Dropboxは資料管理によく利用されますが、従業員ごとのフォルダを手動で作成していた場合、自動化できたら便利ですよね。
このような悩みを解決するのが、SmartHRとDropboxの連携です。
この連携により、従業員フォルダの管理がより効率的かつ一貫性を持って行えるようになります。
この記事では、ノーコードツールYoomを活用し、SmartHRに新規従業員が登録されたらDropboxに自動でフォルダを作成する方法を紹介します。
この自動化により、従業員のファイル管理の効率化が期待できます。
この自動化により、従業員ごとに同じ手順でフォルダが作成されるため、作業の手順やフォルダ構成にばらつきがなくなり、さぎょうプロセスを統一することができます。
手動でフォルダを作成する場合に生じがちなフォルダ名の誤りや分類ミスがなくなることで、常に一定の品質が保てることが見込めます。
特に、大量の従業員情報を管理する企業では、フォルダ構造が統一されることで、必要な書類にアクセスしやすくなり、業務のスムーズな進行に貢献します。
また、新しい担当者に代わっても業務が自動化されていることで、今までと同じ手順で容易にフォルダ作成ができるため、混乱やミスが少なくなるでしょう。
SmartHRへの登録と同時に、Dropbox内に新規従業員専用のフォルダが自動的に生成されるため、オンボーディングに必要な書類が速やかに用意できるようになります。
これにより、人事担当者は手動でフォルダ作成にかかる時間を削減でき、他の優先度の高い入社準備に集中できるようになります。
結果として、入社初日から必要な書類や会社資料が整理されて提供されるため、新入社員は早い段階で業務に集中しやすくなるでしょう。
さらに、オンボーディングに必要な書類や手続きが一箇所に集約されることで、確認作業がシンプルになり、抜け漏れや手続きの遅延が防止されます。
また、必要書類の準備待ち時間の削減にもつながるので、結果的に新規従業員にスムーズな業務のスタートを切ってもらえる可能性があります。
ここまで、SmartHRとDropboxの連携によるメリットを紹介してきました。
それでは早速、今回使用するアプリをYoomを使って連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「SmartHRで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する」フローボットを作成していきます。
[Yoomとは]
今回は、以下のステップです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、利用しているSmartHRとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
SmartHRと検索してください。
サブドメインを入力し、連携をお願いします。
続いてDropboxを連携します。
以下の画面になるので、必要な情報でログインしてください。
SmartHR・Dropboxがマイアプリに表示されたら完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
今回はこのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をお願いします。
完了すると、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更ができます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると、先ほどコピーした「SmartHRで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する」テンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
まず、アプリトリガーを設定しましょう。
「従業員が登録されたら」を選択します。
連携したアカウント情報が合っているか、確認しましょう。
次に進み、サブドメインの登録をお願いします。
入力したらSmartHRで、テスト用の従業員を登録しましょう。
今回は以下のような社員を登録しました。
社員番号は後ほど使うので、設定をお願いします。
Yoomのフローボットに戻り、テストをして成功したら次に進みましょう。
こちらはそのままテストをクリックしてください。
アウトプットに、SmartHRのテスト従業員の情報が反映したら保存します。
続いて「フォルダを作成」をクリック。
こちらも先ほど連携したアカウント情報が正しいか確認し、次に進みましょう。
フォルダのパスを設定します。
「test株式会社」の部分は会社の部署名など、お好きなものに変更してください。
個人フォルダを特定するために、今回は社員番号をアウトプットから選択します。
設定が終わったらテストをし、成功したら保存します。
Dropbox側で確認してみましょう。
test株式会社の中に、先ほどテストしたフォルダが作成されていますね!
最後にアプリトリガーをオンにします。
設定お疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に設定ができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはDropboxを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.kintoneにレコードが登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。
取引先の資料を保存するフォルダを作りたい場合、こちらのフローボットが便利です。
kintoneは汎用性が高いので、取引先に限定しなくとも、従業員のフォルダ作成などさまざまな場面で利用可能です。
2.Dropboxに請求書ファイルが格納されたら、LINE WORKSに通知するフローです。
手動で請求書ファイルを保存し、格納する手間が省けます。
それだけでなくLINE WORKSに通知もしてくれるので、請求書の確認漏れが防げそうです。
3.メールに添付されたファイルをDropboxに格納するフローです。
請求書をメールでやりとりしている企業の場合、こちらが便利です。
手動で格納している場合、メールの受信件数が多いとどうしてもファイルが埋もれがちです。
このフローを利用すれば自動でDropboxにファイルを格納してくれるので、手動で作業する手間が省けます。
その他のフローボットはこちらから確認できます→フローボットテンプレート｜Yoom
今回は「SmartHRで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する」フローボットを紹介しました。
SmartHRとDropboxの連携を通じて、業務の効率化・品質向上の実現が期待できます。
この自動化により、従業員フォルダを1つ1つ手動で作成しなくてよいため、その時間を別の業務に使用でき、結果として業務のスムーズな進行が見込めます。
また、フォルダの未作成による必要書類の格納遅れも防げるので、新入社員が早期に業務に集中できる環境が整うでしょう。
ルーティン業務の自動化に、ぜひSmartHRとDropboxの連携を活用してみてください。
Yoomの無料登録は、こちらからできます。→始める
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