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【ノーコードで実現】JUST.DBにデータを自動で採番して登録する方法
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フローボット活用術

2026-03-02

【ノーコードで実現】JUST.DBにデータを自動で採番して登録する方法

Sachika Mikami
Sachika Mikami

「フォームで受け付けた問い合わせ内容をJUST.DBに登録して、管理番号を割り振る作業、自動化できないかな…」
「手作業での採番や登録作業に追われて、ヒューマンエラーの発生や対応の遅れに悩んでいる…」

このように、データベースへの手作業での登録や採番業務に限界を感じていませんか?

もし、フォームからの回答内容をトリガーに、JUST.DBに自動でレコードを登録し、ユニークな番号を採番できる仕組みがあれば、これらの手作業から解放されることも可能です!

そのうえ、迅速なデータ管理が実現し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます!

今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう

とにかく早く試したい方へ

YoomにはJUST.DBにデータを自動で採番・登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。

「まずは試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう!


■概要
フォームからの問い合わせや申請に対して、手作業でJUST.DBへの登録や管理番号の採番を行っていませんか? こうした定型的ながらも重要な業務は、入力ミスや対応漏れのリスクが伴い、担当者の負担となりがちです。 
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でJUST.DBにレコードを登録し、ユニークな番号を採番、関係者へのメール通知までを完結させることができ、データ管理の正確性と迅速性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
  • JUST.DBへのデータ登録と採番を手作業で行い、効率化したいと考えている方
  • フォームからの回答データを基に、JUST.DBでの登録作業を自動化したい方
  • 手作業による転記ミスや採番ルールの間違いを防ぎたいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
  • フォーム回答からJUST.DBへの登録、採番、通知までの一連の流れが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
  • 手動でのデータ転記や採番が不要になるため、入力ミスや番号の重複といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、JUST.DBをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
  3. オペレーションでAI機能を設定し、プロンプトに基づいて管理番号やカテゴリなどのテキストを生成します。
  4. 次に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入(採番形式)」アクションを設定し、フォームの回答内容と生成したテキストを登録します。
  5. 続けて、JUST.DBの「レコードを更新する(ID検索)」アクションを設定し、必要に応じてレコード情報を更新します。
  6. 最後に、メールを送るオペレーションを設定し、登録内容を関係者に自動で通知します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • フォームで回答を得る質問項目は、収集したい情報に応じて任意の内容や数に設定してください。
  • 採番ルールやカテゴリ分けのロジックに合わせて、AI機能のテキスト生成で用いるプロンプトを任意の内容に設定できます。
  • JUST.DBでレコードを挿入、更新する対象のテーブルは、管理したいデータベースに合わせて任意のものに設定してください。
  • メールを送るオペレーションでは、通知したい宛先や任意の件名、本文の内容を自由に設定することが可能です。
■注意事項
  • JUST.DBとYoomを連携してください。

フォームの回答をトリガーにJUST.DBへ自動で採番・登録するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、フォームに回答が送信されたら、JUST.DBに採番形式のレコードを自動で挿入し、関係者にメールで通知するフローを解説していきます!

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト:JUST.DB

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

  • JUST.DBのマイアプリ連携
  • テンプレートをコピー
  • Yoomフォームのトリガー設定とJUST.DB、メールのアクション設定
  • トリガーをONにし、フローが起動するかを確認


■概要
フォームからの問い合わせや申請に対して、手作業でJUST.DBへの登録や管理番号の採番を行っていませんか? こうした定型的ながらも重要な業務は、入力ミスや対応漏れのリスクが伴い、担当者の負担となりがちです。 
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でJUST.DBにレコードを登録し、ユニークな番号を採番、関係者へのメール通知までを完結させることができ、データ管理の正確性と迅速性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
  • JUST.DBへのデータ登録と採番を手作業で行い、効率化したいと考えている方
  • フォームからの回答データを基に、JUST.DBでの登録作業を自動化したい方
  • 手作業による転記ミスや採番ルールの間違いを防ぎたいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
  • フォーム回答からJUST.DBへの登録、採番、通知までの一連の流れが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
  • 手動でのデータ転記や採番が不要になるため、入力ミスや番号の重複といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、JUST.DBをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
  3. オペレーションでAI機能を設定し、プロンプトに基づいて管理番号やカテゴリなどのテキストを生成します。
  4. 次に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入(採番形式)」アクションを設定し、フォームの回答内容と生成したテキストを登録します。
  5. 続けて、JUST.DBの「レコードを更新する(ID検索)」アクションを設定し、必要に応じてレコード情報を更新します。
  6. 最後に、メールを送るオペレーションを設定し、登録内容を関係者に自動で通知します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • フォームで回答を得る質問項目は、収集したい情報に応じて任意の内容や数に設定してください。
  • 採番ルールやカテゴリ分けのロジックに合わせて、AI機能のテキスト生成で用いるプロンプトを任意の内容に設定できます。
  • JUST.DBでレコードを挿入、更新する対象のテーブルは、管理したいデータベースに合わせて任意のものに設定してください。
  • メールを送るオペレーションでは、通知したい宛先や任意の件名、本文の内容を自由に設定することが可能です。
■注意事項
  • JUST.DBとYoomを連携してください。

