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業務効率化が求められる現代において、従業員情報の一元管理は重要な課題です。特に、SmartHRでの部署やエリアの更新情報をトヨクモ安否確認サービス2にスピーディーかつ正確に反映させることは、緊急時の対応力を高める上で欠かせません。
そこで本記事では、SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2を連携し、情報更新を自動化する方法をご紹介します。
ノーコードで簡単に設定できる手順を詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
ここから、ノーコードツールYoomを使って、SmartHRで部署やエリアが更新されたらトヨクモ安否確認サービス2に更新する方法をご説明します。
[Yoomとは]
SmartHRで部署やエリアが更新されたことをSmartHRのAPIを利用して受け取り、トヨクモ安否確認サービス2が提供するAPIを用いて、トヨクモ安否確認サービス2の更新に用いることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
従業員の部署異動やエリア変更のたびに、SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2の両方で情報を更新する作業は、手間がかかるだけでなく更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員情報が更新されるだけで、その内容が自動でトヨクモ安否確認サービス2に反映されるため、手作業による二重入力の手間やミスをなくし、常に最新の状態で従業員情報を管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2をYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「SmartHR」と入力し、検索結果からSmartHR(OAuth)を選択します。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。
3.続いてトヨクモ安否確認サービス2をマイアプリ登録します。
SmartHRの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「トヨクモ安否確認サービス2」と入力し、検索結果からトヨクモ安否確認サービス2を選択します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。
マイアプリにSmartHRとトヨクモ安否確認サービス2が表示されていれば、登録完了です。
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。
■概要
従業員の部署異動やエリア変更のたびに、SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2の両方で情報を更新する作業は、手間がかかるだけでなく更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員情報が更新されるだけで、その内容が自動でトヨクモ安否確認サービス2に反映されるため、手作業による二重入力の手間やミスをなくし、常に最新の状態で従業員情報を管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「従業員情報が更新されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】SmartHRで部署やエリアが更新されたらトヨクモ安否確認サービス2に更新する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
3.API接続設定を行います。
「サブドメイン」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「次へ」をクリックします。
表示された画面で、説明に従って設定し、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
4.データベースを操作する「従業員のマッチング」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
データベースの連携「プロジェクト」「データベース」「テーブル」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。
5.詳細設定を行います。
「取得したいレコードの条件」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンやアウトプットから選択してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
6.データベースを操作する「部署のマッチング」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
データベースの連携「プロジェクト」「データベース」「テーブル」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。
7.詳細設定を行います。
「取得したいレコードの条件」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンやアウトプットから選択してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
8.アプリと連携する「ユーザーの所属部署の更新」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
9.API接続設定を行います。
「対象ユーザーのログイン名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
「部署コードの指定」は、入力欄下の説明に従って入力するか、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
■概要
従業員の部署異動やエリア変更のたびに、SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2の両方で情報を更新する作業は、手間がかかるだけでなく更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員情報が更新されるだけで、その内容が自動でトヨクモ安否確認サービス2に反映されるため、手作業による二重入力の手間やミスをなくし、常に最新の状態で従業員情報を管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
その他にもYoomにはSmartHRとトヨクモ安否確認サービス2を使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
1.SmartHRの情報で在籍証明書を発行しGoogle Chatに通知する
SmartHRの情報で在籍証明書を発行しGoogle Chatに通知するフローです。このフローでは、SmartHRの従業員ページの情報を元に在籍証明書を発行しGoogle Chatへ通知することができ、手動作業による負担軽減が期待できます。手動作業における記入漏れや入力ミスを防止することができ、スピーディーな在籍証明書の発行に繋がります。在籍証明書の発行が自動化されることで、複数の対応が発生した場合でもスムーズに処理できるでしょう。
■概要
