・
従業員の入社や家族構成の変更があるたびに、オフィスステーションの従業員台帳を手作業で更新するのが大変だと感じていませんか？
「申請フォームの内容を見ながら一件ずつ入力するのは時間がかかるし、入力ミスが起きないか不安…」
「確認作業に追われて、本来やるべき業務が進まない…」
このように、従業員情報の管理に関する悩みは尽きないものです。
もし、従業員からフォームで送信された情報を基に、オフィスステーションの従業員台帳を自動で更新できる仕組みがあれば、こうした定型的な入力作業から解放されるでしょう。
そのうえ、人事戦略の立案や制度設計といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomにはオフィスステーションの従業員台帳を自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信されたら、オフィスステーションの扶養家族を含む従業員台帳を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：オフィスステーション
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleフォームのマイアプリ連携は、ナビ内のGoogle スプレッドシートの連携方法を参考にしてください。
※オフィスステーションは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているオフィスステーションも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
マイアプリ画面にある+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
オフィスステーションと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認しながら、アカウント名、ステーションID、ログインID、パスワード、メールアドレスをそれぞれ入力したら、追加をクリックしましょう。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
フォームに回答が送信されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
Googleフォームの画面に移動し、フォームを作成したら、テスト用データを送信しましょう。
今回ご紹介するテンプレートは、Googleフォームに回答が送信されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うにはフォームを作成し、テスト送信する必要があります。
今回は以下のフォームを作成し、テストデータを送信しました。
※従業員番号、姓、名、生年月日はオフィスステーションの従業員情報を更新するために必須となる項目ですので必ず設定するようにしてください。
フォームに設定した項目をそのままオフィスステーションの従業員情報に設定できますので、ご自身の状況に合わせて追加してください。
テスト送信ができたら、フォームを作成した画面のURLをコピーしYoomの画面に戻りましょう。
次に、フォームIDを設定します。
注釈を確認し、先ほどコピーしたURLからフォームIDとなる箇所を抜き出して入力します。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
次に、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
また、Googleフォームは自由に項目を設定できるため、固定の取得した値が設定されていません。
そのため、取得した値内にGoogleフォームで取得した回答が表示されないことがあります。
そういった場合は下記のページを参考に、+取得する値を追加をクリックし、ご自身で値を追加してください。
使用したい値が全て表示されているのを確認できたら、忘れずに完了をクリックしましょう。
このステップでは、先ほどフォームで取得した続柄から、AIが自動で続柄の番号を生成します。
テキストを生成をクリックしましょう。
今回はデフォルトで設定されているテキストを生成 500文字以内（3タスク）を利用しますが、変更をクリックすることで別のものに変えることも可能です。
文字数やタスク数を確認し、利用したいものをお選びください。
プロンプトはデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
ご自身の状況に合わせて変更してください。
また、プロンプト内には取得した値が設定されています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
言語について今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※プロンプトも含めて入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのテキスト生成の設定に適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値に生成結果が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
従業員台帳の更新（扶養家族有）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
従業員番号、氏、名、生年月日にはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
扶養家族氏、扶養家族名、扶養家族生年月日、扶養家族続柄にもデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認しましょう。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し取得した値を設定してください。
※入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して更新する全ての従業員台帳に設定されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストをクリックすると、実際に従業員台帳が更新されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
オフィスステーションの従業員台帳が更新されていますのでご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！
以上がGoogleフォームに回答が送信されたら、オフィスステーションの扶養家族を含む従業員台帳を自動で更新するフローでした！
従業員情報の登録や更新をトリガーに、労務管理システムへのデータ連携を自動化します。手入力による転記作業をなくすことで、入力ミスや漏れを減らし、入社手続きなどのバックオフィス業務を効率化。
複数のツール間でのデータ同期もスムーズに行えるため、常に最新の情報を正確に反映し、担当者の業務負担を軽減することが可能です。
■概要
@pocketで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理で@pocketを活用している方
・@pocketを利用して従業員情報の整理や集約を行う方
2.オフィスステーションを活用して管理業務を行う方
・労務管理の効率化でオフィスステーションを導入している部署
・オフィスステーションへの従業員情報の追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
オフィスステーションを利用することで労務管理を効率化することができ、管理工数を削減できるのがメリットです。
しかし、オフィスステーションへのデータ入力を手動で行っている場合、入力ミスや登録漏れが発生する恐れがあり、効率化したいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、@pocketのレコードに従業員情報が登録されるとオフィスステーションへ自動で追加することができるため、手動作業を効率化します。
オフィスステーションのデータの正確性が向上し、データも常に最新化されるため、労務管理をスピーディーに進めることが可能です。
■注意事項
