従業員の入社や家族構成の変更があるたびに、オフィスステーションの従業員台帳を手作業で更新するのが大変だと感じていませんか？
「申請フォームの内容を見ながら一件ずつ入力するのは時間がかかるし、入力ミスが起きないか不安…」
「確認作業に追われて、本来やるべき業務が進まない…」
このように、従業員情報の管理に関する悩みは尽きないものです。
もし、従業員からフォームで送信された情報を基に、オフィスステーションの従業員台帳を自動で更新できる仕組みがあれば、こうした定型的な入力作業から解放されるでしょう。
そのうえ、人事戦略の立案や制度設計といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはオフィスステーションの従業員台帳を自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームに回答が送信されたら、オフィスステーションの扶養家族を含む従業員台帳を更新する
試してみる
■概要
従業員の扶養家族情報などに変更があった際、都度オフィスステーションの従業員台帳を更新する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に申請内容を確認しながら手作業で入力していると、入力ミスや対応漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け付けた情報をもとに、オフィスステーションの従業員台帳を自動で更新できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- オフィスステーションを利用し、従業員台帳の更新を手作業で行っている人事労務担当者の方
- Googleフォームで従業員情報の変更を受け付けており、オフィスステーションへの転記を自動化したい方
- 従業員台帳の自動更新を実現し、人事関連の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーにオフィスステーションの従業員台帳が自動更新されるため、転記作業にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとオフィスステーションをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、フォームの回答内容をもとに、オフィスステーションに従業員台帳を更新するためのテキストを生成します
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の更新」アクションを設定し、前のステップで生成した内容を連携して情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- オフィスステーションで従業員台帳を更新する際に、更新する項目を任意で設定できます。Googleフォームの回答内容を変数として設定するだけでなく、特定の項目に固定のテキストや数値を入力することも可能です
■注意事項
- Googleフォーム、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
フォーム情報をもとにオフィスステーションの従業員台帳を更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信されたら、オフィスステーションの扶養家族を含む従業員台帳を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：オフィスステーション
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォームとオフィスステーションのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガーと、Googleフォーム・テキスト生成・オフィスステーションのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームに回答が送信されたら、オフィスステーションの扶養家族を含む従業員台帳を更新する
試してみる
■概要
従業員の扶養家族情報などに変更があった際、都度オフィスステーションの従業員台帳を更新する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に申請内容を確認しながら手作業で入力していると、入力ミスや対応漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け付けた情報をもとに、オフィスステーションの従業員台帳を自動で更新できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- オフィスステーションを利用し、従業員台帳の更新を手作業で行っている人事労務担当者の方
- Googleフォームで従業員情報の変更を受け付けており、オフィスステーションへの転記を自動化したい方
- 従業員台帳の自動更新を実現し、人事関連の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーにオフィスステーションの従業員台帳が自動更新されるため、転記作業にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとオフィスステーションをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、フォームの回答内容をもとに、オフィスステーションに従業員台帳を更新するためのテキストを生成します
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の更新」アクションを設定し、前のステップで生成した内容を連携して情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- オフィスステーションで従業員台帳を更新する際に、更新する項目を任意で設定できます。Googleフォームの回答内容を変数として設定するだけでなく、特定の項目に固定のテキストや数値を入力することも可能です
■注意事項
- Googleフォーム、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
ステップ1：Googleフォームとオフィスステーションのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleフォームのマイアプリ連携は、ナビ内のGoogle スプレッドシートの連携方法を参考にしてください。
オフィスステーションをマイアプリ連携
※オフィスステーションは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているオフィスステーションも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
マイアプリ画面にある+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
オフィスステーションと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認しながら、アカウント名、ステーションID、ログインID、パスワード、メールアドレスをそれぞれ入力したら、追加をクリックしましょう。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
Googleフォームに回答が送信されたら、オフィスステーションの扶養家族を含む従業員台帳を更新する
試してみる
■概要
