【ノーコードで実現】Microsoft Teamsのプレゼンスを自動で取得する方法

「このタスク、誰かにお願いしたいけど今オンラインかな？」
「Aさんに連絡を取りたいけど、取り込み中だったら申し訳ないな…」

このように、Microsoft Teams上でメンバーの状況をいちいち確認しながらコミュニケーションを取ることに、少し手間を感じていませんか？
特に、急ぎの要件や複数人への声かけが必要な場面では、一人ひとりのプレゼンス（オンライン状況）を確認する作業が負担になることもあります。

もし、指定したメンバーのプレゼンスを自動で取得し、チームの稼働状況を把握できる仕組みがあれば、こうした日々の小さなストレスから解放され、よりスムーズな連携と業務遂行が可能になります！

今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはMicrosoft Teamsのプレゼンス（オンライン状況）を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

指定日時にMicrosoft Teamsの指定メンバーのプレゼンスを取得してチャネルに通知する

試してみる

---

■概要

Microsoft Teams上でメンバーの稼働状況や在席状況を把握したい場合、都度メンバー一覧を開いて確認する作業は意外と手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、あらかじめ指定した日時をきっかけに、特定のメンバーのプレゼンスを自動で取得し、その結果を分かりやすいテキストにまとめてチャネルへ通知できます。
定期的な状況確認を自動化することで、手動確認の負担を減らし、チーム全体の状況把握をスムーズに行えるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでメンバーのプレゼンスを定期的に確認しており、手作業に負担を感じている方
• 朝会前や業務開始時など、決まったタイミングでチームの稼働状況を把握したいチームリーダーの方
• メンバーの状況確認を仕組み化し、確認漏れを防ぎたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時をトリガーにプレゼンスの取得と通知が自動で実行されるため、確認作業にかかる時間を削減できます
• 毎回同じルール・同じ形式で通知されるため、属人化を防ぎ、チーム内での情報共有を安定させることができます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを実行したい日時や間隔を設定します
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「ユーザーのプレゼンスを取得する」アクションを設定し、対象メンバーを指定します
4. 次に、取得したプレゼンス情報をもとに「テキストを生成する」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成したテキストを通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、実行したい日時や曜日、間隔を業務に合わせて任意に設定してください。
• プレゼンスを取得するオペレーションでは、通知対象としたいメンバーを用途に応じて選択してください。
• テキスト生成のステップでは、プレゼンス情報をどのような文面で通知するか、用途に合わせて内容を調整できます。また、特定のプレゼンスのメンバーだけに限定して通知することも可能です。

■注意事項

• Microsoft TeamsとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

Microsoft Teamsのプレゼンスを自動取得するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、指定した日時にMicrosoft Teamsの特定メンバーのプレゼンスを取得し、その結果をチャネルに自動で通知するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：[Microsoft Teams]

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Microsoft Teamsのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガーとアクション（プレゼンス取得、通知）の設定
• フローをONにしてテスト

指定日時にMicrosoft Teamsの指定メンバーのプレゼンスを取得してチャネルに通知する

試してみる

---

■概要

Microsoft Teams上でメンバーの稼働状況や在席状況を把握したい場合、都度メンバー一覧を開いて確認する作業は意外と手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、あらかじめ指定した日時をきっかけに、特定のメンバーのプレゼンスを自動で取得し、その結果を分かりやすいテキストにまとめてチャネルへ通知できます。
定期的な状況確認を自動化することで、手動確認の負担を減らし、チーム全体の状況把握をスムーズに行えるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでメンバーのプレゼンスを定期的に確認しており、手作業に負担を感じている方
• 朝会前や業務開始時など、決まったタイミングでチームの稼働状況を把握したいチームリーダーの方
• メンバーの状況確認を仕組み化し、確認漏れを防ぎたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時をトリガーにプレゼンスの取得と通知が自動で実行されるため、確認作業にかかる時間を削減できます
• 毎回同じルール・同じ形式で通知されるため、属人化を防ぎ、チーム内での情報共有を安定させることができます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを実行したい日時や間隔を設定します
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「ユーザーのプレゼンスを取得する」アクションを設定し、対象メンバーを指定します
4. 次に、取得したプレゼンス情報をもとに「テキストを生成する」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成したテキストを通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、実行したい日時や曜日、間隔を業務に合わせて任意に設定してください。
• プレゼンスを取得するオペレーションでは、通知対象としたいメンバーを用途に応じて選択してください。
• テキスト生成のステップでは、プレゼンス情報をどのような文面で通知するか、用途に合わせて内容を調整できます。また、特定のプレゼンスのメンバーだけに限定して通知することも可能です。

