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【ノーコードで実現】SmartHRのWebhookを活用してデータを連携する方法
「SmartHRに新しい従業員情報が入ったけど、別システムに転記するの面倒…」
「従業員情報が更新されるたびに、関係部署に連絡するのが地味に手間だな…」
このように、SmartHRの従業員情報管理に関連する手作業での情報連携や通知業務に、時間や労力を奪われていませんか？
そこで活用したいのが、SmartHRで従業員情報が登録・更新された際に、Webhook機能を使ってその情報を自動的に社内データベースに記録したり、関連部署にチャットで通知したり、さらには入社予定日をカレンダーに自動で登録したりできる仕組み！
この仕組みを活用すれば、これらの定型業務から解放され、人事労務担当者はより戦略的な業務や従業員エンゲージメント向上施策といったコア業務に集中できるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからない方法です。ぜひこの機会に自動化を導入して、SmartHRを中心とした人事労務業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSmartHRの従業員情報をWebhookを使って他のツールに連携する業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
■概要
SmartHRへの情報登録後、その情報を手作業でNotionの従業員データベースへ転記する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると自動的にNotionデータベースへ情報が追加されるため、人事関連業務の効率化を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとNotionを利用し、従業員情報を手作業で二重入力している方
- 従業員情報の管理を効率化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
- 入社手続きにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRへの従業員情報登録後、Notionへのデータ追加が自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、従業員情報の正確な管理をサポートします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとNotionをそれぞれYoomと連携します。
- トリガーにSmartHRの「従業員が登録されたら（Webhook）」を設定することで、SmartHRで新しい従業員情報が登録されたタイミングでフローが起動するようにします。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定して、SmartHRから取得した従業員情報をNotion内の指定したデータベースへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、SmartHRから取得したどの従業員情報を、Notionデータベースのどの項目に紐付けるかを細かく設定できます。
■注意事項
- SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRへの情報登録後、その情報を手作業でNotionの従業員データベースへ転記する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると自動的にNotionデータベースへ情報が追加されるため、人事関連業務の効率化を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとNotionを利用し、従業員情報を手作業で二重入力している方
- 従業員情報の管理を効率化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
- 入社手続きにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRへの従業員情報登録後、Notionへのデータ追加が自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、従業員情報の正確な管理をサポートします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとNotionをそれぞれYoomと連携します。
- トリガーにSmartHRの「従業員が登録されたら（Webhook）」を設定することで、SmartHRで新しい従業員情報が登録されたタイミングでフローが起動するようにします。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定して、SmartHRから取得した従業員情報をNotion内の指定したデータベースへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、SmartHRから取得したどの従業員情報を、Notionデータベースのどの項目に紐付けるかを細かく設定できます。
■注意事項
- SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
SmartHRの情報をWebhookを通して他のツールに連携する方法
SmartHRで従業員情報が登録・更新された際に発生する様々な関連業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
これらの自動化により、手作業による情報入力や通知の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぎながら、常に最新の従業員情報を関連システムや担当者と共有できるでしょう。
気になるテンプレートがあれば、気軽にクリックして試してみてください！
SmartHRの従業員情報を、Webhookを経由してデータベースサービスに自動で記録する
SmartHRで新しい従業員情報が登録された際に、Webhookを経由してそのデータをNotionなどのデータベースサービスに自動で追加することができます。
手作業での転記ミスや手間をなくし、従業員情報の一元管理や情報の最新性の維持を実現できるでしょう。
■概要
SmartHRへの情報登録後、その情報を手作業でNotionの従業員データベースへ転記する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると自動的にNotionデータベースへ情報が追加されるため、人事関連業務の効率化を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとNotionを利用し、従業員情報を手作業で二重入力している方
- 従業員情報の管理を効率化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
- 入社手続きにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRへの従業員情報登録後、Notionへのデータ追加が自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、従業員情報の正確な管理をサポートします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとNotionをそれぞれYoomと連携します。
- トリガーにSmartHRの「従業員が登録されたら（Webhook）」を設定することで、SmartHRで新しい従業員情報が登録されたタイミングでフローが起動するようにします。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定して、SmartHRから取得した従業員情報をNotion内の指定したデータベースへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、SmartHRから取得したどの従業員情報を、Notionデータベースのどの項目に紐付けるかを細かく設定できます。
