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入社手続きは、人事部や総務部にとって重要な業務の1つだと思います。
例えば、多数の新入社員や頻繁に入社者が入社する企業では手続きが手間だと感じることがあるかもしれません。
この記事ではSmartHRとfreee人事労務を連携して、「SmartHRに従業員が登録されたら、freee人事労務にも追加する」方法をご紹介します。
これにより手作業を削減でき、業務の効率向上が期待できます。
アプリの連携はノーコードツールYoomを活用します。
フローボット作成手順もあわせて解説します。
ぜひご覧ください。
以下の方は、SmartHRとfreee人事労務を連携してみましょう！
それではここからノーコードツールYoomを使って、「SmartHRに従業員が登録されたら、freee人事労務にも追加する」方法をご紹介します。
[Yoomとは]
SmartHRに従業員が登録されたことをSmartHRのAPIを利用して受け取り、freee人事労務の提供するAPIを用いてfreee人事労務に追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回のフローは大きくわけて以下のプロセスで構成されています。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、freee人事労務にも従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRとfreee人事労務を併用している人事・総務担当者
・SmartHRで登録した従業員情報をfreee人事労務に自動で反映させたい方
・手作業による従業員情報の二重入力を削減したい方
・従業員情報を一元管理し、業務効率を向上させたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報を管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRで従業員が登録されたら自動でfreee人事労務にも登録されるため、手作業による二重入力が不要となることで、業務効率が大幅に改善します。
・SmartHRで従業員が登録されると、直ぐにfreee人事労務にも反映されるため、常に最新の情報を維持することができます。
・従業員情報をSmartHRとfreee人事労務で一元管理することができるため、情報を探す手間を省き業務効率が大幅に向上します。
・社員情報の入力作業にかかる時間を大幅に削減することができ、人事担当者の負担が軽減されます。
■注意事項
・SmartHR、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携させてください。
フローボットの設定に進む前に、Yoomでアプリを連携しましょう。
Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。
マイアプリ一覧でSmartHR（OAuth）を選択します。
サブドメインを入力してください。
これでSmartHRのマイアプリ登録ができました。
先ほどと同じ手順で、マイアプリを選択後、新規接続をクリックしましょう。
アプリ一覧でfreee人事労務を選択してください。
メールアドレスとパスワードを入力しましょう。
許可するをクリックしてください。
これでfreee人事労務のマイアプリ登録ができました。
次に、Yoomのマイプロジェクトにテンプレートをコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。
↓こちら
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、freee人事労務にも従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRとfreee人事労務を併用している人事・総務担当者
・SmartHRで登録した従業員情報をfreee人事労務に自動で反映させたい方
・手作業による従業員情報の二重入力を削減したい方
・従業員情報を一元管理し、業務効率を向上させたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報を管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRで従業員が登録されたら自動でfreee人事労務にも登録されるため、手作業による二重入力が不要となることで、業務効率が大幅に改善します。
・SmartHRで従業員が登録されると、直ぐにfreee人事労務にも反映されるため、常に最新の情報を維持することができます。
・従業員情報をSmartHRとfreee人事労務で一元管理することができるため、情報を探す手間を省き業務効率が大幅に向上します。
・社員情報の入力作業にかかる時間を大幅に削減することができ、人事担当者の負担が軽減されます。
■注意事項
・SmartHR、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携させてください。
クリック後、Yoomのテンプレートサイトに切り替わったら、「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
コピーが完了したと表示されたら、「OK」を選択しましょう。
これでテンプレートのコピーができました。
次に、フローボットの設定に進みましょう。
「従業員が登録されたら」をクリックしてください。
タイトルは入力済みですが、変更できます。
SmartHRと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「従業員が登録されたら」を選択してください。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
サブドメインを設定しましょう。
設定したらテストを実行し、「次へ」をクリックしてください。
テストをクリックし、SmartHRのアウトプットが取得できたら、保存しましょう。
最後の設定ステップになりました。
「従業員の作成」をクリックして、進めましょう！
タイトルは変更できます。
freee人事労務と連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「従業員の作成」を選択してください。
設定後、「次へ」をクリックします。
事業所IDを設定しましょう。
姓、名、姓カナ、名カナ、生年月日、入社日の項目は、SmartHRのアウトプットを選択しましょう。
給与方式は、注意事項を参考に入力しましょう。
基本給を入力してください。
設定後、テストを実行し、freee人事労務に追加できたら保存しましょう。
これでフローボットの設定ができました！
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、freee人事労務にも従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRとfreee人事労務を併用している人事・総務担当者
・SmartHRで登録した従業員情報をfreee人事労務に自動で反映させたい方
・手作業による従業員情報の二重入力を削減したい方
・従業員情報を一元管理し、業務効率を向上させたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報を管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRで従業員が登録されたら自動でfreee人事労務にも登録されるため、手作業による二重入力が不要となることで、業務効率が大幅に改善します。
・SmartHRで従業員が登録されると、直ぐにfreee人事労務にも反映されるため、常に最新の情報を維持することができます。