ステップ1:JUST.DBのマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!

それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。

JUST.DBのマイアプリ連携
マイアプリ画面にある+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
JUST.DBと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。

表示内容を確認し、アカウント名とアクセストークンを入力したら追加をクリックしましょう。

JUST.DBと連携してできることについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
JUST.DBと連携してできること
JUST.DBの各種識別名を一括で確認する方法
JUST.DBでファイルや画像データをレコードに追加する方法

ステップ2:該当のテンプレートをコピー

以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。


■概要
フォームからの問い合わせや申請に対して、手作業でJUST.DBへの登録や管理番号の採番を行っていませんか? こうした定型的ながらも重要な業務は、入力ミスや対応漏れのリスクが伴い、担当者の負担となりがちです。 
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でJUST.DBにレコードを登録し、ユニークな番号を採番、関係者へのメール通知までを完結させることができ、データ管理の正確性と迅速性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
  • JUST.DBへのデータ登録と採番を手作業で行い、効率化したいと考えている方
  • フォームからの回答データを基に、JUST.DBでの登録作業を自動化したい方
  • 手作業による転記ミスや採番ルールの間違いを防ぎたいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
  • フォーム回答からJUST.DBへの登録、採番、通知までの一連の流れが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
  • 手動でのデータ転記や採番が不要になるため、入力ミスや番号の重複といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、JUST.DBをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
  3. オペレーションでAI機能を設定し、プロンプトに基づいて管理番号やカテゴリなどのテキストを生成します。
  4. 次に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入(採番形式)」アクションを設定し、フォームの回答内容と生成したテキストを登録します。
  5. 続けて、JUST.DBの「レコードを更新する(ID検索)」アクションを設定し、必要に応じてレコード情報を更新します。
  6. 最後に、メールを送るオペレーションを設定し、登録内容を関係者に自動で通知します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • フォームで回答を得る質問項目は、収集したい情報に応じて任意の内容や数に設定してください。
  • 採番ルールやカテゴリ分けのロジックに合わせて、AI機能のテキスト生成で用いるプロンプトを任意の内容に設定できます。
  • JUST.DBでレコードを挿入、更新する対象のテーブルは、管理したいデータベースに合わせて任意のものに設定してください。
  • メールを送るオペレーションでは、通知したい宛先や任意の件名、本文の内容を自由に設定することが可能です。
■注意事項
  • JUST.DBとYoomを連携してください。

テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。

ステップ3:フォームトリガーの設定

フォームをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートでは、Yoomのフォームを利用します。
フォームで行えることについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
フォームトリガーの設定方法

フォームにはデフォルトで、氏名、問い合わせ内容、メールの項目が設定されています。
項目を追加したい場合は、+質問を追加をクリックし設定を行ってください。

完了ページの設定はYoomの有料プランでご利用いただけます。
他にも有料プランのみで利用できる機能がございますので、ご興味のある方は以下のリンク先をご確認ください。
フォームの基本設定・オプション設定について

次に、共有フォーム利用時のフローボットの起動者を設定します。
デフォルトで設定されていますが、プルダウンメニューから選択することも可能です。
ご自身の状況に合わせて設定してください。

ここまで確認できたら次へをクリックします。

このページでは、実際にフォームを受け取った場合と同じように、取得した値を設定することで次の処理でテスト利用することができます。

※取得した値とは、実行した結果が設定される動的な値のことです。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
テストの重要性:「取得した値」のテスト値について

