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SmartHRとJUST.DBを連携することで、従業員データがSmartHRで更新されると、JUST.DBの管理台帳にも自動で反映され、手動でのデータ入力や更新ミスのリスクの削減が期待できます。さらに、業務の効率化やセキュリティ向上が実現し、人事担当者の負担を軽減するだけでなく、正確な情報を基に迅速な意思決定が可能となるでしょう。
この記事ではSmartHRとJUST.DBを連携することで得られるメリットと連携方法を詳しく紹介します。
従業員情報を管理している人事担当者におすすめです。
SmartHRとJUST.DBを連携することで、SmartHRで従業員情報を登録すると、自動でJUST.DBの従業員管理台帳を更新することができます。これにより、手動で従業員情報をJUST.DBに入力する手間が削減されることで、管理担当者の業務負担が軽減され、より重要な業務に集中する時間を増やすことが期待できます。入力ミスも防止できるため、データ精度が向上し、正確な情報を基に次の作業に進むことが可能となるでしょう。
SmartHRの情報を自動でJUST.DBに反映することで、JUST.DBのアクセス権限設定を使って、必要な情報に限定した管理が可能で、従業員情報の保護が強化されます。情報管理のセキュリティを高めることで、コンプライアンス遵守の観点からも安心して運用することができるでしょう。
結果、SmartHRとJUST.DBを連携することで、データの漏洩リスクの低減が期待できます。
[Yoomとは]
それでは、実際にテンプレートを使用して「SmartHRで従業員情報が更新されたらJUST.DBの従業員管理台帳を更新する」フローを一緒に作っていきましょう！
今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらJUST.DBの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理を担当している方
・SmartHRを活用して従業員情報を管理している人事担当者
・従業員情報の管理でJUST.DBも併用している方
2.業務でJUST.DBを利用している方
・SmartHRの従業員情報をJUST.DBに手動で連携している方
・SmartHRとJUST.DBの情報連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報の管理においてSmartHRとJUST.DBを利用している場合、両ツールへの更新作業は手間です。
また、手動による情報更新は誤入力や入力漏れといったミスを引き起こす可能性があるため、効率化を図りたいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されると自動でJUST.DBの従業員管理台帳も更新することができ、手動による作業を軽減することができます。
JUST.DBへの情報更新が自動化されることで、複数の部署間での情報共有を効率化できるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
フローの後にチャットツールと連携することでJUST.DBへの更新情報をスピーディーに把握することもできます。
■注意事項
・SmartHR、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。
それでは、始めましょう！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、SmartHRをクリックします。
(3)SmartHRの新規登録画面より、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
SmartHRのマイアプリ登録方法は下記のサイトよりご確認ください。
SmartHRのマイアプリ登録方法
(4)次にJUST.DBの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からJUST.DBをクリックします。
(5)「JUST.DBの新規登録」画面から、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにSmartHRとJUST.DBが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらJUST.DBの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理を担当している方
・SmartHRを活用して従業員情報を管理している人事担当者
・従業員情報の管理でJUST.DBも併用している方
2.業務でJUST.DBを利用している方
・SmartHRの従業員情報をJUST.DBに手動で連携している方
・SmartHRとJUST.DBの情報連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報の管理においてSmartHRとJUST.DBを利用している場合、両ツールへの更新作業は手間です。
また、手動による情報更新は誤入力や入力漏れといったミスを引き起こす可能性があるため、効率化を図りたいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されると自動でJUST.DBの従業員管理台帳も更新することができ、手動による作業を軽減することができます。
JUST.DBへの情報更新が自動化されることで、複数の部署間での情報共有を効率化できるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
フローの後にチャットツールと連携することでJUST.DBへの更新情報をスピーディーに把握することもできます。
■注意事項
・SmartHR、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
アプリトリガーの「従業員情報が更新されたら（Webhook起動）」をクリックします。
(2)SmartHRの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、SmartHRと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「従業員情報が更新されたら（Webhook起動）」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、SmartHRの管理画面で設定を行なってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(1)次に、JUST.DBと連携してレコードの更新設定を行います。
「レコードの編集」をクリックします。
(2)JUST.DBの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、JUST.DBと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「レコードの編集」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ドメイン、テーブル識別名を赤線を確認の上、入力を行ってください。
レコードＩＤはアウトプットから選択します。
下へ進み、フィールドの識別名を赤枠を確認の上、入力を行ってください。
