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従業員情報の登録を手動で行っていると、二重入力やデータの不一致に悩まされることがあるでしょう。Yoomを活用してSmartHRとオフィスステーションを連携することで、SmartHRで従業員が登録されると自動的にオフィスステーションにも登録できます。これにより、従業員情報を手動で登録する手間を省き、担当者の作業負担を軽減できます。また、登録ミスや誤入力などのヒューマンエラーのリスク防止にもつながるでしょう。この記事では、SmartHRで従業員が登録された際に、自動的にオフィスステーションにも登録するフローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「SmartHRで従業員が登録されたらオフィスステーションにも登録する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
SmartHRで従業員情報が登録されたことをSmartHRのAPIを利用して受け取り、オフィスステーションの提供するAPIを用いてオフィスステーションに登録することで実現できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
新しい従業員の入社に伴い、SmartHRに情報を登録した後、オフィスステーションにも同じ内容を手入力していませんか？
この単純な繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員を登録するだけでオフィスステーションへの情報登録が自動で完了し、人事労務担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SmartHRとオフィスステーションをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定を簡単に行うことができます。
まず、SmartHRのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してSmartHR(OAuth)を選択します。
「サブドメイン」を入力し、「追加」をクリックします。
これで、SmartHRのマイアプリ連携が完了します。
次に、オフィスステーションのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、オフィスステーションをアプリ一覧から探すか、検索欄で検索してください。
【オフィスステーション】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっています。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
必要な情報を入力し、「追加」をクリックしてください。
これで、オフィスステーションのマイアプリ連携が完了します。
両方のマイアプリ登録が完了すると、SmartHRとオフィスステーションがマイアプリに表示されます。
次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
新しい従業員の入社に伴い、SmartHRに情報を登録した後、オフィスステーションにも同じ内容を手入力していませんか？
この単純な繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員を登録するだけでオフィスステーションへの情報登録が自動で完了し、人事労務担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。
次に、SmartHRのトリガーを設定します。「従業員が登録されたら」をクリックしてください。
「SmartHRと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
続いて、APIの設定をします。
「サブドメイン」は注釈に沿ってお使いのSmarhHRのサブドメインを入れてください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行すると、アウトプットに情報が表示されます。
情報が表示されたことを確認し、「保存する」をクリックしてください。
次に、オフィスステーションのアクションを設定します。「従業員台帳の登録」をクリックしてください。
次に、「オフィスステーションと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更しないでください。
「API接続設定」を行います。
「従業員番号」は「アウトプット」から、先ほど取得した情報を入力します。
「生年月日」も同様に「アウトプット」から入力して設定します。
その他の項目は、必要に応じて任意の値を入力してください。「アウトプット」から、取得した情報も入力できます。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、SmartHRで従業員が登録されるとオフィスステーションにも登録されます。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
新しい従業員の入社に伴い、SmartHRに情報を登録した後、オフィスステーションにも同じ内容を手入力していませんか？
この単純な繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員を登録するだけでオフィスステーションへの情報登録が自動で完了し、人事労務担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもSmartHRを使った自動化の例がYoomには多数あるので、いくつか紹介します。
1.Google Workspaceで従業員が登録されたらSmartHRにも従業員を追加するフロー
この連携によって、Google Workspaceで従業員が登録されるとSmartHRにも従業員を追加できます。
これにより、自動で転記され、ヒューマンエラーの防止につながります。
■概要
