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「定期的なデータ棚卸しで、JUST.DBの明細レコードを一つひとつ手作業で削除するのが面倒…」
「削除対象の明細レコードが多くて時間がかかるし、誤って必要なデータまで消してしまわないか不安…」
このように、JUST.DBのデータ管理におけるレコードの削除作業に手間や不安を感じていませんか？
もし、特定の条件に合致したJUST.DBの明細レコードを自動で削除できる仕組みがあれば、こうした日々の面倒な作業から解放されることも可能です！
そのうえ、データの精度を保ちながら、より重要な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはJUST.DBの明細レコードを自動で削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Googleフォームに新しい回答があった際に、その内容をもとにJUST.DBの明細レコードを自動で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：JUST.DB
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
※Googleフォームのマイアプリ連携は、ナビ内のGoogle スプレッドシートの連携方法を参考にしてください。
Slackも下記の手順で連携できます。
続いてJUST.DB、Slackのマイアプリ連携について解説します。
JUST.DBのマイアプリ連携
マイアプリ画面にある+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
JUST.DBと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認し、アカウント名とアクセストークンを入力したら追加をクリックしましょう。
JUST.DBと連携してできることについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
今回ご紹介するテンプレートではJUST.DBの明細レコードの削除を行います。
動作確認をするために、事前にテスト用明細レコードを用意しておきましょう。
今回は以下の明細レコードを用意しました。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
フォームに回答が送信されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
Googleフォームの画面に移動し、使用するフォームを作成したら回答を送信しましょう。
今回ご紹介するテンプレートは、Googleフォームに回答が送信されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには回答を送信する必要があります。
今回は以下のフォームを作成し、回答を送信しました。
※Yoomの機能を利用して親レコードIDや明細レコードIDを取得することも可能です。
親レコードIDを取得したい場合は、「レコードの取得（複数）」アクションがおすすめです。
明細レコードIDを取得したい場合は、「レコードの取得」アクションを利用しましょう。（明細レコードIDを取得するには親レコードIDが必要です）
※フローボットは自由に編集できるため、これらのアクションを追加することも可能ですが、5つ以上のアクションを設定した場合はフリープランではご利用いただけませんのでご注意ください。
次に、フォームを作成した画面からURLをコピーしましょう。
Yoomの画面に戻り、フォームIDを設定します。
注釈を確認しながら先ほどコピーしたURLからフォームIDを抜き出して入力しましょう。
入力できたらテストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示されます。
次に、取得した値が表示されます。
今回利用するGoogleフォームは自由に回答を得られるため、特定の取得した値が設定されていません。
そのため、利用したい値が取得した値の項目内に表示されていない場合は値を追加する必要があります。
下記の手順を参考に、回答を取得しましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
値が追加できているのを確認したら、忘れずに完了をクリックしましょう。
明細レコードの削除をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
ドメインを設定します。
注釈を確認しながら入力しましょう。
テーブル識別名にはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
親レコードIDも同様に取得した値が設定されていますのでご確認ください。
明細フィールド識別名を設定します。
注釈を確認しながら入力してください。
※明細フィールド識別名には、明細に記入している文章を管理している識別名ではなく、明細自体のフィールド識別名を設定してください。
明細レコードIDにはデフォルトで取得した値が設定されていますので確認しましょう。
ここまで設定できたらテストをクリックします。
テストをクリックすると実際に明細レコードが削除されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
※以下のように｛｝のみ表示されますが問題ありません。
JUST.DBの明細レコードが削除されていますのでご確認ください。
チャンネルにメッセージを送るをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
投稿先チャンネルIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいチャンネルを選択しましょう。
メッセージはデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
直接入力することはもちろん、取得した値を設定することもできます。
※直接入力した箇所は固定文となります。
このテンプレートを通して送るメッセージ全てに設定されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にチャンネルにメッセージが送信されます。
テストに成功すると、テスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
Slackのチャンネルにメッセージが送信されていますのでご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！
以上がGoogleフォームに新しい回答があった際に、その内容をもとにJUST.DBの明細レコードを自動で削除するフローでした！
■概要
コラボフローで承認が完了したら、JUST.DBのレコードを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBとコラボフローを併用している企業
・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、JUST.DBのレコードと連携させたい方
・承認完了後のJUST.DBレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・承認状況をリアルタイムにJUST.DBに反映させ、データの一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
・コラボフローでの承認完了をトリガーに、JUST.DBのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。
・承認状況がJUST.DBにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。
・コラボフローとJUST.DBの連携により、、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。
■注意事項
・コラボフロー、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールの内容を、都度コピーしてJUST.DBに手作業で入力していませんか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルの付いたメールを受信するだけで、自動的にJUST.DBへ内容が登録されるため、こうした入力業務の課題を解消し、対応の迅速化に繋げることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
JUST.DBで管理している顧客情報や案件情報をもとに、Misocaで請求書を作成する際、都度情報を手入力する作業に手間を感じていませんか？
