■概要
新しい従業員の入社に伴う情報管理、特にクラウド人事労務ソフトのSmartHRへ登録した後、他のツールにも同じ情報を手入力する作業は負担に感じませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、SmartHRに従業員情報が登録されると、その情報を基に自動でNotionへデータを追加し、Slackへ通知する一連の流れを構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRでの入社手続き後、関連部署への情報共有に手間を感じている人事担当者の方
- SmartHRとNotionで従業員情報を管理しており、手作業による転記をなくしたい方
- 従業員情報の登録漏れや共有の遅れを防ぎ、スムーズな業務連携を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員を登録するだけでNotionへのデータ追加が自動で行われるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うので、情報の入力間違いや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHR、Notion、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が新たに登録されたら」というアクションを設定して、フローが開始されるようにします。
- 次に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、SmartHRから取得した従業員情報を任意のデータベースに追加します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、処理が完了した旨を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRのトリガー設定では、予約IDを指定することで、特定の条件に合致した従業員登録のみをフローの起動対象として設定することが可能です。
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、どのデータベースに追加するかを選択し、各プロパティ（項目）にSmartHRから取得したどの情報を割り当てるかを柔軟に設定できます。
- Slackへの通知アクションでは、メッセージを送るチャンネルやメンション先を任意で設定できるほか、本文に固定のテキストとSmartHRから取得した従業員名などの変数を組み合わせて、自由な内容を作成できます。
■注意事項
- SmartHR、Notion、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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