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現代のビジネスシーンでは、複数のサービスで従業員情報を管理する企業が多いでしょう。
しかし、複数のサービスを全て手動で管理するには多くの時間と労力がかかってしまい、着手すべき業務に取りかかれないかもしれません。
そこで、ノーコードでSmartHRで登録した従業員情報をAKASHIに自動登録する方法を紹介します。
この自動化により、時間の削減だけでなく、人的ミスの削減にも繋がります。
従来、従業員の登録にはSmartHRとAKASHIにそれぞれ手動で登録する必要があり、二重入力の手間やミスが発生しやすい状況でした。
それらを自動化することで、データの正確性が向上し、従業員管理にかかるリソースが削減されます。
従業員も最新の情報が反映され、各種申請の時間短縮にも繋がります。
この連携により、日々の煩雑な作業から解放され、双方にとって効率的な働き方が実現します。
SmartHRとAKASHIを連携させることで、人事や勤怠に関わるデータを一元管理できます。
複数の人事労務、勤怠管理アプリを使用していても、ひとつのアプリを管理するだけで情報が連携されるため管理コスト削減につながります。
ここからは実際にSmartHRとAKASHIを連携させるフローを紹介します。
全体の大まかな流れは以下となっています。
また、Yoomではスムーズに利用を開始するためのテンプレートをご用意しております。
テンプレートをコピーすることで、より手軽に自動化を体験できますので、ぜひYoomに無料登録して以下のバナーからお試しください。
■概要
SmartHRに登録された従業員情報をもとに、AKASHIにも従業員を自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の情報管理ツールとしてSmartHRを導入している企業
・従業員が入社した際に従業員情報の登録を行っているバックオフィス担当者
・SmartHRの情報を他のツールに転記している方
2.勤怠管理ツールとしてAKASHIを利用している企業
・SmartHRとAKASHIを併用して従業員情報を管理している方
・情報入力にかかる時間や労力を削減したい方
・情報転記の際に発生する入力ミスを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
異なるアプリを併用して従業員情報を管理していると、それぞれのアプリに同じ情報を入力する手間が発生します。
入社してくる従業員が多い場合、その分入力作業の負担も大きいため、作業工数はできるだけ削減したいです。
そこでこのテンプレートを使うと、SmartHRからAKASHへ従業員情報が自動反映されるため、情報転記の作業が不要になります。
SmartHRへの情報入力だけで作業が完結するため、作業工数が半分になり業務効率化を図れます。
自動化により人為的なミスの削減にもつながり、正確なデータを維持しやすくなります。
■注意事項
・SmartHRとAKASHIのそれぞれとYoomを連携してください
・AKASHIのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください
[Yoomとは]
はじめに、今回使用するアプリを「マイアプリ」に連携していきましょう。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、続いて「+新規接続」をクリックしてください。
次の画面でSmartHRを検索し、検索結果に表示された2つのうちSmartHR(OAuth)をクリックしてください。
また、HRMOSのマイアプリ連携方法の詳細はこちらをご参照ください。
クリックすると、サブドメインの入力画面になります。SmartHRにログイン後のページURLに含まれている英数字がサブドメインとなりますので、該当部分を入力しましょう。
入力が完了したら「追加」をクリックして、マイアプリ連携をしましょう。
次にAKASHIを検索し、同じくクリックして先へ進みましょう。
また、AKASHIのマイアプリ連携方法の詳細はこちらをご参照ください。
次の画面でアカウント名とアクセストークンを入力する箇所が表示されます。
入力が完了したら「追加」をクリックし、マイアプリ連携を完了させましょう。
これでSmartHRとAKASHIのマイアプリ連携が完了しました。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください
■概要
SmartHRに登録された従業員情報をもとに、AKASHIにも従業員を自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の情報管理ツールとしてSmartHRを導入している企業
・従業員が入社した際に従業員情報の登録を行っているバックオフィス担当者
・SmartHRの情報を他のツールに転記している方
2.勤怠管理ツールとしてAKASHIを利用している企業
・SmartHRとAKASHIを併用して従業員情報を管理している方
・情報入力にかかる時間や労力を削減したい方
・情報転記の際に発生する入力ミスを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
異なるアプリを併用して従業員情報を管理していると、それぞれのアプリに同じ情報を入力する手間が発生します。
入社してくる従業員が多い場合、その分入力作業の負担も大きいため、作業工数はできるだけ削減したいです。
そこでこのテンプレートを使うと、SmartHRからAKASHへ従業員情報が自動反映されるため、情報転記の作業が不要になります。
SmartHRへの情報入力だけで作業が完結するため、作業工数が半分になり業務効率化を図れます。
自動化により人為的なミスの削減にもつながり、正確なデータを維持しやすくなります。
■注意事項
・SmartHRとAKASHIのそれぞれとYoomを連携してください
・AKASHIのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
次に、SmartHR側で行われるトリガーの設定を行います。「従業員が登録されたら」をクリックしてください。
次の画面で「SmartHR(OAuth)と連携するアカウント情報」に、正しいアカウントが選択されているか確認をしましょう。
企業で複数のアカウントを所有している場合、別のアカウントが選択されている場合があります。
