SPIRALとChatworkを連携して、新規登録情報を自動通知で共有する方法

「新規顧客情報が登録されたら、自動で通知できるといいのに」と思ったことはありませんか？手動での情報共有は手間がかかり、ミスも起こりがちです。このような課題を解決するのが、SPIRALとChatworkの連携です。SPIRALはフォームやワークフローを簡単に構築でき、多くの企業に選ばれている便利なデータ管理ツールです。このSPIRALとChatworkを組み合わせれば、新規登録情報をタイムリーに共有でき、スムーズなコミュニケーションを実現します。本記事では、プログラミングなしでこの連携を実現する方法を詳しく解説し、その仕組みと活用方法をお届けします。ぜひ最後までご覧ください。

こんな方におすすめ

このフローボットは、以下のような方にぴったりです。

• SPIRALで新規登録データを管理しているが、情報共有に手間を感じている方
• Chatworkを活用して社内連絡を行っているが、手動での転記や通知作業を減らしたい方
• アプリ連携に挑戦したいが、プログラミングの知識に不安を抱えている方
• チーム間での情報共有のスピードアップを目指している担当者やリーダー
• 自動化ツールを活用して業務負担を軽減したいと考えている方

SPIRALでレコードが登録されたらChatworkに通知するメリットと具体的な活用シーン3選

このツールは様々な業種にフィットしますが、今回はスポーツジムの新規会員登録をSPIRALで行い、その情報がフロントスタッフ、営業・入会促進担当、マネージャーに自動通知されるメリットに焦点を当てて考察しました。このフローボットの魅力を各ポジションの視点からご紹介します。

1.自動通知で接客準備がスムーズに整う仕組み

SPIRALに登録した会員情報が自動でChatworkに通知され、入力や連絡の手間を省き、接客やサポートに専念できる環境が整います。
新規会員が登録されると、名前や入会日などの情報がChatworkに定期的に通知されます。これにより、フロントスタッフはスケジュールを効率よく調整し、次の顧客対応に備えることができます。さらに、担当者間での情報共有がスムーズになるため、誤解や伝達ミスのリスクが減り、より確実な対応につながります。

2.転記ミスのない情報共有で安心運用

SPIRALで登録された情報をそのままChatworkに通知する仕組みのため、手入力によるエラーの心配がなく、安心感があります。これにより、データの正確性が保たれます。
例えば、会員の名前や入会日が自動で通知されることで、スタッフ間での情報の齟齬が減少します。この結果、登録に付随する準備作業（例：書類の用意やシステムへのアクセス権付与など）に速やかに移行しやすくなります。また、手作業を減らすことで、確認作業に費やす時間を削減でき、管理体制がより整うでしょう。

3.通知内容を自由にカスタマイズして効率化

通知内容を部門ごとに自由にカスタマイズできるため、それぞれの業務に必要な情報を的確に共有できます。この仕組みにより、無駄な情報のやり取りを減らし、効率的な業務遂行をサポートします。
新規会員がSPIRALに登録されると、名前や入会日、希望クラスなどのデータが部門ごとに必要な形式でChatworkに通知されます。例えば、フロントスタッフ用ルームには会員名と入会日が通知され、受付準備に役立ちます。一方、営業部門用ルームには、会員の興味があるクラスや特典の利用状況が通知されることで、フォローアップがより効果的になります。このように、必要な情報を必要な場所に届けることで、チーム全体の生産性向上に貢献します。

ここからは、「SPIRALでレコードが登録されたらChatworkに通知する」自動化の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。

SPIRALでレコードが登録されたらChatworkに通知する

試してみる

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■概要

SPIRALでレコードが登録されたらChatworkに通知するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

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‍■このテンプレートをおすすめする方

1. SPIRALをデータベースとして利用している方

・SPIRALで顧客や案件、商品などの情報管理を行っている方

・登録したデータを速やかにチームメンバーと共有したい方

2. 業務でChatworkを利用している方

・Chatworkでチームのコミュニケーションをとっている方

・他のアプリからの情報をChatworkで受け取りたい方

■このテンプレートを使うメリット

このテンプレートを活用することで、SPIRALに登録したデータをスムーズにChatworkで共有できます。手動で転記する必要がないため、作業時間の短縮や、転記ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーの減少につながります。

