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在籍証明書の発行を急ぎで行わなければいけない場合に、手動で作業を行っていると手間と時間がかかり、非効率的です。
SmartHRとTalknoteを連携し、在籍証明書の発行と通知を自動化することで、業務スピードを向上できるかもしれません。
これにより、SmartHRの従業員情報を基に在籍証明書を発行できるため、正確に作成できます。
本記事では、SmartHRとTalknoteを連携するメリットと自動化の設定方法を紹介します。
金融機関の契約更新や海外出張など、在籍証明書が急ぎで必要な状況はたびたび訪れるでしょう。
従来のように手作業で在籍証明書を発行し、通知する方法は効率的とは言えず、担当者の負担も大きくなります。
一方で、SmartHRとTalknoteを連携し、SmartHRの従業員情報に基づいて在籍証明書を発行し、Talknoteに通知する自動化を活用すれば、その課題を解消できます。
たとえば、契約更新の締め切りが迫る場合でも、スピーディーに在籍証明書を発行できるため、手続きが遅れる心配がなくなるでしょう。
手作業による在籍証明書発行時のヒューマンエラーは、避けられません。
しかし、SmartHRとTalknoteを連携し、在籍証明書の発行から通知までを自動化すれば、正確な情報に基づいて作成できます。
たとえば、ローンを申請する際に、間違った情報を記載してしまうと修正作業が伴い、遅延のリスクが高くなります。
そんなリスクを防ぐためには、自動化を導入することが非常に有効です。
この自動化により、在籍証明書の発行や通知ミスがなくなり、スムーズな業務を実現できそうです。
複数の拠点で企業を展開している場合、拠点によって在籍証明書の発行プロセスが異なることがあり、在籍証明書の管理がしにくくなるでしょう。
この問題を解決するために、SmartHRとTalknoteを連携して発行から通知までを自動化し、一元化するのがおすすめです。
たとえば、一連の流れを自動化すれば、どの拠点でも同じシステムを通じて在籍証明書を発行できるため、発行プロセスが統一されます。
さらに、Talknoteの通知先を従業員と管理者のチャンネルに設定すれば、発行状況を可視化でき、管理が容易になるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「SmartHRの情報で在籍証明書を発行しTalknoteに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
SmartHRの従業員情報をAPIで受け取り、在籍証明書を発行し、TalknoteのAPIを介して通知することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
従業員からの在籍証明書の発行依頼に対し、都度SmartHRで情報を確認しながら手作業で書類を作成していませんか。定型的ながらも正確性が求められるこの業務は、人事労務担当者にとって負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックでGoogleドキュメントの在籍証明書を自動発行し、その旨をTalknoteへ通知できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SmartHRとTalknoteをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定が容易になります。
まず、SmartHRのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧が表示されるので、SmartHR（OAuth）を探すか、「アプリ名で検索」で検索します。
以下の画面が表示されるので、「サブドメイン」を設定してください。
次に、Googleドキュメントで書類を発行する設定を行うので、Googleドキュメントのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様に、検索欄からGoogleドキュメントを検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、Googleドキュメントにログインしましょう。
次に、Talknoteのマイアプリ登録を行います。
Talknoteを検索欄で検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、「クライアントID」と「クライアントシークレット」を設定しましょう。
こちらのページを参照し、設定を行ってください。
SmartHR、Google ドキュメント、Talknoteがマイアプリに表示されていれば、これで登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
従業員からの在籍証明書の発行依頼に対し、都度SmartHRで情報を確認しながら手作業で書類を作成していませんか。定型的ながらも正確性が求められるこの業務は、人事労務担当者にとって負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックでGoogleドキュメントの在籍証明書を自動発行し、その旨をTalknoteへ通知できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更します。
まず、SmartHRのWebページを開いた状態で拡張機能からYoomのフローボットを起動する設定を行うため、「従業員ページから起動」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
Chrome拡張機能の詳しい設定方法をこちらから確認しましょう。
まだChrome拡張機能をインストールしていない方は、こちらのページからインストールしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の設定方法を確認しましょう。
次に、「起動ページのURLサンプル」の設定を行ってください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、Googleドキュメントの設定を行うため、「書類を発行する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
Googleドキュメントに移動して、在籍証明書の雛形書類を準備してください。
こちらを参照して設定しましょう。
以下は例ですので、任意で設定してください。
Yoom画面に戻り、「雛形書類の連携」を設定しましょう。
スクロールし、「発行書類」の設定を行います。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は候補から選択してください。
枠内をクリックすることで候補が表示されます。
「出力ファイル名」を設定しましょう。
「従業員ページから起動」のアウトプットを活用すれば、従業員の氏名がファイル名として使用されます。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすることで表示されます。
以下の設定方法を確認しましょう。
こちらでは、従業員ごとに在籍証明書を置換する設定を行います。