■注意事項
- SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRへの情報登録後、その情報を手作業でNotionの従業員データベースへ転記する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると自動的にNotionデータベースへ情報が追加されるため、人事関連業務の効率化を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとNotionを利用し、従業員情報を手作業で二重入力している方
- 従業員情報の管理を効率化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
- 入社手続きにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRへの従業員情報登録後、Notionへのデータ追加が自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、従業員情報の正確な管理をサポートします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとNotionをそれぞれYoomと連携します。
- トリガーにSmartHRの「従業員が登録されたら（Webhook）」を設定することで、SmartHRで新しい従業員情報が登録されたタイミングでフローが起動するようにします。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定して、SmartHRから取得した従業員情報をNotion内の指定したデータベースへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、SmartHRから取得したどの従業員情報を、Notionデータベースのどの項目に紐付けるかを細かく設定できます。
■注意事項
- SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
SmartHRの従業員情報を、Webhookを活用してチャットツールに自動で通知する
SmartHRで従業員情報が更新された際に、Webhookを経由してその変更内容をGoogle Chatなどのチャットツールにタイムリーに自動通知することもできます。
関係者への情報共有が迅速かつ確実になり、確認漏れや対応遅れ防止に役立ちます。
■概要
従業員情報の更新が発生するたびに、関係各所への連絡を手作業で行うのは手間がかかり、時には連絡漏れも発生するのではないでしょうか。
特にSmartHRで情報を一元管理していても、その変更をGoogle Chatで都度共有するのは負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、SmartHRで従業員情報が更新された際に、自動でGoogle Chatへ通知できるため、正確かつ素早い共有プロセスが実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRで管理する従業員情報の更新を、Google Chatで迅速に共有したい方
- 従業員情報の変更連絡における手作業をなくし、連絡漏れや遅延を防ぎたい方
- 情報伝達の効率化を図り、その他の業務へリソースを集中させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRでの従業員情報更新後、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、手作業による連絡業務の時間を短縮することができます。
- 手動での情報伝達時に起こり得る、連絡漏れや誤った情報共有といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRの「従業員情報が更新されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいメッセージ内容や送信先を構成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへの通知設定では、SmartHRのトリガーから取得した従業員の氏名や更新された項目といった情報を変数として含めることで、状況に応じた柔軟な内容にカスタムできます。
■注意事項
- SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
従業員情報の更新が発生するたびに、関係各所への連絡を手作業で行うのは手間がかかり、時には連絡漏れも発生するのではないでしょうか。
特にSmartHRで情報を一元管理していても、その変更をGoogle Chatで都度共有するのは負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、SmartHRで従業員情報が更新された際に、自動でGoogle Chatへ通知できるため、正確かつ素早い共有プロセスが実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRで管理する従業員情報の更新を、Google Chatで迅速に共有したい方
- 従業員情報の変更連絡における手作業をなくし、連絡漏れや遅延を防ぎたい方
- 情報伝達の効率化を図り、その他の業務へリソースを集中させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRでの従業員情報更新後、自動でGoogle Chatに通知が送信されるため、手作業による連絡業務の時間を短縮することができます。
- 手動での情報伝達時に起こり得る、連絡漏れや誤った情報共有といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRの「従業員情報が更新されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したいメッセージ内容や送信先を構成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへの通知設定では、SmartHRのトリガーから取得した従業員の氏名や更新された項目といった情報を変数として含めることで、状況に応じた柔軟な内容にカスタムできます。
■注意事項
- SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
SmartHRの従業員情報と連携してスケジュールを自動で管理する
SmartHRに従業員情報が登録された際、Webhookを経由してその入社予定日をGoogleカレンダーなどのスケジュールツールに自動で追加することも可能です。入社準備やオリエンテーションの計画、関連部署への周知などがスムーズに進み、新入社員の受け入れ準備の効率化をサポートします。
■概要
新しいメンバーの入社は組織にとって喜ばしい一方、関連する事務作業、特に入社日のスケジュール管理は手間がかかることがあります。
SmartHRに従業員情報を登録した後、手動でGoogleカレンダーに予定を追加する作業は、ミスも起こりやすく負担となりがちです。
このワークフローを活用すれば、SmartHRへの従業員情報登録をトリガーとして、Googleカレンダーに入社予定日を自動で追加できるため、予定管理の効率化が期待できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとGoogleカレンダーを利用し、入社手続きやスケジュール管理を行っている方
- 従業員情報の登録後、Googleカレンダーへの予定追加を手作業で行っている方
