・
本記事では、SmartHRとNotionを連携させ、従業員情報の更新を自動化する方法をご紹介します。
この自動化を活用すれば、データを手動で更新する手間が省け、管理を効率化できるでしょう。
また、更新ミスや漏れを防ぎ、担当者の作業負担を軽減できます。
今回は、SmartHRとNotionを連携させるメリットや自動化の設定方法をお伝えします。
SmartHRとNotionの連携により、従業員情報の更新を自動化することができます。
これにより、手入力による更新が不要となり、更新ミスやデータの不一致を防げます。
たとえば、SmartHRで更新された従業員情報がNotionにも反映されるため、担当者は最新のデータにアクセスできるでしょう。
そのため、データ更新が遅れることがなくなり、チームメンバー全員が正しいデータを確認できます。
従業員情報は、企業にとって重要なデータであり正確な管理が求められるため、有効な自動化になるでしょう。
手動で行っていた従業員情報の更新を自動化することで、人事担当者の負担を軽減できます。
通常、データの更新を手動で行っていると、更新内容を確認しながら一つ一つ更新しなければいけません。
しかし、自動で従業員情報を更新すると、従業員情報を転記する手間が省けるので、担当者の負担を軽減できます。
これにより、更新作業の時間を節約できるため、人事担当者は人材育成や採用業務に集中できるでしょう。
特に、限られたメンバーで作業を進めている企業にとって、大きなメリットになるでしょう。
[Yoomとは]
今回は「SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を更新する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事労務の業務でSmartHRを活用している方
・SmartHRで従業員情報の一元管理をしている方
・従業員情報をNotionにも同期している方
2.Notionで従業員管理台帳を作成し運用している方
・SmartHRとNotionの連携を自動化したい方
・Notionへの情報更新を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報の一元管理に適したツールで、人事労務業務を効率化することができます。
しかし、従業員情報をNotionにも手動で連携して同期する場合、入力ミスや更新漏れの発生リスクを高める可能性があります。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を自動で更新することができます。
SmartHRとNotionの従業員情報の同期が自動化されるため、手動によるNotionへの情報更新が不要となり、業務の効率化を図ることが可能です。
また、情報入力が自動化されることで手動作業によるヒューマンエラーの発生を防止することができます。
■注意事項
・SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
工程は4ステップだけなので、10~15分で設定できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
SmartHRとNotionをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、SmartHRのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomのヘルプページに記載されているので、参照して登録をしてください。
続いて、Notionのマイアプリ登録を行います。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
「アプリ名で検索」でNotionを探すか、アプリ一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、赤枠の「ページを選択する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、アクセスを許可するページにチェックを入れて、右下の「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
マイアプリにSmartHRとNotionが表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事労務の業務でSmartHRを活用している方
・SmartHRで従業員情報の一元管理をしている方
・従業員情報をNotionにも同期している方
2.Notionで従業員管理台帳を作成し運用している方
・SmartHRとNotionの連携を自動化したい方
・Notionへの情報更新を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報の一元管理に適したツールで、人事労務業務を効率化することができます。
しかし、従業員情報をNotionにも手動で連携して同期する場合、入力ミスや更新漏れの発生リスクを高める可能性があります。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を自動で更新することができます。
SmartHRとNotionの従業員情報の同期が自動化されるため、手動によるNotionへの情報更新が不要となり、業務の効率化を図ることが可能です。
また、情報入力が自動化されることで手動作業によるヒューマンエラーの発生を防止することができます。
■注意事項
・SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
最初にSmartHRの設定を行うため、「従業員情報が更新されたら(Webhook起動)」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠部分をクリックしてWebhook URLをコピーします。
SmartHRの画面に移動し、設定を行ってください。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、Notionの設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
Notion画面に移動し、従業員管理台帳をテスト用に設定します。
従業員情報は任意で設定しましょう。
※必ずテーブルビューで設定してください。
今回は以下のように設定しました。
Yoom画面に戻り、説明を確認し、「データベースの連携」の設定を行いましょう。
