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SmartHRを活用し従業員の管理を行っている中で、従業員の退職時のアカウントの管理を効率化したいと考えたことはありませんか？
SmartHRとZoomの連携により、従業員が退職した際のアカウント削除を自動化する方法を紹介します。この自動化により、セキュリティリスクを低減し、業務効率を向上させることが可能です。特に人事部門とIT部門の負担を軽減し、退職手続きの一元管理を実現します。
従業員が退職した際、そのアカウントを迅速に削除することはセキュリティリスクを低減するために非常に重要です。SmartHRで従業員が削除されると、自動的にZoomのアカウントも削除され、その結果、退職後の不正アクセスや情報漏洩のリスクを防ぎます。例えば、退職者が企業の機密情報にアクセスする権限を持ったままでいることは、セキュリティの観点から大きな問題となります。自動化された削除フローにより、このリスクを最小限に抑えることに繋がります。
退職者のアカウント削除作業を一元化することで、管理が簡単になります。通常、従業員が退職する際には、複数のシステムでアカウント削除が必要です。SmartHRとZoomの連携により、退職者が削除されるタイミングでZoomのアカウントも自動で削除されるため、退職に伴う手続きを一元的に管理でき、人的エラーを減らすことができます。具体的には、IT部門や人事部門で行うべきアクションを明確化でき、業務が整理されることで効率的な管理につながります。
SmartHRとZoomの連携により、従業員の退職時に手動で行う必要がある作業が削減され、業務の効率化が実現します。通常、退職した従業員のアカウント削除は人事部門とIT部門の両方に関わる作業ですが、SmartHRで従業員が削除されると、Zoomアカウントも自動的に削除されるため、IT部門はその後の手動対応を省略できます。例えば、システム間の連携を活用することで、退職に関連するタスクの二重対応を避け、両部門の作業負担を大幅に軽減することが可能です。
[Yoomとは]
今回のフローは大きく分けて４つのプロセスで作成していきます。
・SmartHRとZoomをマイアプリ登録
・テンプレートをコピー
・フローの起点となるHRMOS勤怠のトリガー設定と、その後に続くZoomのオペレーション設定
・トリガーボタンをONにして、HRMOS勤怠とZoomの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
本日使用するテンプレートはこちらです。
SmartHRとZoomをYoomに接続するため、マイアプリ連携を行います。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、 SmartHRのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomの画面左側にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンをクリックします。
次に検索窓にSmartHRと入力し、表示された候補から「SmartHR」を選択します。
SmartHRのマイアプリ連携には、サブドメインの入力とSmartHR側での設定が必要です。
また、SmartHRの管理者権限のあるアカウントでのログインが必要なので注意してください。
まず、SmartHRでYoomのアプリをインストールします。
「連携を始める」→「SmartHRと接続する」をクリックすると、SmartHRへのログインが求められます。
ログインができると、接続完了です。
SmartHRのマイページに戻って、URLからサブドメインを取得してください。
サブドメインの入力ができたら「追加」をクリックすると、マイアプリに追加され、一覧に追加されます。
続いてZoomのマイアプリ登録を行います。
SmartHR同様、「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
以下の画像の赤枠をクリックしましょう。
Client IDとClient secretを入力しましょう。
Zoomの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。
Zoomのマイアプリ登録ができました。
次のステップへ進みましょう。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
はじめに、SmartHRで従業員の削除を検知するための設定を行います。
「連携アカウントをアクションを選択」の画面が表示されるので、「次へ」をクリックしましょう。
SmartHRで取得したサブドメインを入力する必要があるため、SmartHRへアクセスしサブドメインを取得し、入力しましょう。
テストが成功したら、保存します。
続いてSmartHRで削除された従業員情報をZoomで取得するための設定を行います。
「ユーザー情報を取得」をクリックしましょう。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面が表示されるので、「次へ」をクリックしましょう。
「API接続設定」の画面が表示されます。
必須項目の「ユーザーIDまたはメールアドレス」の箇所にすでに「{{メールアドレス}}」と入力されているので、そのままで問題ないです。
下にスクロールしテストを行い、完了したら保存をクリックしましょう。
最後にZoomでユーザーを削除するための設定を行います。
以下画像の赤枠内の箇所をクリックしましょう。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面がひょじされるので、「次へ」をクリックしましょう。
「API接続設定」の画面が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。
入力が完了したらテストをクリックし保存します。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
今回使用したテンプレートは以下です。
①SmartHRで従業員が登録されたらZoomにユーザーとして追加する
SmartHRで従業員が登録されたらZoomにユーザーとして追加するフローです。従業員の登録作業が自動化され、バックオフィス業務の効率化が期待できます。
②SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新する
SmartHRで従業員情報が更新されたらMicrosoft Excelの従業員管理台帳を更新するフローです。SmartHRでの更新情報がスピーディーにMicrosoft Excelに反映されるため、管理業務の効率化が期待できます。
③Outlookで予定が登録されたらZoomの会議を作成する
Outlookで予定が登録されたらZoomの会議を作成するフローです。Outlookの予定表にZoomで開催する会議の予定が登録された際、Zoomミーティングの作成を自動化できます。確認や作成にかかる手間を省き、入力ミスや登録漏れのリスクを防ぐことに繋がります。
SmartHRとZoomの連携により、退職者のアカウント削除を自動化することで、セキュリティリスクの低減、退職手続きの一元管理、人事・IT業務の効率化が実現します。この自動化は、企業の業務効率を向上させるだけでなく、人的エラーを減らし、セキュリティを強化するための重要なステップです。特に、複数のツールを活用している企業にとって、この連携は大きなメリットをもたらします。
ぜひYoomのアプリ連携を活用して、業務の効率化を体験してくださいね！
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