・
POSシステムは売上や商品の情報管理に役立つ便利なツールですよね。しかし、POSシステムを介さない売上がある場合や、複数のPOSシステムを使い分けて多店舗運営を行っている場合には、会社全体の情報管理のために、他のアプリを併用しているケースもあるのではないでしょうか。
本記事では、スマレジとkintoneを連携し、新しい取引が発生した際にデータを自動で同期する方法を紹介します。
この連携を使うことで、取引が発生するたびにkintoneに情報がリアルタイムで反映されるので、最新データを基にした分析が可能になります！
また、手作業で転記する必要がなくなるため、ヒューマンエラーの発生を抑えることもできます。ノーコードで連携できる方法を詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要
スマレジで取引が発生したらkintoneに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.POSレジを導入している店舗
・スマレジを利用して販売処理を行う店舗
・販売処理の効率化でスマレジを活用している店舗
2.kintoneで管理業務を担当している方
・各店舗の売上データをkintoneで一元管理している方
・kintoneでデータ分析やレポート作成を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
スマレジは多様な業種に対応できるPOSシステムで、店舗の販売処理の効率化に寄与します。
しかし、店舗ごとの売上データをkintoneで一元管理している場合、スマレジのデータを手動で連携するのは時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、スマレジで取引が発生すると自動でkintoneに取引情報を追加できるため、スマレジからのデータ連携を効率化できます。
kintoneへのデータ追加が自動化されることで、各店舗からスマレジのデータを手動で連携する必要が無くなるため、データ分析やレポート作成をスムーズに進めることが可能です。
また、kintoneへの誤入力や登録漏れを防止することができ、データの正確性を向上させることができます。
■注意事項
・スマレジ、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
[Yoomとは]
それでは、スマレジとkintoneの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って、「スマレジで取引が発生したらkintoneに追加する」業務フローの作成手順を紹介します。
1. 取引情報を同期するkintoneのアプリを準備しておいてください。
2. Yoomにログインしてください。
3. 以下のテンプレートをコピーしてください。
■概要
スマレジで取引が発生したらkintoneに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.POSレジを導入している店舗
・スマレジを利用して販売処理を行う店舗
・販売処理の効率化でスマレジを活用している店舗
2.kintoneで管理業務を担当している方
・各店舗の売上データをkintoneで一元管理している方
・kintoneでデータ分析やレポート作成を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
スマレジは多様な業種に対応できるPOSシステムで、店舗の販売処理の効率化に寄与します。
しかし、店舗ごとの売上データをkintoneで一元管理している場合、スマレジのデータを手動で連携するのは時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、スマレジで取引が発生すると自動でkintoneに取引情報を追加できるため、スマレジからのデータ連携を効率化できます。
kintoneへのデータ追加が自動化されることで、各店舗からスマレジのデータを手動で連携する必要が無くなるため、データ分析やレポート作成をスムーズに進めることが可能です。
また、kintoneへの誤入力や登録漏れを防止することができ、データの正確性を向上させることができます。
■注意事項
・スマレジ、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+ 新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、スマレジとkintoneをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※参考：スマレジのマイアプリ登録方法
※参考：kintoneマイアプリ登録方法
次は、マイプロジェクトにコピーしたテンプレートを使って、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを先ほどのバナーよりコピーしてください。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：取引情報が登録されたら（Webhook起動）」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
こちらの記事【スマレジのWebhookトリガーを設定する方法】を参考にして、取引発生時に起動するように設定してください。
5. スマレジ上で取引情報を登録した後、「テスト」をクリックします。
6. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
1. フローボットの「アプリと連携する：取引の詳細を取得」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
各項目の入力・選択をしてください。
※取引ID欄は、ステップ2で取得したアウトプットを使用して入力してください。
※下図はアウトプットの参照例です。入力欄をクリックすると候補が表示されるため、対象項目を選択してください。
