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「Smartsheetでプロジェクトの進捗を更新するたびに、その内容をコピーしてSlackの関連チャンネルに投稿している」
「タスクの担当者や期限の変更を手作業で通知しており、連絡漏れや入力ミスが発生しないか常に不安を感じている...」
このように、SmartsheetとSlack間での情報共有に、手間や心理的な負担を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetで行が追加・更新されたら、その内容をSlackへ自動的に通知する仕組み</span>があれば、こうした定型的な報告作業から解放され、チームメンバーは常に最新の情報を素早く受け取れるようになるため、プロジェクトをよりスムーズに進行させることができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に構築でき、日々のコミュニケーションコストを大幅に削減できるので、ぜひこの記事を参考に業務の自動化を実現させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとSlackを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとSlackのAPIを連携させると、Smartsheet上での特定の変更や更新をトリガーとして、Slackに自動で通知を送信できるようになります。
これにより、手作業による情報共有の手間や連絡漏れをなくし、チーム全体のコミュニケーションを円滑化させることが可能です。
具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetに新しいタスクや行が追加されるたびに、その詳細情報をSlackの指定チャンネルへ自動で通知可能です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">チームメンバーはSmartsheetを常に確認しなくても最新の情報を把握でき、迅速な対応が可能になります。</span>この連携は、Smartsheetのデータを直接Slackに連携する基本的なパターンで構築されています。
Smartsheetで作成された行の中から「優先度：高」や「ステータス：未着手」といった特定の条件に合致するものだけを抽出し、Slackに通知する自動化です。
これにより、<span class="mark-yellow">不要な通知ノイズを削減し、メンバーが本当に注意を払うべき重要な更新だけを確実に伝えられる</span>ため、情報過多を防ぎつつ、重要なタスクの見落としを防ぎます。この連携は、条件分岐を含むパターンで実現できます。
それでは、実際にSmartsheetとSlackを連携する自動化フローを作成する手順をご紹介します。
今回は、ノーコード連携ツールであるYoomを使って、プログラミング不要で誰でも簡単に設定できる方法を解説していきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Smartsheetで行が作成されたら、Slackに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
検索ボックスにSlackと入力し、対象のアイコンをクリックします。
ワークスペースにサインイン画面が出てくるので、ワークスペースのSlackURLを入力し、「続行する」をクリックします。
Slackの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご参照ください。
※管理者による承認が必要な場合があります。詳しくはこちらの公式ヘルプをご参照ください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。なお、この後のテスト操作ために、カラムに作成日時を作成し、テスト用に行を1つ追加してください。(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなシートを準備しました。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。Smartsheetのシート情報が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、Smartsheetで抽出したデータを、Slackのチャンネルにメッセージを送信する設定をしましょう。
赤枠の「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
次に、連携アカウントとアクションを設定します。
タイトルやアクションは前のステップと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
ここでは、Slackに送信する内容を具体的に設定していきます。
今回は、ステップ1で設定した赤枠のチャンネルへメッセージを送る予定です。
Slackの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。無事に成功すると、Slackにメッセージが送信されているはずなので確認してみましょう。下記のように、指定したメッセージがSlackに届いていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はSmartsheetからSlackへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSlackでの投稿をきっかけにSmartsheetのシートを更新したい場合もあるかと思います。
Yoomではそうした逆方向のデータ連携も可能ですので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Slackの特定のチャンネルに投稿されたメッセージの内容を、Smartsheetの指定したシートに新しい行として自動で追加します。
この連携は、<span class="mark-yellow">Slack上での依頼やアイデア、議事録などを自動でタスクリストやデータベースに集約できる</span>ため、情報の転記漏れや手間を削減します。AIや正規表現を用いて投稿から必要な情報のみを抽出するパターンで構築されています。
Slackに投稿されたメッセージの中から「#タスク依頼」や特定の絵文字リアクションが付いたものなど、あらかじめ定めた条件に合致する投稿だけをSmartsheetに行として追加します。
これにより、<span class="mark-yellow">Slackの雑談や連絡事項の中からタスク化すべき項目だけを自動で抽出し、管理を効率化できる</span>ため、重要な依頼の見落としを防ぎます。この連携は、条件分岐の処理を含むパターンで実現可能です。
SmartsheetやSlackを使えば、他ツールとの連携により日々の業務を効率化できます。
たとえば、Googleフォームの回答をSmartsheetに登録したり、Gmailの特定メールをSlackに通知するなど、柔軟な自動化が可能です。
Smartsheetは、Google スプレッドシートやGoogleフォーム、Meta広告、Microsoft Excelなどと連携して情報の受け渡しや整理を自動化可能です
これにより、異なるプラットフォーム間の情報管理を一元化でき、更新ミスや手間を削減できます。
Slackは、さまざまな外部ツールと連携して通知や情報共有を効率化が見込めます。
たとえば、GmailやGoogleカレンダー、Zoomのイベント内容をSlackに通知することで、チームの連携をよりスムーズに保てますね！
SmartsheetとSlackの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたSmartsheetの更新内容のSlackへの転記作業が不要になり、ヒューマンエラーの心配なく、素早く正確な情報共有が実現します。</span>
これにより、報告業務に費やしていた時間を削減し、チームメンバーはより迅速な意思決定や本来注力すべきコア業務に集中できる環境を整えられるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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