SmartHRとLINE WORKSを連携して、SmartHRで従業員が削除されたら、LINE WORKSに通知する方法

ステップ1：SmartHRとLINE WORKSをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、SmartHRのマイアプリ登録から行いましょう。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にSmartHRと入力し、表示された候補から「SmartHR」を選択します。

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続いて、LINE WORKSを登録しましょう。
先ほど同様に、検索窓にLINE WORKSと入力し、表示された候補から「LINE WORKS」を選択します。
以下の画面が表示されたら、「クライアントID」「クライアントシークレット」「スコープ」を設定し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい連携方法はこちらをご確認ください。

マイアプリにSmartHRとLINE WORKSが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：SmartHR「従業員が削除されたら」のトリガーを設定

ここからは自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。
最初にSmartHRの設定を行うため、「従業員が削除されたら」をクリックしましょう。

クリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「SmartHRと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→従業員が削除されたら

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細の設定を行いましょう。

「サブドメイン」→URLから取得し設定してください

設定完了後「テスト」を実行し、成功したら「次へ」をクリックしましょう。

SmartHRで実際に従業員を削除し、Yoomで「テスト」を実行します。

「テスト」が成功すると下記のようなアウトプットが取得できます。
取得できたアウトプットはフローの設定に使用したり、メッセージで送信する内容をして使用できたりしますよ。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

最後に「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3：LINE WORKS「LINE WORKSに通知する」のアクションを設定

LINE WORKSに通知を行うための設定をしましょう。
「LINE WORKSに通知する」をクリックしたら、下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「LINE WORKSと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→トークルームにメッセージを送信

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

下記の画面が表示されたら、「ボットID」を候補から設定しましょう。

「トークルームID」は、LINE WORKSのトークルームでチャンネルIDを取得し、設定しましょう。
最後に「メッセージ」を任意で設定します。
今回は以下のように設定を行いました。
トリガーアクションで取得したアウトプットを設定することで、通知内容に具体性を持たせることができます。

設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。

「テスト」が成功すると、以下のようにLINE WORKSに送信されますよ！
成功したら、Yoomで「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ4：SmartHRとLINE WORKSの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

さらに自動化するには

他のアプリでも削除を実行する

他のアプリでも従業員の情報を管理している場合、「レコードの削除」のアクションがあればこのフローに追加することで削除可能です。
例えば、Google スプレッドシートの場合は、以下のように社員番号のアウトプットを活用して従業員の検索を行い、削除を実行できます。
もしも、連携しているデータベースで「削除」のアクションがある場合は連携してみてはいかがでしょうか！

削除の履歴をデータベースで管理する

「削除」が実行されたことをデータベースに登録するのはいかがでしょうか？
フローが起動した際に、基本情報の箇所に「フローボット起動日時」というアウトプットがあります。
従業員の氏名や社員番号と合わせて「起動時間」をレコード追加することで、削除された履歴を正確に残すことができますよ。

SmartHR・LINE WORKSを使ったその他の自動化例

他にもSmartHRを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.SmartHRの情報で在籍証明書を発行しLINE WORKSに通知する

最初に紹介するのは、在籍証明書の発行を自動で行うフローです。SmartHRの従業員情報のページからフローを起動させることで、在籍証明書の発行をシームレスに行うことができるでしょう。

2.SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をLINE WORKSで通知する

次に紹介するフローは、退職者の情報を部署ごとに通知内容を切り替えて通知するフローです。伝達遅延や漏れを防ぎ、業務引き継ぎの準備や退職手続きなどをスムーズに実行できるでしょう。

3.SmartHRに従業員が登録されたらGoogleアカウントを発行

最後に紹介するのは、従業員の登録があったらGoogleアカウントを自動で発行するフローです。業務に必要なアカウントを自動で発行完了することで、新入社員の業務へのアクセス性を高めるでしょう。

SmartHRとLINE WORKSを連携するメリットと具体例

メリット1：通知の効率化

SmartHRで従業員が削除された際、LINE WORKSに通知することで、関係者が即座に情報を把握できます。例えば、多くの従業員を雇い入れる企業では、採用後に直前で辞退するケースがあり、労働実績のない人のデータが登録されることがあります。そのようなデータに関して、業務で使用する予定だったアカウント削除、社内ツールのアクセス権限変更などの各種業務を手作業で行うと、対応漏れのリスクが高まります。この連携を導入することで、IT部門や人事担当者が迅速に対応を進めやすくなり、業務の漏れ防止につながるでしょう。また、システム管理者が即座に各種アカウントの無効化や削除を進めやすくなり、未使用アカウントによる不正アクセスのリスクを低減し、企業のセキュリティ強化が期待できるかもしれません。

メリット2：チャットツールによる完了履歴

従業員情報をSmartHRで削除すると、全てのデータが完全に削除されます。この連携を活用し、SmartHRで従業員情報の削除が行われたことをLINE WORKSに通知することで、どの情報が削除完了したのか、チャットの履歴を検索するだけで確認することができるでしょう。例えば、GDPRなどの個人情報保護法に基づく権利に伴う個人情報削除の依頼が管理者からきたら、労務担当者は従業員の削除を実行するだけで、自動で完了報告を終えることができます。法的な対応をスムーズに実行することで、企業としてのリスクを回避することができるでしょう。

メリット3：情報共有の円滑化

従業員の情報がSmartHRで削除されると、LINE WORKSで関係者に自動で通知が送られるため、複数の部署間での情報共有がスムーズになります。例えば、人事部門だけでなく、経理部門やシステム管理部門、直属の上司なども同時に情報を受け取ることで、それぞれの役割に応じた対応が可能になるでしょう。従業員の登録の誤りに伴う処理をスピーディーに完了することで、SmartHR以外のアプリに情報が登録されている場合でも削除の対応を依頼することができ、組織全体の業務効率化につながることが見込めます。特に人事労務部門の担当者は、この連携によって業務完了スピードの向上により効率化が期待できます。

まとめ

SmartHRとLINE WORKSを連携することで、削除した従業員情報を自動的に関係者へ通知する仕組みを構築できるでしょう。この自動化により、対応の漏れ防止や管理工数の削減、情報共有の円滑化が期待できます。効率的に情報が周知されることで、関連する業務のスピードアップを図ることにつながるでしょう。従業員の出入りが多い企業や、データ管理の効率化を図りたい方は、ぜひYoomを活用して自動化を取り入れてみてくださいね。