従業員の扶養家族情報などに変更があった際、都度オフィスステーションの従業員台帳を更新する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に申請内容を確認しながら手作業で入力していると、入力ミスや対応漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームで受け付けた情報をもとに、オフィスステーションの従業員台帳を自動で更新できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- オフィスステーションを利用し、従業員台帳の更新を手作業で行っている人事労務担当者の方
- Googleフォームで従業員情報の変更を受け付けており、オフィスステーションへの転記を自動化したい方
- 従業員台帳の自動更新を実現し、人事関連の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答をトリガーにオフィスステーションの従業員台帳が自動更新されるため、転記作業にかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとオフィスステーションをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、フォームの回答内容をもとに、オフィスステーションに従業員台帳を更新するためのテキストを生成します
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の更新」アクションを設定し、前のステップで生成した内容を連携して情報を更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- オフィスステーションで従業員台帳を更新する際に、更新する項目を任意で設定できます。Googleフォームの回答内容を変数として設定するだけでなく、特定の項目に固定のテキストや数値を入力することも可能です
■注意事項
- Googleフォーム、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
フォームに回答が送信されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
Googleフォームの画面に移動し、フォームを作成したら、テスト用データを送信しましょう。
今回ご紹介するテンプレートは、Googleフォームに回答が送信されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うにはフォームを作成し、テスト送信する必要があります。
今回は以下のフォームを作成し、テストデータを送信しました。
※従業員番号、姓、名、生年月日はオフィスステーションの従業員情報を更新するために必須となる項目ですので必ず設定するようにしてください。
フォームに設定した項目をそのままオフィスステーションの従業員情報に設定できますので、ご自身の状況に合わせて追加してください。
テスト送信ができたら、フォームを作成した画面のURLをコピーしYoomの画面に戻りましょう。
次に、フォームIDを設定します。
注釈を確認し、先ほどコピーしたURLからフォームIDとなる箇所を抜き出して入力します。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
次に、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
また、Googleフォームは自由に項目を設定できるため、固定の取得した値が設定されていません。
そのため、取得した値内にGoogleフォームで取得した回答が表示されないことがあります。
そういった場合は下記のページを参考に、+取得する値を追加をクリックし、ご自身で値を追加してください。
使用したい値が全て表示されているのを確認できたら、忘れずに完了をクリックしましょう。
ステップ4：テキストを生成する設定
このステップでは、先ほどフォームで取得した続柄から、AIが自動で続柄の番号を生成します。
テキストを生成をクリックしましょう。
今回はデフォルトで設定されているテキストを生成 500文字以内（3タスク）を利用しますが、変更をクリックすることで別のものに変えることも可能です。
文字数やタスク数を確認し、利用したいものをお選びください。
プロンプトはデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
ご自身の状況に合わせて変更してください。
また、プロンプト内には取得した値が設定されています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
言語について今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※プロンプトも含めて入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのテキスト生成の設定に適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値に生成結果が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
ステップ5：オフィスステーションの従業員台帳を更新する設定
従業員台帳の更新（扶養家族有）をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
従業員番号、氏、名、生年月日にはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
扶養家族氏、扶養家族名、扶養家族生年月日、扶養家族続柄にもデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認しましょう。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し取得した値を設定してください。
※入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して更新する全ての従業員台帳に設定されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストをクリックすると、実際に従業員台帳が更新されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
オフィスステーションの従業員台帳が更新されていますのでご確認ください。
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！
以上がGoogleフォームに回答が送信されたら、オフィスステーションの扶養家族を含む従業員台帳を自動で更新するフローでした！
オフィスステーションを使った自動化例
従業員情報の登録や更新をトリガーに、労務管理システムへのデータ連携を自動化します。手入力による転記作業をなくすことで、入力ミスや漏れを減らし、入社手続きなどのバックオフィス業務を効率化。
複数のツール間でのデータ同期もスムーズに行えるため、常に最新の情報を正確に反映し、担当者の業務負担を軽減することが可能です。
@pocketで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加する
試してみる
■概要
@pocketで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理で@pocketを活用している方
・@pocketを利用して従業員情報の整理や集約を行う方
2.オフィスステーションを活用して管理業務を行う方
・労務管理の効率化でオフィスステーションを導入している部署
・オフィスステーションへの従業員情報の追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
