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SPIRALとDocuSignを連携して、SPIRALで顧客情報が登録されたらDocuSignで契約書を自動送信する方法
契約書の送付を効率化したいなら、SPIRALとDocuSignの連携による自動化は、大きな手助けとなるでしょう。
従来の手動での契約書送付は誤送信や記載ミスが発生しやすく、手間がかかることが多いです。
しかし、契約書の送付を自動化することで、そうした問題を防ぐことができます。
本記事では、業務負担の軽減と業務プロセス最適化の方法および利点について解説します。
SPIRALとDocuSignを連携するメリット
メリット1:ヒューマンエラーを防ぐ
手作業で契約書送付を行っている場合は、誤送信や記載間違いといったヒューマンエラーのリスクが高くなります。
そこで、SPIRALでレコードが作成された際に、DocuSignに契約書を送付する自動化を活用することで、こうした問題を解消できます。
たとえば、営業チームがこの自動化を活用すれば、日々の契約書処理が正確に行え、結果として信頼性が向上するでしょう。
また、財務や法務部門などのミスが起きてはならない業務において、この自動化は大きなメリットをもたらしてくれるはずです。
メリット2:業務効率向上が見込める
契約書の自動送付を活用すると、契約書送付の作業がスピーディーになり、担当者の業務負荷を軽減できます。
これにより、営業や法務担当者は手動作業の時間を短縮でき、優先度の高い業務に取り組むことができます。
特に、毎日多くの契約書を扱う企業においては、営業や法務担当者の負担を軽減することはビジネスチャンスを逃さないためにも重要であると言えるでしょう。
その結果、スピーディーなビジネス展開が可能になり、業務効率の向上が期待できます。
[Yoomとは]
SPIRALとDocuSignの連携フローの作り方
今回は「SPIRALからDocuSignで契約書を送信する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
SPIRALからDocuSignで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理でSPIRALを活用している方
・SPIRALで顧客情報の一元管理を担当している方
・SPIRALとDocuSignの連携を自動化したい方
2.業務でDocuSignを活用している方
・定期的な契約書の送付業務を担当している方
・DocuSignからの契約書送信を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約締結をオンライン上で完結でき、リモート環境でも契約業務をスムーズに進めることができるツールです。
しかし、DocuSignより送信する契約書の数が多い場合、手作業で都度対応する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SPIRALに契約書を送信したい相手の情報を登録するとDocusignからの自動で契約書送信をすることができます。
DocuSignへの手動による入力作業が不要となるため、ヒューマンエラーの発生が防止され、契約業務が効率化されます。
また、対応する契約書の件数が多い場合でも業務をシームレスに進めることが可能です。
■注意事項
・SPIRAL、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SPIRALからDocuSignで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理でSPIRALを活用している方
・SPIRALで顧客情報の一元管理を担当している方
・SPIRALとDocuSignの連携を自動化したい方
2.業務でDocuSignを活用している方
・定期的な契約書の送付業務を担当している方
・DocuSignからの契約書送信を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約締結をオンライン上で完結でき、リモート環境でも契約業務をスムーズに進めることができるツールです。
しかし、DocuSignより送信する契約書の数が多い場合、手作業で都度対応する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SPIRALに契約書を送信したい相手の情報を登録するとDocusignからの自動で契約書送信をすることができます。
DocuSignへの手動による入力作業が不要となるため、ヒューマンエラーの発生が防止され、契約業務が効率化されます。
また、対応する契約書の件数が多い場合でも業務をシームレスに進めることが可能です。
■注意事項
・SPIRAL、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
工程は4ステップだけなので、10~15分で設定できます。
- SPIRALとDocuSignをマイアプリ登録
- SPIRALでレコードが作成されたら起動するトリガーを設定
- DocuSignでテンプレートからエンベロープを作成・送信するアクションを設定
- SPIRALとDocuSignの自動化の動作確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:SPIRALとDocuSignをマイアプリ登録
YoomにSPIRALとDocuSignを接続するために、マイアプリ登録を行いましょう。
マイアプリ登録を済ませておくと、自動化の設定がスムーズに進みます。
それでは、SPIRALのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、そこからSPIRALを探すか、「アプリ名で検索」から検索します。
以下の画面が表示されるので、説明を確認して「アカウント名」と「アクセストークン」を設定してください。
こちらからAPIエージェントの作成および設定方法を確認してください。
次に、DocuSignのマイアプリ登録を行いましょう。
こちらも先ほどと同様にDocuSignを選択します。
以下の画面が表示されたら、メールアドレスを入力してログインしてください。
SPIRALとDocuSignのマイアプリ登録が完了すると、それぞれが表示されます。
ステップ2:SPIRALでレコードが作成されたら起動するトリガーを設定
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
SPIRALからDocuSignで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理でSPIRALを活用している方
・SPIRALで顧客情報の一元管理を担当している方
・SPIRALとDocuSignの連携を自動化したい方
2.業務でDocuSignを活用している方
・定期的な契約書の送付業務を担当している方
