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従業員情報の管理でSmartHRを活用している方の中には、Airtableへのデータ更新を手作業で行う手間に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。特に、苗字や住所など変わりがちな情報が変更されるとその都度データの反映が必要となり、更新ミスのリスクも伴います。
そこで、Yoomを使ったSmartHRとAirtableのアプリ連携が役立ちます。この連携により、SmartHRでの情報更新が自動でAirtableの台帳に反映されるようになり、データ管理の手間が軽減されることが期待できます。さらに、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、今日から業務効率化を目指しましょう！
SmartHRで従業員情報が更新されると、自動的にAirtableの管理台帳も最新の情報に更新されます。これにより、情報の一元管理が可能になり、手作業でのデータ移行や更新ミスが防止されます。従業員情報が頻繁に変更される企業では、手動更新作業が多くなり、その都度Airtableでの修正を行うのは手間がかかります。この連携により、Airtableで管理するのと同様に簡単に最新のデータを維持できるため、ミスが減り、業務の効率化が期待できます。
従業員情報が変更された際、関連するチームや担当者にその都度知らせる必要がある場合があります。しかし、この連携を活用すれば、Airtableの情報が最新に保たれるため、個別の情報共有の手間。たとえば、新入社員の情報がSmartHRに登録された際、自動的にAirtableに反映されることで、人事部門や経理部門での情報共有がスムーズに行われます。
[Yoomとは]
では、Yoomを使ってフローの設定をしてみましょう。
今回解説するフローは「SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新する」というものです。
事前準備のマイアプリ連携を含めても、3ステップで完了します！
画像付きで解説していくので、下のバナーの「試してみる」からテンプレートをコピーしておきましょう。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理でSmartHRを利用している方
・自社の従業員情報の管理でSmartHRを活用している人事部門の方
・従業員情報をAirtableにも連携して管理している方
2.管理業務でAirtableを活用している方
・Airtableへの従業員情報の更新を手動で行っている方
・SmartHRとAirtableの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報をクラウドで管理でき、人事労務に関わる業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、SmartHRで管理している従業員情報をAirtableに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されるとAirtableの従業員管理台帳も自動で更新することができます。
部門間で異なるツールを使用している場合でも、シームレスに従業員情報の同期を図ることができるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで従業員情報の更新内容をチームメンバーと共有することもできます。
■注意事項
・SmartHR、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
まず、Yoomと今回使用するアプリを連携させましょう。
Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」→「＋新規接続」とクリックしてください。
SmartHRとAirtableをそれぞれ検索して、表示された内容に沿って入力を進めていきます。
各アプリでアクセストークンの入力が必要なので、以下のリンクを参考にしながら進めてください。
SmartHRのマイアプリ登録方法
Airtableのマイアプリ登録方法
連携が完了すると、マイアプリ一覧に表示されるので確認しましょう。
SmartHRの連携も確認ができたら、マイアプリ連携は完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理でSmartHRを利用している方
・自社の従業員情報の管理でSmartHRを活用している人事部門の方
・従業員情報をAirtableにも連携して管理している方
2.管理業務でAirtableを活用している方
・Airtableへの従業員情報の更新を手動で行っている方
・SmartHRとAirtableの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報をクラウドで管理でき、人事労務に関わる業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、SmartHRで管理している従業員情報をAirtableに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されるとAirtableの従業員管理台帳も自動で更新することができます。
部門間で異なるツールを使用している場合でも、シームレスに従業員情報の同期を図ることができるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで従業員情報の更新内容をチームメンバーと共有することもできます。
■注意事項
・SmartHR、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
ここからは具体的な設定に移ります。先ほどコピーしておいたテンプレートの1番目「従業員情報が更新されたら」をクリックしてください。
最初のページでは、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。
タイトルは、ご自身のわかりやすいものに変更可能ですがトリガーアクションの変更は不可です。
アカウント情報の確認ができたら、次へ進みましょう。
次のページではWebhookの設定を行います。
表示されたURLをコピーして、SmartHRの管理画面で設定します。詳しくは公式HPを確認してください。
設定後「テスト」をクリックすると、正しく設定されていればアウトプットが取得できます。
ここまで確認出来たら「保存する」でアプリトリガー設定は完了です。
続いて「レコードを更新」の設定に移ります。
最初のページでは、SmartHRと同様でマイアプリ連携をしているアカウント情報を確認し、次へ進みます。
次のページでは、レコード更新する場所を指定します。
URLから取得するなどして、それぞれの項目を埋めます。
フィールド名は、各列の項目名を指しています。(下記画像赤枠部分)
必要な項目をすべて入力出来たら「テスト」をクリックしてアウトプットを取得します。
ここまで確認ができたら「保存する」ですべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。
これでSmartHRで従業員情報が更新されたら、Airtableでの従業員台帳が自動で更新されるようになりました。
今回使用したフローボットテンプレート
SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新する
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらAirtableの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理でSmartHRを利用している方