取得した値の項目にそれぞれ入力できたら完了をクリックしましょう。

※フローボットの設定が完了後、トリガーをONにすると、回答ページが有効になりますのでご確認ください。

ステップ4:テキストを生成する設定

このステップではレコードに登録する問い合わせIDを自動で生成します。
テキストを生成(採番)をクリックしましょう。
テキスト生成について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
「テキストを生成する」の設定方法

今回はデフォルトで設定されているテキストを生成 500文字以内(3タスク)を利用しますが、変更をクリックすることで別のものに変えることも可能です。

文字数やタスク数を確認し、利用したいものをお選びください。
タスク数について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
「タスク実行数」のカウント方法について
タスク実行数を調べる方法

プロンプトはデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
ご自身の状況に合わせて変更してください。
また、プロンプト内にはフローボットの起動日時が設定されています。
こうした値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、フローボット起動日時は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
※例えば、フォームの項目に新しい問い合わせIDとして利用したい情報を入力する項目を作成し、プロンプトを編集することで(取得した値として追加するなど)、規則性のある番号を生成することも可能です。

言語について今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
プロンプトも含めて入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのテキスト生成の設定に適用されますのでご注意ください。

ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。

テストに成功するとテスト成功画面と取得した値に生成結果が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。

ステップ5:テキストを生成する設定

このステップでは、フォームで取得した問い合わせ内容から相応しいカテゴリを判断し、テキストとして生成します。
テキストを生成(カテゴリ)をクリックしましょう。

今回もデフォルトで設定されているテキストを生成 500文字以内(3タスク)を利用します。
先ほどと同様に、変更をクリックすることで別のものに変えることも可能ですのでご自身の状況に合わせて設定してください。

プロンプトはデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
ご自身の状況に合わせて変更してください。
また、プロンプト内には取得した値が設定されています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。

言語について今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
プロンプトも含めて入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのテキスト生成の設定に適用されますのでご注意ください。

ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。

テストに成功するとテスト成功画面と取得した値に生成結果が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。

ステップ6:JUST.DBにレコードを挿入する設定

レコードの挿入(採番形式)をクリックします。

連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。

ドメインを設定します。
注釈を確認しながら入力しましょう。

テーブル識別名も同様に、注釈を確認しながら設定します。

フィールド識別名も同様に、注釈を確認しながら入力します。

次に、番号の項目には取得した値がデフォルトで設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されていることを確認しましょう。

接頭語、接尾語は注釈を確認しご自身の状況に合わせて設定してください。
今回は以下のように、設定しました。

設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にレコードが挿入されます。

テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。

JUST.DBにレコードが挿入されていますのでご確認ください。

ステップ7:JUST.DBのレコードを更新する設定

レコードを更新する(ID検索)をクリックします。

連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ6と同じアカウントが表示されていることを確認したら次へ進みます。

ドメイン、テーブル識別目はステップ6と同じものを設定します。

シート名、テーブル定義ファイルはそれぞれ注釈を確認して設定しましょう。

ここまで設定できたら次へをクリックします。

更新したいレコードの条件を設定します。
右端の入力欄をクリックし、以下のように取得した値を設定しましょう。

次に、更新後のレコードの値を設定します。
それぞれの項目に値を設定しましょう。

今回は登録日時の項目に動的な日付を設定します。
以下のように入力欄をクリックし、日付タブを選択して今日の項目から利用したい形式の値を選択することで設定できますのでぜひご活用ください。

また、時間の情報は直接入力する必要があります。
今回は以下のように設定しました。

問い合わせIDはステップ6で設定しているため、空欄にしてください。

ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際にレコードが更新されます。

テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。

JUST.DBのレコードが更新されていますのでご確認ください。

ステップ8:メールを送る設定

メールを送るをクリックします。

メールを送るアクションについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
「メールを送る」でできること

今回はYoom独自のメール機能を利用しますが、変更をクリックすることで別アプリを使用することもできます。
※別アプリを利用する場合はマイアプリ連携が必要ですのでご注意ください。

Toを設定します。
デフォルトで取得した値が設定されています。
取得した値をそのまま利用する場合は、項目名だけではなく実際のアドレスが表示されていることを確認しましょう。

件名と本文を設定します。
それぞれデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
直接入力することはもちろん、入力欄をクリックして取得した値を利用することもできます。
※取得した値を利用した場合は以下のように{{○○}}のように表示されます。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
To、件名、本文も含めて入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して送信する全てのメール設定に適用されますのでご注意ください。

ここまで設定できたら次へをクリックします。

メールの送信内容が表示されますので、内容を確認し問題なければテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際にメールが送信されます。

テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。

メールが送信されていますのでご確認ください。

ステップ9:トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。

お疲れ様でした!
以上がフォームに回答が送信されたら、JUST.DBに採番形式のレコードを自動で挿入し、関係者にメールで通知するフローでした! 