4. 「テスト」をクリックします。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
1. フローボットの「データベースを操作する：レコードを追加する」を選択してください。
2. データベースの連携を行います。
・タイトル：必要に応じて変更してください。
・データベースの連携「アプリID」：取引情報を管理するkintoneアプリのIDを入力または選択してください。
3. 「次へ」をクリックします。
4. データベース操作の詳細設定を行います。
追加するレコードの値の各欄に、これまでに取得したアウトプットを使用して入力してください。
※下図は入力例です。
※下図はアウトプットの参照例です。
5.「テスト」をクリックします。
6. テストが成功したら、「保存する」をクリックします。
以上で、「スマレジで取引が発生したらkintoneに追加する」フローの完成です。
保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
今回使用したフローボットテンプレート
スマレジで取引が発生したらkintoneに追加する
■概要
スマレジで取引が発生したらkintoneに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.POSレジを導入している店舗
・スマレジを利用して販売処理を行う店舗
・販売処理の効率化でスマレジを活用している店舗
2.kintoneで管理業務を担当している方
・各店舗の売上データをkintoneで一元管理している方
・kintoneでデータ分析やレポート作成を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
スマレジは多様な業種に対応できるPOSシステムで、店舗の販売処理の効率化に寄与します。
しかし、店舗ごとの売上データをkintoneで一元管理している場合、スマレジのデータを手動で連携するのは時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、スマレジで取引が発生すると自動でkintoneに取引情報を追加できるため、スマレジからのデータ連携を効率化できます。
kintoneへのデータ追加が自動化されることで、各店舗からスマレジのデータを手動で連携する必要が無くなるため、データ分析やレポート作成をスムーズに進めることが可能です。
また、kintoneへの誤入力や登録漏れを防止することができ、データの正確性を向上させることができます。
■注意事項
・スマレジ、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
本日ご紹介した連携以外にもスマレジやkintoneのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
スマレジに商品情報が登録または更新された際にkintoneに情報を追加したり、kintoneでレコードが登録された際にスマレジに商品情報を登録したりする連携も可能です。
また、kintoneの在庫情報が更新された際にスマレジの在庫情報を更新することもできます。
■概要
kintoneの在庫情報が更新されたらスマレジも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneでデータ管理を行う方
・kintoneで在庫情報の管理をしている方
・kintoneのデータを他のシステムにも連携している方
2.業務でスマレジを利用する方
・店舗の売上や在庫の管理でスマレジを活用している方
・スマレジへの在庫情報の更新を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは商品ごとの在庫情報を一元管理することができ、最新の在庫情報を把握することができます。
しかし、kintoneの在庫情報をスマレジに手動で連携する場合、毎回の更新情報の把握や更新作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneの在庫情報のレコードが編集されるとスマレジの在庫情報も自動で更新することができます。
kintoneによる更新情報の把握や手動で行うスマレジの更新作業が不要となるため、ツール間の連携がシームレスになり、業務効率を向上させることが可能です。
また、ツール間の在庫情報の整合性が保たれるため、管理業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・kintone、スマレジのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
◼️概要
スマレジに商品情報が登録されたらkintoneへ自動的に情報を連携するフローです。
スマレジ上で情報が更新されたら、kintoneへ自動的に情報を連携するので複数システムへの入力の手間を削減し、業務の効率化を図れます。
◼️注意事項
・スマレジ、kintoneそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
kintoneでレコードが登録されたら、スマレジに新規の商品情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.自社の在庫を管理し、商品の受注発注の業務の担当者
・店舗運営の責任者
・事務職員やオフィスマネージャー
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneのレコード登録だけでスマレジに商品登録が完了するため、入力の手間を省き業務を効率化できます。
・kintoneの情報と紐付けることで商品管理の精度が上がります。
■注意事項
・kintone、スマレジのそれぞれとYoomを連携してください。
・レコードを取得するのアクションでオペレーションに使用するアウトプットを取得しています。
毎日スマレジで前日売上を取得してチャットツールに通知する
毎日スマレジで前日売上を取得し、SlackやChatworkなどに自動で通知します。
■概要
