SmartHRの従業員登録時にMicrosoft Entra IDのユーザーを自動追加する方法

従業員の入社の際、業務で使用するシステムのユーザー登録を負担に感じたことはありませんか？
特に入社者が多い場合、どうしても登録作業に時間や労力がかかりがちです。

本記事では、SmartHRに登録した従業員情報を使い、Microsoft Entra IDのユーザーを自動で追加する方法を紹介します。Microsoft Entra IDのユーザー登録がスムーズに完了すれば、新入社員がMicrosoft 365などを利用して速やかに業務を開始できます。
Yoomを使えばノーコードで簡単に2つのアプリの連携や自動化の設定を行えます。人事担当者やシステム担当者は、ぜひお試しください。

SmartHRとMicrosoft Entra IDを連携するメリット

メリット1: 新入社員の迅速なアカウント発行

連携によって、SmartHRに登録した従業員情報をMicrosoft Entra IDに自動で同期することができます。これにより、従業員の入社の際、手動でMicrosoft Entra IDにユーザー情報を登録する手間が省けます。入社前にSmartHRの情報登録が終わっていれば、自動発行されたMicrosoft Entra IDを用いて新入社員が初日から業務を開始できます。

メリット2: ヒューマンエラーのリスクが減少

Microsoft Entra IDのアカウント発行が自動化されれば、他のシステムやデータベースからの転記を手作業で行う必要がなくなります。これにより、SmartHRとMicrosoft Entra IDの情報の整合性が保たれ、重複登録や登録漏れ、入力ミスなどのリスクが減少します。

[Yoomとは]

なお、Microsoft Entra IDとの連携設定はチームプランまたはサクセスプランでご利用いただけます。2週間の無料トライアルも提供中です。

SmartHRとMicrosoft Entra IDの連携フローの作り方

それでは、SmartHRとMicrosoft Entra IDの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。

テンプレートを使って、「SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Entra IDでMicrosoft アカウントを発行する」業務フローの作成手順を紹介します。

はじめる前に

1. Yoomにログインしてください。

2. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。

ステップ1: SmartHRとMicrosoft Entra IDのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2に進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧から、SmartHRとMicrosoft Entra IDをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。

‍‍‍‍‍ステップ2: SmartHRの従業員が新たに登録されたら起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：従業員が新たに登録されたら(Webhook起動)」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
　指示手順と以下の記事を参考に、従業員の追加時に起動するよう設定してください。
　※Webhook連携を設定する(SmartHR ヘルプセンター)

5. テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: SmartHRの登録情報から文字列を抽出するアクションの設定

※メールアドレスの「@」より前の部分を、Microsoft Entra IDのメールエイリアスとして登録するための操作です。

1. フローボットの「テキストからデータを抽出する：特定の文字列以前を抽出」をクリックします。

2. 操作条件の設定を行います。
　タイトル：任意の名称に変更できます。
　抽出対象：ステップ2で取得したメールアドレスのアウトプットを参照してください。
　特定の文字列：「@」とします。

3. テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4: Microsoft Entra IDのユーザーを追加するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：ユーザーを追加」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　これまでに取得したアウトプット情報を活用し、各項目の選択・入力を行ってください。
　※下図は一例です。

5. テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

以上で、「SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Entra IDでMicrosoft アカウントを発行する」フローの完成です。

その他のMicrosoft Entra IDを使った自動化の例

他にもMicrosoft Entra IDを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. SmartHRでの従業員の削除時にMicrosoft Entra IDからユーザーを自動で削除するフローです。入社時の登録だけでなく、内定辞退や退社などの場合の削除も、操作を連動させることができます。

2. Google スプレッドシートに情報が追加された際に、Microsoft Entra IDのグループにユーザーを自動追加するフローです。Microsoft Entra IDのグループを、プロジェクトごとなどに細かく設定している場合、メンバー一覧のデータベースを更新するだけでユーザーのグループ追加が自動で行われます。

まとめ

SmartHRとMicrosoft Entra IDの連携により、新入社員のMicrosoft Entra IDのユーザー登録を自動化することができます。これにより、人事やシステムの担当者の作業負担の軽減、ヒューマンエラーのリスク減少などが期待できます。新入社員が初日からMicrosoft Entra IDを使って速やかに業務を開始できるよう、ぜひYoomでこの連携を試してみてください。