■注意事項

• Microsoft TeamsとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：Microsoft Teamsをマイアプリ連携

ここでは、YoomとMicrosoft Teamsを連携して、操作が行えるようにしていきます。

【Microsoft Teamsのマイアプリ登録】
以下のナビ動画を参考に設定してください。
なお、「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項 もあわせてご確認ください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。

以下のバナーの「試してみる」をクリックします。

指定日時にMicrosoft Teamsの指定メンバーのプレゼンスを取得してチャネルに通知する

試してみる

---

■概要

Microsoft Teams上でメンバーの稼働状況や在席状況を把握したい場合、都度メンバー一覧を開いて確認する作業は意外と手間がかかります。
このワークフローを活用すれば、あらかじめ指定した日時をきっかけに、特定のメンバーのプレゼンスを自動で取得し、その結果を分かりやすいテキストにまとめてチャネルへ通知できます。
定期的な状況確認を自動化することで、手動確認の負担を減らし、チーム全体の状況把握をスムーズに行えるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでメンバーのプレゼンスを定期的に確認しており、手作業に負担を感じている方
• 朝会前や業務開始時など、決まったタイミングでチームの稼働状況を把握したいチームリーダーの方
• メンバーの状況確認を仕組み化し、確認漏れを防ぎたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時をトリガーにプレゼンスの取得と通知が自動で実行されるため、確認作業にかかる時間を削減できます
• 毎回同じルール・同じ形式で通知されるため、属人化を防ぎ、チーム内での情報共有を安定させることができます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを実行したい日時や間隔を設定します
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「ユーザーのプレゼンスを取得する」アクションを設定し、対象メンバーを指定します
4. 次に、取得したプレゼンス情報をもとに「テキストを生成する」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成したテキストを通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、実行したい日時や曜日、間隔を業務に合わせて任意に設定してください。
• プレゼンスを取得するオペレーションでは、通知対象としたいメンバーを用途に応じて選択してください。
• テキスト生成のステップでは、プレゼンス情報をどのような文面で通知するか、用途に合わせて内容を調整できます。また、特定のプレゼンスのメンバーだけに限定して通知することも可能です。

■注意事項

• Microsoft TeamsとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。

また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、後からフローを編集したい場合などは、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：スケジュールトリガーの設定

まずは「スケジュールトリガー」をクリックしてみましょう！
詳しい設定方法はスケジュールトリガーの設定方法をご確認ください。

スケジュールトリガーは特定の時間を迎えた際に、フローボットを起動することができるトリガー機能です。
毎日、毎週、隔週など特定の時間を迎えた際に起動させることにご利用いただけます。
今回は朝9時にチームメンバーがログインしているかをチャネルに投稿することを想定し、あらかじめ毎週月曜日の9時に起動される設定になっています。
日付指定やCron設定をすることもできますので、業務シーンにあわせて設定してください。

入力が完了したら、「完了」をクリックします。

ステップ4：Microsoft Teamsのユーザーのプレゼンスを取得する設定

フローに戻り、「ユーザーのプレゼンスを取得する」をクリックします。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。

まず、プレゼンスを取得したいユーザーIDを入力します。
ユーザーIDはボックスをクリックすると候補が表示されるので選択してください。
もちろん直接入力することも可能です。
今回は4名分のIDを入力しています。

入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、「取得した値」に情報が追加されます。
※取得した値とは 設定時の「テスト」で取得した値のことです。後続ステップの入力値として利用でき、実行のたびに最新の内容に更新（変動）されます。
詳しくは取得した値およびテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてをご確認ください。
取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。

ステップ5：テキストを生成する設定

フローに戻り、「テキストを生成する」をクリックします。
AIに対し指示（プロンプト）を投げかけることで、内容に応じたテキストの生成を行うことができます。
「テキストを生成する」の設定方法もあわせてご確認ください。

テキストを生成する変換タイプは「テキストを生成｜1,000文字以内（5タスク）」が設定されています。
変換タイプは「変更」から変更可能です。業務フローにあわせて変更してください。

なお、()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量を踏まえて選択してください。

まず、プロンプトを設定してください。
今回は以下のように「固定値」と「取得した値」を組み合わせて構成しました。
取得した値を活用しているため、トリガー実行のたびに最新の情報が自動で反映されます。
実際の業務フローに合わせて、使いやすいようにカスタマイズして試してみてください！

入力できたら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。

ステップ6：Microsoft Teamsのチャネルにメッセージを送る設定

最後にステップ4で取得した情報をメッセージに送信するアクションを設定していきます。
フローに戻り、「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。