2024/11/15
アプリ同士の連携方法

スマレジとMicrosoft Teamsの連携で取引情報の通知を自動化しよう!

m.wadazumi
スマレジとMicrosoft Teamsの連携イメージ

目次

今回は、スマレジとMicrosoft Teamsを連携させ、取引情報の通知を自動化する方法を解説します。
この自動化により、情報共有がリアルタイムで行われ、チーム内のコミュニケーションを活発にできるかもしれません。
さらに、取引内容をすぐに確認できることで、顧客対応をスムーズに進められるでしょう。
本記事では、スマレジとMicrosoft Teamsの連携方法とそのメリットを詳しくお伝えします。

こんな方におすすめ

  • スマレジとMicrosoft Teamsを別々で活用していて、情報を連携させたいと考えている方
  • 異なる部署や店舗の情報共有を迅速に行いたい方
  • 取引情報をリアルタイムで把握したい方

スマレジとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1:部署や店舗間で取引情報を把握できる

複数の部署や店舗同士で取引情報を共有するためには、スマレジとMicrosoft Teamsを連携するのが効果的です。
たとえば、<span class="mark-yellow">スマレジに店舗Aの取引を登録し、そのデータをMicrosoft Teamsに通知すれば、他店舗のスタッフと共有できます。</span>
このように共通の取引情報を全スタッフに共有することで、意思決定や対応がしやすくなるでしょう。

メリット2:顧客対応がしやすくなる

スマレジで発生した取引情報をMicrosoft Teamsに通知することで、顧客対応がしやすくなります。
たとえば、セール期間中に顧客から大量に問い合わせがあった場合でも、すぐに取引内容を確認することができます。
これにより、<span class="mark-yellow">カスタマーチームは常に最新の取引情報を確認し、対応できるでしょう。</span>
また、スマレジの取引情報がMicrosoft Teamsに履歴として残るため、過去の取引が探しやすくなるでしょう。

メリット3:取引情報の確認手間が省ける

取引情報を自動通知することで、確認の手間が省けるでしょう。
たとえば、<span class="mark-yellow">取引情報を元に売り上げやデータを分析している場合、スマレジを立ち上げなくてもMicrosoft Teamsで確認できるため、手間が省けます。</span>
これにより、確認作業のために業務の手を止める必要がなくなるため、作業効率向上が期待できます。

Yoomを使用してスマレジとMicrosoft Teamsを連携し、自動化する方法をご紹介します。

[Yoomとは]

スマレジとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

今回は「スマレジで取引が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

  • スマレジとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録
  • テンプレートをコピー
  • フローの起点となるスマレジのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定
  • トリガーボタンをONにして、スマレジとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:スマレジとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録

スマレジとMicrosoft TeamsをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
先にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定がスムーズに進みます。

スマレジのマイアプリ登録をしましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

「アプリ名で検索」からスマレジを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。

こちらのヘルプページを参照して、マイアプリ登録をしてください。
左上の「契約ID」を確認し、Yoomで設定してください。

続いて、Microsoft Teamsのマイアプリ登録をします。
先ほど同様に一覧からMicrosoft Teamsを探すか、検索欄から検索しましょう。

以下の画面が表示されるので、Microsoft Teamsにログインします。

スマレジとMicrosoft Teamsがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下のページより変更できます。
まず、スマレジの設定から行うので、「取引情報が登録されたら(Webhook起動)」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるスマレジのトリガー設定とその後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→自身で変更可能
  • 「スマレジと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
  • 「トリガーアクション」→取引情報が登録されたら(Webhook起動)

以下の画面が表示されたら、赤枠内をクリックして、Webhook URLをコピーしてください。
スマレジの画面に移動し、Webhookの設定を行いましょう。
詳しい設定はこちらから確認できます。
設定できたら、Webhookイベントを送信するかトリガーとなるイベントを実行して「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いて、スマレジで取引の詳細を取得する設定を行うので、「取引の取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

  • 「タイトル」→自身で変更可能
  • 「スマレジと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
  • 「アクション」→取引の詳細を取得

以下の画面が表示されたら、設定しましょう。

  • 「契約者ID」→管理画面から設定
  • 「取引ID」→取引欄を確認して設定
  • 「クーポン情報」→任意で設定

設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

契約IDはスマレジ管理画面の左上に記載されています。

続いて、Microsoft Teamsの設定を行うので、「Microsoft Teamsに通知する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→自身で変更可能
  • 「Microsoft Teamsと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
  • 「アクション」→チャネルにメッセージを送る

以下の画面が表示されたら、「チームID」を赤枠内の候補から選択します。
候補は項目内をクリックすることで表示されます。

スクロールし、「チャネルID」も先ほどと同様に設定しましょう。

次に、「メッセージ」を設定しましょう。
「取引の詳細を取得」のアウトプットを使用して設定します。
赤枠内の矢印をクリックすることで、アウトプットを確認できます。
以下の例を参考に、Microsoft Teamsで確認したい取引情報を設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、スマレジとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

スマレジ・Microsoft Teamsを使ったその他の自動化例

1.毎日スマレジで前日売上を取得し、自動的にMicrosoft Teamsに通知するフローです。
毎日売上を手動で確認している方におすすめの自動化です。
わざわざ手作業で売り上げを確認して通知する手間が省けます。

2.スマレジで入庫情報が登録されたら、Microsoft Teamsに自動通知するフローです。
入庫情報をリアルタイムで把握できるため、迅速に対応できます。
手作業が不要になるため、入庫情報を正確に通知できます。

3.アンケートフォームに回答があったら、自動的にMicrosoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
アンケートの回答内容が自動的にMicrosoft Excelに追加され、Microsoft Teamsに通知されるため、データの転記が不要です。
Microsoft Teamsの通知先をチーム全体に設定しておくと、情報共有が容易になります。

まとめ

スマレジとMicrosoft Teamsを連携することで、リアルタイムで取引情報を共有でき、顧客対応をスムーズに進められるでしょう。
これにより、異なる部署や店舗間の情報共有やコミュニケーションが円滑になるかもしれません。
Yoomを活用することで、難しい設定をせずに自動化を導入できます。

本記事を参考に、ビジネスパフォーマンスを向上させましょう。

この記事を書いた人
m.wadazumi
児童福祉の仕事からライターとして活動し、現在はYoomでブログを執筆中です。 Yoomでできる業務効率化に驚きつつ、みなさんにもその感動を共有して社会貢献したいと考えています。 プログラミング知識ゼロの私でもできるアプリ連携や自動化をお伝えしていきます。
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