毎日スマレジで前日売上を取得しSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.スマレジを使って日々の売上を管理している店舗経営者や店長の方
・毎日売上に関するデータを確認している方
・スマレジに毎回ログインして情報確認をするのが手間に感じている方
2.コミュニケーションツールとしてSlackを導入している企業
・Slackを活用してメンバーへの情報共有をスムーズにしたいと考えている方
・ITツールを使って業務を効率化し、時間を有効活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを使うメリットは、まず業務の効率化にあります。
毎日手動でスマレジにログインして売上データを確認している方は、Slack上で確認できるようになるため、確認の手間が軽減され他の重要な業務に集中できます。
また、Slackへの自動通知により、複数のメンバーが毎日決まった時間に情報を共有できるようになります。
これにより、チーム全体の連携が強化され素早い意思決定を行うことが可能になるため、業績の向上に寄与します。
このように、このフローを活用すると作業時間の短縮と意思決定の迅速化につながりチーム全体の生産性が向上するでしょう。
■注意事項
・スマレジとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください
■概要
毎日スマレジで前日売上を取得しChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.スマレジを利用している店舗や企業の方
・スマレジに毎日アクセスして売上の確認をしている方
・売上の情報を他のメンバーにも共有したい方
2.ChatWorkを社内のコミュニケーションツールとして採用している企業
・Chatworkを活用して、売上情報をチームメンバーと共有したい方
・売上に関わるやり取りをChatwork上で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
この自動化フローを導入することで、毎日の業務効率が向上します。
まず、スマレジで前日の売上データを手動で取得する手間が省け、重要な業務に集中できるようになります。
これにより担当者の仕事の質が高まり、生産性の向上に寄与します。
また、取得した売上データを定期的にChatworkに通知することで、経営者やチームメンバーが売上状況を把握しやすくなり、営業戦略や在庫管理などの迅速な意思決定が可能となります。
最新の売上データをもとに意思決定ができるため、適切な判断がしやすくなり、結果として売上の向上が見込めます。
■注意事項
・スマレジとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
毎日スマレジで前日売上を取得しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.スマレジを活用して店舗の運営を行っている方
・スマレジを活用して売上管理を行っているが、手動でのデータチェックに手間を感じている方
・前日の売上を定期的に確認したいが、忙しくて確認するのが難しい方
2.社内ツールとしてMicrosoft Teamsを利用している企業
・Microsoft Teamsを利用してチームメンバーに売上情報を共有したい方
・毎回手動で通知を送っていて、通知漏れがよく起きる方
■このテンプレートを使うメリット
スマレジは売上の管理やデータ分析ができるツールで、店舗運営をしている人にとってはとても便利なサービスです。
しかし一方で、毎日スマレジにアクセスして売上データを確認するのは大変ですよね。
そこでこのテンプレートが役に立ちます。
このテンプレートを利用すると、前日の売上データを毎日決まった時刻に通知できます。
スマレジにアクセスすることなくMicrosoft Teams上で確認できるため、確認の手間が軽減します。
また、チームへの情報共有としても有効です。
メンバーはMicrosoft Teams上で情報を確認できるため、売上に関することで議論したいことがある場合は同じツール上ですぐにメンバーとやりとりができます。
■注意事項
・スマレジとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
スマレジの商品情報を他のECサイトに登録する
スマレジの商品情報をShopifyやBASEなどに自動で登録します。
■概要
スマレジの商品情報をBASEに同期するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.スマレジを業務で活用している方
・商品情報の管理を行う方
・取引に関連する情報の登録を行い情報の一元管理を行う方
2.BASEを活用してオンラインビジネスを行う方
・ECサイトで販売を行う方
■このテンプレートを使うメリット
スマレジは販売に関連する情報の一元管理を行うことで、取引に関連する業務の効率化を行います。
さらにBASEを活用することで、オンライン販売の効率化にもつながります。
しかし、スマレジで登録された商品の情報を手作業でBASEに登録をしなければならないのは、ヒューマンエラー発生のリスクがあります。
このフローを活用することで、スマレジで登録された商品情報をBASEに自動で同期することができます。
同期する内容は引用することができるため、手入力によるヒューマンエラーを回避して正確な情報を共有することができます。
またこれまで手作業で行なっていた登録作業を省くことで、かかっていた時間を大幅に削減し他の業務に充てることで、生産性向上へとつなげます。
■注意事項
・スマレジ、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
スマレジとBカートで別々に商品情報を登録する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。特に、取り扱う商品点数が増えるほど、その管理負担は大きくなるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、スマレジに商品情報を登録または更新するだけで、Bカートにも自動で商品情報が登録されます。二重入力の手間をなくし、正確で迅速な商品管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
