入社手続きをSmartHRで行い、給与計算や勤怠管理はfreee人事労務やKING OF TIMEなどの別アプリを使用しているという企業も多いのではないでしょうか。
SmartHR APIを利用することで、従業員情報を基にして様々な自動化ができます。
たとえば、<span class="mark-yellow">「SmartHRで従業員情報が登録されたら、自動でそのデータを別の人事労務ツールに追加する」</span>といったことが可能です。他にも、<span class="mark-yellow">「従業員情報の追加や更新をトリガーにして、雇用契約書の発行・契約書のメール送付などを自動で行うように設定」</span>することもできます。
このように自分の環境に合わせて、自動化の内容を自由にカスタマイズできる点はAPIを利用する上での大きな魅力の1つと言えるでしょう。
ここからは、SmartHR APIを実際にどのように使っていくかを解説します。
ノーコードでアプリ連携ができるYoomというサービスを利用することで、簡単に設定ができます。
[Yoomとは]
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。
マイアプリ連携の設定
連携するアプリをYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインいただき、マイアプリの項目から新規接続をクリックしましょう。
Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「SmartHR」を検索していきます。
検索窓に「SmartHR」と入力して、SmartHRをクリックします。
そうすると連携情報の入力画面が表示されるので、設定を進めてください。
SmartHR上での操作については以下のヘルプ記事を参照してください。
＞ヘルプ記事：SmartHRのマイアプリ登録方法
それぞれの項目の入力が完了したら、追加ボタンをクリックするとマイアプリ登録は完了です。
マイアプリに登録することで、SmartHRが用意しているあらゆるAPIをYoomから利用することが可能になりました！
Yoomにはたくさんの「フローボットテンプレート」が用意されており、クリックするだけで、たくさんのフローボットが利用できるようになります。フローボットについては以下の動画で詳しく紹介されています。
ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに用意されているテンプレートを紹介していきます。
SmartHRのAPIを利用してデータベースと連携することで、社員情報や雇用関連データの一元管理が可能になり、各種業務プロセスの効率化や、データの整合性が向上します。データのばらつきを防ぎ、常に正確な情報を把握できれば、複数の部門間でのコミュニケーションがスムーズになるでしょう。
たとえば、SmartHRから定期的にデータを取得し、社内のデータベースに連携・統合することで、全社的な人事情報の一元管理が実現します。これにより、最新の従業員情報がデータベース上に反映され、一貫したデータ参照が可能になります。異なるシステム間のデータ不整合のリスクを抑えることができれば、業務精度の向上に期待ができます。
SmartHR APIを利用することで、企業は従業員情報や契約情報を基にした各種書類の自動発行が可能になります。たとえば、以下のような書類発行の自動化ができます。
雇用契約書の作成:：従業員の基本情報や契約条件をSmartHRから取得し、指定のフォーマットに自動で入力することで、迅速に雇用契約書を生成できます。
従業員情報を元にGoogleアカウントを作成：SmartHRのAPIで取得した従業員の基本情報（氏名、メールアドレスなど）を元に、Google WorkspaceのAPIを利用して自動的にアカウントを作成します。これにより、新入社員が入社初日からすぐにGoogleアカウントを使用でき、スムーズなオンボーディングが実現します。
SmartHRのAPIを活用して、その他のHR管理ツールとデータを連携・同期することで、情報の一貫性が保たれ、業務プロセスの効率化や管理負担の軽減が可能になります。アプリ間の情報同期が実現することで、同じデータを複数のアプリに手動入力する必要がなくなるため、別の作業に時間を使うことができる点は大きなメリットの1つです。
3つ以上のアプリと連携することで以下のような自動化も可能です。
SmartHR APIを利用することで、SmartHR上のデータが更新された際に、自動的に通知を行う仕組みを構築できます。たとえば、SmartHR上で社員の基本情報（氏名、住所、連絡先、所属部署など）が更新された際に、関係部署に自動で通知が行われるように設定することで、適切なタイミングで必要な対応が行えます。住所が変更された際に自動通知が行われれば、総務は郵便物の宛先変更をすぐに行えるため、書類紛失などのリスクが低減します。
通知するトリガーをデータが登録・更新・削除された場合で分けることが可能なので、自動化したい内容によってカスタマイズできるのも嬉しいポイントです。労務管理や給与処理のような時間的な制約がある業務を、迅速な情報共有で円滑に進めてみましょう。
この記事では、SmartHR APIを利用したアプリ連携と実際の自動化例をご紹介しました。SmartHR APIを用いることで、入社手続き・書類発行の自動化や複数のHR管理ツール間の情報同期が可能です。これにより、管理業務にかかる時間を大幅に削減できるので、業務効率の向上が期待できます。記事内でご紹介したテンプレートで気になるものがあれば、「試してみる」を押すだけで簡単に使用可能です。
Yoomを活用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を導入できます。体験してみたい方は、こちらから無料登録してください。
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