従業員の入社や家族構成の変更があるたびに、オフィスステーションの従業員台帳を手作業で更新するのが大変だと感じていませんか？
「申請フォームの内容を見ながら一件ずつ入力するのは時間がかかるし、入力ミスが起きないか不安…」
「確認作業に追われて、本来やるべき業務が進まない…」
このように、従業員情報の管理に関する悩みは尽きないものです。
もし、従業員からフォームで送信された情報を基に、オフィスステーションの従業員台帳を自動で更新できる仕組みがあれば、こうした定型的な入力作業から解放されるでしょう。
そのうえ、人事戦略の立案や制度設計といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはオフィスステーションの従業員台帳を自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームに回答が送信されたら、オフィスステーションの扶養家族を含む従業員台帳を更新する
試してみる
■概要
従業員の扶養家族情報などに変更があった際、都度オフィスステーションの従業員台帳を更新する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に申請内容を確認しながら手作業で入力していると、入力ミスや対応漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け付けた情報をもとに、オフィスステーションの従業員台帳を自動で更新できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- オフィスステーションを利用し、従業員台帳の更新を手作業で行っている人事労務担当者の方
- Googleフォームで従業員情報の変更を受け付けており、オフィスステーションへの転記を自動化したい方
- 従業員台帳の自動更新を実現し、人事関連の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーにオフィスステーションの従業員台帳が自動更新されるため、転記作業にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとオフィスステーションをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、フォームの回答内容をもとに、オフィスステーションに従業員台帳を更新するためのテキストを生成します
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の更新」アクションを設定し、前のステップで生成した内容を連携して情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- オフィスステーションで従業員台帳を更新する際に、更新する項目を任意で設定できます。Googleフォームの回答内容を変数として設定するだけでなく、特定の項目に固定のテキストや数値を入力することも可能です
■注意事項
- Googleフォーム、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
フォーム情報をもとにオフィスステーションの従業員台帳を更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信されたら、オフィスステーションの扶養家族を含む従業員台帳を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：オフィスステーション
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォームとオフィスステーションのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガーと、Googleフォーム・テキスト生成・オフィスステーションのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームに回答が送信されたら、オフィスステーションの扶養家族を含む従業員台帳を更新する
試してみる
■概要
従業員の扶養家族情報などに変更があった際、都度オフィスステーションの従業員台帳を更新する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に申請内容を確認しながら手作業で入力していると、入力ミスや対応漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け付けた情報をもとに、オフィスステーションの従業員台帳を自動で更新できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- オフィスステーションを利用し、従業員台帳の更新を手作業で行っている人事労務担当者の方
- Googleフォームで従業員情報の変更を受け付けており、オフィスステーションへの転記を自動化したい方
- 従業員台帳の自動更新を実現し、人事関連の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーにオフィスステーションの従業員台帳が自動更新されるため、転記作業にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとオフィスステーションをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、フォームの回答内容をもとに、オフィスステーションに従業員台帳を更新するためのテキストを生成します
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の更新」アクションを設定し、前のステップで生成した内容を連携して情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- オフィスステーションで従業員台帳を更新する際に、更新する項目を任意で設定できます。Googleフォームの回答内容を変数として設定するだけでなく、特定の項目に固定のテキストや数値を入力することも可能です
■注意事項
- Googleフォーム、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
ステップ1：Googleフォームとオフィスステーションのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleフォームのマイアプリ連携は、ナビ内のGoogle スプレッドシートの連携方法を参考にしてください。
オフィスステーションをマイアプリ連携
※オフィスステーションは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているオフィスステーションも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
マイアプリ画面にある+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
オフィスステーションと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認しながら、アカウント名、ステーションID、ログインID、パスワード、メールアドレスをそれぞれ入力したら、追加をクリックしましょう。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
Googleフォームに回答が送信されたら、オフィスステーションの扶養家族を含む従業員台帳を更新する
試してみる
■概要
従業員の扶養家族情報などに変更があった際、都度オフィスステーションの従業員台帳を更新する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に申請内容を確認しながら手作業で入力していると、入力ミスや対応漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け付けた情報をもとに、オフィスステーションの従業員台帳を自動で更新できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- オフィスステーションを利用し、従業員台帳の更新を手作業で行っている人事労務担当者の方
- Googleフォームで従業員情報の変更を受け付けており、オフィスステーションへの転記を自動化したい方
- 従業員台帳の自動更新を実現し、人事関連の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーにオフィスステーションの従業員台帳が自動更新されるため、転記作業にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとオフィスステーションをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、フォームの回答内容をもとに、オフィスステーションに従業員台帳を更新するためのテキストを生成します
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の更新」アクションを設定し、前のステップで生成した内容を連携して情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- オフィスステーションで従業員台帳を更新する際に、更新する項目を任意で設定できます。Googleフォームの回答内容を変数として設定するだけでなく、特定の項目に固定のテキストや数値を入力することも可能です
■注意事項
- Googleフォーム、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
フォームに回答が送信されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
Googleフォームの画面に移動し、フォームを作成したら、テスト用データを送信しましょう。
今回ご紹介するテンプレートは、Googleフォームに回答が送信されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うにはフォームを作成し、テスト送信する必要があります。
今回は以下のフォームを作成し、テストデータを送信しました。
※従業員番号、姓、名、生年月日はオフィスステーションの従業員情報を更新するために必須となる項目ですので必ず設定するようにしてください。
フォームに設定した項目をそのままオフィスステーションの従業員情報に設定できますので、ご自身の状況に合わせて追加してください。
テスト送信ができたら、フォームを作成した画面のURLをコピーしYoomの画面に戻りましょう。
次に、フォームIDを設定します。
注釈を確認し、先ほどコピーしたURLからフォームIDとなる箇所を抜き出して入力します。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
次に、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
また、Googleフォームは自由に項目を設定できるため、固定の取得した値が設定されていません。
そのため、取得した値内にGoogleフォームで取得した回答が表示されないことがあります。
そういった場合は下記のページを参考に、+取得する値を追加をクリックし、ご自身で値を追加してください。
使用したい値が全て表示されているのを確認できたら、忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ4：テキストを生成する設定
このステップでは、先ほどフォームで取得した続柄から、AIが自動で続柄の番号を生成します。
テキストを生成をクリックしましょう。
今回はデフォルトで設定されているテキストを生成 500文字以内（3タスク）を利用しますが、変更をクリックすることで別のものに変えることも可能です。
文字数やタスク数を確認し、利用したいものをお選びください。
プロンプトはデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
ご自身の状況に合わせて変更してください。
また、プロンプト内には取得した値が設定されています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
