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人事管理システムSmartHRを活用して、人事や労務管理などを行っている人事担当も多いのではないでしょうか。
従業員の退職や異動が行われる特定の時期、情報共有や手続きがスムーズに行われないと日常業務の質が低下したり、後のセキュリティリスクにつながる可能性もあります。
従業員情報の共有がもっと円滑に行えたらいいのに…と悩んでいる方に向けて、今回はYoomを活用してSmartHRとChatworkを連携し、SmartHRに従業員が登録されたら、Chatworkに通知する方法をご紹介しています。
他の部署への迅速な情報共有や、手続きに必要な対応を行う関連部署との連携が強化されることも期待できます。
その結果、入社準備の円滑化や業務効率の向上にも貢献できるはずです。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
関係者への迅速な情報共有と手続きの効率化を目指す方は、ぜひご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSmartHRとChatworkを連携し、さまざまな業務フローを自動化できるテンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
こんな方におすすめ
SmartHRとChatworkを連携するメリットと具体例
メリット1：新入社員の情報共有をスムーズにする
SmartHRとChatworkを自動連携させることで、従業員登録が行われたらすぐにChatworkに通知してくれます。
新入社員の情報共有が他の部署やチームにタイムリーに行われるため、入社準備も円滑に進みます。
例えば、新入社員の入社日を把握しておくことで、担当者が必要なアカウント作成やチーム体制の整理や研修スケジュールの作成などを、事前に行っておくことができます。
新入社員の入社日等の情報共有がスムーズに行われることで、事前準備等も漏れなく行うことに繋がり、業務効率化に繋がります。
メリット2：情報共有忘れや確認漏れの軽減が期待できる
SmartHRに従業員情報が登録されると、自動的にChatworkへ通知されるため、新入社員の入社日や情報の確認漏れを防止することに繋がります。
繁忙期でも、Chatworkに通知されることで、リマインド効果もあるため、新入社員を迎え入れる際にやるべきことのスケジュールを立てたり、準備忘れや確認漏れなどの軽減が期待できます。
また、新入社員に引き継ぐ業務があった際にも、引き継ぎタイミングを計画することが可能です。
例えば、新入社員の入社日がいつ頃なのか担当者が把握していなかった際に、従業員情報されたタイミングでChatworkに通知されるので、その際に新入社員の指導担当者が入社日の把握を把握することができ、新入社員への引き継ぎをする期間の相談などを行うことが可能です。
また、入社日等の情報がChatworkに通知されることで、チーム全体で把握することも可能なため、新入社員の入社日の確認漏れなどを防ぐことに繋がるのが魅力です。
メリット3：アカウント整理をスムーズに行える
退職者や異動するスタッフのシステムアカウントを適切に管理しないと、後に問題が生じる可能性があります。
SmartHRとChatworkを連携することで、退職者や異動スタッフがいることを関係者に素早く情報共有できます。
それにより、情報を管理しているスタッフは、使用システムやツールのアカウント削除や調整を迅速に行えるようになるかもしれません。
例えば、スタッフの退職時、Chatworkへの迅速な共有によって、情報管理担当者は社内システムや外部サービスのアクセス権限を速やかに解除できるようになるはずです。
これによりアカウント管理が適切に行える見込みがあるでしょう。
SmartHRとChatworkを連携してできること
SmartHRとChatworkのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたミーティング情報の転記や管理業務が自動化可能に！
これにより、手作業にかかる時間を短縮しつつ、ヒューマンエラーを低減できることで、より正確で迅速な情報共有が可能になるでしょう。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
SmartHRに従業員が登録されたら、Chatworkに通知する
SmartHRで新しい従業員の入社情報（氏名、部署、入社日など）が登録された際に、その情報を自動でChatworkの指定チャットルームに通知するフローです。
この連携により、人事担当者が手動で新入社員の情報を各部署へ連絡する手間が省け、社内の情報共有が自動化されます。
また、新入社員の情報を関連部門（総務、IT管理など）が速やかに把握できるようになり、アカウント発行や備品準備などのオンボーディング作業を迅速かつスムーズに進められるでしょう。
SmartHRの情報で在籍証明書を発行しChatworkに通知する
SmartHRの従業員情報をもとに在籍証明書の発行を自動で行い、その発行完了や担当者への確認依頼をChatworkの指定チャットルームに通知するフローです。
この連携により、従業員からの証明書発行申請を受けてから、発行、関係者への通知までの一連の作業が自動化可能に！
また、人事・総務部門は証明書発行の手作業から解放され、申請者や担当者はChatworkでタイムリーに発行状況を把握できるため、従業員サービスの迅速化と業務効率の向上に期待できます。
SmartHRとChatworkの連携フローを作ってみよう
それではここからノーコードツールYoomを使って「SmartHRに従業員が登録されたらChatworkに通知する」方法を解説していきます。
まず、SmartHRで従業員が登録されたことをSmartHRのAPIを利用して受け取ります。
その後、Chatworkの提供するAPIを用いてChatworkに通知することが可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：SmartHR／Chatwork
[Yoomとは]
フローの作成方法
連携フローの手順は以下です。
ステップ1：SmartHRとChatworkのマイアプリ連携
まずはSmartHRとChatworkのマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、後のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
まずはSmartHRのマイアプリ登録です。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からSmartHRを検索してください。
SmartHR（OAuth）のアプリアイコンをクリックします。
※SmartHRは、『SmartHR』『SmartHR（OAuth）』2つのアプリが検索結果に表示されますが、『SmartHR（OAuth）』の方を接続します。
連携するSmartHR（OAuth）の「サブドメイン」を入力し、［追加］をクリックします。
これでSmartHR（OAuth）の接続は完了です。
《参考》SmartHR(OAuth)のマイアプリ登録方法
次にChatworkのマイアプリ登録を行います。
以下に手順を解説した動画があるので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーできたら、以下画面が出現します。
「OK」ボタンをクリックして、設定を進めましょう！
ステップ3：SmartHRのアプリトリガー設定
次に「従業員が登録されたら」をクリックしてください。
以下を設定します。
次に、API接続設定です。
「サブドメイン」をSmartHRのURL内から値を確認して設定します。
SmartHRのURL内の「https://●●●●●●.smarthr.jp」部分がサブドメインなので、この黒丸部分のアドレスを「サブドメイン」欄に入力してください。
設定が完了したら、トリガーとなるアクション（今回は従業員登録）を行い、[テスト]をクリックします。
テスト結果に問題がなければ、［保存する］をクリックして次の設定に進みましょう。
ステップ4：Chatworkの通知設定
次に「Chatworkに通知する」をクリックしてください。
以下項目を設定します。
次に、API接続設定です。ここでは以下の項目を設定します。
また、メッセージ内容に「[To:{アカウントID}]」と記載することで、特定のユーザーにメンションが可能です。
プロジェクトの責任者にのみ確認したい場合などは、ChatworkのアカウントIDを入力するのがおすすめです。
ChatworkのアカウントIDは、プロフィールをクリックすることで確認できますよ！
《参考》アカウントIDを確認する
情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
ステップ5：トリガーをONにして動作を確認
以下の画面の「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
ここまで設定お疲れ様でした！
SmartHRやChatworkのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもRedditやChatworkのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
SmartHRを活用したその他の自動化例
Yoomでは、SmartHRを活用した様々な自動化を実現できます。
たとえば、従業員がSmartHRに登録されたら、Google WorkspaceやジョーシスなどのIT管理システムに新規ユーザーを自動で追加ができたり、クラウドストレージに従業員ごとのフォルダを自動作成することも可能！
さらに、登録時や削除時にはチャットツールやメールツールに自動通知することも、Yoomではノーコードで実現できます。
新入社員の入社手続きにおけるアカウント発行とデータ転記の手間を解消し、人事情報の正確な管理の実現をサポートします。
Chatworkを活用した自動化例
プロジェクト管理や文書作成、情報共有をスマートに進めたい場合に他アプリとの自動連携が役立ちます。
たとえば、特定のキーワードを含むやり取りからタスクやプロジェクト作成を自動化したり、チャット履歴に合わせたドキュメント作成や他サービスへの情報展開も自在。
多言語対応も含め、業務の一元管理がさらに促進されるでしょう。
まとめ
SmartHRを活用して、従業者登録を行っている方や、従業員情報の共有がもっとスムーズにしたいと考えている方に向けて、SmartHRとChatworkを連携して、SmartHRに従業員が登録されたら、Chatworkに通知する方法をご紹介しました。
SmartHRとChatworkを自動連携することで、新入社員の入社情報の共有がタイムリーに行われ、入社準備をスムーズに進めることが可能になるでしょう。
人事部から他部署への情報共有スピードを上げたいと考えている方や、新入社員の入社が多い時期に、より円滑な業務遂行を望んでいる方は、ぜひチェックしてみてくださいね！
Yoomを活用すれば簡単に設定できるので、この機会にアプリ連携による自動化を体験してみてください。
Q：退職や異動の情報を通知するには？
A：
設定するトリガーを、通知したいアクションに合わせて「従業員情報の更新」や「部署の登録または更新」などに変更してご利用ください。
また、「分岐する」オペレーションを活用することで、「従業員情報が”退職”に更新された場合」のみ通知するなど、条件を絞った連携ができるようになりますよ！
【注意事項】
Q：特定の条件で通知を絞れますか？
A：
はい、できます。たとえば、「特定の雇用形態の従業員」のみを通知対象としたい場合は、トリガー直下に「分岐する」オペレーションを入れることで、指定する条件に一致する従業員に絞ってデータを連携できるようになりますよ！
Q：連携が失敗した場合どうなりますか？
A：
Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、連携が失敗していることを知らせるメールが届きます。
メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行するには手動での対応が必要となりますが、連携がエラーになる原因は様々なため、エラー時の対応方法についてを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
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