SmartHRで登録した従業員をAKASHIに自動登録する方法とメリット

[Yoomとは]

ステップ1：SmartHRとAKASHIをマイアプリ連携

はじめに、今回使用するアプリを「マイアプリ」に連携していきましょう。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、続いて「+新規接続」をクリックしてください。

次の画面でSmartHRを検索し、検索結果に表示された2つのうちSmartHR(OAuth)をクリックしてください。
また、HRMOSのマイアプリ連携方法の詳細はこちらをご参照ください。

クリックすると、サブドメインの入力画面になります。SmartHRにログイン後のページURLに含まれている英数字がサブドメインとなりますので、該当部分を入力しましょう。
入力が完了したら「追加」をクリックして、マイアプリ連携をしましょう。

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次にAKASHIを検索し、同じくクリックして先へ進みましょう。
また、AKASHIのマイアプリ連携方法の詳細はこちらをご参照ください。

次の画面でアカウント名とアクセストークンを入力する箇所が表示されます。
入力が完了したら「追加」をクリックし、マイアプリ連携を完了させましょう。

これでSmartHRとAKASHIのマイアプリ連携が完了しました。

ステップ2：トリガーを設定

次に、SmartHR側で行われるトリガーの設定を行います。「従業員が登録されたら」をクリックしてください。

次の画面で「SmartHR(OAuth)と連携するアカウント情報」に、正しいアカウントが選択されているか確認をしましょう。
企業で複数のアカウントを所有している場合、別のアカウントが選択されている場合があります。
また、タイトルは任意の文章に変更できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押して先へ進みましょう。

次の画面では、先ほどと同様にサブドメインを入力し「テスト」をクリックしましょう。

テストが成功すると、画像のような画面が表示されます。問題なければ「次へ」をクリックし、先へ進みましょう。

この画面まで進めたら、テストのためSmartHRで従業員の新規登録を行なってください。
新規登録ができたら「テスト」をクリックし先へ進めましょう。

テストが完了すると、先ほどSmartHRで新規登録した従業員情報が、アウトプットの項目に表示されます。
これでフローのトリガーとなる「従業員が登録されたら」の設定が完了です。

ステップ3：アクションを設定

次にAKASHIのアクションを設定していきます。「従業員を追加する」をクリックして先へ進みましょう。

次の画面では、先ほどと同様に連携するアカウント情報の確認と、タイトルの編集が行えます。アクションは変更しないでください。
各設定が完了したら「次へ」を押して先へ進みましょう。

次の画面では、AKASHIのマイアプリ登録を行なった際に用意したAPIトークンと企業IDを入力します。
「姓」「名」の箇所は変更せず、下へスクロールしてください。

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下へスクロールすると「組織」の項目がありますが、こちらも変更せず「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功が確認できたら「保存する」をクリックしてください。

これで全ての設定が完了しました。最後に「トリガーをON」をクリックしてフローを稼働させましょう。

SmartHRやAKASHIを使ったその他の自動化例

・SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加しGoogle Chatに通知する

SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加し、Google Chatに通知するフローです。
これによって確認漏れを防ぎ、従業員情報をスムーズに管理することができるでしょう。

・SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新する

こちらは、従業員情報の更新状況をMicrosoft Excelに自動的に反映するフローです。
手動管理の手間が削減されるだけでなく、汎用性の高いExcelデータに自動反映できるのが大きな魅力です。

・Notionで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する

こちらは従業員情報の管理にNotionとAKASHIを使用している方におすすめのフローです。
このフローにより、従業員情報管理が簡単になり、新入社員のスムーズな業務開始をサポートします。

まとめ

入力を簡略化し、データの正確性を向上させることで、人事部の負担を軽減しスムーズな従業員管理が可能になります。
この自動化により、業務効率が向上し、他の業務に集中できる環境が整うでしょう。

ぜひこの機会にYoomに登録して、自動化により業務効率化を体験してみてください。