オフィスステーションを利用することで労務管理を効率化することができ、管理工数を削減できるのがメリットです。
しかし、オフィスステーションへのデータ入力を手動で行っている場合、入力ミスや登録漏れが発生する恐れがあり、効率化したいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、@pocketのレコードに従業員情報が登録されるとオフィスステーションへ自動で追加することができるため、手動作業を効率化します。
オフィスステーションのデータの正確性が向上し、データも常に最新化されるため、労務管理をスピーディーに進めることが可能です。
■注意事項
・@pocket、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携させてください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Airtableで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加する
試してみる
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらオフィスステーションに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableでデータ管理を担当する方
・各種従業員情報の集約をAirtableで行う方
・主要なデータベースツールとしてAirtableを利用している方
2.業務でオフィスステーションを利用する方
・Airtableのデータを手動でオフィスステーションに追加している方
・労務管理の効率化でオフィスステーションを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
オフィスステーションは、従業員の給与計算や各種手続きを効率化できるツールです。
しかし、従業員情報の登録を手動で行っている場合、毎回の作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Airtableのレコードに従業員情報が登録されるとオフィスステーションにも自動で追加できるため、手動作業の負担を軽減します。
オフィスステーションへの入力ミスや登録漏れを防止できるため、労務管理をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Airtable、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携させてください。
・オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
SmartHRで従業員が登録されたら、オフィスステーションに従業員台帳を登録する
試してみる
■概要
SmartHRに従業員情報を登録した後、オフィスステーションにも同じ情報を手入力する作業に手間を感じていませんか。こうした二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、SmartHRとオフィスステーションを自動で連携させることが可能です。SmartHRに従業員が登録されると、オフィスステーションに従業員台帳が自動で作成されるため、手作業による情報登録をなくし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとオフィスステーションを両方利用し、従業員情報の二重入力に手間を感じている方
- SmartHRからオフィスステーションへの情報登録を自動化し、手作業によるミスをなくしたい方
- 人事労務関連の定型業務を効率化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRへの従業員登録をトリガーに、オフィスステーションへ自動で情報が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます
- 手作業による情報入力をなくすことで、SmartHRからオフィスステーションへのデータ登録における入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとオフィスステーションをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」を設定します
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の登録」アクションを設定します。この際、トリガーで取得したSmartHRの従業員情報を引用して、登録する内容を指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRのトリガー設定で発行されるWebhook URLを、ご利用のSmartHRアカウントに登録することで連携を開始できます
- オフィスステーションに従業員台帳を登録する際、氏名や住所、入社日など、SmartHRから取得したどの情報をオフィスステーションのどの項目に登録するかを自由に設定できます
■注意事項
- SmartHR、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【オフィスステーション】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
freee人事労務で特定条件に合う従業員が登録されたら、オフィスステーションにも登録する
試してみる
■概要
従業員の入社手続きは、企業にとって喜ばしいイベントである一方、人事労務関連の事務処理は煩雑になりがちではないでしょうか。
複数のSaaSを利用している場合、それぞれのシステムに従業員情報を手作業で入力する作業は大きな負担となることがあります。
このワークフローを利用すれば、freee人事労務に特定条件に合致する従業員が登録された際に、オフィスステーションへの従業員情報の登録を自動化するため、その他の業務に集中する時間を増やせる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とオフィスステーション間で従業員情報を手入力しており、作業の二度手間を解消したい方
- 従業員情報の登録における入力ミスや漏れを減らし、業務の正確性を高めたいと考えている方
- 人事労務関連の定型業務を自動化し、他の業務へリソースを集中させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務に従業員情報が登録されると、条件に応じてオフィスステーションへ自動で情報が登録されるため、手作業によるデータ入力時間を短縮できます。
- システム間で情報を自動連携することで、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とオフィスステーションをYoomと連携します。
- トリガーでfreee人事労務の「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを選択し、特定の条件に合致する従業員情報が登録された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能の「分岐する」アクションを設定し、取得した従業員情報がオフィスステーションへの登録条件を満たしているかを判定します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員台帳の登録」アクションを設定し、条件を満たした場合に取得した情報を基に従業員情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能における条件設定は、ユーザーの運用に合わせて自由に変更可能です。例えば、特定の雇用形態や所属部門の従業員のみを対象にするなど、柔軟な設定ができます。
