SmartHRで従業員情報が更新されたらkintoneを更新する方法

[Yoomとは]

これから、【SmartHRで従業員情報が更新されたらkintoneの従業員管理台帳を更新する】というフローボットの作成方法をご紹介します。

SmartHRとkintoneの連携フローの作り方

ステップ1: SmartHRとkintoneのマイアプリ連携

初めてご利用される方は、初めてのYoomをぜひご確認ください。

1. Yoomのアカウントにログインします。

アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択しましょう。

2.新規接続をクリックしてください。

3.赤枠からアプリ名で検索できます。
今回はSmartHRとkintoneをそれぞれ検索して、登録してください。
マイアプリに登録が完了すると、SmartHRとkintoneのアイコンがマイアプリに表示されます。

SmartHRとkintoneのマイアプリ登録方法については、下記のリンクを参照してください。

SmartHRのマイアプリ登録方法
kintoneマイアプリ登録方法

その他、Yoomについて不明点があれば、Yoomヘルプセンターをぜひご確認ください。

ステップ2: テンプレートの選択と格納場所の準備

今回は、【SmartHRで従業員情報が更新されたらkintoneの従業員管理台帳を更新する】というフローを作成します。
このフローを活用することで、kintoneの従業員管理台帳を効率的に更新できるようになることで、SmartHRを都度確認する手間を省け、業務全体をスムーズに進められます。
また、手動でのデータ入力や更新作業で起こるミスを減らすことで、作業をスピーディーに処理できます。

1. 以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

2.以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です！

ステップ3: 従業員情報が更新されたら起動するトリガーを設定

1.順番にクリックしながら設定していきます。
まず、一番上の「従業員情報が更新されたら（Webhook起動）」をクリックします。

2. タイトルは自由に設定してください。
SmartHRと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーアクションは、「従業員情報が更新されたら（Webhook起動）」を選択しましょう。
入力が終わったら、「次へ」をクリックしてください。

3. WebhookURLをコピーします。
SmartHRの画面に移動し、設定を行います。
設定が終わったらテストをクリックし、問題がなければ保存しましょう。

‍

ステップ4：kintoneでレコードを更新するアクションを設定

1.次に「レコードを更新する」のアイコンをクリックしてください。

2.kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
実行アクションは「レコードを更新する」を選択しましょう。

3.アプリIDを入力します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックしてください。

4.更新したいレコードの条件を設定してください。
項目欄をクリックすると、SmartHRで取得したアウトプットが表示されます。

5.更新後のレコードの値を入力しましょう。
入力が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。

5.これで、【SmartHRで従業員情報が更新されたらkintoneの従業員管理台帳を更新する】というフローが完成しました！

ステップ5: テストと確認

設定が完了したら、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomのテンプレートを使えば、複雑な操作を覚えることなく、手軽に設定を完了できます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

SmartHRやkintoneを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもSmartHRやkintoneのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

SmartHRとkintoneのその他の自動化例

kintoneで従業員情報が更新されたらSmartHRも更新したり、kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録することができます。
自動化フローによって、これまで手入力で起きていた入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の効率化につなげます。

SmartHRを活用した自動化例

SmartHRで従業員が登録されたらユーザーを追加する

登録にかかる作業時間を減らし、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止にも寄与します。

SmartHRの情報で在籍証明書を発行して通知する

在籍証明書の発行が自動化されることで、対応が複数件発生する場合でもスムーズに対応を進められるようになるでしょう。

SmartHRに従業員が登録されたら通知する

必要な情報が集約されるため、入社手続きに必要な情報の確認や共有がスムーズに進み、手続きの効率化につながります。

kintoneを活用した自動化例

kintoneで従業員情報が登録されたら追加する

kintoneで登録された従業員情報をもとにして自動登録を行うため、手動作業の手間削減にも役立つはずです。

kintoneから1クリックで契約書を作成して送付する

kintoneのサブテーブル（テーブル）の情報を引用して契約書を作成して送付するため、契約書に関わる一連の業務をシームレスに行えます。

SmartHRとkintoneを連携するメリット

メリット1: 従業員情報を正確に管理

このフローを活用することで、SmartHRからkintoneへの従業員情報の転記が手動で行われる際に発生しがちな入力ミスが防止されるかもしれません。
例えば、新入社員の住所や連絡先がSmartHRに入力された場合、自動的にkintoneの従業員管理台帳に同期されるため、手動での入力ミスや情報漏れを防げそうです。
これにより、給与支払いや福利厚生処理でも、正確なデータを利用できるようになるでしょう。
また、ビジネス上で重要な意思決定を行う際に、正確な従業員データに基づいた判断が可能になるはずです。

メリット2: 人事業務の負担軽減

SmartHRとkintone間の情報更新を自動化することで、人事担当者が情報更新のために毎回手動でデータを入力・チェックする必要がなくなると予想されます。
例えば、従業員の部署異動が発生した際に、その情報が自動的にkintoneに反映されるため、人事担当者が一つひとつ異動情報を確認して転記する作業をなくせるかもしれません。
これにより、人事担当者の負担が削減され、採用活動や社員研修など、その他の業務に集中するための時間を確保できるようになるでしょう。
人事担当者の業務負担を減らし、戦略的な業務にリソースを割り当てることで、組織全体の生産性向上が図れます。

まとめ

SmartHRとkintoneの連携により、SmartHRで従業員情報が更新されると、kintoneの従業員管理台帳も更新できるようになり、データの同期の手間が省けるようになりました。
さらに、データの重複管理を避けることで、担当者の負担が軽減されると予想されます。

Yoomを活用すれば、プログラミングスキルがなくても、複数のアプリを簡単に連携し、日々の業務を効率的に進められるようになるはずです！
SmartHRとkintoneを連携して、手間がかかるデータ入力を自動化し、スムーズな運用を目指しましょう。