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複数の部署があると、ツールも複数使用していませんか？
しかし、情報を統一させるためには手作業で各ツールに入力が必要となるため、手間がかかります。
そんな時は、SmartHRとMicrosoft Excel連携させて自動化してしまいましょう！
本記事では、SmartHRとMicrosoft Excelを連携させ、従業員が登録されたらMicrosoft Excel管理表に追加する方法とそのメリットを詳しく紹介します。
それでは、この連携がもたらす具体的なメリットから紹介します。
SmartHRで従業員が登録された際に、Microsoft Excelの管理表にも自動で追加されることで、データが一元管理されます。これにより、Excel上での手動入力が不要となり、リアルタイムで最新の従業員情報が反映されるため、データの遅れや入力ミスを防止できます。
特に複数の部署やチームで情報を共有する際に、常に最新のデータで作業ができることは、業務に役立つでしょう。
従業員情報の登録作業を自動化することで、Excelへの手動入力の手間が大幅に削減されます。
これにより、データの正確性が向上するため、後から修正や確認作業の時間を減らし、業務全体の効率が向上することが期待できます。空いた時間を他の業務に回せるため、余裕を持った作業をすることができそうですね！
[Yoomとは]
それでは、実際にテンプレートを使用して「SmartHRで従業員が登録されるとMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加する」フローを一緒に作っていきましょう！
今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社関連の手続きを行う方
・従業員の情報を蓄積している方
2.Microsoft Excelを使ってデータを整理している方
・従業員の一覧表を作成している方
・従業員に関する資料を情報と同時にシート上で管理し業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員の情報を本人に登録依頼できるため、労務管理を効率化できるツールです。
さらにMicrosoft Excelを併用することで集計や分析業務を効率化できます。
しかし、SmartHRで登録された従業員情報を手作業でMicrosoft Excelに入力するのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
入力作業に手間と時間をかけたくないと考える方に、このフローは適しています。
このテンプレートを活用すると、SmartHRで従業員の登録後自動でMicrosoft Excelの従業員管理表に従業員を追加するため、入力ミスやデータの転記漏れを防ぎます。
また、手作業の時間を省くことで、チーム全体がコア業務に注力することができ、業務効率化につながります。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐに始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、SmartHRをクリックします。
(3)SmartHRの新規登録画面より、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
SmartHRのマイアプリ登録方法は下記のサイトよりご確認ください。
(4)次にMicrosoft Excelの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からMicrosoft Excelをクリックします。
(5)サインイン画面が出てきます。アカウントを入力後、「次へ」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにSmartHRとMicrosoft Excelが登録されます。
これで、マイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社関連の手続きを行う方
・従業員の情報を蓄積している方
2.Microsoft Excelを使ってデータを整理している方
・従業員の一覧表を作成している方
・従業員に関する資料を情報と同時にシート上で管理し業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員の情報を本人に登録依頼できるため、労務管理を効率化できるツールです。
さらにMicrosoft Excelを併用することで集計や分析業務を効率化できます。
しかし、SmartHRで登録された従業員情報を手作業でMicrosoft Excelに入力するのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
入力作業に手間と時間をかけたくないと考える方に、このフローは適しています。
このテンプレートを活用すると、SmartHRで従業員の登録後自動でMicrosoft Excelの従業員管理表に従業員を追加するため、入力ミスやデータの転記漏れを防ぎます。
また、手作業の時間を省くことで、チーム全体がコア業務に注力することができ、業務効率化につながります。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
アプリトリガーの「従業員が新たに登録されたら（Webhook起動）」をクリックします。
(2)SmartHRの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、SmartHRと連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションは「従業員が新たに登録されたら（Webhook起動）」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、SmartHRの管理画面で設定を行います。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次にMicrosoft Excelのデータベースを操作します。
「レコードを追加する」をクリックします。
(2)「データベースの連携」画面から、Microsoft Excelと連携するアカウント情報を確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。
下へ進み、ファイルの保存場所、サイトID、ファイル名（任意）、アイテムID、シート名、、テーブル範囲を入力します。
・ファイルの保存場所：プルダウンで選択
・サイトID：候補から選択
・ファイル名（任意）：直接入力
・アイテムID：候補から選択
・テーブル範囲：直接入力
入力が完了したら「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、各項目をアウトプットより選択します。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後にメールトリガーをOFFからONに変更します。
これで、「SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加する」フローボットの完成です。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社関連の手続きを行う方
