【SmartHR×OneDrive】従業員登録で自動フォルダ作成する方法

• YoomとSmartHR、OneDriveをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• SmartHRで従業員情報の登録・情報取得、OneDriveでファイルを作成する設定
• トリガーをONにしてフローを動かす

大まかに上記のようなプロセスで設定を進めます。プログラミングの知識がなくても最後まで設定できますので、まずは準備を進めましょう。[Yoomとは]ステップ1：SmartHRとOneDriveをマイアプリ連携連携設定の前に、YoomとSmartHR(OAuth)、OneDriveをマイアプリ連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックします。

「アプリの新規接続」というウィンドウが出てきたら、各アプリ名を検索して表示内容に沿って入力を進めていきましょう。SmartHR(OAuth)のマイアプリ連携SmartHR(OAuth)のマイアプリ連携には、サブドメインの入力が必要です。SmartHRのURL、https://●●●●●●.smarthr.jpの●●部分がサブドメインです。
値を取得したら、下記赤枠部分に入力しましょう。

SmartHRのほうを選択すると、求められる入力内容が異なるので注意してください。「追加」をクリックすると、ご自身のSmartHRのログインページに移行します。
ログインができたら、SmartHRのマイアプリ連携は完了です！OneDriveのマイアプリ連携OneDriveは、Microsoft365のアカウントにログインをするとすぐに連携ができます。

マイアプリ連携が完了すると、一覧に表示されます。

SmartHRも同様に確認ができたら、準備万端です！
<span class="mark-yellow">下のバナーからテンプレートをコピーし、フローの設定に移りましょう。</span>

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初の設定は「従業員が登録されたら」です。

1ページ目では、マイアプリ連携が済んでいるSmartHRのアカウント情報が反映されています。

アカウント情報の確認ができたら、必要に応じてタイトルを修正して次に進んでください。
次にアプリトリガーの起動確認のためのテストを行います。

確認テストといっても、サブドメインを入力して「テスト」をクリックするだけです。

API(アプリ同士がやり取りする方法)接続のためのWebhookのURLが最初から用意されていないので、最初にAPIでやり取りの設定をします。
テストが成功すれば、正しく接続できていることになります。

テストが成功したら「次へ」をクリックしましょう。

次に、情報を取得できるかどうかテストをします。
事前に<span class="mark-yellow">Webhookイベント(SmartHRでの従業員の登録)をテスト用に実行し</span>、「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、上記画像の項目の横にテストで入力した値が反映されているはずです。
アウトプットは次以降の設定で使用します。ここまで確認出来たら、アプリトリガーの設定は完了なので「保存する」をクリックしておきましょう。

ステップ3：情報取得のための設定

続いて「従業員情報の取得」です。
1ページ目は、先ほどのアプリトリガーの設定と同様にアカウント情報の確認と必要に応じてタイトルの修正をしましょう。

続いて、先ほど取得した「従業員ID」のアウトプットが反映されているので「テスト」をクリックしてください。
これで、従業員IDに応じて情報を取得できるようになります。

テストが成功すると、アウトプットが取得されます。確認したら「保存する」をクリックしてください。
これで情報取得のための設定は完了です。

ステップ4：OneDriveでフォルダ作成するための設定

最後の設定は「フォルダを作成」です。
1ページ目では、SmartHRの設定と同様にアカウント情報とタイトルの修正を行ってください。

次に、接続の設定を行います。

OneDrive設定の必須項目を入力してください。
ドライブIDとアイテムIDは候補から選択することができます。

入力ができたら「テスト」をクリックして、接続の確認をしましょう。
テストが成功したら、OneDriveにフォルダが作成されアウトプットが取得できます。

確認出来たら「保存する」ですべての設定は完了です。

トリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これで、SmartHRで従業員情報が作成されたらOneDriveでフォルダが自動作成されるようになりました。

‍

SmartHR・OneDriveを使ったその他の自動化例

1.SmartHRへの従業員登録で、Google スプレッドシートに従業員情報を自動追加

SmartHRで新しい従業員が登録されると、自動でGoogleスプレッドシートに情報が追加されるテンプレートです。人事担当者に最適で、手動入力の手間を省き、従業員データを一括管理できます。これにより、従業員情報がスムーズに整理され、データ入力ミスが防止されるので業務効率の向上が期待できます。

‍

‍

2.SmartHRで従業員情報が更新されたら、Slackに自動通知

SmartHR上で従業員情報が更新されると、Slackに自動で通知されるテンプレートです。マネージャーやリーダー向けに最適で、従業員情報の変動をすぐに把握できるため、チーム内でのスムーズな情報共有が実現します。通知によって、関係者全員が最新情報を見逃すことなく、業務やサポート体制の円滑に調整するのに役立ちます。

3.メール添付ファイルを自動保存し、Microsoft Teamsで共有

このテンプレートは、メールで受け取った添付ファイルを自動的にOneDriveにアップロードし、Microsoft Teamsに通知するフローです。これにより、手動でのファイル管理や通知作業の手間を省き、業務の効率を向上が期待できます。このテンプレートを使えば、OneDriveとMicrosoft Teamsの連携を強化し、情報共有の効率化が図れます。

まとめ

Yoomを使ったSmartHRとOneDriveの連携は、人事担当者にとって非常に便利な自動化です。従業員が登録されると自動でフォルダが作成されるため、業務の時間と手間の削減につながります。プログラミングの知識がなくても設定できるので、今日からすぐに導入できます。

Yoomに無料登録することで、書類管理や情報共有が円滑になり、作業効率が向上するでしょう！ぜひYoomに登録し、効率的な働き方を実現してください。

‍

‍