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従業員情報の管理は、多くの企業にとって重要な業務の一つです。
そのうえで、SmartHRとcybozu.com共通管理の両方を利用している場合、従業員登録作業が自動化できたらなと思いませんか?
こんな希望を実現するのが、Yoomを活用したSmartHRとcybozu.com共通管理の連携です。
本記事では、SmartHRで従業員登録が完了した際に、その情報を使って自動でcybozu.com共通管理のユーザーを登録する方法をご紹介します。
手間を省き、業務効率を向上させましょう。
従来、複数のアプリを利用している場合、それぞれのアプリで従業員登録をする必要があります。
しかし、この自動化を活用するとcybozu.com共通管理に手動で入力する必要がなくなるので、手動入力による転記ミスのリスクが軽減できます。
また、各システムで同一の情報が保たれるため、常に最新のデータが維持されます。
特に、従業員情報の新規登録が頻繁に行われる企業にとっては、大きなメリットとなります。
SmartHRとcybozu.com共通管理を連携することで、常に同じプロセスで従業員データの登録が行われるようになります。
これにより、部署や担当者ごとに異なる対応が減少し、運用ミスや混乱を防ぐことにつながります。
また、フローを自動化しておくことで、新しい担当者になっても一貫した手順に基づいた業務運用が可能になります。
特に、運用が煩雑になりやすい入退社管理の業務などで、こういった自動化を取り入れるとプロセスが標準化され、業務効率の向上が期待できます。
Yoomとは
ここまでメリットを紹介してきました。
それでは早速、Yoomを使って今回使用するアプリを連携していきましょう!
マイアプリ登録が完了したら、「SmartHRで従業員が登録されたらcybozu.com共通管理の従業員管理表にも追加する」フローボットを作成していきます。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらcybozu.com共通管理の従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社に関連する手続きを行う方
・自社の従業員の情報を蓄積している方
2.cybozu.com共通管理を使って複数のアプリ管理を行っている方
・cybozuのクラウドサービスを使用している企業
・所属部門に合わせて権限を割り当てている統括部門の方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは日々の労務管理を効率化するために有効なツールです。
さらにcybozu.com共通管理にも従業員の登録を行うことで、業務に関連するアプリへのアクセスを円滑にします。
しかし、SmartHRで登録された情報をcybozu.com共通管理に毎回手入力するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
このテンプレートを活用するとSmartHRで従業員の登録後、自動でcybozu.com共通管理にも従業員を追加するため、手入力するよりも早く登録を完了することができます。
また入力漏れやミスを防ぐことにもつながるため、情報の精度を高く保ち、業務進行を円滑にします。
■注意事項
・SmartHR、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、使用しているSmartHRとYoomを連携させましょう。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
SmartHRと検索してください。
こちらの記事を参考に、登録をお願いします。
続いてcybozu.com共通管理と連携します。
先ほどと同じようにアプリ名で検索し、連携をお願いします。
マイアプリに連携したアプリが表示されたら完了です。
今回はこちらのテンプレートを使用します。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Yoomをお使いの方はログインし、初めての方は会員登録をしましょう。
次に進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートが自動的にコピーされます。
テンプレートの名前は、必要に応じて任意で変更可能です。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが出てきます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択します。
今回は、以下の2ステップです。
一緒に設定していきましょう!
では、アプリトリガーを設定していきましょう。
「従業員が新たに登録されたら（Webhook起動）」を選択します。
タイトルはわかりやすいように変更できます。
連携するアカウント情報を確認してください。
トリガーアクションはそのままで、次に進みましょう。
こちらの記事を参考にWebhookの設定をお願いします。
テスト前に、SmartHRへテスト従業員登録を行います。
テストし、SmartHRの従業員情報がアウトプットに反映していたら保存します。
続いて「メンバーを登録」をクリック。
こちらも、連携するアカウント情報を確認します。
アクションはそのままで、次に進みましょう。
必須項目は、以下のようにアウトプットから選択してください。
残りの項目も設定します。
メールアドレスや誕生日などの項目は、必要に応じて登録をお願いします。
こちらもテストして問題なければ保存します。
cybozu.com共通管理側を見てみましょう。
詳細も確認してみます。
無事に反映されましたね!