従業員から在籍証明書の発行を依頼されるたびに、SmartHRで情報を確認し、手作業で書類を作成して送付する業務は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、SmartHRの従業員ページからワンクリックするだけで、Googleドキュメントで在籍証明書を自動で発行し、Google Chatへ通知することが可能になり、こうした定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新する
SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新するフローです。このフローでは、SmartHRで従業員情報が更新されると自動でMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新できるため、従業員情報の更新をシームレスに行うことができるでしょう。SmartHRでの更新情報がスピーディーにMicrosoft Excelに反映されるため、管理業務の効率化に繋がります。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務で従業員情報の管理を担当している方
・SmartHRを利用して従業員情報の管理をしている方
・人事部門で管理業務を担当している方
2.SmartHRの従業員情報をMicrosoft Excelでも管理している方
・Microsoft Excelへの情報入力を手動で行っている方
・SmartHRとMicrosoft Excelを連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRを利用することで、従業員情報の管理や人事労務の業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、Microsoft Excelの従業員管理台帳でも従業員情報を管理している場合、SmartHRでの更新情報を常に確認する必要があり、作業効率を低下させる可能性があります。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されると自動でMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新できるため、従業員情報の更新をシームレスに行うことができます。
SmartHRでの更新情報がスピーディーにMicrosoft Excelに反映されるため、管理業務の効率化を図ることが可能です。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらトヨクモ安否確認サービス2に登録する
Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたら、トヨクモ安否確認サービス2に登録するフローです。このフローでは、Googleスプレッドシートに入力された従業員情報を、自動でトヨクモ安否確認サービス2へも入力を完了するため、手作業の手間削減が期待できます。手作業にかかっていた時間を省くことで、よりクリエイティブな業務の時間を確保することができるでしょう。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が追加されたらトヨクモ安否確認サービス2に登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報を集約する場として活用している総務部門担当者
・チーム内で同時編集を行い情報の共有を効率的に行いたい方
2.トヨクモ安否確認サービス2を使用し災害時に備える企業
・災害時に従業員の安否確認を確実に行いたい経営者
・営業所ごとの緊急時の連絡を管理する責任者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは複数人でデータの追加・編集が可能なので、従業員の情報管理に有効的なツールです。
加えてトヨクモ安否確認サービス2を使用することで、従業員の危機管理を円滑に行うことができます。
しかし、Google スプレッドシートの情報を改めてトヨクモ安否確認サービス2に手動で更新するのは、精神的な負担を増大させる可能性があります。
手入力の作業に手間をかけずに業務を進めたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートに入力された従業員情報を、自動でトヨクモ安否確認サービス2へも入力を完了するため、手作業の手間を省きます。
手作業にかかっていた時間を省くことで、よりクリエイティブな業務の時間を確保することができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、トヨクモ安否確認サービス2のそれぞれとYoomを連携してください。
企業では、従業員の部署異動やエリア変更が頻繁に発生します。そのたびに複数のシステムを手動で更新するのは、担当者にとって大きな負担となります。しかし、SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2を連携させることで、SmartHR側の情報が更新されると、安否確認サービスにも自動で反映されます。これにより、管理者が個別に情報を入力する手間を削減でき、人的ミスの防止にも繋がります。さらに、従業員の最新の所属情報が常に安否確認サービスに反映されるため、万が一の際に正確な連絡が取れる体制を維持できるでしょう。例えば、年に数回の組織改編があり、そのたびに人事部が手動で安否確認サービスの情報を更新している企業の場合、連携システムを導入することで、作業時間を大幅に削減し、人的ミスを防ぐことが期待できます。
地震や台風などの自然災害、事故やテロといった緊急事態が発生した際、従業員の安否を迅速に確認することが重要です。しかし、組織の異動があるたびに情報更新が遅れてしまうと、正確な安否確認が難しくなります。SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2を連携させることで、常に最新の従業員情報を保持し、緊急時の安否確認をスピーディーかつ正確に行えるでしょう。例えば、地震発生時に安否確認を行ったところ、直前に異動した従業員の情報が更新されておらず、旧部署宛に安否確認が送信されるミスが発生した企業では、システム連携を導入後にこうしたミスがなくなり、適切な対応が可能になるでしょう。
新入社員の入社や退職者の情報更新を手作業で行っていると、更新漏れが発生するリスクがあります。新入社員が安否確認サービスに登録されていなかったり、退職者へ誤って通知が送られたりすると、混乱を招く原因になります。SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2を連携することで、新入社員の情報がSmartHRに登録されたタイミングで自動的に安否確認サービスにも反映されます。同様に、退職者の情報も適切に削除されるため、無駄な通知が発生することを防げるでしょう。例えば、毎年4月の入社時に新入社員の情報を安否確認サービスへ手動で登録している新卒採用を多く行う企業の場合、システム連携後は、新入社員がSmartHRに登録されると自動的に安否確認サービスへ反映され、スムーズな運用に繋がります。
今回は、SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2を連携させ、SmartHRで部署やエリアが更新されたらトヨクモ安否確認サービス2に更新する方法をご紹介しました。
本記事では、SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2を連携し、部署やエリアの更新を自動で反映させる方法を解説しました。連携によって情報更新の手間を削減し、緊急時にも正確な情報でスピーディーな対応が可能になるでしょう。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
業務効率化とリスク管理の強化を目指す企業の方は、ぜひ今回の手順を参考に導入を検討してみてください。
