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SmartHRとAirtableを連携して、SmartHRでの従業員情報が更新されたらAirtableに従業員管理台帳を更新する方法
従業員情報の管理でSmartHRを活用している方の中には、Airtableへのデータ更新を手作業で行う手間に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。特に、苗字や住所など変わりがちな情報が変更されるとその都度データの反映が必要となり、更新ミスのリスクも伴います。
そこで、Yoomを使ったSmartHRとAirtableのアプリ連携が役立ちます。この連携により、SmartHRでの情報更新が自動でAirtableの台帳に反映されるようになり、データ管理の手間が軽減されることが期待できます。さらに、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、今日から業務効率化を目指しましょう！
SmartHRとAirtableを連携するメリット
メリット1: 従業員データの一元管理による更新ミスの防止
SmartHRで従業員情報が更新されると、自動的にAirtableの管理台帳も最新の情報に更新されます。これにより、情報の一元管理が可能になり、手作業でのデータ移行や更新ミスが防止されます。従業員情報が頻繁に変更される企業では、手動更新作業が多くなり、その都度Airtableでの修正を行うのは手間がかかります。この連携により、Airtableで管理するのと同様に簡単に最新のデータを維持できるため、ミスが減り、業務の効率化が期待できます。
メリット2: 情報共有の効率化
従業員情報が変更された際、関連するチームや担当者にその都度知らせる必要がある場合があります。しかし、この連携を活用すれば、Airtableの情報が最新に保たれるため、個別の情報共有の手間。たとえば、新入社員の情報がSmartHRに登録された際、自動的にAirtableに反映されることで、人事部門や経理部門での情報共有がスムーズに行われます。
[Yoomとは]
SmartHRとAirtableの連携フローの作り方
では、Yoomを使ってフローの設定をしてみましょう。
今回解説するフローは「SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新する」というものです。
- YoomとSmartHR・Airtableをマイアプリ連携
- SmartHRでアプリトリガー設定
- Airtableでレコード更新のための設定
事前準備のマイアプリ連携を含めても、3ステップで完了します！
画像付きで解説していくので、下のバナーの「試してみる」からテンプレートをコピーしておきましょう。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理でSmartHRを利用している方
・自社の従業員情報の管理でSmartHRを活用している人事部門の方
・従業員情報をAirtableにも連携して管理している方
2.管理業務でAirtableを活用している方
・Airtableへの従業員情報の更新を手動で行っている方
・SmartHRとAirtableの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報をクラウドで管理でき、人事労務に関わる業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、SmartHRで管理している従業員情報をAirtableに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されるとAirtableの従業員管理台帳も自動で更新することができます。
部門間で異なるツールを使用している場合でも、シームレスに従業員情報の同期を図ることができるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで従業員情報の更新内容をチームメンバーと共有することもできます。
■注意事項
・SmartHR、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理でSmartHRを利用している方
・自社の従業員情報の管理でSmartHRを活用している人事部門の方
・従業員情報をAirtableにも連携して管理している方
2.管理業務でAirtableを活用している方
・Airtableへの従業員情報の更新を手動で行っている方
・SmartHRとAirtableの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報をクラウドで管理でき、人事労務に関わる業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、SmartHRで管理している従業員情報をAirtableに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されるとAirtableの従業員管理台帳も自動で更新することができます。
部門間で異なるツールを使用している場合でも、シームレスに従業員情報の同期を図ることができるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで従業員情報の更新内容をチームメンバーと共有することもできます。
■注意事項
・SmartHR、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：SmartHRとAirtableをマイアプリ連携
まず、Yoomと今回使用するアプリを連携させましょう。
Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」→「＋新規接続」とクリックしてください。
SmartHRとAirtableをそれぞれ検索して、表示された内容に沿って入力を進めていきます。
各アプリでアクセストークンの入力が必要なので、以下のリンクを参考にしながら進めてください。
SmartHRのマイアプリ登録方法
Airtableのマイアプリ登録方法
連携が完了すると、マイアプリ一覧に表示されるので確認しましょう。
SmartHRの連携も確認ができたら、マイアプリ連携は完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理でSmartHRを利用している方
・自社の従業員情報の管理でSmartHRを活用している人事部門の方
・従業員情報をAirtableにも連携して管理している方
2.管理業務でAirtableを活用している方
・Airtableへの従業員情報の更新を手動で行っている方
・SmartHRとAirtableの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報をクラウドで管理でき、人事労務に関わる業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、SmartHRで管理している従業員情報をAirtableに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されるとAirtableの従業員管理台帳も自動で更新することができます。
部門間で異なるツールを使用している場合でも、シームレスに従業員情報の同期を図ることができるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで従業員情報の更新内容をチームメンバーと共有することもできます。
■注意事項
・SmartHR、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理でSmartHRを利用している方
・自社の従業員情報の管理でSmartHRを活用している人事部門の方
・従業員情報をAirtableにも連携して管理している方
2.管理業務でAirtableを活用している方
・Airtableへの従業員情報の更新を手動で行っている方
・SmartHRとAirtableの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報をクラウドで管理でき、人事労務に関わる業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、SmartHRで管理している従業員情報をAirtableに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されるとAirtableの従業員管理台帳も自動で更新することができます。
