SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Entra IDでMicrosoft アカウントを発行する方法

[Yoomとは]

SmartHRとMicrosoft Entra IDの連携フローの作り方

まず、SmartHRで従業員が登録されたことをSmartHRのAPIを利用して受け取ります。
その後、Microsoft Entra IDの提供するAPIを用いて、Microsoft Entra IDでMicrosoft アカウントを発行することで実現できます。

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

• SmartHRとMicrosoft Entra IDをマイアプリ連携
• SmartHRの従業員が新たに登録されたら起動するトリガーの設定と登録情報から文字列を抽出するアクションの設定、続くユーザーを追加するMicrosoft Entra IDの各オペレーションの設定
• トリガーをONにして動作を確認

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それでは、SmartHRとMicrosoft Entra IDの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。

テンプレートを使って、「SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Entra IDでMicrosoft アカウントを発行する」業務フローの作成手順を紹介します。

※Microsoft Entra IDとの連携設定はチームプランまたはサクセスプランでご利用いただけます。2週間の無料トライアルも提供中です。

ステップ1: SmartHRとMicrosoft Entra IDのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2に進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。

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2. マイアプリの新規接続一覧から、SmartHRとMicrosoft Entra IDをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。

‍‍‍‍‍ステップ2: SmartHRの従業員が新たに登録されたら起動するトリガーの設定

1. 下記のテンプレートをコピーします。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

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2. フローボットの「アプリトリガー：従業員が新たに登録されたら(Webhook起動)」をクリックします。

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3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

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4. アプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
　指示手順と以下の記事を参考に、従業員の追加時に起動するよう設定してください。
　※Webhook連携を設定する(SmartHR ヘルプセンター)

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5. テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: SmartHRの登録情報から文字列を抽出するアクションの設定

※メールアドレスの「@」より前の部分を、Microsoft Entra IDのメールエイリアスとして登録するための操作です。

1. フローボットの「テキストからデータを抽出する：特定の文字列以前を抽出」をクリックします。

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2. 操作条件の設定を行います。
　タイトル：任意の名称に変更できます。
　抽出対象：ステップ2で取得したメールアドレスのアウトプットを参照してください。
　特定の文字列：「@」とします。

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3. テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

「テキストからデータを抽出する」の設定方法については、こちらのページを確認しましょう。

ステップ4: Microsoft Entra IDのユーザーを追加するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：ユーザーを追加」をクリックします。

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2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　タイトルを必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。

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3. API接続設定を行います。
　これまでに取得したアウトプット情報を活用し、各項目の選択・入力を行ってください。
　※下図は一例です。

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5. テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

以上で、「SmartHRで従業員が登録されたらMicrosoft Entra IDでMicrosoft アカウントを発行する」フローの完成です。‍

Microsoft Entra IDやSmartHRを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft Entra IDやSmartHRを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

Microsoft Entra IDやSmartHRを連携した自動化例

Microsoft Entra IDとSmartHRを連携することで、従業員の登録や削除を行うことができるフローボットです。

Microsoft Entra IDを活用した自動化例

従業員が登録されたらMicrosoft Entra IDに新規ユーザーを追加する

従業員管理ツールで従業員が登録されたら、Microsoft Entra IDにも新規ユーザーを追加するフローボットです。

データベースツールで従業員情報が更新されたらMicrosoft Entra IDのユーザーを削除する

データベースツールで従業員情報が更新されたら、Microsoft Entra IDのユーザーを削除するフローボットです。

SmartHRを活用した自動化例

SmartHRに従業員が登録されたら、チャットツールに通知する

SmartHRに従業員が登録されたら、チャットツールに通知するフローボットです。

SmartHRで従業員が登録されたら、従業員管理表にも追加する

SmartHRで従業員が登録されたらそのほかの従業員管理ツールの従業員管理表にも情報を追加するフローボットです。

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SmartHRとMicrosoft Entra IDを連携するメリット

メリット1: 新入社員の迅速なアカウント発行

連携によって、SmartHRに登録した従業員情報をMicrosoft Entra IDに自動で同期することができます。
これにより、従業員の入社の際、手動でMicrosoft Entra IDにユーザー情報を登録する手間が省けるはずです。
入社前にSmartHRの情報登録が終わっていれば、自動発行されたMicrosoft Entra IDを用いて新入社員が初日から業務を開始できるでしょう。

メリット2: ヒューマンエラーのリスクが減少

Microsoft Entra IDのアカウント発行が自動化されれば、他のシステムやデータベースからの転記作業が削減されることが予想されます。
これにより、SmartHRとMicrosoft Entra IDの情報の整合性が保たれ、重複登録や登録漏れ、入力ミスなどのリスクをなくせるかもしれません。

まとめ

SmartHRとMicrosoft Entra IDの連携により、新入社員のMicrosoft Entra IDのユーザー登録を自動化することができます。
人事やシステムの担当者の作業負担の軽減、ヒューマンエラーのリスク減少などの多くのメリットを得られるでしょう。
新入社員が初日からMicrosoft Entra IDを使って速やかに業務を開始できるよう、ぜひYoomでこの連携を試してみてください。