JUST.DBのAPIを使ったその他の自動化例

JUST.DBのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

JUST.DBを使った自動化例

JUST.DBにレコードが登録されたら、OneDriveやBoxへフォルダを自動作成したり、Google ChatやSlackへ通知したりできます。また、Gogleフォームやスプレッドシートから受け取った情報を自動的にデータベースへ集約・蓄積することも可能です。


■概要

JUST.DBにレコードが登録されたら、Microsoft Excelに格納するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.データ管理チーム

・JUST.DBで管理されているデータをMicrosoft Excelでも一元管理したいチーム

・データの可視化や分析を効率化したい部門

2.プロジェクト管理チーム

・プロジェクト関連のデータをJUST.DBで管理し、Excelでも追跡・分析したいチーム

・リアルタイムにデータを反映させ、チーム全員で最新の情報を共有したい部門

3.営業部門

・JUST.DBで管理している顧客情報や営業データをExcelに反映し、分析やレポートに活用したい営業チーム

4.マーケティング部門

・JUST.DBで収集したデータをExcelに自動で反映させ、キャンペーンの効果測定やデータ分析を行いたいチーム

5.財務・経理部門

・JUST.DBで管理している財務データをExcelに反映し、リアルタイムで予算管理や財務分析を行いたい部門

■このテンプレートを使うメリット

・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でExcelに情報が格納されるため、迅速な対応が可能となります。

・チーム全員がMicrosoft  Excelで最新の情報を共有することで、より効果的なコラボレーションが実現できます。

■注意事項

・JUST.DB、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。


■概要

JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.データ管理チーム

・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム

・データの整理とアクセスを効率化したい部門

2.プロジェクト管理チーム

・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム

・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門

3.営業部門

・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム

4.カスタマーサポートチーム

・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム

5.マーケティング部門

・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門

■このテンプレートを使うメリット

・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でBoxにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能となります。

・フォルダの自動生成により、チーム全員が同じ構成で資料を管理できるため、ミスコミュニケーションが減少します。

■注意事項

・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。


■概要

BASEで注文が発生したらJUST.DBに追加するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.BASEを業務に活用している方

・ECサイト運営に活用し自社商品の販売を行う方

・顧客や在庫情報を登録、管理する方

2.JUST.DBで情報の管理を行なっている方

・データを集計し分析を行う方

・管理する商品や、顧客情報と合わせて帳票情報を管理している方

■このテンプレートを使うメリット

BASEはECサイト運営を円滑に行うために活用できるツールです。
同時にJUST.DBでも情報を管理することで情報の分析をし、より細かいマーケティング施策を行うことができます。
しかしBASEの注文情報を毎回JUST.DBに手作業で追加するのは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。

手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使用すると、BASEで注文が発生したことをトリガーに自動でJUST.DBにデータ追加を行います。
入力作業を自動化することで、入力ミスや作業漏れを未然に防ぐことができます。
また入力にかかっていた時間をコア業務に充てることで業務全体が活性化し、生産性の向上につながります。

■注意事項

・BASE、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。


■概要

DocuSignで契約が完了したらJUST.DBの情報を更新するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

■このテンプレートをおすすめする方

1.契約業務を担当している方

・企業の営業部門の方

・Docusignで書類の送付や承認プロセスの効率化を図っている方

2.JUST.DBでデータ管理を行う方

・Docusignのエンベロープのデータを蓄積している方

・他のツールのデータを効率的に連携したい方

■このテンプレートを使うメリット

Docusignは契約業務をペーパーレスで行うことができ、業務運営をスムーズにすることができます。
しかし、JUST.DBで契約情報を管理している場合、Docusignにおける契約完了を毎回把握して更新するのは非効率的です。