◼️概要
スマレジとShopifyを連携し、スマレジに登録された商品情報を自動的にShopifyにも登録するフローボットです。
商品の説明や金額情報、在庫情報を自動的に連携します。
1度に2つのサービスに商品情報を登録できるので、わざわざコピペで複数回登録するといった必要がなくなります。
◼️注意事項
・スマレジ、ShopifyそれぞれとYoomの連携が必要です。
・各アクションの設定内容を変更してご利用ください
スマレジと他のアプリで会員情報を反映する
スマレジとHubSpotなどで会員情報を自動で反映させます。
■概要
スマレジで会員が登録されたら会員情報をSendGridに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.店舗運営をしている方の中でスマレジを利用している方
・スマレジに登録された会員情報を有効活用したい方
・スマレジから別ツールへ情報転記していて手間に感じている方
2.メール配信ツールとしてSendGridを導入している店舗
・スマレジに登録された会員情報をもとにSendGridでメールの配信などを送りたい方
・顧客満足度を向上させる施策としてSendGridのメール配信機能を利用している方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使うと、スマレジに登録された会員情報が自動でSendGridに反映されるため、情報転記の手間を削減できます。
これまで手作業でスマレジの会員情報をSendGridに転記していた方は、作業時間が短縮されます。
これにより、データ管理担当者は他の業務に集中できるようになり、生産性向上に寄与します。
また、スマレジに蓄積されたデータをSendGridで有効活用できるため、売上の向上やリピート率向上に貢献します。
■注意事項
・スマレジとSendGridのそれぞれとYoomを連携してください
・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
スマレジで会員が登録されたら会員情報をHubSpotに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.会計ツールとしてスマレジを導入している店舗運営者
・スマレジに登録された会員情報を別のツールに転記して利用している方
・情報の転記作業を自動化して、情報管理を効率化したい方
2.CRMツールとしてHubSpotを導入している企業
・HubSpotに情報を集約させて会員情報を一元管理したい方
・他部署への情報共有用としてHubSpotに会員情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
毎回手作業でスマレジからHubSpotへ情報転記していると大変だと思います。
特に管理している情報が多いと、その分負担も大きくなります。
人間の手で行う業務が多いと、ヒューマンエラーのリスクも高くなり、正確なデータ管理ができなくなってしまいます。
そこでこのテンプレートを活用すると、上記のような課題解決に貢献します。
手作業で行う業務が自動化されるため、作業負担が軽減されると同時にヒューマンエラーのリスクも低減します。
その結果、正確なデータ管理を実現することができます。
データの不備による機会損失を未然に防止できるため、売上の向上につながります。
■注意事項
・スマレジとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください
・スマレジのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
STORES予約に新しい登録が行われたらスマレジに登録内容を追加するフローです。
STORES予約とスマレジを連携するとSTORES予約に新しい登録が追加されるたびにスマレジにも自動的に追加することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができ業務効率が向上します。
スマレジに登録内容は自由に設定が可能です。
■注意事項
・STORES予約、スマレジそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが登録されたらクラウドストレージにフォルダを作成する
kintoneにレコードが登録されたらGoogle DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。
◼️概要
kintoneにレコードが登録されたら、Google Drive内に自動で新しいフォルダを作成します。
このとき、フォルダ名をkintone内に登録されている情報を元に作成しています。
Google Driveへアクセスしなくても、自動的にプロジェクトや顧客ごとに整理されたフォルダ管理ができます。
◼️設定方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、kintoneからレコードが登録されたら(Webhook起動)を選択して、以下の設定と保存を行います。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・デモのレコードを登録し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはレコード登録や更新後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。
②トリガー下の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定
を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択して、フォルダを作成するアクションを押したあと以下の設定を行いテスト・保存します。
・フォルダ名：②で取得したkintoneのレコード情報を用いて、フォルダ名を動的に設定します。例えば{{レコード番号}}_{{会社名}}
