SmartHRからJUST.DBへの従業員情報を自動更新する方法

SmartHRとJUST.DBを連携することで、従業員データがSmartHRで更新されると、JUST.DBの管理台帳にも自動で反映され、手動でのデータ入力や更新ミスのリスクの削減が期待できます。さらに、業務の効率化やセキュリティ向上が実現し、人事担当者の負担を軽減するだけでなく、正確な情報を基に迅速な意思決定が可能となるでしょう。

この記事ではSmartHRとJUST.DBを連携することで得られるメリットと連携方法を詳しく紹介します。
従業員情報を管理している人事担当者におすすめです。

SmartHRとJUST.DBを連携するメリット

メリット1:業務プロセスの効率化と時間短縮

SmartHRとJUST.DBを連携することで、SmartHRで従業員情報を登録すると、自動でJUST.DBの従業員管理台帳を更新することができます。これにより、手動で従業員情報をJUST.DBに入力する手間が削減されることで、管理担当者の業務負担が軽減され、より重要な業務に集中する時間を増やすことが期待できます。入力ミスも防止できるため、データ精度が向上し、正確な情報を基に次の作業に進むことが可能となるでしょう。

メリット2:人事データのセキュリティ向上

SmartHRの情報を自動でJUST.DBに反映することで、JUST.DBのアクセス権限設定を使って、必要な情報に限定した管理が可能で、従業員情報の保護が強化されます。情報管理のセキュリティを高めることで、コンプライアンス遵守の観点からも安心して運用することができるでしょう。
結果、SmartHRとJUST.DBを連携することで、データの漏洩リスクの低減が期待できます。

[Yoomとは]

SmartHRとJUST.DBの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「SmartHRで従業員情報が更新されたらJUST.DBの従業員管理台帳を更新する」フローを一緒に作っていきましょう！

今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、始めましょう！

ステップ1：SmartHRとJUST.DBをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、SmartHRをクリックします。
(3)SmartHRの新規登録画面より、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
SmartHRのマイアプリ登録方法は下記のサイトよりご確認ください。
SmartHRのマイアプリ登録方法

(4)次にJUST.DBの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からJUST.DBをクリックします。
(5)「JUST.DBの新規登録」画面から、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにSmartHRとJUST.DBが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：SmartHRの従業員情報が更新された際の設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「従業員情報が更新されたら（Webhook起動）」をクリックします。

(2)SmartHRの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、SmartHRと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「従業員情報が更新されたら（Webhook起動）」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、SmartHRの管理画面で設定を行なってください。

設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

ステップ3：JUST.DBのレコードを編集

(1)次に、JUST.DBと連携してレコードの更新設定を行います。
「レコードの編集」をクリックします。

(2)JUST.DBの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、JUST.DBと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「レコードの編集」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、ドメイン、テーブル識別名を赤線を確認の上、入力を行ってください。
レコードＩＤはアウトプットから選択します。

下へ進み、フィールドの識別名を赤枠を確認の上、入力を行ってください。
値はアウトプットまたは直接入力をします。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「SmartHRで従業員情報が更新されたらJUST.DBの従業員管理台帳を更新する」フローボットの完成です。

SmartHRとJUST.DBを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもSmartHRとJUST.DBを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.SmartHRに従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する

Microsoft Teamsを連携することで、SmartHRに従業員が登録された際に、自動でMicrosoft Teamsに通知されます。従業員情報をMicrosoft Teamsで社内で共有したい方におすすめです。

2.SmartHRで従業員が削除されたら、Microsoft Teamsに通知する

このフローを使うことで、SmartHRで従業員が削除された際にMicrosoft Teamsに通知ができます。1.のフローと併せて使うことで、登録と削除の通知を自動で受け取ることができます。

3.JUST.DBに登録されたら、Googleカレンダーで予定を追加する

Googleカレンダーを連携することで、JUST.DBに登録すると、自動でGoogleカレンダーに予定が追加されます。これにより、Googleカレンダーに登録漏れを防ぎ、スムーズなスケジュール管理が可能となるでしょう。

さらに、SmartHRとJUST.DBを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

SmartHRを使用したフローボットテンプレート一覧

JUST.DBを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

SmartHRとJUST.DBの連携によって、従業員情報の管理がスムーズになり、業務効率が向上しそうですね！
自動でデータが反映されるため、手動での入力ミスや更新漏れを防ぎ、常に正確で最新の情報を管理できるでしょう。また、セキュリティ強化により、安心してデータを運用できるのも大きなメリットとなるでしょう。
Yoomは誰でも簡単に設定ができます。登録したその日から、テンプレートを使用して自動化を試すことが可能です。
興味を持たれた方は、ぜひこの連携を活用して、より業務に集中できる環境を作ってみてくださいね！