また、タイトルは任意の文章に変更できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押して先へ進みましょう。
次の画面では、先ほどと同様にサブドメインを入力し「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、画像のような画面が表示されます。問題なければ「次へ」をクリックし、先へ進みましょう。
この画面まで進めたら、テストのためSmartHRで従業員の新規登録を行なってください。
新規登録ができたら「テスト」をクリックし先へ進めましょう。
テストが完了すると、先ほどSmartHRで新規登録した従業員情報が、アウトプットの項目に表示されます。
これでフローのトリガーとなる「従業員が登録されたら」の設定が完了です。
次にAKASHIのアクションを設定していきます。「従業員を追加する」をクリックして先へ進みましょう。
次の画面では、先ほどと同様に連携するアカウント情報の確認と、タイトルの編集が行えます。アクションは変更しないでください。
各設定が完了したら「次へ」を押して先へ進みましょう。
次の画面では、AKASHIのマイアプリ登録を行なった際に用意したAPIトークンと企業IDを入力します。
「姓」「名」の箇所は変更せず、下へスクロールしてください。
下へスクロールすると「組織」の項目がありますが、こちらも変更せず「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功が確認できたら「保存する」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了しました。最後に「トリガーをON」をクリックしてフローを稼働させましょう。
■概要
SmartHRに登録された従業員情報をもとに、AKASHIにも従業員を自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の情報管理ツールとしてSmartHRを導入している企業
・従業員が入社した際に従業員情報の登録を行っているバックオフィス担当者
・SmartHRの情報を他のツールに転記している方
2.勤怠管理ツールとしてAKASHIを利用している企業
・SmartHRとAKASHIを併用して従業員情報を管理している方
・情報入力にかかる時間や労力を削減したい方
・情報転記の際に発生する入力ミスを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
異なるアプリを併用して従業員情報を管理していると、それぞれのアプリに同じ情報を入力する手間が発生します。
入社してくる従業員が多い場合、その分入力作業の負担も大きいため、作業工数はできるだけ削減したいです。
そこでこのテンプレートを使うと、SmartHRからAKASHへ従業員情報が自動反映されるため、情報転記の作業が不要になります。
SmartHRへの情報入力だけで作業が完結するため、作業工数が半分になり業務効率化を図れます。
自動化により人為的なミスの削減にもつながり、正確なデータを維持しやすくなります。
■注意事項
・SmartHRとAKASHIのそれぞれとYoomを連携してください
・AKASHIのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください
SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加し、Slackに通知するフローです。
これによって確認漏れを防ぎ、従業員情報をスムーズに管理することができるでしょう。
■概要
新しい従業員の入社に伴い、SmartHRへの情報登録後、管理用のGoogle スプレッドシートへの転記や、関係部署へのSlack通知を手作業で行っていませんか？この一連の作業は、入力漏れや通知忘れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartHRへの登録をトリガーに、従業員情報をGoogle スプレッドシートへ自動で追加し、関係者へのSlack通知までの一連の流れを自動化し、入社対応に関する業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
こちらは、従業員情報の更新状況をMicrosoft Excelに自動的に反映するフローです。
手動管理の手間が削減されるだけでなく、汎用性の高いExcelデータに自動反映できるのが大きな魅力です。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務で従業員情報の管理を担当している方
・SmartHRを利用して従業員情報の管理をしている方
・人事部門で管理業務を担当している方
2.SmartHRの従業員情報をMicrosoft Excelでも管理している方
・Microsoft Excelへの情報入力を手動で行っている方
・SmartHRとMicrosoft Excelを連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRを利用することで、従業員情報の管理や人事労務の業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、Microsoft Excelの従業員管理台帳でも従業員情報を管理している場合、SmartHRでの更新情報を常に確認する必要があり、作業効率を低下させる可能性があります。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されると自動でMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新できるため、従業員情報の更新をシームレスに行うことができます。
SmartHRでの更新情報がスピーディーにMicrosoft Excelに反映されるため、管理業務の効率化を図ることが可能です。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
こちらは従業員情報の管理にNotionとAKASHIを使用している方におすすめのフローです。
このフローにより、従業員情報管理が簡単になり、新入社員のスムーズな業務開始をサポートします。
入力を簡略化し、データの正確性を向上させることで、人事部の負担を軽減しスムーズな従業員管理が可能になります。
この自動化により、業務効率が向上し、他の業務に集中できる環境が整うでしょう。
ぜひこの機会にYoomに登録して、自動化により業務効率化を体験してみてください。
