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「Smartsheetでプロジェクトのタスクを更新したら、すぐにMicrosoft Teamsの担当チャネルに通知したい」
「Smartsheetの更新内容をわざわざMicrosoft Teamsに手作業でコピー＆ペーストしており、二度手間になっているし、共有漏れも心配…」
このように、プロジェクト管理ツールSmartsheetとコミュニケーションツールMicrosoft Teamsを併用する中で、手動での情報連携に非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetの行が更新されたら、その内容を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、情報共有のスピードと正確性を向上させることができます。
これにより、チーム全体の生産性が上がり、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことが可能です。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化していきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとMicrosoft TeamsのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた両者間の情報共有を完全に自動化できます。
例えば、Smartsheetでタスクが更新された際に、その情報を素早くMicrosoft Teamsの関連チャネルに通知するといったことが可能になり、チーム内の情報共有を円滑にします。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetのシートに新しい行が追加されたタイミングで、その行の情報を自動的にMicrosoft Teamsの指定したチャネルに通知する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">プロジェクトの進捗更新や新しいタスクの発生を手動で知らせる手間が一切なくなり、チームメンバーは常に最新の情報をスピーディーに把握できる</span>ため、対応の遅れや情報共有の漏れを防ぎます。
Smartsheetに追加された行の内容をAIが自動で指定言語に翻訳し、その結果をMicrosoft Teamsのチャネルに通知する連携です。
このフローを活用することで、<span class="mark-yellow">海外拠点を持つチームや多国籍なメンバーが参加するプロジェクトでも、言語の壁を感じさせないスムーズな情報共有が実現</span>し、コミュニケーションの質を高めることができるかもしれません。
それでは、さっそく実際にSmartsheetとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとMicrosoft Teamsの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はSmartsheetで行が追加されたらMicrosoft Teamsに通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
検索ボックスにMicrosoft Teamsと入力し、対象のアイコンをクリックします。
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
画面が切り替わるので、連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
次に、Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。
なお、この後のテスト操作ために、カラムに作成日時を作成し、テスト用に行を1つ追加してください。(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなシートを準備しました。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Smartsheetのシート情報が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
続いて、Smartsheetから取得したデータを用いて、Microsoft Teamsでメッセージ送信する設定をしましょう。
下記赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションの選択画面になるので、タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定画面になるので、Microsoft Teamsに自動で送るメッセージの詳細を設定します。
ここでは、どのチャネルまたはどのユーザーに通知するかを選択したり、送信したい定型文を入力しましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
その他、お好みでメンションやファイル添付の設定をすることも可能です。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、Microsoft Teamsにメッセージが問題なく送れているか確認しましょう。
下記のように設定したメッセージ内容が、Microsoft Teamsで確認できればOKです!
問題なければYoom画面に戻り「保存」を押して、次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はSmartsheetからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft TeamsからSmartsheetへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Teamsの特定のチャネルになされた投稿内容をAIが解析・抽出し、その情報をもとにSmartsheetの指定したシートに新しい行として自動で追加する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">Microsoft Teams上での議論から生まれたネクストアクションやタスクを自動でSmartsheetに集約できる</span>ため、会議の決定事項や担当者への依頼が流れてしまうのを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
Microsoft Teamsのチャネルに特定のキーワードを含む投稿があった場合に、その投稿内容に基づいてSmartsheet内に新しいフォルダを自動で作成する連携です。
例えば、「新規プロジェクト」といった投稿をトリガーにすることで、<span class="mark-yellow">プロジェクト開始時に必要な資料管理用のフォルダを自動で準備できる</span>ため、セットアップの手間を省き、迅速なプロジェクト立ち上げをサポートします。
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやMicrosoft Teamsを活用することで、日々の業務をより効率的に自動化できます。
業務内容に応じて柔軟に組み合わせることができるので、ぜひ活用してみてください！
Smartsheetと他のサービスを連携させることで情報管理の効率を高めることができます。
たとえば、Googleフォームの回答やMeta広告（Facebook）のリード情報をもとに行を自動追加したり、Slackへの通知を自動化することが可能です。
Microsoft Teamsと他サービスとの連携を通じて情報共有や通知業務の自動化が可能です。
例えば、Salesforceのリード登録やフォームの回答があった際に、Microsoft Teamsでスピーディーにチームに通知する仕組みが構築できます。
SmartsheetとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたSmartsheetの更新内容をMicrosoft Teamsへ転記・共有する作業から完全に解放され、ヒューマンエラーのリスクも一掃できます。</span>
これにより、プロジェクトメンバーは常に正確な最新情報に基づいたコミュニケーションやアクションが可能となり、情報共有の遅延や漏れといった課題を解消し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識が一切ない方でも、画面をクリックしていくだけの直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の情報共有やデータ入力の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
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