最後にアプリトリガーをオンにして完了です。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらcybozu.com共通管理の従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社に関連する手続きを行う方
・自社の従業員の情報を蓄積している方
2.cybozu.com共通管理を使って複数のアプリ管理を行っている方
・cybozuのクラウドサービスを使用している企業
・所属部門に合わせて権限を割り当てている統括部門の方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは日々の労務管理を効率化するために有効なツールです。
さらにcybozu.com共通管理にも従業員の登録を行うことで、業務に関連するアプリへのアクセスを円滑にします。
しかし、SmartHRで登録された情報をcybozu.com共通管理に毎回手入力するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
このテンプレートを活用するとSmartHRで従業員の登録後、自動でcybozu.com共通管理にも従業員を追加するため、手入力するよりも早く登録を完了することができます。
また入力漏れやミスを防ぐことにもつながるため、情報の精度を高く保ち、業務進行を円滑にします。
■注意事項
・SmartHR、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
1.SmartHRに新しい従業員が登録されたら、Googleスプレッドシートにも追加するフローです。
従業員情報をGoogle スプレッドシートでも管理している場合、手作業で入力するのは時間と手間がかかります。
この自動化を利用すれば転記の手間を省けます。
■概要
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、Googleスプレッドシートのデータベースにも従業員情報を格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事・総務担当者
・SmartHRに登録した従業員情報をGoogleスプレッドシートでも管理したい方
・SmartHRで管理している従業員情報をGoogleスプレッドシートで一覧化・分析したい方
・新規の従業員が登録されるたびにSmartHRの情報をGoogleスプレッドシートに手作業で転記する手間を省きたい方
2.経営者・管理者
・従業員情報をGoogleスプレッドシートで可視化し、人材配置や組織分析に役立てたい方
・SmartHRのデータをGoogleスプレッドシートで加工・分析し、経営判断に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
新しいメンバーを迎えると様々な事務処理が発生し、その中でも人事労務管理ツールへの登録などは一つの手間です。更に、社内で別の基幹データベースも平行で運用している場合は、毎回人事労務管理ツールの内容をそのデータベースに手動で転記する必要があります。
人事労務の業務が逼迫しているなので、この転記作業をなんとかしたいと思った方にこのテンプレートは最適です。このテンプレートを使うとSmartHRに登録されると同時に、Googleスプレッドシートのデータベースに対して情報を自動で転記することができます。
■注意事項
・SmartHR、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
2.1ヶ月に1回更新があったSmartHRの従業員情報を取得して、Googleスプレッドシートを更新するフローです。
先ほどのフローボットとセットで利用すると、従業員情報の登録から更新まで自動化することができます。
毎月1回決まった日時に稼働するので、更新のたびに手動で作業する手間が減らせます。
■概要
1ヶ月に1回更新があったSmartHRの従業員情報を取得して、Google スプレッドシートを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事・総務担当者
・SmartHRで管理している従業員情報をGoogle スプレッドシートで定期的に集計・分析したい方
・手作業での情報収集やスプレッドシート更新の手間を削減したい方
・常に最新の従業員情報をGoogle スプレッドシートで確認したい方
・従業員情報の変化を月次で把握し、人事戦略や組織改善に役立てたい方
2.経営者・管理者
・従業員情報をGoogle スプレッドシートで可視化し、人材配置や組織分析に役立てたい方
・SmartHRのデータを月次でGoogle スプレッドシートに集約し、経営判断に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
・毎月初めに自動で更新されるため、常に最新の従業員情報を把握することができます。
・SmartHRから従業員情報を自動で取得し、Google スプレッドシートを更新するため、手作業による情報収集や更新の手間を大幅に削減できます。
■注意事項
・SmartHR、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
3.freee人事労務の従業員情報が更新されたらcybozu.comの従業員管理表も更新するフローです。
この自動化を利用することで、freee人事労務の情報とcybozu.com共通管理のユーザー情報の整合性が取れるようになります。
また、freee人事労務を更新して、cybozu.com共通管理の更新は忘れてしまったなんてことも防げます。
■概要
freee人事労務の従業員情報が更新されたらcybozu.comの従業員管理表も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務で従業員情報を管理している方
・社内の従業員情報を管理している人事担当者
・freee人事労務とcybozu.comを連携して業務の効率化を図りたい方
2.cybozu.comを業務で活用している方
・freee人事労務の更新情報を都度cybozu.comに反映している方
・更新情報の反映を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報をfreee人事労務とcybozu.comの両方で管理している場合、同じ従業員情報を手動で更新するのは手間です。
また、手動で更新作業を行っている場合、情報の転記ミスや入力漏れが発生する可能性があり、ネガティブコストが増える場合があります。
このテンプレートは、freee人事労務の更新情報を自動でcybozu.comに反映することができます。
cybozu.comへの情報更新を自動化することで、freee人事労務の従業員情報と整合性が取れるため、二重の入力やヒューマンエラーの発生を防止することができます。
また、チャットツールと連携することで、更新情報を特定のメンバーに通知することができるため、後続作業をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・freee人事労務、cybozu.comのそれぞれとYoomを連携してください。
今回は「SmartHRで従業員が登録されたらcybozu.com共通管理の従業員管理表にも追加する」フローボットを紹介しました。
この自動化によりデータの整合性が保たれ、手動入力の手間も省けるため、業務効率が向上するでしょう。
またYoomを活用することで、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に連携フローの作成ができます。
ぜひ、この記事を参考にして、SmartHRとcybozu.com共通管理を連携してみてください。
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