SmartHRで登録した従業員をAKASHIに自動登録する方法とメリット

現代のビジネスシーンでは、複数のサービスで従業員情報を管理する企業が多いでしょう。
しかし、複数のサービスを全て手動で管理するには多くの時間と労力がかかってしまい、着手すべき業務に取りかかれないかもしれません。
そこで、ノーコードでSmartHRで登録した従業員情報をAKASHIに自動登録する方法を紹介します。
この自動化により、時間の削減だけでなく、人的ミスの削減にも繋がります。

SmartHRとAKASHIを連携するメリット

メリット1: 労務を効率化して人事部や従業員の負担を軽減

従来、従業員の登録にはSmartHRとAKASHIにそれぞれ手動で登録する必要があり、二重入力の手間やミスが発生しやすい状況でした。
それらを自動化することで、データの正確性が向上し、従業員管理にかかるリソースが削減されます。
従業員も最新の情報が反映され、各種申請の時間短縮にも繋がります。
この連携により、日々の煩雑な作業から解放され、双方にとって効率的な働き方が実現します。

メリット2: アプリ間の行き来を減らし、管理コストを削減

SmartHRとAKASHIを連携させることで、人事や勤怠に関わるデータを一元管理できます。
複数の人事労務、勤怠管理アプリを使用していても、ひとつのアプリを管理するだけで情報が連携されるため管理コスト削減につながります。

SmartHRとAKASHIの連携フローの作り方

ここからは実際にSmartHRとAKASHIを連携させるフローを紹介します。
全体の大まかな流れは以下となっています。

Yoomと各アプリをマイアプリ連携
テンプレートをコピー
SmartHRでトリガーの設定とAKASHI含むオペレーションの設定
トリガーをONにして、フローの起動準備を完了させる‍‍

また、Yoomではスムーズに利用を開始するためのテンプレートをご用意しております。
テンプレートをコピーすることで、より手軽に自動化を体験できますので、ぜひYoomに無料登録して以下のバナーからお試しください。

[Yoomとは]

ステップ1：SmartHRとAKASHIをマイアプリ連携

はじめに、今回使用するアプリを「マイアプリ」に連携していきましょう。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、続いて「+新規接続」をクリックしてください。

次の画面でSmartHRを検索し、検索結果に表示された2つのうちSmartHR(OAuth)をクリックしてください。
また、HRMOSのマイアプリ連携方法の詳細はこちらをご参照ください。

クリックすると、サブドメインの入力画面になります。SmartHRにログイン後のページURLに含まれている英数字がサブドメインとなりますので、該当部分を入力しましょう。
入力が完了したら「追加」をクリックして、マイアプリ連携をしましょう。

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次にAKASHIを検索し、同じくクリックして先へ進みましょう。
また、AKASHIのマイアプリ連携方法の詳細はこちらをご参照ください。

次の画面でアカウント名とアクセストークンを入力する箇所が表示されます。
入力が完了したら「追加」をクリックし、マイアプリ連携を完了させましょう。

これでSmartHRとAKASHIのマイアプリ連携が完了しました。
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次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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ステップ2：トリガーを設定

次に、SmartHR側で行われるトリガーの設定を行います。「従業員が登録されたら」をクリックしてください。

次の画面で「SmartHR(OAuth)と連携するアカウント情報」に、正しいアカウントが選択されているか確認をしましょう。
企業で複数のアカウントを所有している場合、別のアカウントが選択されている場合があります。
また、タイトルは任意の文章に変更できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押して先へ進みましょう。

次の画面では、先ほどと同様にサブドメインを入力し「テスト」をクリックしましょう。

テストが成功すると、画像のような画面が表示されます。問題なければ「次へ」をクリックし、先へ進みましょう。

この画面まで進めたら、テストのためSmartHRで従業員の新規登録を行なってください。
新規登録ができたら「テスト」をクリックし先へ進めましょう。

テストが完了すると、先ほどSmartHRで新規登録した従業員情報が、アウトプットの項目に表示されます。
これでフローのトリガーとなる「従業員が登録されたら」の設定が完了です。

ステップ3：アクションを設定

次にAKASHIのアクションを設定していきます。「従業員を追加する」をクリックして先へ進みましょう。

次の画面では、先ほどと同様に連携するアカウント情報の確認と、タイトルの編集が行えます。アクションは変更しないでください。
各設定が完了したら「次へ」を押して先へ進みましょう。

次の画面では、AKASHIのマイアプリ登録を行なった際に用意したAPIトークンと企業IDを入力します。
「姓」「名」の箇所は変更せず、下へスクロールしてください。

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下へスクロールすると「組織」の項目がありますが、こちらも変更せず「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功が確認できたら「保存する」をクリックしてください。

これで全ての設定が完了しました。最後に「トリガーをON」をクリックしてフローを稼働させましょう。

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SmartHRやAKASHIを使ったその他の自動化例

・SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加しGoogle Chatに通知する

SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加し、Google Chatに通知するフローです。
これによって確認漏れを防ぎ、従業員情報をスムーズに管理することができるでしょう。

・SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新する

こちらは、従業員情報の更新状況をMicrosoft Excelに自動的に反映するフローです。
手動管理の手間が削減されるだけでなく、汎用性の高いExcelデータに自動反映できるのが大きな魅力です。

・Notionで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する

こちらは従業員情報の管理にNotionとAKASHIを使用している方におすすめのフローです。
このフローにより、従業員情報管理が簡単になり、新入社員のスムーズな業務開始をサポートします。

まとめ

入力を簡略化し、データの正確性を向上させることで、人事部の負担を軽減しスムーズな従業員管理が可能になります。
この自動化により、業務効率が向上し、他の業務に集中できる環境が整うでしょう。

ぜひこの機会にYoomに登録して、自動化により業務効率化を体験してみてください。