SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2を連携して、SmartHRで部署やエリアが更新されたらトヨクモ安否確認サービス2に更新する方法

ステップ1：SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2をマイアプリ連携

SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2をYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「SmartHR」と入力し、検索結果からSmartHR(OAuth)を選択します。

2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。

3.続いてトヨクモ安否確認サービス2をマイアプリ登録します。
SmartHRの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「トヨクモ安否確認サービス2」と入力し、検索結果からトヨクモ安否確認サービス2を選択します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。

マイアプリにSmartHRとトヨクモ安否確認サービス2が表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるSmartHRのトリガー設定と、その後のトヨクモ安否確認サービス2のオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「従業員情報が更新されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】SmartHRで部署やエリアが更新されたらトヨクモ安否確認サービス2に更新する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.API接続設定を行います。
「サブドメイン」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「次へ」をクリックします。

表示された画面で、説明に従って設定し、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

4.データベースを操作する「従業員のマッチング」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

データベースの連携「プロジェクト」「データベース」「テーブル」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。

5.詳細設定を行います。
「取得したいレコードの条件」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンやアウトプットから選択してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

6.データベースを操作する「部署のマッチング」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

データベースの連携「プロジェクト」「データベース」「テーブル」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。

7.詳細設定を行います。
「取得したいレコードの条件」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンやアウトプットから選択してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

8.アプリと連携する「ユーザーの所属部署の更新」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

9.API接続設定を行います。
「対象ユーザーのログイン名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。

「部署コードの指定」は、入力欄下の説明に従って入力するか、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2の連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のSmartHRとトヨクモ安否確認サービス2を使った自動化例

その他にもYoomにはSmartHRとトヨクモ安否確認サービス2を使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.SmartHRの情報で在籍証明書を発行しGoogle Chatに通知する
SmartHRの情報で在籍証明書を発行しGoogle Chatに通知するフローです。このフローでは、SmartHRの従業員ページの情報を元に在籍証明書を発行しGoogle Chatへ通知することができ、手動作業による負担軽減が期待できます。手動作業における記入漏れや入力ミスを防止することができ、スピーディーな在籍証明書の発行に繋がります。在籍証明書の発行が自動化されることで、複数の対応が発生した場合でもスムーズに処理できるでしょう。

2.SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新する
SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新するフローです。このフローでは、SmartHRで従業員情報が更新されると自動でMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新できるため、従業員情報の更新をシームレスに行うことができるでしょう。SmartHRでの更新情報がスピーディーにMicrosoft Excelに反映されるため、管理業務の効率化に繋がります。

3.Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたらトヨクモ安否確認サービス2に登録する
Googleスプレッドシートで従業員情報が追加されたら、トヨクモ安否確認サービス2に登録するフローです。このフローでは、Googleスプレッドシートに入力された従業員情報を、自動でトヨクモ安否確認サービス2へも入力を完了するため、手作業の手間削減が期待できます。手作業にかかっていた時間を省くことで、よりクリエイティブな業務の時間を確保することができるでしょう。

SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2の連携メリットと具体例

メリット1:従業員情報の一元管理による運用負荷の軽減

企業では、従業員の部署異動やエリア変更が頻繁に発生します。そのたびに複数のシステムを手動で更新するのは、担当者にとって大きな負担となります。しかし、SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2を連携させることで、SmartHR側の情報が更新されると、安否確認サービスにも自動で反映されます。これにより、管理者が個別に情報を入力する手間を削減でき、人的ミスの防止にも繋がります。さらに、従業員の最新の所属情報が常に安否確認サービスに反映されるため、万が一の際に正確な連絡が取れる体制を維持できるでしょう。例えば、年に数回の組織改編があり、そのたびに人事部が手動で安否確認サービスの情報を更新している企業の場合、連携システムを導入することで、作業時間を大幅に削減し、人的ミスを防ぐことが期待できます。

メリット2:災害・緊急時のスピーディーな安否確認

地震や台風などの自然災害、事故やテロといった緊急事態が発生した際、従業員の安否を迅速に確認することが重要です。しかし、組織の異動があるたびに情報更新が遅れてしまうと、正確な安否確認が難しくなります。SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2を連携させることで、常に最新の従業員情報を保持し、緊急時の安否確認をスピーディーかつ正確に行えるでしょう。例えば、地震発生時に安否確認を行ったところ、直前に異動した従業員の情報が更新されておらず、旧部署宛に安否確認が送信されるミスが発生した企業では、システム連携を導入後にこうしたミスがなくなり、適切な対応が可能になるでしょう。

メリット3:新入社員・退職者の情報更新ミス防止

新入社員の入社や退職者の情報更新を手作業で行っていると、更新漏れが発生するリスクがあります。新入社員が安否確認サービスに登録されていなかったり、退職者へ誤って通知が送られたりすると、混乱を招く原因になります。SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2を連携することで、新入社員の情報がSmartHRに登録されたタイミングで自動的に安否確認サービスにも反映されます。同様に、退職者の情報も適切に削除されるため、無駄な通知が発生することを防げるでしょう。例えば、毎年4月の入社時に新入社員の情報を安否確認サービスへ手動で登録している新卒採用を多く行う企業の場合、システム連携後は、新入社員がSmartHRに登録されると自動的に安否確認サービスへ反映され、スムーズな運用に繋がります。

まとめ

今回は、SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2を連携させ、SmartHRで部署やエリアが更新されたらトヨクモ安否確認サービス2に更新する方法をご紹介しました。
本記事では、SmartHRとトヨクモ安否確認サービス2を連携し、部署やエリアの更新を自動で反映させる方法を解説しました。連携によって情報更新の手間を削減し、緊急時にも正確な情報でスピーディーな対応が可能になるでしょう。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
業務効率化とリスク管理の強化を目指す企業の方は、ぜひ今回の手順を参考に導入を検討してみてください。