・DocuSignからの契約書送信を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約締結をオンライン上で完結でき、リモート環境でも契約業務をスムーズに進めることができるツールです。
しかし、DocuSignより送信する契約書の数が多い場合、手作業で都度対応する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SPIRALに契約書を送信したい相手の情報を登録するとDocusignからの自動で契約書送信をすることができます。
DocuSignへの手動による入力作業が不要となるため、ヒューマンエラーの発生が防止され、契約業務が効率化されます。
また、対応する契約書の件数が多い場合でも業務をシームレスに進めることが可能です。
■注意事項
・SPIRAL、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SPIRALからDocuSignで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理でSPIRALを活用している方
・SPIRALで顧客情報の一元管理を担当している方
・SPIRALとDocuSignの連携を自動化したい方
2.業務でDocuSignを活用している方
・定期的な契約書の送付業務を担当している方
・DocuSignからの契約書送信を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約締結をオンライン上で完結でき、リモート環境でも契約業務をスムーズに進めることができるツールです。
しかし、DocuSignより送信する契約書の数が多い場合、手作業で都度対応する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SPIRALに契約書を送信したい相手の情報を登録するとDocusignからの自動で契約書送信をすることができます。
DocuSignへの手動による入力作業が不要となるため、ヒューマンエラーの発生が防止され、契約業務が効率化されます。
また、対応する契約書の件数が多い場合でも業務をシームレスに進めることが可能です。
■注意事項
・SPIRAL、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
まず、SPIRALの設定から行うため、「レコードが作成されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「SPIRAL(ver.2)と連携するアカウント情報」→合っているか確認
- 「トリガーアクション」→レコードが作成されたら
以下の画面が表示されたら、設定をしてください。
- 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。 - 「アプリID」、「データベースID」→説明を確認して設定
設定完了後に、「テスト」をクリックすると「テスト成功」と表示されます。
スクロールして、登録された契約書情報のレスポンス結果を確認しましょう。
このレスポンス結果を基にして、SPIRALのアウトプットを作成します。
DocuSignで契約書を送付するには、SPIRALのアウトプットが必要ですので、こちらのヘルプページを参照して登録をしてください。
アウトプットの設定が完了したら、「保存」をクリックしましょう。
ステップ3:DocuSignでテンプレートからエンベロープを作成・送信するアクションを設定
次に、DocuSignの設定を行うため、「テンプレートからエンベロープを作成・送信」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「DocuSignと連携するアカウント情報」→合っているか確認
- 「アクション」→テンプレートからエンベロープを作成・送信
以下の画面が表示されたら、「アカウントID」と「テンプレートID」を候補から選択します。
スクロールして、SPIRALのアウトプットを使用し、「受信者」の設定をしましょう。
赤枠内の矢印をクリックすることで、先ほどSPAIRALで設定したアウトプットが表示されます。
そこから、受信者の項目に該当するアウトプットを選択します。
必要な項目があれば、設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ステップ4:SPIRALとDocuSignの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動しているか確認しましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
SPIRALからDocuSignで契約書を送信する
■概要
SPIRALからDocuSignで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理でSPIRALを活用している方
・SPIRALで顧客情報の一元管理を担当している方
・SPIRALとDocuSignの連携を自動化したい方
2.業務でDocuSignを活用している方
・定期的な契約書の送付業務を担当している方
・DocuSignからの契約書送信を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約締結をオンライン上で完結でき、リモート環境でも契約業務をスムーズに進めることができるツールです。
しかし、DocuSignより送信する契約書の数が多い場合、手作業で都度対応する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SPIRALに契約書を送信したい相手の情報を登録するとDocusignからの自動で契約書送信をすることができます。
DocuSignへの手動による入力作業が不要となるため、ヒューマンエラーの発生が防止され、契約業務が効率化されます。
また、対応する契約書の件数が多い場合でも業務をシームレスに進めることが可能です。
■注意事項
・SPIRAL、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SPIRALからDocuSignで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理でSPIRALを活用している方
・SPIRALで顧客情報の一元管理を担当している方
・SPIRALとDocuSignの連携を自動化したい方
2.業務でDocuSignを活用している方
・定期的な契約書の送付業務を担当している方
・DocuSignからの契約書送信を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約締結をオンライン上で完結でき、リモート環境でも契約業務をスムーズに進めることができるツールです。
しかし、DocuSignより送信する契約書の数が多い場合、手作業で都度対応する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SPIRALに契約書を送信したい相手の情報を登録するとDocusignからの自動で契約書送信をすることができます。