・作成先のフォルダID：Google Drive側で親フォルダとして使用するフォルダのIDを候補から選択します。
◼️注意事項
・kintoneのアプリにフォルダ作成に必要な情報（プロジェクト名や顧客名など）が登録されている必要があります。
・フォルダ名や親フォルダの設定を任意の値に置き換えてご利用ください。
・kintoneとGoogle DriveアカウントそれぞれでYoomとの連携※が必要です。
※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
■概要
kintoneで顧客情報などを管理する際、関連ファイルを保管するDropboxのフォルダを手作業で作成していませんか？案件ごとにフォルダを作成する手間や、命名ミス、作成漏れは業務の非効率に繋がります。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されると同時に、Dropboxに指定した名称でフォルダが自動作成されるため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneとOneDriveを連携して、kintoneにレコードが登録されたらOneDriveのフォルダを自動で作成し、作成したフォルダのURLをkintoneのレコードに格納するフローボットです。
kintoneのレコードの情報でフォルダ名も作成することができるので、顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成することが可能です。
kintoneにOneDriveのフォルダURLを格納しておくことで、kintoneのレコードから簡単にフォルダにアクセスすることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.kintoneの取引先ごとにOneDriveフォルダを作成されている方
3.kintoneとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneの新規レコードが追加される旅に顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成するので、作成の手間やミスを削減できます。
・kintoneにOneDriveのフォルダURLをレコードにをメモしておけるので、ツールの行き来もスムーズになります。
■注意事項
・OneDriveとkintoneそれぞれとYoomの連携が必要です。
・OneDriveのやkintoneの設定は自由に変更してご利用ください。
kintoneの情報をもとに書類を発行する
kintoneの情報をもとにfreee請求書やマネーフォワード クラウド請求書などで書類を自動で発行します。
■概要
kintoneで管理している案件のステータスが「請求書発行」に更新されても、Misocaを開いて手作業で請求書を作成・送信するのは手間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけとして、Misocaでの請求書作成からメール送信までが自動化されるため、請求業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneで管理している請求情報を元に、freeeで請求書を作成します。
kintone内のサブテーブルで明細情報を管理し、その情報をもとに請求書の明細まで作成できます。
■作成方法
①アプリトリガーでkintoneのステータスが更新されたら(Webhook起動)アクションを選択し、以下の設定をして保存します。
・WebhookURLをコピーしてkintone側でWebhook設定を行います。
・実際にステータス変更を実施し、Yoomのトリガー設定画面に戻りテストを行いリクエストに成功したかを確認します。
※トリガーはステータス変更後、トリガー起動までのタイムラグが小さいWebhook起動を推奨します。
※kintoneのWebhook設定についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5974741
②トリガー下の＋マークを押し、分岐するオペレーションを選択して、以下の設定後保存します。
・オペレーション：①で設定したトリガーを選択します。
・アウトプット：ステータスを選択します。
・条件：値と等しくない、を選択します。
・値：請求書送付など今回フローを動かしたいステータス名を入力します。
※このようにすることで、設定したステータスに等しい場合のみ次のフローに進み、そうでない場合はフローがその時点で終了します。
③＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、対象のアプリIDの入力とレコードを取得するアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。
・検索条件はレコード番号が等しいとして、値に①で取得したレコードIDを{{レコードID}}のように埋め込みます。 ※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからkintoneを選択して、特定のレコードの複数のサブテーブルを取得するアクションを選択後、指定のアプリIDと対象のサブテーブルのフィールドコードを候補から選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・対象のレコード条件はレコードIDが等しいとして、値に①のトリガーで取得したレコード番号を{{レコード番号}}のように埋め込みます。
・取得したいサブテーブルの行の条件は、必ず値がある列(品目名など)が空でないと設定し、対象のテーブルデータがすべて取得できるように設定します。
⑤＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからfreee会計、取引先の検索アクションと選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・事業所ID：候補から指定の事業所のIDを選択します。
