SmartHRとTalknoteを連携して、SmartHRの情報に基づいて在籍証明書を発行しTalknoteに自動通知する方法

ステップ1:SmartHRとTalknoteをマイアプリ登録

SmartHRとTalknoteをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定が容易になります。

まず、SmartHRのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧が表示されるので、SmartHR（OAuth）を探すか、「アプリ名で検索」で検索します。

以下の画面が表示されるので、「サブドメイン」を設定してください。

次に、Googleドキュメントで書類を発行する設定を行うので、Googleドキュメントのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様に、検索欄からGoogleドキュメントを検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、Googleドキュメントにログインしましょう。

次に、Talknoteのマイアプリ登録を行います。
Talknoteを検索欄で検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、「クライアントID」と「クライアントシークレット」を設定しましょう。
こちらのページを参照し、設定を行ってください。

SmartHR、Google ドキュメント、Talknoteがマイアプリに表示されていれば、これで登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更します。
まず、SmartHRのWebページを開いた状態で拡張機能からYoomのフローボットを起動する設定を行うため、「従業員ページから起動」をクリックしましょう。

ステップ3:フローの起点となるSmartHRのトリガー設定とその後に続くSlackのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
Chrome拡張機能の詳しい設定方法をこちらから確認しましょう。
まだChrome拡張機能をインストールしていない方は、こちらのページからインストールしてください。

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→変更可能
• 「SmartHR(OAuth)と連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「拡張機能から起動する際のアクション」→従業員ページから起動
  

以下の設定方法を確認しましょう。

次に、「起動ページのURLサンプル」の設定を行ってください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Googleドキュメントの設定を行うため、「書類を発行する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→変更可能
• 「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認

Googleドキュメントに移動して、在籍証明書の雛形書類を準備してください。
こちらを参照して設定しましょう。
以下は例ですので、任意で設定してください。

Yoom画面に戻り、「雛形書類の連携」を設定しましょう。

スクロールし、「発行書類」の設定を行います。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は候補から選択してください。
枠内をクリックすることで候補が表示されます。

「出力ファイル名」を設定しましょう。
「従業員ページから起動」のアウトプットを活用すれば、従業員の氏名がファイル名として使用されます。
以下は例ですので、任意で設定しましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすることで表示されます。

以下の設定方法を確認しましょう。

こちらでは、従業員ごとに在籍証明書を置換する設定を行います。
雛形書類に記載した項目名が「置換対象の文字列」に表示されます。
「従業員ページから起動」のアウトプットから該当する項目を設定してください。

同様に他の項目も設定を行うと、以下のように表示されます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、Talknoteの設定を行うため、「スレッドにメッセージを投稿」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→変更可能
• 「Talknoteと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「アクション」→スレッドにメッセージを投稿
  

以下の画面が表示されるので、候補から「スレッドID」を選択します。

スクロールし、「メッセージ内容」を設定してください。
「従業員ページから起動」、「書類を発行する」のアウトプットを活用して設定します。
以下は例ですので、ご自由に設定してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、SmartHRとTalknoteの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のSmartHRを使った自動化の例

他にもSmartHRを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

‍1.SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに自動送信するフローです。
SmartHRに登録された従業員情報をGmailで共有できるため、後続業務が進めやすくなるでしょう。
Gmail上で従業員情報を把握できるため、アプリ間の移動を減らせます。

2.SmartHRで従業員が削除されたら、自動的にMicrosoft Teamsに通知するフローです。
従業員の登録だけでなく、削除された際も自動的に通知できます。
チーム内で従業員の退職情報をスピーディーに把握したい方におすすめです。

3.kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を自動登録するフローです。
kintoneに登録された従業員情報を基に、SmartHRに登録できるため、転記作業が不要になります。
手作業での登録が不要になり、ヒューマンエラーを防止できます。

まとめ

在籍証明書の発行と通知を正確に行うことは、非常に重要です。
SmartHRとTalknoteを連携し、自動化することで手作業が不要になるため、在籍証明書の発行や通知ミスを未然に防ぐことができるでしょう。
また、プロセスを一元化できるため、異なる拠点での業務のバラつきを解消できます。
これにより、従業員と管理者の両方が安心して業務を進められるでしょう。
今回ご紹介したテンプレートを活用し、正確に在籍証明書の発行を行ってください。