SmartHRとGoogle Workspaceを連携して、SmartHRで部署情報が変更されたらGoogle Workspaceの従業員情報を更新する方法

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• SmartHRとGoogle Workspaceをマイアプリ登録
• SmartHRで部署情報が変更されたら起動するトリガーの設定
• Google Workspaceで従業員情報を更新する設定
• テストと確認

ステップ1:SmartHRとGoogle Workspaceとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はSmartHRとGoogle Workspaceをそれぞれ検索して、登録していきます。

SmartHRのマイアプリ登録

まず、SmartHRから登録していきましょう。入力欄にSmartHRと入力するとSmartHRのアイコンが表示されます。
SmartHR(OAuth)のアイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
サブドメインを入力してください。
SmartHRの詳しいマイアプリ登録方法については、以下のリンク先を参照してください。
SmartHR(OAuth)のマイアプリ登録方法
入力が終わったら「追加」をクリックすると、SmartHRのマイアプリ登録は完了です。

Google Workspaceのマイアプリ登録

Google Workspaceも同じように検索して、アイコンをクリックします。

なお、Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

入力欄にGoogle Workspaceと入力するとGoogle Workspaceのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.連携するアカウントを選択してください。

3.内容を確認し、「次へ」をクリックします。

4.内容を確認し、Yoomがアクセスできる情報をすべて選択にチェックを入れた後、「続行」をクリックしてください。
これで、Google Workspaceのマイアプリ登録は完了です。

以上で、SmartHRとGoogle Workspaceのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にSmartHRとGoogle Workspaceのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:SmartHRで部署情報が変更されたら起動するトリガーの設定

1.まず、一番上の「従業員情報が更新されたら」のアイコンをクリックします。

2.SmartHRと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「従業員情報が更新されたら」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

3.サブドメインを入力します。
SmartHRのサブドメイン確認方法については、以下のリンク先を参照してください。
‍SmartHRのサブドメイン確認方法
‍入力が終わったらテストをクリックし、問題がなければ「次へ」をクリックしてください。

4.以下の画面が表示されます。
「テスト」をクリックしたあと、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

5.フローに戻ります。
次は「レコードを取得する」のアイコンをクリックしてください。

6.今回はYoomのデータベースを使用します。
予め、以下のようにYoomデータベースに情報を格納してください。
なお、データコネクト機能を使えば、Yoomのデータベースへ他のクラウドサービスの情報を同期することができます。
詳細は以下のリンク先を参照してください。
データコネクト機能について

7.アクションは「レコードを取得する」を選択します。

8.データベースの連携を設定していきます。
プルダウンをクリックして、設定してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。

9.取得したいレコードの条件を設定します。右側の入力欄をクリックすると、SmartHRで取得した情報が表示されます。今回は「部署」を引用しています。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

10.次に、「コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
なお、分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

11.コマンドオペレーションは元から設定されています。
内容を確認し、問題がなければフローに戻るか、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Google Workspaceで従業員情報を更新する設定

1.最後に、「ユーザー情報を更新」のアイコンをクリックしてください。

2.Google Workspaceと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「ユーザー情報を更新」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定します。
必須項目は必ず入力してください。
入力欄をクリックし、「レコードを取得する」を選択すると、Yoomで取得した情報から引用できるので、適宜活用してください。
以下の画面だと、Yoomのデータベースから「部署」を引用しています。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

4.これで、【SmartHRで部署情報が変更されたらGoogle Workspaceの従業員情報を更新する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomならノーコードで使い始められます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

SmartHR・Google Workspaceを使ったその他の自動化例

他にもSmartHRとGoogle Workspaceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google Workspaceで従業員が登録されたらSmartHRにも従業員を追加するフローです。
このテンプレートを活用することで、Google Workspaceに従業員が登録されると、SmartHRの従業員登録が自動追加されます。
これにより、手作業による転記ミスや入力項目の漏れ、誤って同じ情報を二重に登録してしまうなどのヒューマンエラーを防ぐことができるようになるでしょう。

2.SmartHRで従業員が削除されたらGoogle Workspaceからユーザーを削除するフローです。
‍このテンプレートを活用することで、SmartHRで従業員が削除された際に、Google Workspaceからユーザーを削除できます。
これにより、退職者のアカウントが放置されるのを防ぎ、アカウント管理にかかる手間を削減できるでしょう。

3.SmartHRに従業員が登録されたらGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加するフローです。
このテンプレートを活用することで、SmartHRで従業員が登録された際に、Google Workspaceに新規ユーザーを自動追加することができます。
これにより、入社初日から業務に必要なアカウントが用意され、新しい従業員が業務に早く慣れるサポートにもつながるでしょう。

まとめ

SmartHRとGoogle Workspaceを連携することで、SmartHRで部署情報が変更された際に、Google Workspaceの従業員情報を自動で更新できるようになりました。
これにより、手動での更新に伴う負担を軽減し、誤った情報が登録されるリスクを抑える有効な手段となるでしょう。
Yoomは、プログラミング知識を必要とせず、初心者でも簡単に使い始められます。
従業員の入退社手続きや各種契約書の管理も、テンプレートを使えばすばやく設定できます。
Yoomを活用し、従業員情報の管理を効率化してみませんか？