値はアウトプットまたは直接入力をします。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「SmartHRで従業員情報が更新されたらJUST.DBの従業員管理台帳を更新する」フローボットの完成です。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらJUST.DBの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員情報の管理を担当している方
・SmartHRを活用して従業員情報を管理している人事担当者
・従業員情報の管理でJUST.DBも併用している方
2.業務でJUST.DBを利用している方
・SmartHRの従業員情報をJUST.DBに手動で連携している方
・SmartHRとJUST.DBの情報連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報の管理においてSmartHRとJUST.DBを利用している場合、両ツールへの更新作業は手間です。
また、手動による情報更新は誤入力や入力漏れといったミスを引き起こす可能性があるため、効率化を図りたいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されると自動でJUST.DBの従業員管理台帳も更新することができ、手動による作業を軽減することができます。
JUST.DBへの情報更新が自動化されることで、複数の部署間での情報共有を効率化できるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
フローの後にチャットツールと連携することでJUST.DBへの更新情報をスピーディーに把握することもできます。
■注意事項
・SmartHR、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
Yoomでは他にもSmartHRとJUST.DBを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.SmartHRに従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
Microsoft Teamsを連携することで、SmartHRに従業員が登録された際に、自動でMicrosoft Teamsに通知されます。従業員情報をMicrosoft Teamsで社内で共有したい方におすすめです。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をMicrosoft Teamsで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをMicrosoft Teamsで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でMicrosoft Teamsに通知されるため手作業が不要になり、業務効率の向上に繋がります。
・Microsoft Teamsのチャットや会議機能と連携することで、入社手続きの進捗管理や情報共有を効率化することができます。
・必要な情報をMicrosoft Teamsで共有することで、入社手続きをスムーズに進めることができます。
・手入力による情報伝達に伴うミスを削減し、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.SmartHRで従業員が削除されたら、Microsoft Teamsに通知する
このフローを使うことで、SmartHRで従業員が削除された際にMicrosoft Teamsに通知ができます。1.のフローと併せて使うことで、登録と削除の通知を自動で受け取ることができます。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたら、Microsoft Teamsのチャネルに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・従業員削除の情報を関係部署や担当者に迅速に通知したい方
・従業員削除に伴う手続き（アカウント削除、退職処理など）をスムーズに進めたい方
・手作業によるMicrosoft Teamsのチャネルへの通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・チームメンバーの異動や退職情報を把握し、チーム編成や業務分担の調整を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
・従業員がSmartHRから削除されたタイミングで自動的にMicrosoft Teamsのチャネルに通知が届くことにより、人事担当者以外にも関係部署やチームメンバー全員が迅速に退職者の情報を把握することができます。
・手入力でのMicrosoft Teamsのチャネルへの通知や情報共有が不要になるため、人事担当者の負担を軽減し、他の業務に時間を割くことができ業務の効率化になります。
・従業員削除の情報Microsoft Teamsで共有することによって、関係者への情報伝達がスムーズになり、退職手続きの遅延を防ぐことができます。
・Microsoft Teams上で退職者に関する情報共有や引き継ぎ事項の確認など、コミュニケーションを円滑に行うことができます。
・退職者のアカウント情報を速やかに把握することにより、必要なアクセス権限の削除などの対応を迅速に行うことができ、不正アクセスのリスクを低減できます。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.JUST.DBに登録されたら、Googleカレンダーで予定を追加する
Googleカレンダーを連携することで、JUST.DBに登録すると、自動でGoogleカレンダーに予定が追加されます。これにより、Googleカレンダーに登録漏れを防ぎ、スムーズなスケジュール管理が可能となるでしょう。
■概要
JUST.DBに新しく登録されたら、Googleカレンダーで予定を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データベースのレコードを元にスケジュールを管理する必要がある方
2.手動でのスケジュール登録を減らし、自動化したいと考えている方
3.JUST.DBとGoogleカレンダーを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBでのイベント登録と同時に、Googleカレンダーに自動的に予定を追加することで、スケジュールの重複を避け、効率的なスケジュール管理が可能となります。
・自動化により、人為的なエラーや手違いを減らし、データの精度と信頼性を向上させます。
■注意事項
・JUST.DB、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
さらに、SmartHRとJUST.DBを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
SmartHRとJUST.DBの連携によって、従業員情報の管理がスムーズになり、業務効率が向上しそうですね！
自動でデータが反映されるため、手動での入力ミスや更新漏れを防ぎ、常に正確で最新の情報を管理できるでしょう。また、セキュリティ強化により、安心してデータを運用できるのも大きなメリットとなるでしょう。
Yoomは誰でも簡単に設定ができます。登録したその日から、テンプレートを使用して自動化を試すことが可能です。
興味を持たれた方は、ぜひこの連携を活用して、より業務に集中できる環境を作ってみてくださいね！
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