また、Microsoft Teams上で手続きの進捗報告もできるので、誰がどの手続きを進めているのか明確にできるでしょう。
今回ご紹介したテンプレートを活用すれば、入社時期や通勤手当の定期代など、さまざまな情報を取得できます。
ぜひ、この機会に自動化を導入して自由にテンプレートを設定してみましょう。