- 入社関連業務の正確性と迅速性を高め、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員情報が登録されると、Googleカレンダーへ自動で入社予定が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるGoogleカレンダーへの予定登録時の入力ミスや、登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保てます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーでSmartHRの「従業員が登録されたら（Webhook）」を選択し、SmartHRに新しい従業員情報が登録されたことを検知するよう設定します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を作成（終日）」アクションを選択し、SmartHRから連携された情報をもとに入社予定を自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRのトリガーで取得した従業員の氏名や入社日などの情報を、Googleカレンダーの「予定を作成（終日）」オペレーションで設定する予定のタイトルや詳細に、変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- SmartHR、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
新しいメンバーの入社は組織にとって喜ばしい一方、関連する事務作業、特に入社日のスケジュール管理は手間がかかることがあります。
SmartHRに従業員情報を登録した後、手動でGoogleカレンダーに予定を追加する作業は、ミスも起こりやすく負担となりがちです。
このワークフローを活用すれば、SmartHRへの従業員情報登録をトリガーとして、Googleカレンダーに入社予定日を自動で追加できるため、予定管理の効率化が期待できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとGoogleカレンダーを利用し、入社手続きやスケジュール管理を行っている方
- 従業員情報の登録後、Googleカレンダーへの予定追加を手作業で行っている方
- 入社関連業務の正確性と迅速性を高め、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員情報が登録されると、Googleカレンダーへ自動で入社予定が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるGoogleカレンダーへの予定登録時の入力ミスや、登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保てます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- トリガーでSmartHRの「従業員が登録されたら（Webhook）」を選択し、SmartHRに新しい従業員情報が登録されたことを検知するよう設定します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を作成（終日）」アクションを選択し、SmartHRから連携された情報をもとに入社予定を自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRのトリガーで取得した従業員の氏名や入社日などの情報を、Googleカレンダーの「予定を作成（終日）」オペレーションで設定する予定のタイトルや詳細に、変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- SmartHR、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
SmartHRのWebhookとNotionを連携して従業員情報を自動記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「SmartHRに従業員情報が登録された際に、その情報をNotionのデータベースに追加する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SmartHRとNotionのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- SmartHRのトリガー設定とNotionのアクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
■概要
SmartHRへの情報登録後、その情報を手作業でNotionの従業員データベースへ転記する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると自動的にNotionデータベースへ情報が追加されるため、人事関連業務の効率化を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとNotionを利用し、従業員情報を手作業で二重入力している方
- 従業員情報の管理を効率化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
- 入社手続きにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRへの従業員情報登録後、Notionへのデータ追加が自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、従業員情報の正確な管理をサポートします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとNotionをそれぞれYoomと連携します。
- トリガーにSmartHRの「従業員が登録されたら（Webhook）」を設定することで、SmartHRで新しい従業員情報が登録されたタイミングでフローが起動するようにします。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定して、SmartHRから取得した従業員情報をNotion内の指定したデータベースへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、SmartHRから取得したどの従業員情報を、Notionデータベースのどの項目に紐付けるかを細かく設定できます。
■注意事項
- SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRへの情報登録後、その情報を手作業でNotionの従業員データベースへ転記する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると自動的にNotionデータベースへ情報が追加されるため、人事関連業務の効率化を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとNotionを利用し、従業員情報を手作業で二重入力している方
- 従業員情報の管理を効率化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
- 入社手続きにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRへの従業員情報登録後、Notionへのデータ追加が自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、従業員情報の正確な管理をサポートします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとNotionをそれぞれYoomと連携します。
- トリガーにSmartHRの「従業員が登録されたら（Webhook）」を設定することで、SmartHRで新しい従業員情報が登録されたタイミングでフローが起動するようにします。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定して、SmartHRから取得した従業員情報をNotion内の指定したデータベースへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、SmartHRから取得したどの従業員情報を、Notionデータベースのどの項目に紐付けるかを細かく設定できます。
