SmartHRとカオナビを連携して、SmartHRで従業員が登録されたらカオナビの従業員管理表にも追加する方法

人事部門では様々なツールを活用し、人材の情報管理を行う企業もあると思います。
例えば、労務管理をSmartHRで行い、カオナビで人事評価について管理していた場合、人材情報の登録など、何度も同じ内容を入力する作業が発生します。
その手間を解消するために、SmartHRとカオナビを連携して、入力を自動化し、事務作業の負担を軽減してみませんか？
この記事では、ノーコードで連携できるYoomを活用することで、プログラミングができない人でも簡単にアプリを連携してフローを作成する方法をご紹介します。
ぜひ、ご覧ください。

SmartHRとカオナビを連携するメリット

まずは連携するメリットについてご紹介します。

メリット1:入力作業を軽減できる

SmartHRに登録された情報がカオナビに自動で追加されるので、入力作業を軽減できます。
連携していない場合、二重で入力する作業が発生し、手間と時間がかかります。
また入社する人数が多いと、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーが起きることも考えられます。
そこで、SmartHRとカオナビを連携することで、入力作業に費やしていた時間を短縮でき、採用や労務管理など他の重要な業務に時間を費やせるようになります。
その結果、事務作業が効率化され、業務の生産性が向上するかもしれません。

メリット2:データの正確性を保てる

従業員情報をいつ確認してもフレッシュな状態を保つことが可能になります。
手作業だと入力するタイミングが一定ではないため、どちらのツールの情報が最新データかわからず、チーム全体で正しい従業員情報にアクセスするのが難しいかもしれません。
そこでSmartHRとカオナビを連携すれば、自動的に登録されるので、情報にバラツキがでにくく、いつでも正確な従業員情報を確認することができるでしょう。
その結果、新入社員の入社手続きにまつわる事務作業を軽減できるので、人材育成などの重要な業務に時間を割くことができるかもしれません。

[Yoomとは]

SmartHRとカオナビの連携フローの作り方

それでは実際に、「SmartHRで従業員が登録されたらカオナビの従業員管理表にも追加する」のフローボットを作成しながらご説明します。
トリガーとアクションを設定するだけでフローボットが完成します！
操作に不安がある方も、一緒に画面をみながら操作してみてください。

まずは、下のバナーをクリックして今回使用するテンプレートをYoomのワークスペースにコピーしましょう。

クリックしたら、Yoomのテンプレートサイトへ移管します。
画面をスクロールし「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう。
そしてコピーが完了しましたというポップアップが表示されたら、完了です。
コピーされたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています！

ステップ1:マイアプリ登録

フローボットを設定する前に、Yoomとアプリを連携する作業を行います。
　Yoomのワークスペース左上のマイアプリをクリックし、新規接続を選択しましょう。

SmartHRとYoomの連携を行いましょう。
マイアプリの新規接続画面で、SmartHRを検索し選択してください。
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サブドメインを入力して追加をクリックしましょう。
SmartHRの詳しいマイアプリの登録方法はこちらを参考にしてください。

次にカオナビとYoomを連携します。
先程と同様に、マイアプリ→新規接続の順番でクリックしましょう。

マイアプリ新規接続の画面でカオナビを検索し、選択しましょう。

アカウント名やAPIトークンを入力して追加をクリックしましょう。
カオナビの詳しいマイアプリの登録方法はこちらを参考にしてください。

以上でマイアプリ登録が完了しました。

ステップ2:SmartHRのアプリトリガー設定

それでは早速「従業員が新たに登録されたら」をクリックし、フローボットの設定を進めましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・SmartHRと連携するアカウント情報に間違いないか確認し「次へ」をクリックしましょう。

2.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定

・表示されているWebhookURLをコピーして、SmartHRの管理画面で設定しましょう。
・Webhookイベント（従業員を新たに登録）を実行し、テストをしてください。

・テストが成功し、アウトプットとしてSmartHRの情報が取得できたら保存しましょう。
・今回取得したアプトプットは後ほどカオナビに情報追加する際に必要になります。

ステップ3:カオナビのアクション設定

次にカオナビに情報を登録する設定を行います。
画面に表示されている「メンバーを登録」の項目をクリックして、設定をすすめましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更できます。
・カオナビと連携するアカウント情報に間違いがないか確認して「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

・社員番号と氏名を入力しましょう。
・入力する際は、SmartHRのアウトプットから添付画像のように選択して埋め込みましょう。
・その他入力したい項目があれば、アウトプットから選択しましょう。
・入力できたら、テストをします。
・テストが成功して、カオナビに情報が追加されていたら保存してください。

・設定できたら、添付画像のポップアップが表示されるので、「トリガーON」をクリックしましょう。

以上でフローボットの設定が完了しました。

SmartHR・カオナビを使ったその他の自動化例

Yoomには、SmartHRとカオナビを使った自動化の例が他にも多数あるので、いくつか紹介します。
SmartHRとカオナビの活用事例
‍1.トリガーとアクションの内容を変更し、カオナビの従業員情報が変更されたらSmartHRの情報も更新するというテンプレートを作成できます。
カオナビを各部署で活用しており、情報に変更があればSmartHRの情報も自動的に更新されることで、入力漏れを防ぎ、データの整合性を保つことができそうです。

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SmartHRの活用事例
2.SmartHRに従業員が登録されたら自動的にGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加できるテンプレートです。
この自動化により、新入社員を手作業でGoogle Workspaceに追加する手間を削減できます。

カオナビの活用事例
‍3.カオナビで従業員が登録されたらKING OF TIMEに自動的に登録できるテンプレートです。
勤怠管理ツールと連携することで、新入社員の入社手続きに関する事務作業の負担を軽減できます。

まとめ

SmartHRとカオナビを連携すると、新入社員の登録作業を自動化でき、入社にまつわる事務作業の負担を軽減できます。
また、情報管理も行いやすくなり、人事担当者の作業効率向上を期待できる環境になりそうです。
事務作業が軽減できれば、採用活動などの重要な業務に時間を費やすことが期待できるでしょう。
さらにYoomを活用することで、ノーコードでアプリの連携ができます。
プログラミングの知識がなく、連携できなかった方にも試しやすいと思います。

ぜひこの機会に、SmartHRとカオナビを連携して入社手続きに関する事務作業を自動化しましょう！