通知先や通知メッセージは自由に設定できるため、業務のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。

■注意事項

・SPIRAL、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

[Yoomとは]

連携プロセス

• Yoomへマイアプリ登録（SPIRALとChatwork）
• テンプレートをコピー
• アプリトリガーの設定とアプリ連携
• トリガーボタンをオンにし、連携スタート

※ご案内

• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の中から選択できます。プランによって選べる最短の起動間隔が異なるため、事前にご確認ください。

• 有料プランでは、2週間の無料トライアルが利用可能です。期間中は、無料プランでは利用制限があるアプリや、AI機能（オペレーション）もご利用いただけます。

SPIRALとChatworkの連携フローの作り方

事前に準備するもの

連携に必要なものをまとめました。

SPIRAL

• SPIRALのアカウント情報（管理画面からの操作が必要のため）
• アクセストークン
  • SPIRAL にログインして、管理画面にアクセスします。
  • 「アカウント発行」＞「APIエージェント」に進み、新しいAPIエージェントを作成します。
  • APIエージェントを作成すると、APIキー（アクセストークン）が発行されます。
  • 発行後は、ステータスを有効化して使用可能にします。
    公式サイト：APIエージェント管理

• アプリ
  • SPIRAL内のアプリケーションを指します。
• レコードを追加するデータベース
  • SPIRAL内でのデータベースを指し、アプリケーションの中で管理されるデータの保存先です。

Chatwork

• Chatworkアカウント情報（メールアドレス、パスワード）
• Chatworkの通知を送るルームID

＞ヘルプ：ChatworkのルームIDの確認方法

ステップ1　マイアプリ登録

ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリ画面で＋新規接続をクリックします。

Yoomで接続可能なアプリ一覧と検索窓が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、次にマイアプリ登録を進めます。

SPIRAL

検索結果からアプリ名をクリックします。SPIRALで取得した値を入力する画面が表示されます。

• アカウント名
  • 任意の値を入力してください。メールアドレスなどアカウントの判別ができる値がおすすめです。
• アクセストークン
  • 事前準備で取得した値を入力します。公式サイト：APIエージェント管理

必須項目を入力し、追加ボタンをクリックすると、SPIRALのマイアプリ登録が完了します。

Chatwork

検索結果からChatworkを選択します。ログイン画面が表示されます。

連携するアカウントのメールアドレスとパスワードを入力し、Yoomからのアクセスを許可してください。

これで、Chatworkのマイアプリ登録が完了です。

ステップ2　Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

こちらのバナーをクリックします。

SPIRALでレコードが登録されたらChatworkに通知する

試してみる

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■概要

SPIRALでレコードが登録されたらChatworkに通知するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

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‍■このテンプレートをおすすめする方

1. SPIRALをデータベースとして利用している方

・SPIRALで顧客や案件、商品などの情報管理を行っている方

・登録したデータを速やかにチームメンバーと共有したい方

2. 業務でChatworkを利用している方

・Chatworkでチームのコミュニケーションをとっている方

・他のアプリからの情報をChatworkで受け取りたい方

■このテンプレートを使うメリット

このテンプレートを活用することで、SPIRALに登録したデータをスムーズにChatworkで共有できます。手動で転記する必要がないため、作業時間の短縮や、転記ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーの減少につながります。

通知先や通知メッセージは自由に設定できるため、業務のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。

■注意事項

・SPIRAL、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。

ステップ3　アプリトリガー「レコードが作成されたら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックします。

こちらではSPIRALのデータベースから情報を取得する設定を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

この項目はすでに初期設定されています。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• SPIRALと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)アプリトリガーのAPI詳細設定