・従業員情報をSmartHRとfreee人事労務で一元管理することができるため、情報を探す手間を省き業務効率が大幅に向上します。
・社員情報の入力作業にかかる時間を大幅に削減することができ、人事担当者の負担が軽減されます。
■注意事項
・SmartHR、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携させてください。
Yoomには他にも便利な機能があります。
もっと効率化を図りたいという方は、試してみてはいかがでしょうか？
例えば、Slackなどのチャットツールと連携することで、freee人事労務に追加できたことを通知することが可能です。
チャットツールに通知すれば、チームで登録状況を把握できるため、登録ミスや漏れを防ぐことができそうです。
Google Driveなどと連携すれば、自動的にファイルを作成できます。
例えば契約書など個人のファイルで書類を保存する場合に便利ですね！
手動でファイル作成する手間を省けるため、業務の効率向上が期待できそうです。
Yoomには多数のテンプレートがあります。
ここでは、SmartHRとfreee人事労務を活用した自動化例を3つご紹介しましょう。
1.freee人事労務の給与明細情報をSmartHRに登録するテンプレートです
給与明細情報を転記すると、事務作業の負担が増えるでしょう。
入力ミスや漏れが発生して、確認作業に時間がかかるかもしれません。
このテンプレートを活用すれば、エラーを防ぎ、時間の有効活用が期待できます。
■概要
毎月の給与計算後、freee人事労務からSmartHRへ給与明細情報を手作業で転記する業務は正確性が求められる一方で、時間と手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による入力ミスや登録漏れは従業員の信頼に関わるため避けたいところです。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてfreee人事労務から取得した給与明細情報をSmartHRへ自動で登録し、こうした毎月の定型業務の負担を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.freee人事労務の従業員情報が更新されたらSmartHRの従業員管理表も更新するテンプレートです
手動で更新している場合、情報更新のズレが起きるでしょう。
このテンプレートを活用すると、自動更新できるため、異なるツールの整合性を保つことが期待できます。
■概要
freee人事労務の従業員情報が更新されたらSmartHRの従業員管理表も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務を業務で活用している方
・freee人事労務のデータをSmartHRにも登録している方
・freee人事労務で人事関連の業務を効率化している方
2.SmartHRで従業員情報の管理をしている方
・SmartHRとfreee人事労務とのデータの整合性を保ちたい方
・freee人事労務の従業員更新情報を自動でSmartHRにも反映させたい方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務は人事業務を効率化することができますが、従業員情報の更新があると都度対応する必要があります。
SmartHRでもfreee人事労務の情報を管理している場合、手動によるデータ入力の作業が増えるため、非効率的です。
SmartHRへの情報更新作業を自動化したい方に、このテンプレートは適しています。
freee人事労務の更新情報をSmartHRに自動で反映することができるため、手動によるデータ入力が不要となり、業務を効率化することができます。
また、データの統一性が保たれるため、データの不整合や重複を防ぐことができ、管理業務が楽になります。
■注意事項
・freee人事労務、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
3.freee人事労務で従業員が登録されたらSmartHRの従業員管理表にも追加するテンプレートです
SmartHRに自動登録できるため、新入社員の入社手続きフローをスムーズに行えるでしょう。
手動で登録する作業を削減できるため、オンボーディングなど他の重要な業務に時間を活用することが可能になります。
■概要
freee人事労務で従業員が登録されたらSmartHRの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の管理でfreee人事労務を使用している方
・人事業務の効率化でfreee人事労務を活用している方
・freee人事労務の情報をSmartHRにも連携したい方
2.SmartHRを業務で活用している方
・freee人事労務とSmartHRのデータの整合性を取りたい方
・手動による入力作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務は人事業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、SmartHRにもfreee人事労務で登録したデータを手動で追加するのは手間だと感じているかもしれません。
SmartHRへの手動によるデータ入力を効率化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
freee人事労務で登録した従業員情報を自動でSmartHRに登録できるようになるため、手動による作業が不要となり、業務の効率化を図ることができます。
また、freee人事労務とSmartHRの情報がどちらも最新の状態となるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・freee人事労務、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
SmartHRで新しい従業員が登録後、自動的にfreee人事労務に追加できるため、手動で追加する作業を削減できます。
例えば、入社者が多い企業があったとしましょう。
手作業で情報を登録していると、時間や労力がかかると思います。
繁忙期には、他にも重要な業務があるため、作業が逼迫するかもしれません。
この自動化を取り入れることで、事務作業の負担を軽減できるでしょう。
これにより、効率的に入社手続きを行えるため、業務の効率化が期待できます。
SmartHRとfreee人事労務を連携することで、入社手続きフローを自動化できるでしょう。
例えば、手作業で行うと、「入力ミス」「登録漏れ」など、様々なヒューマンエラーが考えられます。
ミスがあると、新入社員の給与支払いが遅延するかもしれません。
SmartHRの情報をfreee人事労務に自動追加できれば、正確性の高い情報を両ツールで管理することができそうです。
これにより、スムーズに業務を進められ、作業の効率向上が期待できます。
SmartHRとfreee人事労務を連携すれば、情報の整合性を保つことが可能になります。
例えば従業員の入社が頻繁にある企業があるとしましょう。
人力で情報を追加している場合、情報の追加にズレが生じて、最新のデータではなくなるかもしれません。
自動追加できれば、いつでもフレッシュな情報を確認することができます。
これにより、安定した情報をもとに業務を進められそうです。
SmartHRとfreee人事労務の連携により、手作業で情報を追加する手間や、ヒューマンエラーを削減できるため、業務の効率化を図れそうです。
情報の整合性を保つことができるため、業務を円滑に進められるでしょう。
Yoomを活用すれば、ノーコードで自動化できるフローボットを作成したり、アプリの連携が行えます。
プログラミングスキルがなくても、簡単操作できるのがYoomの魅力ですね！
この機会にSmartHRとfreee人事労務を連携して、情報を自動追加してみませんか？