このフローは、Docusignで契約が完了すると自動でJUST.DBの情報を更新できるため、JUST.DBへの更新作業を効率化します。
JUST.DBへの更新が自動化されることで、データが常に最新化されるため、管理業務の効率化を図ることが可能です。

また、手動による更新作業も不要となるため、更新漏れや入力ミスを防止することもできます。

■注意事項

・DocuSign、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、都度コピーしてJUST.DBに手作業で入力していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルの付いたメールを受信するだけで、自動的にJUST.DBへ内容が登録されるため、こうした入力業務の課題を解消し、対応の迅速化に繋げることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受信したお問い合わせ情報を、JUST.DBへ手動で転記している担当者の方
  • 顧客からの問い合わせ管理を効率化し、対応漏れを防ぎたいと考えているチームリーダーの方
  • 日々のデータ入力作業を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailでメールを受信するだけでJUST.DBへ自動で情報が登録され、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるデータのコピー&ペーストがなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとJUST.DBをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
  3. 最後に、オペレーションでJUST.DBの「レコードの挿入」アクションを設定し、Gmailで受信したメールの件名や本文などを、登録したい項目にそれぞれ紐付けます。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定では、自動化の起動対象としたいメールのラベルを任意で設定してください。
  • JUST.DBにレコードを挿入する際、どの項目にどの情報を登録するかを任意に設定できます。例えば、メールの件名や本文などを対応する項目に紐付けたり、対応状況の項目に「新規」といった固定値を入れたりすることが可能です。

■注意事項

  • GmailとJUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Google スプレッドシートで行が追加されたらJUST.DBにレコードを追加するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Google スプレッドシートを業務で活用している方

・顧客企業と共有シートで情報のやり取りを行う事務職の方

・チームで同一のシートを編集していき、情報の精度をあげたいチームリーダー

2.JUST.DBで情報の管理を行なっている方

・データの集計を行うマーケティング担当

・商品や、顧客情報の管理に使用している小売業の担当者

■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは複数人で編集できるため、情報のまとめや共有に有効的なツールです。
さらにJUST.DBへ情報登録して活用することで、プロジェクトの進行をスムーズに行うことが可能となります。
しかし、Google スプレッドシートへ入力された情報をJUST.DBに手動入力することは、情報の最新性を保つことを困難にします。

Google スプレッドシートへの登録情報を手間なくJUST.DBにも登録を行いたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシート上でデータの追加があったら、自動で引用した内容をJUST.DBにも登録するため、手入力の手間をなくし、スムーズな情報共有を実現します。

■注意事項

・Google スプレッドシート、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

JUST.DBで新しいレコードが作成される度に、Slackに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.データベースに頻繁に新しいレコードを追加する必要がある方

  • データベース管理者やデータアナリスト
  • ITシステム管理者や開発者
  • セールス担当者やマーケティング担当者

2.リアルタイムでの通知を求めている方

  • 業務の迅速化を目指している企業のマネージャー
  • 重要なデータの変更を即座に把握したいチームリーダー

3.JUST.DBとSlackを日常的に活用している方

  • JUST.DBを使用してデータ管理を行っているユーザー
  • Slackを利用してチーム内のコミュニケーションや情報共有を行っている担当者

■このテンプレートを使うメリット

・新規レコードの作成をすぐに把握できるため、チーム全体でのリアクションや迅速な対応が可能です。

・Slackを活用することで、チーム内での情報共有と議論を促進し、意思決定プロセスを迅速化します。

注意事項

・JUST.DB、SlackそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

JUST.DBにレコードが登録されたら、Google Chatに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.データ管理チーム

・JUST.DBで管理されているデータの追加を迅速に把握し、チーム全員で共有したいチーム

・レコードが追加された際に即時に対応する必要がある部門

2.プロジェクト管理チーム

・プロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際、リアルタイムで通知を受け取りたいチーム

・プロジェクトの進行状況を素早く把握し、チーム全員で共有したい部門

3.営業部門

・新しい顧客情報や営業データがJUST.DBに追加された際に、迅速に営業チーム全員に通知したい部門

4.カスタマーサポートチーム

・新しい顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、迅速に対応したいチーム

5.マーケティング部門

・JUST.DBに新しいデータが追加された際に、リアルタイムで通知を受け取り、キャンペーンの効果測定やデータ分析に迅速に対応したい部門

■このテンプレートを使うメリット

・レコードが登録されると同時にGoogle Chatに通知が届くため、情報の遅延がなくなります。

・迅速な情報共有により、チーム全員が同じ情報を基に対応できるため、ミスコミュニケーションが減少します。

■注意事項

・JUST.DB、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336


■概要

JUST.DBにレコードが登録されたら、Onedriveにフォルダを作成するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.データ管理チーム