部門間で異なるツールを使用している場合でも、シームレスに従業員情報の同期を図ることができるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで従業員情報の更新内容をチームメンバーと共有することもできます。
■注意事項
・SmartHR、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
ステップ２:SmartHRでアプリトリガー設定
ここからは具体的な設定に移ります。先ほどコピーしておいたテンプレートの1番目「従業員情報が更新されたら」をクリックしてください。
最初のページでは、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。
タイトルは、ご自身のわかりやすいものに変更可能ですがトリガーアクションの変更は不可です。
アカウント情報の確認ができたら、次へ進みましょう。
次のページではWebhookの設定を行います。
表示されたURLをコピーして、SmartHRの管理画面で設定します。詳しくは公式HPを確認してください。
設定後「テスト」をクリックすると、正しく設定されていればアウトプットが取得できます。
ここまで確認出来たら「保存する」でアプリトリガー設定は完了です。
ステップ３：Airtableでレコード更新の設定
続いて「レコードを更新」の設定に移ります。
最初のページでは、SmartHRと同様でマイアプリ連携をしているアカウント情報を確認し、次へ進みます。
次のページでは、レコード更新する場所を指定します。
URLから取得するなどして、それぞれの項目を埋めます。
フィールド名は、各列の項目名を指しています。(下記画像赤枠部分)
必要な項目をすべて入力出来たら「テスト」をクリックしてアウトプットを取得します。
ここまで確認ができたら「保存する」ですべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。
これでSmartHRで従業員情報が更新されたら、Airtableでの従業員台帳が自動で更新されるようになりました。
今回使用したフローボットテンプレート
SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新する
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理でSmartHRを利用している方
・自社の従業員情報の管理でSmartHRを活用している人事部門の方
・従業員情報をAirtableにも連携して管理している方
2.管理業務でAirtableを活用している方
・Airtableへの従業員情報の更新を手動で行っている方
・SmartHRとAirtableの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報をクラウドで管理でき、人事労務に関わる業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、SmartHRで管理している従業員情報をAirtableに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されるとAirtableの従業員管理台帳も自動で更新することができます。
部門間で異なるツールを使用している場合でも、シームレスに従業員情報の同期を図ることができるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで従業員情報の更新内容をチームメンバーと共有することもできます。
■注意事項
・SmartHR、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理でSmartHRを利用している方
・自社の従業員情報の管理でSmartHRを活用している人事部門の方
・従業員情報をAirtableにも連携して管理している方
2.管理業務でAirtableを活用している方
・Airtableへの従業員情報の更新を手動で行っている方
・SmartHRとAirtableの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報をクラウドで管理でき、人事労務に関わる業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、SmartHRで管理している従業員情報をAirtableに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されるとAirtableの従業員管理台帳も自動で更新することができます。
部門間で異なるツールを使用している場合でも、シームレスに従業員情報の同期を図ることができるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで従業員情報の更新内容をチームメンバーと共有することもできます。
■注意事項
・SmartHR、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
SmartHR・Airtableを使ったその他の自動化例
ほかにもSmartHRとAirtableを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので紹介します。
1.SmartHRはアプリ連携することで従業員の登録・削除で通知を受け取ることができます。たとえば、普段コミュニケーションツールとして使用しているGoogle Chatと連携すると、見落としの減少が期待できますね。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、GoogleChatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録をGoogle Chatで関係部署や担当者に迅速に通知したい方
・従業員情報をGoogle Chatで共有し、入社手続きをスムーズに進めたい方
・手作業での通知の手間を省き、業務効率を向上させたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチームメンバーに共有し、歓迎ムードを高めたい方
・入社日に合わせたタスクやイベントのリマインダーをGoogle Chatで自動送信したい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRに従業員が登録されたら直ぐにGoogle Chatに通知が届くため、迅速な対応が可能となり情報伝達がスムーズに行くことで入社手続きの遅延を防ぎます。
・Google Chatに通知することによって、担当者はSmartHRにアクセスすることなく、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・手作業でのGoogle Chatへの通知や情報共有が不要になるため、人事担当者の負担を軽減することができ、他の業務に時間を割くことができます。
・手入力による情報伝達に伴うミスを削減して、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、GoogleChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたら、Google Chatのスペースに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouCanBookMeとGoogle Chatを併用している方
・YouCanBookMeで予約受付を行い、Google Chatのスペースで顧客やチームメンバーとコミュニケーションを取っている方
・新しい予定が入ったことをGoogle Chatのスペースでリアルタイムに通知し、迅速な対応をしたい方
・予定情報をGoogle Chatで共有し、チーム全体の連携を強化したい方
2.Google Chatを活用している企業やチーム
・Google Chatを導入している企業
・日常的にGoogle Chatを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているチームメンバー
■このテンプレートを使うメリット
・YouCanBookMeで新しい予定が登録されたら、直ぐにGoogle Chatのスペースに通知が届くため、予定の見逃しを防ぐことができ、迅速な対応が可能となります。
