SmartHRとkintoneを連携してSmartHRで従業員情報が更新されたらkintoneを更新する方法

企業の人事や労務業務を効率化するSmartHRは、幅広い機能を備えた頼もしいサポートツールです。
しかし、複数のツールを使って従業員情報を管理している場合、データの同期が煩雑に感じることがあるかもしれません。
SmartHRとkintoneを連携することで、SmartHRの従業員情報を毎回確認する必要がなくなり、仕事を効率的に進められるようになります。
さらに、人事部門や経理部門が従業員情報を参照する際に、最新の情報に基づいて業務を行えるため、情報の更新タイミングによる混乱が減少します。

SmartHRとkintoneを連携するメリット

メリット1: 従業員情報を正確に管理

このフローを活用することで、SmartHRからkintoneへの従業員情報の転記が手動で行われる際に発生しがちな入力ミスが防止されます。
例えば、新入社員の住所や連絡先がSmartHRに入力された場合、自動的にkintoneの従業員管理台帳に同期されるため、手動での入力ミスや情報漏れを防げます。
これにより、給与支払いや福利厚生処理でも、正確なデータを利用でき、ヒューマンエラーによる再入力を防ぐことができます。
また、ビジネス上で重要な意思決定を行う際に、正確な従業員データに基づいた判断が可能になります。

メリット2: 人事業務の負担軽減

SmartHRとkintone間の情報更新を自動化することで、人事担当者が情報更新のために毎回手動でデータを入力・チェックする必要がなくなります。
例えば、従業員の部署異動が発生した際に、その情報が自動的にkintoneに反映されるため、人事担当者が一つひとつ異動情報を確認して転記する作業が不要になります。
これにより、人事担当者の負担が削減され、採用活動や社員研修など、より付加価値の高い業務に集中するための時間を確保することができます。
人事担当者の業務負担を減らし、戦略的な業務にリソースを割り当てることで、組織全体の生産性向上を図れます。

[Yoomとは]

これから、【SmartHRで従業員情報が更新されたらkintoneの従業員管理台帳を更新する】というフローボットの作成方法をご紹介します。

SmartHRとkintoneの連携フローの作り方

ステップ1: SmartHRとkintoneのマイアプリ連携

初めてご利用される方は、初めてのYoomをぜひご確認ください。

1. Yoomのアカウントにログインします。

アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2.新規接続ををクリックしてください。

3.赤枠からアプリ名で検索できます。
今回はSmartHRとkintoneをそれぞれ検索して、登録してください。
マイアプリに登録が完了すると、SmartHRとkintoneのアイコンがマイアプリに表示されます。

SmartHRとkintoneのマイアプリ登録方法については、下記のリンクを参照してください。

SmartHRのマイアプリ登録方法
 kintoneマイアプリ登録方法

その他、Yoomについて不明点があれば、Yoomヘルプセンターをぜひご確認ください。

ステップ2: テンプレートの選択と格納場所の準備

今回は、【SmartHRで従業員情報が更新されたらkintoneの従業員管理台帳を更新する】というフローを作成します。
このフローを活用することで、kintoneの従業員管理台帳を効率的に更新できるようになることで、SmartHRを都度確認する手間を省け、業務全体をスムーズに進められます。
また、手動でのデータ入力や更新作業で起こるミスを減らすことで、作業をスピーディーに処理できます。

1. 以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

2.以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ3: 従業員情報が更新されたら起動するトリガーを設定

1.順番にクリックしながら設定していきます。
まず、一番上の「従業員情報が更新されたら（Webhook起動）」をクリックします。

2. タイトルは自由に設定してください。
SmartHRと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーアクションは、「従業員情報が更新されたら（Webhook起動）」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3. WebhookURLをコピーします。
SmartHRの画面に移動し、設定を行います。
設定が終わったらテストをクリックし、問題がなければ保存してください。

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ステップ4：kintoneでレコードを更新するアクションを設定

1.次に「レコードを更新する」のアイコンをクリックします。

2.kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
実行アクションは「レコードを更新する」を選択します。

3.アプリIDを入力してください。
入力が終わったら、「次へ」をクリックしてください。

4.更新したいレコードの条件を設定してください。
項目欄をクリックすると、SmartHRで取得したアウトプットが表示されます。

5.更新後のレコードの値を入力してください。
入力が終わったらテストを行い、問題がなければ保存してください。

5.これで、【SmartHRで従業員情報が更新されたらkintoneの従業員管理台帳を更新する】というフローが完成しました。

ステップ5: テストと確認

設定が完了したら、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomのテンプレートを使えば、複雑な操作を覚えることなく、手軽に設定を完了できます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

SmartHRを使ったその他の自動化の例

他にもSmartHRを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録するフローです。
このフローを活用することで、kintoneの従業員情報の登録をトリガーにして自動でSmartHRに情報を追加し、手入力を省きます。
手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体がコア業務に注力できます。

2.SmartHRに従業員が登録されたら、Outlookに送信するフローです。
このテンプレートを活用することで、Outlookに自動で通知が届くため、担当者はSmartHRにログインせず新しい従業員の情報を確認できます。

3. SmartHRに従業員が登録されたら、Slackに通知するフローです
このテンプレートを活用すれば、従業員登録に関する情報をSlackに集約することができるようになります。
入社手続きに関する情報確認や共有が効率的に行え、作業のスピードアップに役立ちます。

まとめ

SmartHRとkintoneの連携により、SmartHRで従業員情報が更新されると、kintoneの従業員管理台帳も更新できるようになり、データの同期の手間が省けるようになりました。
さらに、データの重複管理を避けることで、担当者の負担を軽減できます。
Yoomを活用すれば、プログラミングスキルがなくても、複数のアプリを簡単に連携し、日々の業務を効率的に進められます。
SmartHRとkintoneを連携し、手間がかかるデータ入力を自動化し、スムーズな運用を目指しましょう。