■注意事項
- SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：SmartHRとNotionのマイアプリ登録
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」をします。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【SmartHRのマイアプリ登録】
検索窓にSmartHRと入力し、表示された候補からSmartHR(OAuth)を選択します。
新規登録画面で、Yoomと連携するSmartHRアカウントのサブドメインを入力し、「追加」をクリックしてください。
※SmartHRのURL内の「https://●●●●●●.smarthr.jp」部分がサブドメインです。
【Notionのマイアプリ登録】
※マイアプリ登録をする前に、フローで使用するデータベースを作成しておいてください。マイアプリ登録後にフローで使用するデータベースを作成した場合は、マイアプリ登録を再度行う必要があります。
先ほどと同様に検索窓にNotionと入力し、表示された候補から選択します。
Yoomと連携するアカウントのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。
Notionで作成されているページの一覧が表示されるので、フローで使用するデータベースにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
マイアプリ一覧にSmartHRとNotionが表示されていれば、Yoomとの連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
■概要
SmartHRへの情報登録後、その情報を手作業でNotionの従業員データベースへ転記する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると自動的にNotionデータベースへ情報が追加されるため、人事関連業務の効率化を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとNotionを利用し、従業員情報を手作業で二重入力している方
- 従業員情報の管理を効率化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
- 入社手続きにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRへの従業員情報登録後、Notionへのデータ追加が自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、従業員情報の正確な管理をサポートします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとNotionをそれぞれYoomと連携します。
- トリガーにSmartHRの「従業員が登録されたら（Webhook）」を設定することで、SmartHRで新しい従業員情報が登録されたタイミングでフローが起動するようにします。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定して、SmartHRから取得した従業員情報をNotion内の指定したデータベースへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、SmartHRから取得したどの従業員情報を、Notionデータベースのどの項目に紐付けるかを細かく設定できます。
■注意事項
- SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRへの情報登録後、その情報を手作業でNotionの従業員データベースへ転記する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報が登録されると自動的にNotionデータベースへ情報が追加されるため、人事関連業務の効率化を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとNotionを利用し、従業員情報を手作業で二重入力している方
- 従業員情報の管理を効率化し、ヒューマンエラーを減らしたい方
- 入社手続きにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRへの従業員情報登録後、Notionへのデータ追加が自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、従業員情報の正確な管理をサポートします。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとNotionをそれぞれYoomと連携します。
- トリガーにSmartHRの「従業員が登録されたら（Webhook）」を設定することで、SmartHRで新しい従業員情報が登録されたタイミングでフローが起動するようにします。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定して、SmartHRから取得した従業員情報をNotion内の指定したデータベースへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、SmartHRから取得したどの従業員情報を、Notionデータベースのどの項目に紐付けるかを細かく設定できます。
■注意事項
- SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：SmartHRのトリガー設定
最初の設定です！
ここでは、SmartHRに従業員情報が登録された際に、フローボットが起動するように設定をしていきます。
コピーしたテンプレートの、「従業員が登録されたら（Webhook）」をクリックしてください。
タイトルを任意で編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するアカウントで合っているかを確認しましょう。
アカウント情報は、ステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは「従業員が登録されたら（Webhook）」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
「サブドメイン」は、ステップ1のマイアプリ登録時と同様に入力します。
ここで入力したサブドメインのSmartHRアカウントに従業員情報が登録されると、フローボットが自動で起動するようになりますよ！
入力したら「テスト」を押して、フローと連携します。下図のように「テスト成功」と表示されれば連携できているので、「次へ」をクリックして設定を進めましょう！
次に、API接続設定を行います。
下図の手順を参考に、SmartHRで従業員をテスト用に登録してテストをしましょう！
今回は下図のような従業員情報を登録しました。テスト用なので、架空の情報（「テスト太郎」や「test@com」など）でOKです！
従業員情報を登録したらYoomの画面に戻ります。
「テスト」をクリックし、「取得した値」に先ほど登録した従業員情報がアウトプットとして抽出されることを確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
正しく情報が抽出できていることを確認したら、「保存する」をクリックして次の設定に進みます。
ステップ4：Notionのレコード追加設定
続いて、ステップ3で取得した従業員情報をNotionのレコードに追加する設定です。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