・手入力での通知や情報共有が不要になるため、他の業務に時間を割くことができ業務の効率化になります。
・予定情報をGoogle Chatで共有することによりチームメンバー間での情報連携がスムーズになり、ダブルブッキングや対応の漏れを防ぐことができます。
・Google Chatのスペースへの通知内容や通知先のチャットルームなどを自由にカスタマイズできるため、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
■注意事項
・YouCanBookMe、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・YouCanBookMeのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、GoogleChatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録をGoogle Chatで関係部署や担当者に迅速に通知したい方
・従業員情報をGoogle Chatで共有し、入社手続きをスムーズに進めたい方
・手作業での通知の手間を省き、業務効率を向上させたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチームメンバーに共有し、歓迎ムードを高めたい方
・入社日に合わせたタスクやイベントのリマインダーをGoogle Chatで自動送信したい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRに従業員が登録されたら直ぐにGoogle Chatに通知が届くため、迅速な対応が可能となり情報伝達がスムーズに行くことで入社手続きの遅延を防ぎます。
・Google Chatに通知することによって、担当者はSmartHRにアクセスすることなく、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・手作業でのGoogle Chatへの通知や情報共有が不要になるため、人事担当者の負担を軽減することができ、他の業務に時間を割くことができます。
・手入力による情報伝達に伴うミスを削減して、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、GoogleChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたら、Google Chatのスペースに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouCanBookMeとGoogle Chatを併用している方
・YouCanBookMeで予約受付を行い、Google Chatのスペースで顧客やチームメンバーとコミュニケーションを取っている方
・新しい予定が入ったことをGoogle Chatのスペースでリアルタイムに通知し、迅速な対応をしたい方
・予定情報をGoogle Chatで共有し、チーム全体の連携を強化したい方
2.Google Chatを活用している企業やチーム
・Google Chatを導入している企業
・日常的にGoogle Chatを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているチームメンバー
■このテンプレートを使うメリット
・YouCanBookMeで新しい予定が登録されたら、直ぐにGoogle Chatのスペースに通知が届くため、予定の見逃しを防ぐことができ、迅速な対応が可能となります。
・手入力での通知や情報共有が不要になるため、他の業務に時間を割くことができ業務の効率化になります。
・予定情報をGoogle Chatで共有することによりチームメンバー間での情報連携がスムーズになり、ダブルブッキングや対応の漏れを防ぐことができます。
・Google Chatのスペースへの通知内容や通知先のチャットルームなどを自由にカスタマイズできるため、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
■注意事項
・YouCanBookMe、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・YouCanBookMeのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
2.AirtableとGoogle Driveを連携すると、取引先が登録されたら自動でフォルダが作成されます。取引先が多い企業や、管理を少ない人数でやってる企業などは、この連携によって業務効率化が期待できますね。
■概要Airtableで管理している取引先や顧客情報が増えるたびに、手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間ではないでしょうか。また、手作業がゆえにフォルダの作成漏れや命名ミスが発生し、後の情報管理に影響を及ぼすこともあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しいレコードが登録されるだけで、Google Driveに関連フォルダが自動で作成されるため、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Airtableで顧客や取引先の情報を管理している営業担当者やマネージャーの方
- Google Driveで案件ごとのフォルダ管理をしており、手作業での作成に手間を感じている方
- データベースへの登録とファイル管理の連携を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Airtableへの情報登録が完了すると、自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、フォルダ名の命名ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、AirtableとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Airtableのレコード情報をもとにフォルダを作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Airtableのトリガー設定では、フローボットを起動させたいデータベースやテーブルを任意で設定してください。
- Google Driveのフォルダ作成オペレーションでは、Airtableのどの情報をフォルダ名に反映させるかなどを任意で設定できます。
■注意事項- Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableで顧客や取引先の情報を管理している営業担当者やマネージャーの方
- Google Driveで案件ごとのフォルダ管理をしており、手作業での作成に手間を感じている方
- データベースへの登録とファイル管理の連携を効率化したいと考えている方
- Airtableへの情報登録が完了すると、自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、フォルダ名の命名ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、AirtableとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「新しいレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Airtableのレコード情報をもとにフォルダを作成するよう設定します。
- Airtableのトリガー設定では、フローボットを起動させたいデータベースやテーブルを任意で設定してください。
- Google Driveのフォルダ作成オペレーションでは、Airtableのどの情報をフォルダ名に反映させるかなどを任意で設定できます。
- Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
SmartHRとAirtableの連携により、従業員情報の更新作業が効率化できることが分かっていただけたでしょうか？手動での更新ミス減少、チーム内のスムーズな情報共有が期待できます。このような便利な自動化を、Yoomならプログラミング不要で簡単に実現可能です。まずはYoomに無料登録して、業務効率化の第一歩を踏み出してみましょう！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