・従業員の情報を蓄積している方
2.Microsoft Excelを使ってデータを整理している方
・従業員の一覧表を作成している方
・従業員に関する資料を情報と同時にシート上で管理し業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員の情報を本人に登録依頼できるため、労務管理を効率化できるツールです。
さらにMicrosoft Excelを併用することで集計や分析業務を効率化できます。
しかし、SmartHRで登録された従業員情報を手作業でMicrosoft Excelに入力するのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
入力作業に手間と時間をかけたくないと考える方に、このフローは適しています。
このテンプレートを活用すると、SmartHRで従業員の登録後自動でMicrosoft Excelの従業員管理表に従業員を追加するため、入力ミスやデータの転記漏れを防ぎます。
また、手作業の時間を省くことで、チーム全体がコア業務に注力することができ、業務効率化につながります。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomでは他にもSmartHRとMicrosoft Excelを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.SmartHRに従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
先ほど紹介したテンプレートは、「SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Excelの従業員管理表にも追加する」でしたが、このテンプレートはSmartHRに従業員の登録をすると、自動でMicrosoft Teamsに通知が送られます。新規メンバーの情報をチームに共有したい方におすすめです。
また、送り先やメッセージの内容も自由にカスタマイズできます。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をMicrosoft Teamsで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをMicrosoft Teamsで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でMicrosoft Teamsに通知されるため手作業が不要になり、業務効率の向上に繋がります。
・Microsoft Teamsのチャットや会議機能と連携することで、入社手続きの進捗管理や情報共有を効率化することができます。
・必要な情報をMicrosoft Teamsで共有することで、入社手続きをスムーズに進めることができます。
・手入力による情報伝達に伴うミスを削減し、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.SmartHRに従業員が登録されたらGoogleアカウントを発行
新入社員が複数いる場合、手動でアカウントを発行するのは手間がかかりませんか？
このテンプレートを使用することで、SmartHRに従業員登録された際に、自動でGoogleアカウントを発行することが可能です。さらに、このテンプレートにコミュニケーションツールを追加すれば、アカウントが発行されたことを通知することもできます。
■概要
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、Google Workspace内に該当の従業員用のアカウントを自動で発行します。
Google Workspaceにアクセスしなくても自動的にアカウント発行が可能です。
アカウント名やパスワードの設定は自由にカスタマイズ可能です。アカウント発行後にオペレーションを追加すれば、作成したアカウント情報をメールで従業員に送付するといったことも可能です。
■設定方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、SmartHR（OAuth）を押して、以下の設定を行い保存します。
・トリガーアクション：従業員情報が登録されたらを選択します。
・サブドメイン：SmartHRのURL上にサブドメインをコピーアンドペーストし、テストします。
・次ページ：テストを押し、登録情報が取得できたら保存します。
※一度も従業員登録を行っていない場合、次ページのテストでレスポンスが返らないため、デモで従業員登録を行った上で再度テストしてください。
②＋マークを押し、アプリ連携するオペレーションからGoogleWorkspaceを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：新規ユーザーを追加・各必須項目：姓名やアドレス等は①で取得したアウトプットを埋め込みます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
■注意事項
・SmartHRとGoogle WorkspaceそれぞれでYoomとの連携が必要です。
※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
・従業員の氏名やメールアドレスを適切に設定してご利用ください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
3. Google フォームの回答をMicrosoft Excelに登録する
このテンプレートは、Microsoft Excelに情報を一元管理したい方におすすめです。
Google フォームとMicrosoft Excelを連携することで、 Google フォームに回答が入力されると、自動でMicrosoft Excelに情報が反映されます。 Google フォームの内容をMicrosoft Excelに転記する手間を減らすことが期待できます。
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、コピー＆ペーストのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、自動でMicrosoft Excelの指定したシートに行が追加されるため、こうしたデータ入力の手間やヒューマンエラーを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもSmartHRとMicrosoft Excelのテンプレートを見たい方は下のサイトからご確認ください！
Microsoft Excelを使用したフローボットテンプレート一覧
SmartHRとMicrosoft Excelを連携することで、労務管理がもっとスムーズに、正確になりそうですね！
手動作業がぐっと減って、最新のデータをすぐ活用できるから、仕事全体の効率もアップできそうです。
Yoomはノーコードツールなので、簡単に自動化できて作業の手間をぐっと減らすことが期待できます。
複数の部門で同じデータを使いたい場合や、手動での入力作業を減らしたい方は、ぜひYoomを試してみてください！
下のフォームから、2週間無料でお試しできます。