Google Workspaceで従業員が登録されたらSmartHRにも従業員を追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Google Workspaceを使用している企業
・入社手続きの業務プロセスの一貫化を検討している方
・Google Workspaceの従業員データをHRシステムに連携したいと考えている方
2. SmartHRを使用して人事労務の管理を行っている企業
・従業員データの登録を負担に感じている方
・オンボーディングや保険加入手続きをスムーズに進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入することで、Google Workspaceにユーザーを登録する際、SmartHRの従業員登録が自動で完了するため、従業員情報の転記が不要になります。
これにより、登録作業の時間を短縮し、転記ミスや入力漏れ、二重登録などのヒューマンエラーを減らすことができます。
■注意事項
・Google Workspace、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
2.SmartHRに従業員が登録されたら、Discordに通知するフロー
この連携によって、SmartHRに従業員が登録されると、Discordに通知できます。
これにより、手動での情報確認を省き、情報の見逃し防止が見込めます。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Discordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をDiscordで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをDiscordで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する手間をDiscordに通知するまで自動化することで省くことができます。
・必要な情報がDiscordに集約されるため、入社手続きに必要な情報の確認や共有がスムーズに進み手続きの効率化に繋がります。
・Discordに通知することによって、担当者はSmartHRにアクセスすることなく、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・Discordへの通知先や内容などを自由にカスタマイズすることができます。
・従業員はDiscordを通じて、いつでもどこでも自分の情報を確認することができます。
■注意事項
・SmartHR、DiscordのそれぞれとYoomを連携させてください。
3.SmartHRで従業員が削除されたら、Slackに通知するフロー
この連携によって、SmartHRで従業員が削除されたら、Slackに通知できます。
これにより、手動での情報伝達を省き、スムーズな業務進行が期待できます。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたら、Slackのチャンネルに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・従業員削除の情報を関係部署や担当者に迅速に通知したい方
・従業員削除に伴う手続き（アカウント削除、退職処理など）をスムーズに進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・チームメンバーの異動や退職情報を把握し、チーム編成や業務分担の調整を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
・従業員がSmartHRから削除されたタイミングで自動的にSlackのチャンネルに通知が届くことにより、人事担当者以外にも関係部署やチームメンバー全員が迅速に退職者の情報を把握することができます。
・手入力でのSlackへの通知や情報共有が不要になるため、人事担当者の負担を軽減し、他の業務に時間を割くことができ業務の効率化になります。
・従業員削除の情報をSlackで共有することによって、関係者への情報伝達がスムーズになり、退職手続きの遅延を防ぐことができます。
・Slack上で退職者に関する情報共有や引き継ぎ事項の確認など、コミュニケーションを円滑に行うことができます。
・退職者のアカウント情報を速やかに把握することにより、必要なアクセス権限の削除などの対応を迅速に行うことができ、不正アクセスのリスクを低減できます。
■注意事項
・SmartHR、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
SmartHRとオフィスステーションを連携することで、SmartHRで従業員情報を登録すると、オフィスステーションにも自動登録できます。
例えば、頻繁に新入社員が入社する企業では、情報を二重入力する必要がなくなり、作業負担を軽減できます。
これにより、手作業を省き、業務の生産性向上が見込めます。
SmartHRとオフィスステーションの連携によって、SmartHRで登録した従業員情報をオフィスステーションへ自動転記できます。
例えば、従業員のマイナンバーや銀行口座情報などの重要な情報を正確に登録することで、労務手続きをスムーズに進められます。
これにより、人の手を介さずに自動で転記でき、ヒューマンエラーの防止につながります。
SmartHRとオフィスステーションを連携すると、従業員情報を分散することなく一元管理できます。
例えば、人事部門が新しい従業員の情報を登録すると、オフィスステーションにも自動的に反映されるため、労務部門は素早く情報を確認し、次の手続きを進められます。
これにより、情報を一元管理することで、社内の連携強化が期待できます。
今回は、SmartHRとオフィスステーションを連携させ、SmartHRで従業員が登録されたらオフィスステーションにも登録する方法をご紹介しました。
この自動化により、情報登録の手間を省き、作業負担を軽減できるでしょう。
これにより、業務生産性の向上やヒューマンエラーの防止、社内の連携強化が期待できます。
この機会にぜひテンプレートを活用して、SmartHRとオフィスステーションを連携し、業務の効率化を目指してください。
また、Yoomのアプリ連携はノーコードで設定ができ、誰でもすぐに始められます。ぜひ導入を検討してみてください。