• トリガーの起動間隔
  • フローボットの起動時間間隔を設定します。5分、10分、15分、30分、60分の中から選択できます。
• アプリID
  • 編集欄をクリックすると、アプリの候補が表示されます。該当のアプリを選ぶとIDが引用されます。
• データベースID
  • 編集欄をクリックするとデータベースの候補が表示され、該当のデータベースを選択するとIDが引用されます。

→テストをクリックします。　→成功した後、SPIRALのデータベース項目の値を追加します。「＋取得する値を追加」ボタンをクリックします。

クリックすると、JSONPathの指定画面が表示されます。ここでは、SPIRALから取得できた値をアウトプットとして追加する操作を行います。

• SPIRALの項目が表示されます。通知に利用したい項目の横にある、青いプラスボタンをクリックすると、アウトプットとして値に追加されます。後の通知内容の設定時に利用できるようになります。
• 追加した項目は右側に表示されます。選択後、右下の「追加」をクリックします。

→保存するをクリックします。

ステップ4　アプリと連携する「メッセージを送る」

テンプレートの2つ目の工程をクリックします。

ここではChatworkへの通知設定を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらは初期設定済みです。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Chatworkと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)API接続設定

• ルームID
  • 編集欄をクリックすると、ルームの候補が表示されます。通知を行うルームを選択するとIDが引用されます。もしくは、Chatworkのルーム設定から確認する方法でIDを取得いただけます。
    ヘルプ：ChatworkのルームIDの確認方法

• メッセージ内容

• 通知する定型文を作成します。

• 編集欄をクリックすると、前の操作で追加したアウトプットが表示されます。選択すると引用コードを定型文内に埋め込めます。引用コードの前に項目名を入力しておくと、表示された時にチームメンバーが認識しやすくなるのでおすすめです。

→テストをクリックします。　→成功　

→保存するをクリックします。今回の工程は以上になります。

ステップ5　アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。

トリガーをONにしてフローボットを起動します。テンプレート左上のトグルで切り替えられます。

プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。Chatworkで通知を確認しました。

今回使用したフローボットテンプレートは、こちらです。

SPIRALでレコードが登録されたらChatworkに通知する

試してみる

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■概要

SPIRALでレコードが登録されたらChatworkに通知するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

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‍■このテンプレートをおすすめする方

1. SPIRALをデータベースとして利用している方

・SPIRALで顧客や案件、商品などの情報管理を行っている方

・登録したデータを速やかにチームメンバーと共有したい方

2. 業務でChatworkを利用している方

・Chatworkでチームのコミュニケーションをとっている方

・他のアプリからの情報をChatworkで受け取りたい方

■このテンプレートを使うメリット

このテンプレートを活用することで、SPIRALに登録したデータをスムーズにChatworkで共有できます。手動で転記する必要がないため、作業時間の短縮や、転記ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーの減少につながります。

通知先や通知メッセージは自由に設定できるため、業務のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。

■注意事項

・SPIRAL、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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もっと活用！SPIRALを使った自動化3選

SPIRALはChatworkとの連携にとどまらず、他のアプリとも連携し、自動化の幅をさらに広げることができます。

1.  SPIRAL登録でDropboxフォルダを自動作成

SPIRALで取引先が登録されると、Dropboxに自動でフォルダが作成されます。手作業を減らし、ミスを防ぐ効率的なフローです。

SPIRALで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する

試してみる

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■概要

SPIRALで取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.SPIRALで取引先や顧客管理をしている方

・業務でSPIRALを活用している方

・日常的に取引先のデータを扱う営業担当者

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2.取引先とドキュメントのやり取りが多い方

・取引先ごとのドキュメント管理を効率化したい方

・Dropboxを活用して取引先と文書やファイルのやり取りを担当している方

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■このテンプレートを使うメリット

Dropboxはクラウドストレージのため、ドキュメントのやり取りを効率化できるのがメリットです。
しかし、取引先ごとにフォルダを作成している場合、手動でフォルダを作成するのは手間だと感じているかもしれません。

Dropboxへのフォルダ作成を自動化したい方に、このテンプレートは適しています。
SPIRALに取引先が追加されると、自動でDropboxに取引先のフォルダを作成することができるため、Dropboxによる手動作業が不要となります。