・@pocket、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携させてください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableでデータ管理を担当する方
・各種従業員情報の集約をAirtableで行う方
・主要なデータベースツールとしてAirtableを利用している方
2.業務でオフィスステーションを利用する方
・Airtableのデータを手動でオフィスステーションに追加している方
・労務管理の効率化でオフィスステーションを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
オフィスステーションは、従業員の給与計算や各種手続きを効率化できるツールです。
しかし、従業員情報の登録を手動で行っている場合、毎回の作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableのレコードに従業員情報が登録されるとオフィスステーションにも自動で追加できるため、手動作業の負担を軽減します。
オフィスステーションへの入力ミスや登録漏れを防止できるため、労務管理をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携させてください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
SmartHRに従業員情報を登録した後、オフィスステーションにも同じ情報を手入力する作業に手間を感じていませんか。こうした二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、SmartHRとオフィスステーションを自動で連携させることが可能です。SmartHRに従業員が登録されると、オフィスステーションに従業員台帳が自動で作成されるため、手作業による情報登録をなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
従業員の入社手続きは、企業にとって喜ばしいイベントである一方、人事労務関連の事務処理は煩雑になりがちではないでしょうか。
複数のSaaSを利用している場合、それぞれのシステムに従業員情報を手作業で入力する作業は大きな負担となることがあります。
このワークフローを利用すれば、freee人事労務に特定条件に合致する従業員が登録された際に、オフィスステーションへの従業員情報の登録を自動化するため、その他の業務に集中する時間を増やせる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneでレコードが更新されたら、更新されたレコード情報をオフィスステーションに自動的に連携するフローボットです。
kintoneとオフィスステーションを連携することで、kintoneの情報とオフィスステーションの情報を同期したり、1度の入力でkintoneとオフィスステーション両方に情報を格納することが可能です。
下記のフローボットと合わせて連携することで、kintoneに登録されたレコードを自動的にオフィスステーションに登録することも可能です。
kintoneにレコードが登録されたらオフィスステーションに連携する
https://lp.yoom.fun/fb_templates/75032
■注意事項
・kintone、オフィスステーションそれぞれとYoomを連携してください。
・kintoneの該当のアプリにYoomのWebhookURLを登録してご利用ください。
・オフィスステーションはYoomのチームプラン、サクセスプランでのみ連携が可能です。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きでは、複数のシステムへ同じ情報を繰り返し入力する作業が発生しがちで、人事労務担当者の大きな負担となることも少なくありません。このワークフローは、コラボフローで入社申請が承認されたタイミングをトリガーに、オフィスステーションへ従業員情報を自動で登録します。これにより、これまで手作業で行っていた情報登録の手間と時間を削減し、入社手続きを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
従業員情報の登録・更新業務において、フォームで集めた情報を「オフィスステーション」へ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、Yoomのフォーム機能で受け取った回答をもとに、「オフィスステーション」へ従業員台帳を自動で登録するものであり、まるでAPI連携のように各ツールをシームレスに繋ぎます。面倒な手作業から解放され、人事労務業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
従業員情報をメールで受け取るたび、オフィスステーションとSmartHRの両方に手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけに、記載された従業員情報を自動で読み取り、smarthrとオフィス ステーションへ自動で登録・更新します。反復的なデータ入力作業から解放され、より正確で迅速な従業員管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
履歴書をOCRで読み取りオフィスステーションに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でオフィスステーションを活用する方
・人事業務でオフィスステーションを利用している方
・オフィスステーションへの入力作業を手動で行っている方
2.採用活動を担当している方
・履歴書のデータを元に従業員情報の登録を行う方
・入社手続きの業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
採用活動における入社手続きは、採用人数に応じて作業負担が増加する傾向にあり、生産性が低下する要因にもなり得ます。
特に、従業員情報の登録は手動で行う必要があり、登録後の確認作業や修正作業の工数が肥大化する恐れがあります。
このフローはフォームから履歴書を送信することでOCRでデータを読み取ることができ、そのデータをオフィスステーションに自動で登録することができるため、登録作業を効率化することができます。
■注意事項
・オフィスステーションとYoomを連携してください。
・AIオペレーション、オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
新入社員情報が特定のフォームから送信された場合、自動的に雇用契約書を作成し、オフィスステーションに登録するフローを設定します。
■設定方法
・フォームトリガーで必要な新入社員情報を入力するフォームを設定します。
・書類の発行オペレーションで雇用契約書の雛形と、発行書類の格納先やファイル名を指定します。
・メールを送るオペレーションで宛先をアウトプット埋め込みで指定し、メール本文も設定します。
・オフィスステーションとアプリ連携して、「従業員台帳の登録」アクションで、登録したい情報を設定します。
・データベースを操作するオペレーションの「レコードを追加」アクションでデータベースに登録したい情報を設定してください。
■注意事項
・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてください。
オフィスステーションの従業員台帳更新を自動化することで、これまでフォームの内容を確認しながら手作業で行っていた情報入力の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、従業員エンゲージメントの向上施策や採用活動といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleフォーム以外の申請フォームでも自動化できますか？
A：
はい、できます。
YoomではYoom独自のフォーム機能をはじめ、JotformやZoho Formsなど様々なアプリと連携可能です。
Q：オフィスステーションの扶養家族以外の情報も更新できますか？
A：
はい、できます。
例えば住所や電話番号、メールアドレスなども更新可能です。
Q：フォーム申請後、承認フローを挟むことは可能ですか？
A：
はい、可能です。