- オフィスステーションの「従業員台帳の登録」アクションでは、freee人事労務から取得した従業員情報を変数を活用して任意にマッピングできます。
■注意事項
- freee人事労務、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
履歴書をOCRで読み取りオフィスステーションに従業員を登録する
試してみる
■概要
履歴書をOCRで読み取りオフィスステーションに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でオフィスステーションを活用する方
・人事業務でオフィスステーションを利用している方
・オフィスステーションへの入力作業を手動で行っている方
2.採用活動を担当している方
・履歴書のデータを元に従業員情報の登録を行う方
・入社手続きの業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
採用活動における入社手続きは、採用人数に応じて作業負担が増加する傾向にあり、生産性が低下する要因にもなり得ます。
特に、従業員情報の登録は手動で行う必要があり、登録後の確認作業や修正作業の工数が肥大化する恐れがあります。
このフローはフォームから履歴書を送信することでOCRでデータを読み取ることができ、そのデータをオフィスステーションに自動で登録することができるため、登録作業を効率化することができます。
■注意事項
・オフィスステーションとYoomを連携してください。
・AIオペレーション、オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneのレコードが更新されたらオフィスステーションに連携する
試してみる
■概要
kintoneでレコードが更新されたら、更新されたレコード情報をオフィスステーションに自動的に連携するフローボットです。
kintoneとオフィスステーションを連携することで、kintoneの情報とオフィスステーションの情報を同期したり、1度の入力でkintoneとオフィスステーション両方に情報を格納することが可能です。
下記のフローボットと合わせて連携することで、kintoneに登録されたレコードを自動的にオフィスステーションに登録することも可能です。
kintoneにレコードが登録されたらオフィスステーションに連携する
https://lp.yoom.fun/fb_templates/75032
■注意事項
・kintone、オフィスステーションそれぞれとYoomを連携してください。
・kintoneの該当のアプリにYoomのWebhookURLを登録してご利用ください。
・オフィスステーションはYoomのチームプラン、サクセスプランでのみ連携が可能です。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
コラボフローで入社申請が承認されたらオフィスステーションに従業員情報を登録する
試してみる
■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きでは、複数のシステムへ同じ情報を繰り返し入力する作業が発生しがちで、人事労務担当者の大きな負担となることも少なくありません。このワークフローは、コラボフローで入社申請が承認されたタイミングをトリガーに、オフィスステーションへ従業員情報を自動で登録します。これにより、これまで手作業で行っていた情報登録の手間と時間を削減し、入社手続きを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとオフィスステーションを利用し、入社手続きの効率化を図りたい人事労務担当者の方
- 従業員情報の登録における手作業での入力ミスや、対応漏れを防ぎたいと考えている方
- バックオフィス業務のDXを推進し、定型業務の自動化を検討している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの申請承認後、自動でオフィスステーションに従業員情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、従業員情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomのマイアプリ連携からコラボフローとオフィスステーションのアカウントを連携します。
- トリガーでコラボフローを選択し、「申請が承認されたら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「申請情報を取得する」アクションを設定し、承認された申請の詳細内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでオフィスステーションの「従業員情報を登録する」アクションを設定し、前のステップで取得した申請情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、特定の申請書フォームを対象にしたり、申請内容に含まれるキーワードを条件にしたりと、起動条件を細かく指定できます。
- オフィスステーションに登録する項目は、氏名や部署、入社年月日など、コラボフローの申請情報から必要なデータを選択して自由にマッピングできます。
- コラボフローから取得した申請者名や部署といった情報を変数として、オフィスステーションの対応する項目に自動で入力させることができます。
■注意事項
- コラボフローとオフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
フォームの回答をもとにオフィスステーションで従業員台帳を登録し、Slackで通知する
試してみる
■概要
従業員情報の登録・更新業務において、フォームで集めた情報を「オフィスステーション」へ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、Yoomのフォーム機能で受け取った回答をもとに、「オフィスステーション」へ従業員台帳を自動で登録するものであり、まるでAPI連携のように各ツールをシームレスに繋ぎます。面倒な手作業から解放され、人事労務業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- オフィスステーションへの情報登録を手作業で行っており、業務を効率化したい人事労務担当者の方
- オフィスステーションのAPIなどを活用し、従業員情報の登録を自動化する仕組みを構築したい方
- 複数ツール間のデータ転記作業をなくし、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答が送信されると、オフィスステーションへの従業員台帳の登録までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、オフィスステーションとSlackをYoomと連携する
- 次に、トリガーで、フォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションで、オフィスステーションの「従業員台帳の登録」アクションを設定し、フォームの回答内容をマッピングする
- 最後に、オペレーションで、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、担当者に登録完了を通知する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、オフィスステーションに登録したい情報（氏名、住所、入社年月日など）に合わせて、質問項目を任意で設定してください。
