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新入社員が入社するたびに、アカウントを作成するのは、人数が多ければ多いほど負担も大きくなります。
そこで今回は、SmartHRとcybozu.com共通管理を連携し、SmartHRで従業員が登録されたら、Garoonやサイボウズ Officeのアカウントを作成する自動化をご紹介します。
この自動化により手作業が不要になるため、登録やアカウントの作成ミスを減らすことができるでしょう。
また、スピーディーにアカウントを作成できるので、オンボーディングプロセスがスムーズになります。
SmartHRとcybozu.com共通管理の連携により、作業負担を軽減できるでしょう。
たとえば、SmartHRに新入社員の情報を登録するだけで、Garoonやサイボウズ Officeのアカウント作成が自動で完結します。
これにより、アカウント作成の手間が省け、重複登録が避けられます。
また、人事担当者の負担軽減につながり、採用業務や人材育成に専念できるでしょう。
特に、新入社員が複数入社する場合、作業に時間と労力がかかるため、おすすめの自動化です。
新入社員がSmartHRに登録されたタイミングで、GaroonやサイボウズOfficeのアカウントが発行される自動化は、入社初日から必要なシステムの活用ができるでしょう。
たとえば、Garoonやサイボウズ Officeを活用し、会議のスケジュールを確認したり、社内システムをチェックしたりできます。
この自動化は、新入社員が入社初日でも問題なく、業務を進められる環境が整えられるでしょう。
さらに、初動の遅れが少なくなるため、チーム全体のパフォーマンスの向上が期待できます。
SmartHRとcybozu.com共通管理を連携することで、人的ミスを削減できるかもしれません。
たとえば、手動でGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを作成する場合、氏名やメールアドレスの登録ミスが発生すると、その後の業務に影響を及ぼします。
その問題を解決するためには、SmartHRに登録された従業員情報を基に、cybozu.com共通管理でアカウントを作成する自動化の導入が有効です。
これにより、ヒューマンエラーを防止し、正確な情報に基づいたアカウント作成が可能になるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「SmartHRで従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
SmartHRの従業員登録をAPIを介して受け取り、cybozu.com共通管理のAPIを通じてGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. SmartHRを業務に利用している方
・SmartHRで従業員情報を一元管理している方
・登録した従業員情報を他のツールでも使用したい方
2. cybozu.com共通管理を業務用アプリ管理に利用している方
・入社手続きの一環でGaroon、サイボウズ Office、kintoneなどのアカウント発行を担当している方
・業務用アプリのアカウント発行時の漏れや遅れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入すれば、SmartHRに登録された従業員情報をもとにGaroonやサイボウズ Officeのアカウントが自動発行されます。
アカウント設定時の手入力が不要になることで、作業時間を短縮できるほか、転記ミスや発行の漏れ、遅れなどのヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
また、手続きが迅速に完了するため、新入社員は業務をスムーズに始められます。
■注意事項
・SmartHR、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
SmartHRとcybozu.com共通管理をYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめ、マイアプリ登録を行うことで、自動化設定が簡単に進められます。
まず、SmartHRのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
検索欄からSmartHRを検索するか、アプリ一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、「サブドメイン」の設定をしましょう。
こちらからマイアプリ登録の方法を確認してください。
続いて、cybozu.com共通管理のマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、一覧からcybozu.com共通管理を探すか、検索してください。
以下の画面が表示されたら、赤枠内の設定を行いましょう。
SmartHRとcybozu.com共通管理がマイアプリに表示されていれば、登録は完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. SmartHRを業務に利用している方
・SmartHRで従業員情報を一元管理している方
・登録した従業員情報を他のツールでも使用したい方
2. cybozu.com共通管理を業務用アプリ管理に利用している方
・入社手続きの一環でGaroon、サイボウズ Office、kintoneなどのアカウント発行を担当している方
・業務用アプリのアカウント発行時の漏れや遅れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入すれば、SmartHRに登録された従業員情報をもとにGaroonやサイボウズ Officeのアカウントが自動発行されます。
アカウント設定時の手入力が不要になることで、作業時間を短縮できるほか、転記ミスや発行の漏れ、遅れなどのヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
また、手続きが迅速に完了するため、新入社員は業務をスムーズに始められます。
■注意事項
・SmartHR、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初に、SmartHRの設定を行うため、「従業員が登録されたら」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、緑の枠内の手順を確認し、「サブドメイン」を設定します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、手順通りに「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、cybozu.com共通管理の設定を行うため、「ユーザーを追加」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、「ログイン名」を設定しましょう。
※ログイン名にSmartHRの従業員IDを使用している前提で設定を行います。
SmartHRのアウトプットを活用して設定を行います。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
スクロールし、「パスワード」を設定してください。
※パスワードでSmartHRのユーザーIDを使用している前提で設定を行います。
先ほどと同様に、SmartHRのアウトプットから「ユーザーID」を選択しましょう。
次に、「表示名」の設定を行います。
※表示名にSmartHRの姓、名を使用している前提で設定を行います。