・検索キーワード：③のレコード取得で取得した企業名を埋め込みます。
⑥＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからfreee請求書、請求書の作成(明細行をリストで指定)アクションと選択し、以下の設定を行ってテスト・保存し設定完了です。
・事業所ID：候補から指定の事業所のIDを選択します。
・取引先ID：⑤の取引先検索で取得した取引先IDを埋め込みます。
・明細情報(品目など)：④のテーブル情報取得で取得した品目や単価情報をそれぞれ埋め込みます。
※その他任意の項目も必要に応じて直接入力やkintoneから取得した内容を埋め込んでください。
■注意事項
・事前にfreeeに取引先を登録しておく必要があります。
・今回社名を使ってkintoneとfreeeの情報を照合するため、kintone上の取引先名とfreee上の取引先名が一致させてください。
■概要
kintoneのデータをもとにマネーフォワードクラウド請求書を発行するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.経理部門
・kintoneで顧客や取引データを管理しており、それらのデータを基に迅速に請求書を発行したい経理担当者
・手動で請求書を作成する手間を省き、効率的に請求業務を行いたい方
2.営業チーム
・営業活動においてkintoneに登録された契約情報や販売データをもとに、スムーズに請求書を発行したい営業チーム
・顧客対応の一環として、タイムリーに請求書を発行し、キャッシュフローの管理を向上させたいチーム
3.プロジェクトマネージャー
・プロジェクトの進捗に応じて、kintoneに登録されたデータを基に請求書を発行する必要があるプロジェクトマネージャー
・プロジェクトの費用管理や収益の確認を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneからマネーフォワードクラウドへのデータ転送が自動化されることで、ヒューマンエラーが減少し、正確な請求書の発行が可能になります。
・ビジネスプロセスに合わせた請求書の発行が可能です。
■注意事項
・kintone、マネーフォワードクラウド請求書のそれぞれとYoomを連携させてください。
フォームに回答が送信されたらkintoneにレコードを追加する
Googleフォームなどに回答が送信されたらkintoneにレコードを自動で追加します。
■概要
Googleフォームに新しく回答が送信されたら、kintoneに回答内容をレコードに追加するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneに情報が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
し
■注意事項
・Googleフォーム、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Webサイトのフォームから問い合わせや申し込みがあった後、kintoneへのデータ入力やGmailでの個別連絡に手間を感じていませんか。これらの手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるとkintoneへの情報登録とGmailでの自動返信が実行されるため、一連の対応を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneのデータベースに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. HubSpotとkintoneを利用している企業やチーム
2.データ入力や管理業務を効率化したい方
3.顧客情報の一元管理を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのデータ入力の手間を省き、リアルタイムで正確なデータ管理が可能となり、顧客情報の一元管理が実現し、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・データの一貫性を保つことで、マーケティングや営業活動の質も向上します。
■注意事項
・Hubspot、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
スマレジからkintoneへ取引データが即時転送されることにより、最新の販売動向をタイムリーに把握できます。
売上や在庫管理においてはリアルタイムの情報が重要なときがありますよね。在庫管理の最適化や売れ筋商品の分析、効果的な販売促進施策の立案など、データに基づいた迅速な判断が可能になるはずです。また、複数店舗の売上状況をkintoneで一元管理することもできます。
例えば、取引が発生してすぐに売上情報がスマレジからkintoneに自動で反映されるため、キャンペーンの反応をリアルタイムで把握できます。
これにより、企画の期間延長の検討や対象商品の購買計画の変更などを迅速に行えるのではないでしょうか。
手作業でのデータ入力は数字の打ち間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを引き起こしやすいですが、自動化することで、そのリスクを減らせます。
エラーの発生を抑えることでデータの正確性が高まれば、分析結果や統計データへの信頼性が向上しますよね。データ転記が不要となり、ミスがあった場合の修正作業が減れば、担当者の負担が軽減され、業務コストの削減につながるかもしれません。
スマレジとkintoneを連携することで、新たな取引が発生した際にデータを自動で同期できます。kintoneで管理する情報がリアルタイムで更新され、データの分析や後続業務をスムーズに進められるはずです。
また、転記作業が不要になるため、入力ミスなどのヒューマンエラーの減少にもつながります。さらに、データの正確性が高まることで、分析や統計の精度が向上するメリットも享受できるはず！
Yoomを利用して連携し、これらのメリットを実感してくださいね。