また、フォルダ作成が自動化されることでフォルダ名の誤りや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができ、ファイル管理を効率化することができます。

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■注意事項

・SPIRAL、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。

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2.    SPIRAL登録情報をGoogle カレンダーに自動反映

SPIRALでの登録情報をGoogle カレンダーの予定に自動登録します。手入力が不要になり、業務効率と情報共有の精度が向上することが期待できます。

SPIRALで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する

試してみる

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■概要

SPIRALで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Googleカレンダーを業務に活用している方

・チームの予定の可視化に活用している方

・タスク期限を登録している方

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2.SPIRALを活用してデータ管理を行なっている方

・プロジェクトに関連する情報の一元管理を行う方

・タスク管理を行う方

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■このテンプレートを使うメリット

Googleカレンダーはチーム内のタスク期限を可視化するために有効的なツールです。
同時にSPIRALを使用することでタスクの詳細情報の管理も可能となり、チームへの情報共有を円滑にします。
しかしSPIRALの情報をあたらめてGoogleカレンダーに手入力して予定登録するのは、生産性を阻害する要因になりかねません。

このフローを活用すると、SPIRALに登録された情報で自動でGoogleカレンダーに予定を作成します。
手入力の手間を大幅に削減することで、チーム全体の業務効率向上につながります。
また入力ミスや漏れが起こるリスクを回避することができるため、共有する情報の精度が高まります。

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■注意事項‍

・Googleカレンダー、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。

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3.   Webflowフォーム送信情報をSPIRALに自動追加

Webflowのフォーム送信データをSPIRALに自動で追加します。作業時間を短縮し、顧客対応がスムーズになります。

Webflowのフォームが送信されたらSPIRALに追加する

試してみる

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■概要

Webflowのフォームが送信されたらSPIRALに追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Webflowで自社サイトを運営している方

・フォームから問い合わせやリード情報を取得している企業

・フォームの情報を手動でSPIRALに追加している方

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2.SPIRALを業務で使用している方

・顧客情報をSPIRALで一元管理している方

・SPIRALへの情報追加を自動化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

Webflowのフォームは、問い合わせやリード情報の取得が便利になる機能です。
しかし、フォームの内容を手動でSPIRALに追加している場合、時間と手間がかかります。

このテンプレートは、Webflowのフォームが送信されたら自動でSPIRALに追加することができます。
手動による作業を自動化することで、時間と労力を削減することができ、ヒューマンエラーの発生を防止することができます。

また、SPIRALに都度フォームの情報が追加されるため、顧客対応やフォローアップをスピーディーに進めることが可能です。

‍

■注意事項

・Webflow、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

SPIRALとChatworkを連携したフローボットにより、データ共有が効率的になり、業務が円滑に進む一助となるでしょう。この自動化は、プログラミング不要のシンプルな仕組みのため、初めての連携でも簡単に設定を進められます。専門的なスキルがなくても短時間で導入できる点も魅力です。フローボットの詳細は以下のバナーからご確認いただき、ぜひこの便利な機能をお試しください！

SPIRALでレコードが登録されたらChatworkに通知する

試してみる

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■概要

SPIRALでレコードが登録されたらChatworkに通知するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

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‍■このテンプレートをおすすめする方

1. SPIRALをデータベースとして利用している方

・SPIRALで顧客や案件、商品などの情報管理を行っている方

・登録したデータを速やかにチームメンバーと共有したい方

2. 業務でChatworkを利用している方

・Chatworkでチームのコミュニケーションをとっている方

・他のアプリからの情報をChatworkで受け取りたい方

■このテンプレートを使うメリット

このテンプレートを活用することで、SPIRALに登録したデータをスムーズにChatworkで共有できます。手動で転記する必要がないため、作業時間の短縮や、転記ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーの減少につながります。

通知先や通知メッセージは自由に設定できるため、業務のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。

■注意事項

・SPIRAL、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

では、またお会いしましょう！