- オフィスステーションに情報を登録する際、フォームで取得したどの回答をどのフィールドに登録するか、自由にマッピング設定が可能です。
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルやメンション先を任意で指定できます。また、本文には固定のメッセージだけでなく、フォームの回答内容を変数として埋め込み、動的な通知を作成することも可能です。
■注意事項
- オフィスステーション、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
メールで従業員情報を受信したら、オフィスステーションとSmartHRに追加する
試してみる
■概要
従業員情報をメールで受け取るたび、オフィスステーションとSmartHRの両方に手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、特定のメール受信をきっかけに、記載された従業員情報を自動で読み取り、smarthrとオフィス ステーションへ自動で登録・更新します。反復的なデータ入力作業から解放され、より正確で迅速な従業員管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- オフィスステーションとSmartHRへの二重入力に手間を感じている人事労務担当者の方
- メールで受信する従業員情報を基にしたSmartHRとオフィスステーションの更新作業をなくしたい方
- 人事関連SaaS間のデータ連携を通じて、バックオフィス業務のDXを推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から情報登録までが自動化されるため、これまで手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
- 手作業による転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、従業員情報のデータ精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、オフィスステーションとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールが届いたら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を使用し、受信したメールの本文から従業員情報（氏名、住所、入社日など）を抽出します。
- 次に、オペレーションでオフィスステーションを選択し、「従業員台帳の登録」アクションで、前段で抽出した情報を各項目に登録します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRを選択し、「従業員情報の更新」アクションで、同様に抽出した情報を基に従員データを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、フローを起動させたい特定のメールアドレスや件名などの条件を任意で設定してください。
- テキスト抽出のオペレーションでは、受信するメールのフォーマットに応じて、どの部分から何の情報を抽出するかを自由に設定できます。
- オフィスステーションへの登録アクションでは、抽出したデータをオフィスステーションのどの項目にマッピングするかを任意で設定可能です。
- SmartHRへの更新アクションでも同様に、抽出した情報をSmartHRのどの従業員情報の項目に反映させるかを自由に設定できます。
■注意事項
- オフィスステーション、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【オフィスステーション】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
新入社員情報をフォーム送信したら雇用契約書を作成送付しオフィスステーションに登録
試してみる
■概要
新しいメンバーの入社は喜ばしい反面、雇用契約書の作成・送付や、オフィスステーションへの従業員情報登録といった一連の手続きに手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに新入社員情報を一度入力するだけで、Googleドキュメントでの雇用契約書作成からGmailでの送付、オフィスステーションへの登録までを自動化することができ、煩雑な入社手続きの負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 新入社員の入社手続きに多くの時間を費やしている人事・労務担当者の方
- Googleドキュメントやオフィスステーションなど、複数のツールを手作業で操作している方
- 入社時の情報登録における入力ミスや対応漏れを減らしたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの一度の入力で契約書作成からシステム登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が減るため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleドキュメント、Gmail、オフィスステーションをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、新入社員情報の登録フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「雇用契約書の発行」を設定し、フォーム情報を基に契約書を自動作成します。
- 続いて、オペレーションでGmailの「メールで契約書を送付」を設定し、作成した契約書を新入社員に送付します。
- 次に、オペレーションでオフィスステーションの「オフィスステーション従業員台帳の登録」を設定し、フォーム情報を基に従業員情報を登録します。
- 最後に、Yoomデータベースのオペレーションを設定し、入社情報をデータベースに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームで収集したい情報に合わせて、質問項目を任意で設定してください。
- 雇用契約書の作成に使用するGoogleドキュメントのテンプレートは、ご自身の環境にある任意のファイルに変更可能です。
- オフィスステーションに従業員情報を登録する際に、フォーム情報の中からどの項目を連携させるか任意で設定できます。
- Yoomデータベースに情報を格納する際に、対象のデータベースや格納する項目を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleドキュメント、Gmail、オフィスステーションのそれぞれとYoomを連携してください。
- オフィスステーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
オフィスステーションの従業員台帳更新を自動化することで、これまでフォームの内容を確認しながら手作業で行っていた情報入力の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、従業員エンゲージメントの向上施策や採用活動といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Googleフォーム以外の申請フォームでも自動化できますか？
A：
はい、できます。
YoomではYoom独自のフォーム機能をはじめ、JotformやZoho Formsなど様々なアプリと連携可能です。
Q：オフィスステーションの扶養家族以外の情報も更新できますか？
A：
はい、できます。
例えば住所や電話番号、メールアドレスなども更新可能です。
Q：フォーム申請後、承認フローを挟むことは可能ですか？