この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや請求漏れといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、JUST.DBのレコード更新をトリガーとしてMisocaの請求書が自動で作成され、こうした請求業務の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
JUST.DBで管理している顧客情報や見込み客リストを、HubSpotに手作業で一件ずつ登録していませんか？
この定型的なデータ入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、JUST.DBに新しいレコードが登録されると、その情報が自動でHubSpotにコンタクトとして追加されるため、入力の手間やヒューマンエラーの課題を解消に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
JUST.DBでレコードが登録されたらkintoneにもレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理やレコードの共有を頻繁に行う必要がある方
・データベース管理者やシステム管理者
・チームリーダーやプロジェクトマネージャー
・営業やカスタマーサポートの担当者
2.手動でのレコード登録や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
・データ入力や情報共有の作業を効率化したい担当者
3.JUST.DBとkintoneを日常的に活用している方
・JUST.DBを使用してデータ管理を行っているユーザー
・kintoneを利用してチーム内の情報共有やプロジェクト管理を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されるたびに自動的にkintoneにも追加されるため、迅速な対応が可能になります。
・自動化されたプロセスにより、データが一貫して迅速に共有されるため、チーム全体の情報共有がスムーズになります。
■注意事項
・JUST.DB、kintoneそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらJUST.DBにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・顧客企業と共有シートで情報のやり取りを行う事務職の方
・チームで同一のシートを編集していき、情報の精度をあげたいチームリーダー
2.JUST.DBで情報の管理を行なっている方
・データの集計を行うマーケティング担当
・商品や、顧客情報の管理に使用している小売業の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは複数人で編集できるため、情報のまとめや共有に有効的なツールです。
さらにJUST.DBへ情報登録して活用することで、プロジェクトの進行をスムーズに行うことが可能となります。
しかし、Google スプレッドシートへ入力された情報をJUST.DBに手動入力することは、情報の最新性を保つことを困難にします。
Google スプレッドシートへの登録情報を手間なくJUST.DBにも登録を行いたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシート上でデータの追加があったら、自動で引用した内容をJUST.DBにも登録するため、手入力の手間をなくし、スムーズな情報共有を実現します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
JUST.DBで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JUST.DBで従業員情報を管理している方
・従業員情報の登録や更新を担当する方
・JUST.DBのデータをSmartHRにも連携している方
2.人事労務の業務でSmartHRを利用している方
・SmartHRを活用して入社手続きや書類発行を担当する方
・JUST.DBからのデータ連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、JUST.DBとSmartHRを併用している場合、データ入力が二重となり手間だと感じているかもしれません。
また、データの誤入力や登録漏れが発生するとツール間のデータの整合性が保てず、管理業務に支障をきたす恐れがあります。
このテンプレートは、JUST.DBに従業員情報が登録されるとSmartHRにも自動で従業員情報を登録できます。
データ入力にかける時間を大幅に削減することができ、ツール間のデータの整合性も保たれるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
また、SmartHRへのデータ連携が効率化されることで人事労務による手続きや書類発行をスピーディーに行うことができます。
■注意事項
・JUST.DB、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
JUST.DBで特定のレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成しフォルダURLをJUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで特定のレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したい担当者
・ファイル管理を効率化して関連情報を一元管理したい方
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
■このテンプレートを使うメリット
Boxはクラウド上でファイルを効率的に保管・共有できるサービスです。
ですが、JUST.DBで特定のレコードが登録される度に手動でBoxにフォルダを作成しするのは作業担当者にとっては手間になることがあり人的なミスや遅延が起こるなどの懸念があります。
JUST.DBとBoxを連携することで、担当者はJUST.DBにレコードが登録されたことを確認して手動でフォルダを作成する必要ががなくなり、コア業務に注力することができます。また、じどうかすることによりヒューマンエラーを軽減することができ業務効率の改善を図ることも可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
・JUST.DBのWebhook設定方法はこちらを参照ください。
■概要
JUST.DBにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで管理されているデータの追加を迅速に把握し、チーム全員で共有したいチーム
・レコードが追加された際に即時に対応する必要がある部門
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際、リアルタイムで通知を受け取りたいチーム
・プロジェクトの進行状況を素早く把握し、チーム全員で共有したい部門
3.営業部門
・新しい顧客情報や営業データがJUST.DBに追加された際に、迅速に営業チーム全員に通知したい部門
4.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、迅速に対応したいチーム
5.マーケティング部門
・JUST.DBに新しいデータが追加された際に、リアルタイムで通知を受け取り、キャンペーンの効果測定やデータ分析に迅速に対応したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、迅速な対応が可能です。
・業務の効率化とリアルタイムな対応が実現でき、リソースの最適化とスケーラビリティも向上し、チームのコラボレーション強化とプロアクティブな対応が可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
JUST.DBのレコード削除を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的なデータ棚卸しや削除依頼への対応といった作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒なデータ整理業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：JUST.DBの明細レコード削除前に人の目で確認するステップを挟めますか？
A：
Q：Googleフォーム以外をきっかけに自動実行できますか？
A：
はい、できます。
YoomではYoom独自のフォーム機能をはじめ、JotformやTypeformなど様々なアプリと連携可能です。
Q：条件を指定したJUST.DBのレコードから明細レコードを削除できますか？
A：
はい、できます。
条件を指定したレコードから明細レコードを削除するには、「レコードの取得（複数）」アクションの追加がおすすめです。
このアクションでは、検索したい項目のあるフィールド識別名と、検索条件値を設定することで、対象のレコードIDを取得できます。
レコードIDを取得したら、「レコードの取得」アクションを実行して明細レコードIDを取得し、「明細レコードの削除」アクションで削除するといったように設定しましょう。