・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム

・データの整理とアクセスを効率化したい部門

2.プロジェクト管理チーム

・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム

・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門

3.営業部門

・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム

4.カスタマーサポートチーム

・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム

5.マーケティング部門

キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門

■このテンプレートを使うメリット

・手動でフォルダを作成し、データや資料を整理する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。

・業務の効率化とデータ整理の効率化が実現でき、リソースの最適化とスケーラビリティも向上し、チームのコラボレーション強化とプロアクティブな対応が可能になります。

■注意事項

・JUST.DB、OnedriveのそれぞれとYoomを連携させてください。


■概要

Googleフォームの回答内容をJUST.DBに登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.マーケティング担当者

・Googleフォームでアンケートや顧客フィードバックを収集し、JUST.DBで回答データを分析してマーケティング戦略に活用したい方

・手作業でのデータ入力や集計に時間をかけたくない方

・回答データをリアルタイムで可視化し、迅速な意思決定につなげたい方

2.営業担当者

・Googleフォームで見込み客情報や商談情報を収集し、JUST.DBで顧客データベースを構築・管理したい方

・収集したデータをJUST.DBで分析し、営業活動の効率化や成約率向上につなげたい方

・顧客情報を一元管理し、チーム全体で共有・活用したい方

3.人事担当者

・Googleフォームで採用応募者情報や従業員アンケートを収集し、JUST.DBで人事データを管理・分析したい方

・応募者情報を効率的に管理し、選考プロセスをスムーズに進めたい方

・従業員アンケートの結果を分析し、組織改善や人材育成に役立てたい方

■このテンプレートを使うメリット

・手作業によるデータ転記を不要とし、人的リソースをより付加価値の高い業務へ集中することができます。

・データ連携の自動化による業務効率化、人的ミスの削減が可能となります。

■注意事項

・Googleフォーム、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

まとめ

フォームの回答をトリガーにJUST.DBへの採番・登録を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力や管理番号の割り振りといった定型業務の手間を削減し、入力ミスや採番の重複といったヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、担当者はデータ管理業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できます!

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!

よくあるご質問

Q:トリガーはYoomフォーム以外でも利用できますか?

A:

はい、できます。
YoomではYoom独自のフォーム以外にも、GoogleフォームやJotformなど様々なアプリと連携可能です。
連携できるアプリにご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
連携アプリ一覧

Q:処理の途中でエラーが起きたらどうなりますか?

A:

フローボットが停止し、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知メールには、エラーが起きている箇所や詳細のリンクが記載されておりますのでご確認ください。
また、再実行は自動で行われません。エラー修正後に手動で再実行してください。
エラーの対応方法

ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。

Q:AIによるカテゴリ分類が間違えた場合はどうなりますか?

A:

そのまま登録されてしまいます。
そのまま登録されてしまうのを防ぎたい方におすすめなのが、承認を依頼する機能です。
登録前に承認を依頼することができる機能で、承認が完了すると次のステップに進みます。
承認を依頼する機能についてご興味のある方は以下のリンク先をご覧ください。
「承認を依頼する」の設定方法

※今回ご紹介するテンプレートはオペレーションを5つ利用しています。
オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
無料でYoomを試す
この記事を書いた人
Sachika Mikami
Sachika Mikami
SaaS自動化プラットフォーム『Yoom』のオウンドメディアにて、業務効率化をテーマとした記事執筆を担当するWebライター。約3年にわたり多様な業界のコンテンツ制作に携わり、様々な現場の業務フローに触れてきた。その過程でSaaSツールによる業務自動化の重要性を実感し、現在はノーコードでの業務フロー改善やRPAを活用したSaaS連携といったテーマで記事執筆に取り組んでいる。自身の経験に基づき、非エンジニアの方にも業務効率化の具体的な手法とその価値が伝わるような情報発信を心がけている。
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