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スマレジで商品管理をしている方や、Notionを使ってデータを整理している方にとって日々の情報登録は、手間がかかる課題ではありませんか？特に、商品情報をスマレジとNotionの両方に入力する労力は、業務効率を重視する場合このような手間は無視できません。
この悩みを解決するのが、Yoomを使ったスマレジとNotionのアプリ連携です。この連携により、Notionで商品情報を登録するだけで自動的にスマレジに反映され、入力作業の削減が可能になります。さらに、データを一元管理することで、情報の共有や活用もスムーズになり、業務効率の向上が期待できます。プログラミングの知識を使わずに、設定を進めていきましょう！
スマレジとNotionを連携するメリット
メリット1: データ登録の手間を削減
Notionで商品情報を登録するだけで、スマレジに自動的に商品が反映されることで、手作業の手間を削減できます。この連携により、商品情報の二重入力が不要になり、手作業による入力ミスのリスク軽減も期待できますね。
例えば、新しい商品の追加が発生した際、Notionに入力するだけでスマレジにも自動で反映されるため、毎回スマレジにログインして入力する必要がなくなります。これにより、入力作業にかかる時間を他の重要な業務に充てられ、業務全体の効率向上の可能性が高まります。
メリット2: データの一元管理で業務効率化
Notionのデータベースを活用することで、情報を一元管理でき、各部門間のスムーズな情報共有が期待できます。情報が分散していると、どのデータが最新なのかを確認するための時間が増え、業務が滞ってしまうかもしれません。しかし、Notionとスマレジを連携することで、商品情報や在庫データを一箇所で管理できるため、販売やマーケティングチームが同じ情報に基づいて業務を進められます。例えば、セールの直前に在庫状況を確認する際も、最新の情報を手間なく取得できるでしょう。
[Yoomとは]
スマレジとNotionの連携フローの作り方
ではYoomでスマレジとNotionを連携させましょう。
今回のフローは「Notionでレコードが登録されたら、スマレジに商品情報を登録する」というものです。
以上4ステップで設定できます。難しいプログラミングの知識は不要なので安心してください！
下のバナーの「試してみる」からテンプレートをコピーして準備しておきましょう。
ステップ1：スマレジとNotionをマイアプリ連携
初めにYoomと今回の設定で使用するアプリの連携を行います。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
スマレジとNotionをそれぞれ検索して、表示された内容に沿って入力を進めていきます。
スマレジのマイアプリ連携には、スマレジ側での設定が必要になるので以下のリンクを参考にしてください。
マイアプリ連携が完了したら、マイアプリ一覧にアイコンが表示されるので確認しましょう。
Notionも同様に表示されていれば、マイアプリ連携の設定は終了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
ステップ2：Notionでアプリトリガーを設定
最初の設定「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。
1ページ目では、マイアプリ連携をしているNotionのアカウント情報が反映されています。
タイトルはご自身でわかりやすいものに変更できます。
複数店舗の商品情報を管理するために同じテンプレートを複数動かす場合は、見分けがつくようにしておくことをおススメします。
トリガーアクションは変更せず、アカウント情報を確認したら次に進みましょう。
次のページでは、トリガーの起動間隔設定を行います
データソースIDは、入力バークリック後の『候補』からも選択可能です。
情報を入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のようにNotionに登録した情報が取得できます。
※取得した値とは？
ここまで確認出来たら「保存する」でアプリトリガー設定は完了です。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
ステップ4：レコード取得の設定
続いて「レコードを取得する(ID検索)」をクリックしてください。
1ページ目では、最初の設定同様にアカウント情報が反映されていますが、その下にトリガーアクションで設定したIDと同じものを入力・選択しましょう。
入力後「次へ」をクリックして正しく連携ができるか確認します。
次にレコードを取得する行を設定します。
「レコードID＝ID」に該当する行を取得する設定にして「テスト」をクリックします。
問題がなければ「保存する」でレコードID取得の設定は完了です。
ステップ5：スマレジで商品情報登録の設定
最後のフロー「商品情報を登録」をクリックしてください。
1ページ目では、Notionの設定時と同様にアカウント情報の確認をして次に進みましょう。
次のページは、精進情報登録のための詳細設定をします。
契約IDは公式HPを参考にして入力してください。
商品名や商品単価の部分に『取得した値』を引用していきます。
そのほか説明などの欄も埋めていきましょう。
必要な欄をすべて埋めたら「テスト」をクリックして、実際にスマレジに情報が登録されたら「保存する」で設定終了です。
フローを動かすのに、トリガーONをしてすべての設定が完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Notionでレコードが登録されたら、スマレジに商品情報を登録する
スマレジ・Notionを使ったその他の自動化例
ほかにもNotionとスマレジを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので紹介します。
1.スマレジで入出庫情報が登録されたら、アプリ連携で通知を受け取ることができます。たとえばMicrosoft Teamsを普段使っている方は連携することで、見落としが減ることが期待できますね。商品の入れ替え時期などに役立ちそうな自動化例です。
■概要
スマレジで入庫情報が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.在庫管理を頻繁に行う必要がある方
2.入庫情報をリアルタイムで共有し、在庫状況を迅速に把握したい方
3.スマレジとMicrosoft Teamsを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・スマレジで入庫情報が登録されると、自動的にMicrosoft Teamsに通知が送られます。
・リアルタイムで入庫情報を把握し、迅速な対応が可能となり遅延や漏れのリスクが軽減され、業務プロセスがスムーズに進行することができます。
■注意事項
・スマレジ、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
スマレジで出庫情報が新たに登録されたら、出庫情報をMicrosoft Teamsに通知します。
■このテンプレートをおすすめする方
1.在庫管理を頻繁に行う必要がある方
2.出庫情報をリアルタイムで共有し、在庫状況を迅速に把握したい方
3.スマレジとMicrosoft Teamsを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・スマレジで出庫情報が新たに登録されると、自動的にMicrosoft Teamsに通知が送られます。
・出庫情報をリアルタイムで把握し、必要な対応を迅速に行うことができます。
・情報の遅延や漏れを防ぎ、業務プロセスを効率化することができます。
■注意事項
・スマレジ、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.NotionはGoogle Chromeの拡張機能を活用すると、ワンクリックでメールを送ることができます。商品購入者へのお礼メールなど定型文でのメールを送る際に便利で、素早い顧客アプローチにつなげることができそうですね。
■概要
Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方
・Notionのデータベースに登録されている情報をもとに、顧客への定期的な連絡やタスクの期限通知などのメールを自動送信したい方
・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールを送信したい方
2.マーケティング担当者
・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方
・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方
3.プロジェクトマネージャー
・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールを自動送信したい方
・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方
■このテンプレートを使うメリット
Notionは情報整理などで便利なツールですが、データベースに登録された情報を元に、手作業でメールを作成・送信するのは送信ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。
このフローを活用することによって、Notionデータベースの情報をトリガーとして自動的にメールが作成・送信され、担当者は手作業でのメール作成・送信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な情報共有が可能になります。
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
まとめ
Yoomを使ったスマレジとNotionの連携は、プログラミングの知識が不要で、簡単に設定できる点が魅力です。この連携により、手作業での情報登録が不要になり、入力ミスのリスク軽減が期待できます。また、複数のシステムにわたるデータ管理がシンプルになり、業務効率を向上の可能性も高まります。ぜひ、この機会にYoomに無料登録し、スマレジとNotionの連携を始めて、業務の改善に役立ててください。