タイトルを任意で編集し、連携するアカウント情報に誤りがないかを確認しましょう。実行アクションは変更せず、「レコードを追加する」のままにします。
「データベースID」欄には、ステップ3で取得したSmartHRの従業員情報を追加する、Notionのデータベースを設定します。
入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から該当のデータベースを選択しましょう。
設定後、「次へ」をクリックしてください。
最後に、「追加するレコードの値」の各項目を設定していきます。
入力欄をクリックするとアウトプットを選択できるので、それぞれ適切な値を選択しましょう。
たとえば「社員番号」欄には、アウトプットの「従業員が登録されたら（Webhook）」内にある「社員番号」を選択します。
その他の項目も、下図のようにそれぞれ適切な値を設定してみてくださいね！
※「追加するレコードの値」に表示される項目は、連携しているNotionのデータベースに基づいて表示されます。項目を編集したい場合は、Notionのデータベースを編集してください。
全ての項目を設定したら、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、指定したNotionのデータベースに従業員情報が正しく追加されていることを確認してみてくださいね！
確認後、「保存する」をクリックしたら設定完了です！
ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」をにし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「SmartHRに従業員情報が登録された際に、その情報をNotionのデータベースに追加する」フローの作成手順でした！
SmartHRを使ったその他の便利な自動化例
今回ご紹介したNotionとの連携以外にも、様々なツールと連携することで多様な業務フローを自動化することが可能です。
たとえば、SmartHRに登録された従業員情報をチャットツールに通知したり、クラウドストレージに従業員ごとのフォルダを自動作成することもできます。また、他のデータベースの情報を基に、SmartHRに従業員情報を追加することもできますよ！
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に近いテンプレートを探して、最適なフローを構築してみてくださいね。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらSmartHRにも従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Workspaceを使用している企業
・入社手続きの業務プロセスの一貫化を検討している方
・Google Workspaceの従業員データをHRシステムに連携したいと考えている方
2. SmartHRを使用して人事労務の管理を行っている企業
・従業員データの登録を負担に感じている方
・オンボーディングや保険加入手続きをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、SmartHRの従業員登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
■注意事項
・Google Workspace、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をSlackで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをSlackで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・必要な情報をSlackに集約することにより、入社手続きに必要な情報の確認や共有がスムーズに進み業務の効率化に繋がります。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Slackの通知によって情報伝達を自動化することができます。
・新規従業員への歓迎メッセージをSlackで送信することで、コミュニケーションを活性化させることができます。
・手作業による情報伝達に伴うミスを削減し、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSmartHRを利用する方
・従業員管理でSmartHRを活用している方
・各種申請の効率化でSmartHRを利用している方
2.フォルダ管理を担当している方
・従業員毎にフォルダを作成し管理している方
・Onedriveでのフォルダの作成を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理ができるため、場所を問わずアクセスできるのがメリットです。
しかし、OneDriveのフォルダを従業員毎に作成・管理している場合、手動による作成作業が煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに自動で従業員毎にフォルダを作成することができるため、手動による作成作業が不要になります。
OneDriveへのフォルダの作成がシームレスに行われることで、タスクの集中を妨げることが無くなり、業務効率を向上させることが可能です。
また、フォルダの作成漏れやフォルダ名の誤りといったヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・ SmartHR、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をGmailで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知メール作成の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用している経営者・管理者
・新規従業員登録を把握し、歓迎メッセージを送りたい方
・従業員情報をGmailで確認し、人事管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRへの登録と同時にGmailで通知を受け取ることで、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Gmail通知によって情報伝達を自動化することができます。
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でGmailに通知メールが送信されるため、手作業での通知が不要となり業務効率が向上に繋がります。
■注意事項
・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要新しい従業員の入社手続きで、Google スプレッドシートの情報をSmartHRへ手入力する作業に手間を感じていませんか？こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに従業員情報が追加されると、SmartHRへの登録が自動で実行されるため、面倒な転記作業から解放され、より正確で迅速な従業員管理が可能になります。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとSmartHRで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録を手作業で行っており、入力ミスや作業の遅延に課題を感じている方
- 入社手続きに関する一連の業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でSmartHRに従業員が登録され、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を登録するため、手作業による入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSmartHRを選択し、「事業所情報の取得」アクションで対象の事業所情報を取得します。