雛形書類に記載した項目名が「置換対象の文字列」に表示されます。
「従業員ページから起動」のアウトプットから該当する項目を設定してください。
同様に他の項目も設定を行うと、以下のように表示されます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、Talknoteの設定を行うため、「スレッドにメッセージを投稿」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、候補から「スレッドID」を選択します。
スクロールし、「メッセージ内容」を設定してください。
「従業員ページから起動」、「書類を発行する」のアウトプットを活用して設定します。
以下は例ですので、ご自由に設定してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
従業員からの在籍証明書の発行依頼に対し、都度SmartHRで情報を確認しながら手作業で書類を作成していませんか。定型的ながらも正確性が求められるこの業務は、人事労務担当者にとって負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックでGoogleドキュメントの在籍証明書を自動発行し、その旨をTalknoteへ通知できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもSmartHRを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに自動送信するフローです。
SmartHRに登録された従業員情報をGmailで共有できるため、後続業務が進めやすくなるでしょう。
Gmail上で従業員情報を把握できるため、アプリ間の移動を減らせます。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をGmailで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知メール作成の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用している経営者・管理者
・新規従業員登録を把握し、歓迎メッセージを送りたい方
・従業員情報をGmailで確認し、人事管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRへの登録と同時にGmailで通知を受け取ることで、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Gmail通知によって情報伝達を自動化することができます。
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でGmailに通知メールが送信されるため、手作業での通知が不要となり業務効率が向上に繋がります。
■注意事項
・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
2.SmartHRで従業員が削除されたら、自動的にMicrosoft Teamsに通知するフローです。
従業員の登録だけでなく、削除された際も自動的に通知できます。
チーム内で従業員の退職情報をスピーディーに把握したい方におすすめです。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたら、Microsoft Teamsのチャネルに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・従業員削除の情報を関係部署や担当者に迅速に通知したい方
・従業員削除に伴う手続き（アカウント削除、退職処理など）をスムーズに進めたい方
・手作業によるMicrosoft Teamsのチャネルへの通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・チームメンバーの異動や退職情報を把握し、チーム編成や業務分担の調整を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
・従業員がSmartHRから削除されたタイミングで自動的にMicrosoft Teamsのチャネルに通知が届くことにより、人事担当者以外にも関係部署やチームメンバー全員が迅速に退職者の情報を把握することができます。
・手入力でのMicrosoft Teamsのチャネルへの通知や情報共有が不要になるため、人事担当者の負担を軽減し、他の業務に時間を割くことができ業務の効率化になります。
・従業員削除の情報Microsoft Teamsで共有することによって、関係者への情報伝達がスムーズになり、退職手続きの遅延を防ぐことができます。
・Microsoft Teams上で退職者に関する情報共有や引き継ぎ事項の確認など、コミュニケーションを円滑に行うことができます。
・退職者のアカウント情報を速やかに把握することにより、必要なアクセス権限の削除などの対応を迅速に行うことができ、不正アクセスのリスクを低減できます。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を自動登録するフローです。
kintoneに登録された従業員情報を基に、SmartHRに登録できるため、転記作業が不要になります。
手作業での登録が不要になり、ヒューマンエラーを防止できます。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで従業員管理を行う方
・従業員の情報登録を行い手続きを行う方
・人事情報の可視化に活用している方
2.SmartHRで人事業務を行なっている方
・従業員の勤怠管理に使用している方
・入退社に伴う手続きを行う方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは従業員名簿として使用することで、情報の一元管理ができるツールです。
さらにSmartHRで勤怠管理や手続きを行うことで、業務進行を円滑にします。
しかし、kintoneの従業員情報を再度手入力でSmartHRに登録するのは、業務フローの改善を阻害する可能性があります。
このフローでは、kintoneの従業員情報の登録をトリガーにして、自動でSmartHRに情報追加を行い、手入力を省きます。
これまで手入力で起きていた入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の効率化をすることができます。
また手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体がコア業務に注力でき生産性向上に繋げることができます。
■注意事項
・kintone、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
在籍証明書の発行と通知を正確に行うことは、非常に重要です。
SmartHRとTalknoteを連携し、自動化することで手作業が不要になるため、在籍証明書の発行や通知ミスを未然に防ぐことができるでしょう。
また、プロセスを一元化できるため、異なる拠点での業務のバラつきを解消できます。
これにより、従業員と管理者の両方が安心して業務を進められるでしょう。
今回ご紹介したテンプレートを活用し、正確に在籍証明書の発行を行ってください。