・自社の従業員情報の管理でSmartHRを活用している人事部門の方
・従業員情報をAirtableにも連携して管理している方
2.管理業務でAirtableを活用している方
・Airtableへの従業員情報の更新を手動で行っている方
・SmartHRとAirtableの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報をクラウドで管理でき、人事労務に関わる業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、SmartHRで管理している従業員情報をAirtableに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されるとAirtableの従業員管理台帳も自動で更新することができます。
部門間で異なるツールを使用している場合でも、シームレスに従業員情報の同期を図ることができるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、チャットツールと連携することで従業員情報の更新内容をチームメンバーと共有することもできます。
■注意事項
・SmartHR、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
ほかにもSmartHRとAirtableを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので紹介します。
1.SmartHRはアプリ連携することで従業員の登録・削除で通知を受け取ることができます。たとえば、普段コミュニケーションツールとして使用しているGoogle Chatと連携すると、見落としの減少が期待できますね。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、GoogleChatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録をGoogle Chatで関係部署や担当者に迅速に通知したい方
・従業員情報をGoogle Chatで共有し、入社手続きをスムーズに進めたい方
・手作業での通知の手間を省き、業務効率を向上させたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチームメンバーに共有し、歓迎ムードを高めたい方
・入社日に合わせたタスクやイベントのリマインダーをGoogle Chatで自動送信したい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRに従業員が登録されたら直ぐにGoogle Chatに通知が届くため、迅速な対応が可能となり情報伝達がスムーズに行くことで入社手続きの遅延を防ぎます。
・Google Chatに通知することによって、担当者はSmartHRにアクセスすることなく、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・手作業でのGoogle Chatへの通知や情報共有が不要になるため、人事担当者の負担を軽減することができ、他の業務に時間を割くことができます。
・手入力による情報伝達に伴うミスを削減して、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、GoogleChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたら、Google Chatのスペースに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouCanBookMeとGoogle Chatを併用している方
・YouCanBookMeで予約受付を行い、Google Chatのスペースで顧客やチームメンバーとコミュニケーションを取っている方
・新しい予定が入ったことをGoogle Chatのスペースでリアルタイムに通知し、迅速な対応をしたい方
・予定情報をGoogle Chatで共有し、チーム全体の連携を強化したい方
2.Google Chatを活用している企業やチーム
・Google Chatを導入している企業
・日常的にGoogle Chatを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているチームメンバー
■このテンプレートを使うメリット
・YouCanBookMeで新しい予定が登録されたら、直ぐにGoogle Chatのスペースに通知が届くため、予定の見逃しを防ぐことができ、迅速な対応が可能となります。
・手入力での通知や情報共有が不要になるため、他の業務に時間を割くことができ業務の効率化になります。
・予定情報をGoogle Chatで共有することによりチームメンバー間での情報連携がスムーズになり、ダブルブッキングや対応の漏れを防ぐことができます。
・Google Chatのスペースへの通知内容や通知先のチャットルームなどを自由にカスタマイズできるため、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
■注意事項
・YouCanBookMe、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・YouCanBookMeのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
2.AirtableとGoogle Driveを連携すると、取引先が登録されたら自動でフォルダが作成されます。取引先が多い企業や、管理を少ない人数でやってる企業などは、この連携によって業務効率化が期待できますね。
■概要
Airtableで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを業務で活用している企業
・顧客情報をAirtableで一元管理している方
・取引先ごとフォルダを作成し、情報管理を行う方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやくすまとめたい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
Airtableを使用して顧客管理を行っている場合、Google Driveに企業ごとのフォルダを作成しすることで、情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Airtableに顧客情報が登録されるたびに手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは手間がかかり、生産性を阻害する要因となるかもしれません。
このテンプレートを使用することで、Airtable上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成します。
取引先の登録後のフォルダ作成という定型業務を自動化することで、作成漏れを防ぎ情報管理の精度を上げ、業務効率化に繋げます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
■注意事項
・Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
SmartHRとAirtableの連携により、従業員情報の更新作業が効率化できることが分かっていただけたでしょうか？手動での更新ミス減少、チーム内のスムーズな情報共有が期待できます。このような便利な自動化を、Yoomならプログラミング不要で簡単に実現可能です。まずはYoomに無料登録して、業務効率化の第一歩を踏み出してみましょう！
