SmartHRとNotionで自動的に従業員情報を更新しよう！

工程は4ステップだけなので、10~15分で設定できます。

1. SmartHRとNotionをマイアプリ登録
2. SmartHRで従業員情報が更新されたら起動するトリガーを設定
3. Notionでレコードを更新するアクションを設定
4. SmartHRとNotionの自動化の動作確認

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ステップ1:SmartHRとNotionをマイアプリ登録

SmartHRとNotionをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

まず、SmartHRのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomのヘルプページに記載されているので、参照して登録をしてください。

続いて、Notionのマイアプリ登録を行います。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」でNotionを探すか、アプリ一覧から探してください。

以下の画面が表示されたら、赤枠の「ページを選択する」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、アクセスを許可するページにチェックを入れて、右下の「アクセスを許可する」をクリックしましょう。

マイアプリにSmartHRとNotionが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:SmartHRで従業員情報が更新されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
最初にSmartHRの設定を行うため、「従業員情報が更新されたら(Webhook起動)」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「SmartHRと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「トリガーアクション」→従業員情報が更新されたら(Webhook起動)
  

以下の画面が表示されるので、赤枠部分をクリックしてWebhook URLをコピーします。
SmartHRの画面に移動し、設定を行ってください。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ3:Notionでレコードを更新するアクションを設定

続いて、Notionの設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「実行アクション」→レコードを更新する
  

Notion画面に移動し、従業員管理台帳をテスト用に設定します。
従業員情報は任意で設定しましょう。
※必ずテーブルビューで設定してください。
今回は以下のように設定しました。

Yoom画面に戻り、説明を確認し、「データベースの連携」の設定を行いましょう。

以下の画面が表示されるので、「更新したいレコードの条件」を設定してください。
こちらでは、一意の値を使って対象レコードを検索します。
今回は以下のように設定しました。

「更新後のレコードの値」を設定しましょう。
先ほどNotionで設定した項目名が表示されます。
今回はメールアドレスの情報を更新するため、SmartHRのアウトプットを使用して、メールアドレスを以下のように設定します。
更新したい項目にSmartHRのアウトプットを設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:SmartHRとNotionの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を更新する

その他のSmartHRとNotionを使った自動化の例

1.SmartHRに登録された従業員情報をNotionに自動登録するフローです。
従業員情報を自動登録できるため、転記作業が不要になります。
特に入社時期や人事異動の際におすすめの自動化です。

2.SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加し、自動的にGoogle Chatに通知するフローです。
従業員情報を自動転記するだけでなく、Google Chatへの通知も可能です。
通知されることで、後続の業務もスムーズに行えます。

3.1ヶ月に1回更新があったSmartHRの従業員情報を取得して、Googleスプレッドシートを自動更新するフローです。
毎月自動的に従業員情報が更新されるため、最新の情報を取得することができます。
定期的に従業員情報の更新が必要な企業には、おすすめの自動化です。

まとめ

今回は、SmartHRとNotionを連携させ、従業員情報の更新を自動化する方法をご紹介しました。
この自動化により、従業員データの管理を簡素化でき、ミスの発生を防げます。
これにより、人事担当者の負担が軽減され、人材育成や採用業務に集中できるでしょう。
特に限られた人材で従業員情報を管理している企業にとって、大きなメリットになると言えます。

Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。
説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
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