現在、多くの企業が人材不足に悩んでいます。それにより、企業の成長や経営目標の達成のため、従業員一人ひとりの育成をしっかりと行い、それぞれのパフォーマンスを向上させることが重要視されています。
従業員の育成のためにも、従業員に関する情報は個々の能力も含めしっかりと管理する必要があります。従業員の氏名・生年月日・入社日・所属部署・雇用形態・役職などの基本情報だけでなく、スキルや取得資格、目標・実績なども管理の対象となるため、人事担当者の負担は膨大なものになります。
そこで多くの企業で導入が進められているのがHRシステムです。
HRシステムの導入により、労務管理や勤怠管理、給与計算、採用管理、人事評価などをシステム上で管理することができるようになります。単一機能のシステムと複数の機能を備えたシステムがあり、会社の規模や予算、必要性などによって選ぶことが可能です。
SmartHRは、従業員データベースを主軸に人事労務管理やタレントマネジメントを行う複合型のHRシステムです。
個人の情報を従業員本人が入力可能なことや、身上変更の申請をシステム上で行えること、蓄積した個人のスキルデータをもとに人事戦略を練ることができることなどがSmartHRの利点です。
SmartHRを他のアプリと連携することで、従業員情報の管理に関する業務を自動化し、さらなる業務効率化を図ることができます。
連携と自動化の設定にはノーコードツールYoomの利用がおすすめです。Yoomであれば、プログラミングやAPIに関する専門知識や技術を持っていなくても、誰でも簡単に操作と設定が可能です。
実際にSmartHRと他のアプリを連携して自動化できる業務の例をご紹介します。
複数のHRシステムをプランや機能の都合で使い分けている場合もあるでしょう。SmartHRを他のHRシステムと連携すれば、従業員情報の同期が可能です。
情報の同期により、入社時の登録だけでなく、部署異動や身上変更など様々な理由による情報の更新、退職や内定辞退による登録情報の削除を連動させることができます。データの転記作業が不要になるとともに、情報が一元化され、最新の正確な従業員情報をもとに個々の業務を行うことが可能になります。
SmartHRとデータベースの連携により、SmartHRの従業員情報をデータベースに取り込んだり、データベースの情報をもとにSmartHRで従業員情報の登録や更新を行ったりすることができます。
SmartHRからデータベースへの従業員情報の同期は、登録や更新、削除のタイミングだけでなく、指定したスケジュールで定期的に行うことも可能です。
データベースでの従業員情報を一覧化して管理する場合や、従業員情報の変化を月次や年次で把握・分析して組織改善に役立てたい場合には、この連携を試してみてください。
SmartHRで従業員情報の登録や更新、削除を行った際、チャットやメールで通知を自動で送ることができます。
関係者へ処理が完了したことを共有するほか、入社手続きの促しや退社時の手続きにもれがないかの確認など、後続する業務の指示や依頼につなげることも可能です。また、従業員本人が情報更新を行った場合の情報把握目的で用いることもできます。通知先や通知文の設定を必要に応じて変更しましょう。
SmartHRと他のアプリの連携により、従業員情報の管理業務を自動化することができます。
人事担当者の作業負担を減らすとともに、共有された正確な情報を組織編成や人材育成などにも活かすことが可能です。部署や部門の責任者、経営者にとっても連携はメリットといえるでしょう。
Yoomを使えば、連携と自動化の設定を簡単に行うことができます。人事に関するアプリの操作や業務フローにおいて、他にもYoomで自動化できるものはたくさんありますので、これを機にぜひ試してみてください。
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