.png)
従業員からの在籍証明書発行依頼は、人事担当者にとって頻繁に発生する業務のひとつです。
しかし、在籍証明書の発行業務を手作業で対応していると、手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーが発生するリスクも高まります。
本記事では、SmartHR・Googleドキュメント・Discordを連携することで、SmartHRの情報で在籍証明書を発行しDiscordに自動で通知する方法をご紹介します。
これにより、人事部門の負担を軽減し、法務対応の迅速化やデータ管理の信頼性向上を実現できる可能性があります。
プログラミング不要でアプリ連携を実現し、業務を自動化できる方法をご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。
在籍証明書の発行を行う際、人事部門が手作業で対応することは手間がかかります。
SmartHR・Googleドキュメント・Discordを連携することで、申請から在籍証明書発行までを自動化でき、人事担当者の負担を軽減できます。
また、発行後にDiscordへ自動通知を行う仕組みを導入することで、申請者や人事担当者に迅速に進捗状況を共有することが可能です。
この結果、業務を効率化できるため、重要な業務に集中するための時間を確保できる可能性があります。
SmartHRを活用して在籍証明書の発行を自動化することで、データの一貫性と正確性を保つことが可能です。
この自動化を導入することで、手作業による誤入力や書類紛失のリスクを削減でき、データ管理の信頼性向上が期待できます。
また、Discordの自動通知により発行状況が明確化されるため、トラブル発生時の迅速な対応が可能です。
これにより、社内外のステークホルダーに対する信用を高めることができ、より正確で効率的な人事業務が実現するかもしれません。
在籍証明書は、法的な手続きや各種申請において重要な書類として利用されるケースがあります。
在籍証明書の発行と通知が自動化されることで、法務関連の対応を円滑に進めることが可能になります。
SmartHRで在籍証明書を迅速に作成し、完了通知をDiscordで受け取れるため、必要な手続きを素早く完了できるようになります。
これにより、従業員の不安を減らすだけでなく、企業としても法的要件を迅速に満たす信頼性の高い体制を整えられる可能性があります。
ここからは、ノーコードツールYoomを使用して、「SmartHRの情報で在籍証明書を発行しDiscordに通知する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
SmartHRで在籍証明書が発行されたことをSmartHRのAPIを利用して受け取り、Discordの提供するAPIを用いてDiscordにファイルを送信することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フローは下記4つのプロセスで作成します。
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください。
1.SmartHRの登録方法
「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からSmartHRを検索します。
上記画面が表示されるので、枠外の注釈を参考に「サブドメイン」を設定してください。
入力できたら「追加」をクリックします。
2. Googleドキュメントの登録方法
次に「新規接続」から、Googleドキュメントを検索します。
上記画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3. Discordの登録方法
次に「新規接続」から、Discordを検索します。
アカウント名は、任意の名称を入力してください。
アクセストークンにはこちらから取得したBotトークンを設定しましょう。
参照：Discordのマイアプリ登録方法詳細はこちらをご確認ください。
以上で、SmartHR・Googleドキュメント・Discordのマイアプリ登録は完了です。
次にテンプレートをコピーしましょう。
下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
まず、「従業員ページから起動」というタブをクリックし設定しましょう。
上記画面の注釈を参考に、Chrome拡張機能をこちらからインストールしてください。
参照：Chrome拡張機能の詳しい設定方法をこちらからご確認ください。
上記項目は設定済みです。
そのまま「次へ」をクリックし進みましょう。
起動ページのURLサンプルを、枠外の注釈を参考に設定してください。
設定が完了したら、画面下部にあるテストボタンをクリックしてください。
テストが成功したら「保存する」をクリックして、アプリトリガーの設定は完了です。
次に、「書類を発行する」をクリックし設定していきます。
上記項目は設定済みです。
そのまま「次へ」をクリックし進みましょう。
ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDは、枠外の注釈を参考にプルダウンより任意で設定してください。
出力ファイル名は、上記画像のように設定されています。
解説：このように設定することで、SmartHRに登録された情報から「姓」と「名」を自動で取得し、Googleドキュメントのファイル名に引用することができます。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
Googleドキュメントに移動して、在籍証明書の雛形書類を準備してください。
参照：在籍証明書の雛形書類はこちらを参照に設定してください。
雛形書類の設定が完了したら、Yoom画面に戻りましょう。
置換後の文字列は、上記画面のように設定してください。
解説：このように設定することで、SmartHRに登録された情報から「姓」を自動で取得し、在籍証明書に引用することができます。
その他の項目も同様に設定してください。
すべての項目が設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら「保存する」をクリックしてください。
次に、「ファイルを送信」という項目をクリックし設定します。
上記項目は設定済みです。
そのまま「次へ」をクリックし進みましょう。
チャンネルIDとメッセージ内容は、注釈を参考に設定してください。
ファイルの添付方法は、上記画像の通り設定されています。
設定に相違がないか確認できたらテストをクリックしてください。
テストが成功したら保存してください。
フローボットの作成が完了したら、上記のような画面が表示されるので、「トリガーをON」に変更してください。
これで、「SmartHRの情報で在籍証明書を発行しDiscordに通知する」フローの完成です。
他にもSmartHR・Googleドキュメント・Discordを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. SmartHRに従業員が登録されたら、Discordに自動で通知できるフローです。
このフローを活用することで、Discordへの通知作業を自動化し、入社手続きに必要な情報の確認や共有をスムーズに進められる可能性があります。
2. SmartHRで従業員が削除されたら、Discordのテキストチャンネルに自動で通知できるフローです。
このフローを活用することで、人事担当者以外にもチームメンバー全員が迅速に退職者の情報を把握できます。
この自動化により、手入力でのDiscordへの通知や情報共有が不要になるため、人事担当者の負担を軽減し、業務の効率化が期待できます。
3. フォームに入力された内容を用いて、Googleドキュメントの雇用契約書雛形からPDFを発行しDiscordに自動通知できるフローです。
このフローを活用すると、雛形シートをコピーし、入力してPDFを発行する作業を自動化できるため、業務の効率化が期待できます。
また、発行漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの削減が期待できます。
本記事では、SmartHR・Google ドキュメント・Discordを連携し、SmartHRの情報で在籍証明書を発行しDiscordに自動で通知する方法をご紹介しましたが、いかがでしたか？
この自動化により、申請から在籍証明書発行までを自動化できるため、人事担当者の負担を軽減でき、ヒューマンエラーの削減が期待できます。
また、法務関連の対応を円滑に進めることが可能になります。
Yoomでは、無料プランでも簡単に作成できる便利なフローボットがたくさんありますので、ぜひ試していただき業務にお役立てください！
.png)
.png)
.webp)
.webp)