SmartHRのアウトプットから「姓」、「名」を選択してください。
他にも必要な項目があれば設定を行い、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、cybozu.com共通管理でユーザーの利用サービスを更新する設定を行うため、「ユーザーの利用サービスを更新」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、SmartHRのアウトプットから「従業員ID」を選択し、「ログイン名」を設定しましょう。
※ログイン名にSmartHRの従業員IDを使用している前提で設定しています。
スクロールし、「利用サービス」を設定します。
アカウントを作成したいシステムを設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. SmartHRを業務に利用している方
・SmartHRで従業員情報を一元管理している方
・登録した従業員情報を他のツールでも使用したい方
2. cybozu.com共通管理を業務用アプリ管理に利用している方
・入社手続きの一環でGaroon、サイボウズ Office、kintoneなどのアカウント発行を担当している方
・業務用アプリのアカウント発行時の漏れや遅れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入すれば、SmartHRに登録された従業員情報をもとにGaroonやサイボウズ Officeのアカウントが自動発行されます。
アカウント設定時の手入力が不要になることで、作業時間を短縮できるほか、転記ミスや発行の漏れ、遅れなどのヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
また、手続きが迅速に完了するため、新入社員は業務をスムーズに始められます。
■注意事項
・SmartHR、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
他にもSmartHRやcybozu.com共通管理を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.SmartHRで従業員が登録されたら、自動的にcybozu.com共通管理の従業員管理表にも追加するフローです。
従業員情報の転記作業が不要になるため、重複登録を防ぐことができます。
手作業での登録と比較すると、スピーディーにcybozu.com共通管理の従業員管理表に追加できます。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらcybozu.com共通管理の従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社に関連する手続きを行う方
・自社の従業員の情報を蓄積している方
2.cybozu.com共通管理を使って複数のアプリ管理を行っている方
・cybozuのクラウドサービスを使用している企業
・所属部門に合わせて権限を割り当てている統括部門の方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは日々の労務管理を効率化するために有効なツールです。
さらにcybozu.com共通管理にも従業員の登録を行うことで、業務に関連するアプリへのアクセスを円滑にします。
しかし、SmartHRで登録された情報をcybozu.com共通管理に毎回手入力するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
このテンプレートを活用するとSmartHRで従業員の登録後、自動でcybozu.com共通管理にも従業員を追加するため、手入力するよりも早く登録を完了することができます。
また入力漏れやミスを防ぐことにもつながるため、情報の精度を高く保ち、業務進行を円滑にします。
■注意事項
・SmartHR、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
2.kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を自動登録するフローです。
kintoneに登録された社員情報を基に、SmartHRに従業員を登録できます。
手作業での入力ミスや登録漏れを防ぐことができます。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで従業員管理を行う方
・従業員の情報登録を行い手続きを行う方
・人事情報の可視化に活用している方
2.SmartHRで人事業務を行なっている方
・従業員の勤怠管理に使用している方
・入退社に伴う手続きを行う方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは従業員名簿として使用することで、情報の一元管理ができるツールです。
さらにSmartHRで勤怠管理や手続きを行うことで、業務進行を円滑にします。
しかし、kintoneの従業員情報を再度手入力でSmartHRに登録するのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。
このフローでは、kintoneの従業員情報の登録をトリガーにして、自動でSmartHRに情報追加を行い、手入力を省きます。
これまで手入力で起きていた入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の効率化をすることができます。
また手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体がコア業務に注力でき生産性向上に繋げることができます。
■注意事項
・kintone、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
3.kintoneのステータスが更新されたら、自動的にSmartHRに従業員情報を登録するフローです。
ステータスの更新をトリガーに、SmartHRに従業員を登録できるため、登録作業が不要になります。
kintoneでのステータスを更新した後、すぐにSmartHRで従業員を登録できるので、タイムラグなく登録可能です。
◼️概要
kintoneの特定のレコードのステータスが更新された際に、レコード情報をもとにSmartHRに従業員情報を自動で登録します。
従業員の名前、メールアドレス、電話番号、所属部署など、必要な情報をkintoneから取得して、SmartHRに登録することができます。
◼️設定方法
kintoneとSmartHRのそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
kintoneの「ステータスが更新されたら」というトリガーで取得できるWebhook URLをkintoneの該当のアプリのWebhook送信先URLに設定してください。
SmartHRの「従業員を登録」というオペレーションで、kintoneから取得した情報をもとに、従業員情報の登録設定を行ってください。
◼️注意事項
・kintoneとSmartHRのそれぞれのアカウントとの連携設定が必要です。
・kintoneのアプリに従業員情報が登録されている必要があります。
SmartHRとcybozu.com共通管理の連携による自動化は、作業時間と手間が削減され、負担を大幅に減らすことができます。
これにより、手作業が不要になるため、氏名やパスワードの登録ミスを未然に防ぐことができるでしょう。
また、新入社員が入社してからスムーズに業務を開始できる環境が整えられるので、円滑なオンボーディングプロセスが見込まれます。
Yoomの自動化を導入して、アカウント作成の手間を短縮しましょう。