- 次に、取得した事業所情報とスプレッドシートの情報を元に、SmartHRの「従業員の登録」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションで処理済みであるステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたいスプレッドシートIDやシート名などを任意で設定してください。
- SmartHRのオペレーション設定では、従業員情報を登録したい任意のテナントIDを設定してください。
■注意事項- Google スプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらSmartHRにも従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Workspaceを使用している企業
・入社手続きの業務プロセスの一貫化を検討している方
・Google Workspaceの従業員データをHRシステムに連携したいと考えている方
2. SmartHRを使用して人事労務の管理を行っている企業
・従業員データの登録を負担に感じている方
・オンボーディングや保険加入手続きをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、SmartHRの従業員登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
■注意事項
・Google Workspace、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をSlackで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをSlackで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・必要な情報をSlackに集約することにより、入社手続きに必要な情報の確認や共有がスムーズに進み業務の効率化に繋がります。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Slackの通知によって情報伝達を自動化することができます。
・新規従業員への歓迎メッセージをSlackで送信することで、コミュニケーションを活性化させることができます。
・手作業による情報伝達に伴うミスを削減し、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSmartHRを利用する方
・従業員管理でSmartHRを活用している方
・各種申請の効率化でSmartHRを利用している方
2.フォルダ管理を担当している方
・従業員毎にフォルダを作成し管理している方
・Onedriveでのフォルダの作成を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理ができるため、場所を問わずアクセスできるのがメリットです。
しかし、OneDriveのフォルダを従業員毎に作成・管理している場合、手動による作成作業が煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに自動で従業員毎にフォルダを作成することができるため、手動による作成作業が不要になります。
OneDriveへのフォルダの作成がシームレスに行われることで、タスクの集中を妨げることが無くなり、業務効率を向上させることが可能です。
また、フォルダの作成漏れやフォルダ名の誤りといったヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・ SmartHR、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をGmailで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知メール作成の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用している経営者・管理者
・新規従業員登録を把握し、歓迎メッセージを送りたい方
・従業員情報をGmailで確認し、人事管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRへの登録と同時にGmailで通知を受け取ることで、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Gmail通知によって情報伝達を自動化することができます。
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でGmailに通知メールが送信されるため、手作業での通知が不要となり業務効率が向上に繋がります。
■注意事項
・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Google スプレッドシートとSmartHRで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録を手作業で行っており、入力ミスや作業の遅延に課題を感じている方
- 入社手続きに関する一連の業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
- Google スプレッドシートに行が追加されると自動でSmartHRに従業員が登録され、手作業での転記にかかっていた時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を登録するため、手作業による入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Google スプレッドシートとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSmartHRを選択し、「事業所情報の取得」アクションで対象の事業所情報を取得します。
- 次に、取得した事業所情報とスプレッドシートの情報を元に、SmartHRの「従業員の登録」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションで処理済みであるステータスなどを更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象としたいスプレッドシートIDやシート名などを任意で設定してください。
- SmartHRのオペレーション設定では、従業員情報を登録したい任意のテナントIDを設定してください。
- Google スプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
まとめ
いかがでしたか？SmartHRのWebhook機能を活用して従業員情報の連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータベースへの情報転記、関係部署への通知、カレンダーへの予定登録といった一連の作業にかかる時間と手間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。これにより、人事労務担当者は煩雑な事務作業から解放され、採用戦略の立案や従業員育成、労務管理の改善といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
Yoomを使えば、ノーコードで様々な業務を自動化できる仕組みが構築できるのも魅力ですよね。
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Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
業務効率化の第一歩として、本記事を参考にまずはSmartHRの従業員情報を他のデータベースに同期することから始めてみませんか？自動化によって、日々の業務効率がどれだけ改善されるのか、ぜひ気軽に体験してみてくださいね！
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