以下の画面が表示されるので、「更新したいレコードの条件」を設定してください。
こちらでは、一意の値を使って対象レコードを検索します。
今回は以下のように設定しました。
「更新後のレコードの値」を設定しましょう。
先ほどNotionで設定した項目名が表示されます。
今回はメールアドレスの情報を更新するため、SmartHRのアウトプットを使用して、メールアドレスを以下のように設定します。
更新したい項目にSmartHRのアウトプットを設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を更新する
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事労務の業務でSmartHRを活用している方
・SmartHRで従業員情報の一元管理をしている方
・従業員情報をNotionにも同期している方
2.Notionで従業員管理台帳を作成し運用している方
・SmartHRとNotionの連携を自動化したい方
・Notionへの情報更新を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報の一元管理に適したツールで、人事労務業務を効率化することができます。
しかし、従業員情報をNotionにも手動で連携して同期する場合、入力ミスや更新漏れの発生リスクを高める可能性があります。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を自動で更新することができます。
SmartHRとNotionの従業員情報の同期が自動化されるため、手動によるNotionへの情報更新が不要となり、業務の効率化を図ることが可能です。
また、情報入力が自動化されることで手動作業によるヒューマンエラーの発生を防止することができます。
■注意事項
・SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
1.SmartHRに登録された従業員情報をNotionに自動登録するフローです。
従業員情報を自動登録できるため、転記作業が不要になります。
特に入社時期や人事異動の際におすすめの自動化です。
◼️概要
SmartHRに登録された従業員情報を自動的に取得し、Notionデータベースに格納します。
取得する情報は氏名、メールアドレス、電話番号、所属部署、役職などで、これらの情報を自動的にNotionデータベースに登録することが可能です。
◼️設定方法
1.SmartHR、NotionそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.SmartHRの「従業員が新たに登録されたら」というトリガーでSmartHRのテナントIDを設定してください。
3.Notionの「レコードを追加」というオペレーションで、SmartHRから取得した情報をもとに、対象のデータベースやプロパティ情報を設定してください。
4.設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。
◼️注意事項
・SmartHRとNotionそれぞれでYoomとの連携が必要です。
・Notionデータベース内のカラムの設定を適宜変更してご利用ください。
2.SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加し、自動的にSlackに通知するフローです。
従業員情報を自動転記するだけでなく、Slackへの通知も可能です。
通知されることで、後続の業務もスムーズに行えます。
■概要
新しい従業員の入社に伴う情報管理、特にクラウド人事労務ソフトのSmartHRへ登録した後、他のツールにも同じ情報を手入力する作業は負担に感じませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、SmartHRに従業員情報が登録されると、その情報を基に自動でNotionへデータを追加し、Slackへ通知する一連の流れを構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.1ヶ月に1回更新があったSmartHRの従業員情報を取得して、Googleスプレッドシートを自動更新するフローです。
毎月自動的に従業員情報が更新されるため、最新の情報を取得することができます。
定期的に従業員情報の更新が必要な企業には、おすすめの自動化です。
■概要
1ヶ月に1回更新があったSmartHRの従業員情報を取得して、Google スプレッドシートを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事・総務担当者
・SmartHRで管理している従業員情報をGoogle スプレッドシートで定期的に集計・分析したい方
・手作業での情報収集やスプレッドシート更新の手間を削減したい方
・常に最新の従業員情報をGoogle スプレッドシートで確認したい方
・従業員情報の変化を月次で把握し、人事戦略や組織改善に役立てたい方
2.経営者・管理者
・従業員情報をGoogle スプレッドシートで可視化し、人材配置や組織分析に役立てたい方
・SmartHRのデータを月次でGoogle スプレッドシートに集約し、経営判断に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
・毎月初めに自動で更新されるため、常に最新の従業員情報を把握することができます。
・SmartHRから従業員情報を自動で取得し、Google スプレッドシートを更新するため、手作業による情報収集や更新の手間を大幅に削減できます。
■注意事項
・SmartHR、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
今回は、SmartHRとNotionを連携させ、従業員情報の更新を自動化する方法をご紹介しました。
この自動化により、従業員データの管理を簡素化でき、ミスの発生を防げます。
これにより、人事担当者の負担が軽減され、人材育成や採用業務に集中できるでしょう。
特に限られた人材で従業員情報を管理している企業にとって、大きなメリットになると言えます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。
説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
体験してみたい方は、こちらから無料登録をしてください。
