SmartHRとLINE WORKSを連携して、SmartHRに従業員が登録されたら、LINE WORKSに通知する方法

ステップ1：SmartHRとLINE WORKSをマイアプリ連携

SmartHRとLINE WORKSをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「SmartHR」と入力し、検索結果からSmartHRを選択します。

2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。

3.続いてLINE WORKSをマイアプリ登録します。
SmartHRの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「LINE WORKS」と入力し、検索結果からLINE WORKSを選択します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。

マイアプリにSmartHRとLINE WORKSが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるSmartHRのトリガー設定と、その後のLINE WORKSのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「従業員が登録されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】SmartHRに従業員が登録されたら、LINE WORKSに通知する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.「サブドメイン」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、「次へ」をクリックしてください。

アウトプットを確認して「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

4.アプリと連携する「LINE WORKSに通知する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

5.API接続設定を行います。
「ボットID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

「トークルームID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、SmartHRとLINE WORKSの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のSmartHRとLINE WORKSを使った自動化例

その他にもYoomにはSmartHRとLINE WORKSを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をLINE WORKSで通知する
SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をLINE WORKSで通知するフローです。このフローにより、SmartHRに登録された退職者の氏名や退職日の情報を、該当部署のLINE WORKSのトークルームに自動的に通知できます。登録情報の手動転記や連絡作業が不要となり、人事担当者の作業負担の軽減が期待できます。情報の共有漏れ、伝達遅延やミスを防ぐことで、通知を受けた担当者は業務引き継ぎの準備や退職手続きなどの対応を速やかに進められるでしょう。

2.SmartHRの情報で在籍証明書を発行しLINE WORKSに通知する
SmartHRの情報で在籍証明書を発行しLINE WORKSに通知するフローです。このフローでは、SmartHRの従業員ページからChrome拡張トリガーを起動することで、在籍証明書の発行をシームレスに行うことができるでしょう。在籍証明書の発行後は、任意のユーザーに対してLINE WORKSに通知することが可能です。突発的な対応が発生した場合でも、在籍証明書の発行をスピーディーに行えるため、担当者の負担軽減が期待できます。

3.Google DriveでファイルがアップロードされたらLINE WORKSに通知する
Google DriveでファイルがアップロードされたらLINE WORKSに通知するフローです。このフローを活用することにより、メッセージ誤りといった人的なミスの防止に繋がります。業務効率の向上を図ることで、他の重要な作業に時間を充てることもできるでしょう。※LINE WORKSの通知は、メッセージ内容などを任意にカスタマイズすることができます。

SmartHRとLINE WORKSを連携するメリットと具体例

メリット1：入社情報の共有による業務の円滑化

新入社員がSmartHRに登録されると、LINE WORKSに通知が自動送信されることで、関係者がすぐに情報を把握できるでしょう。従来、総務担当者が手動でメールやチャットを用いて通知を行っていた場合、送信漏れや対応の遅れが発生する可能性がありました。この自動化により、各部署のリーダーや担当者が新入社員の配属や業務開始準備をスムーズな進行に繋がります。例えば、IT部門はPCのセットアップやアカウント作成をスピーディーに行え、人事部は研修スケジュールの調整を早期に進めることが可能になるでしょう。結果として、新入社員のスムーズな受け入れと業務の円滑な開始に繋がります。

メリット2：人事・総務の作業負担の軽減

新入社員の入社情報を各部署に手動で通知する場合、担当者の業務負担が増加し、通知漏れや遅延のリスクも高まります。SmartHRとLINE WORKSを連携することで、新入社員の登録が完了した瞬間に自動通知が送信され、人事・総務担当者の手間を削減できるでしょう。例えば、従来は新入社員の情報をエクセル管理しながら、各部門へ個別にメールを送る作業が必要でしたが、この自動化によって手作業が不要になり、より戦略的な業務に集中できるようになるでしょう。結果として、業務効率が向上し、人的ミスの削減に繋がるでしょう。

メリット3：研修や入社手続きのスケジュール管理の最適化

新入社員が登録された際に、LINE WORKSへ自動通知を送ることで、研修担当者や関連部門が適切なスケジュールを管理しやすくなります。従来、入社予定の新入社員がいつ登録されたのかを手動で確認し、個別に連絡する必要がありましたが、このプロセスを自動化することで、スケジュール調整がスムーズになるでしょう。例えば、新入社員が登録された際に、人事担当者や教育担当者がすぐに研修の日程を確認し、必要な準備を整えることが可能になります。これにより、研修プログラムの遅延が減り、新入社員が円滑に業務へ移行できる環境が期待できます。

まとめ

今回は、SmartHRとLINE WORKSを連携させ、SmartHRに従業員が登録されたら、LINE WORKSに通知する方法をご紹介しました。SmartHRとLINE WORKSの連携により、新入社員の情報共有や業務プロセスが劇的に効率化されるでしょう。本記事で紹介した手順に沿って設定することで、手作業による通知の手間を省き、各部門が必要な情報をタイムリーに受け取ることが期待できます。これにより、新入社員の受け入れ体制が強化され、企業全体の業務効率の向上に繋がります。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、この自動化を活用して、業務プロセスの改善にお役立てください。