DocuSignへの手動による入力作業が不要となるため、ヒューマンエラーの発生が防止され、契約業務が効率化されます。
また、対応する契約書の件数が多い場合でも業務をシームレスに進めることが可能です。
■注意事項
・SPIRAL、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
その他のSPIRALとDocuSignを使った自動化の例
1.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、SPIRALにレコードを自動追加するフローです。
Google スプレッドシートでデータを管理していて、SPIRALにもデータを同期したい方におすすめの自動化です。
データの同期が自動化されるため、手入力で作業する必要がありません。
■概要Google スプレッドシートとSPIRALを併用し、それぞれに手作業で情報を入力・転記する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけでSPIRALにレコードを自動で追加できるため、手作業による手間を減らし、スムーズなデータ連携を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとSPIRALの両方で顧客情報などを管理している方
- 手作業によるデータ転記に課題を感じており、業務を効率化したいと考えている方
- データの二重入力を減らし、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、SPIRALへ自動でレコードが登録されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮します
- 手作業でのデータ転記が削減されることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとSPIRALをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- その後、オペレーションでSPIRALの「レコードを登録」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、SPIRALへの登録が完了したことを示すステータスなどを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- SPIRALでレコードを追加する際に、対象のデータベースや、Google スプレッドシートのどの列の情報を反映させるかなどを任意で設定してください
- Google スプレッドシートでレコードを更新する際に、対象のスプレッドシートや更新する内容（例：ステータス列に「連携済み」と入力する等）を任意で設定してください
■注意事項- Google スプレッドシート、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- Google スプレッドシートとSPIRALの両方で顧客情報などを管理している方
- 手作業によるデータ転記に課題を感じており、業務を効率化したいと考えている方
- データの二重入力を減らし、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいチームリーダーの方
- Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、SPIRALへ自動でレコードが登録されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮します
- 手作業でのデータ転記が削減されることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
- はじめに、Google スプレッドシートとSPIRALをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
- その後、オペレーションでSPIRALの「レコードを登録」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、SPIRALへの登録が完了したことを示すステータスなどを更新します
■このワークフローのカスタムポイント
- SPIRALでレコードを追加する際に、対象のデータベースや、Google スプレッドシートのどの列の情報を反映させるかなどを任意で設定してください
- Google スプレッドシートでレコードを更新する際に、対象のスプレッドシートや更新する内容（例：ステータス列に「連携済み」と入力する等）を任意で設定してください
- Google スプレッドシート、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
2.DocuSignで契約が完了したら、自動的にNotionの情報を更新するフローです。
契約の完了有無を確認する必要がなくなり、担当者の負担が軽減されます。
Notionの更新が自動化されるため、契約内容の共有がしやすくなります。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後、Notionで管理している顧客情報や契約ステータスを手作業で更新するのに手間を感じていませんか？この作業は単純ですが、更新漏れや入力ミスが発生する可能性も少なくありません。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、Notion上の関連情報を自動で更新できるため、手作業による更新の手間やミスをなくし、契約管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignとNotionを用いて契約管理を行っている営業や法務担当者の方
- 契約ステータスの手動更新に手間を感じており、ミスをなくしたいと考えている方
- 契約締結後の後続業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約が完了するとNotionの情報が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるステータスの更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、取得した情報をもとに特定のレコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignの各アクション設定で、対象とするアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Notionでレコードを更新するアクションを設定する際に、更新対象のデータベースIDを任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignとNotionを用いて契約管理を行っている営業や法務担当者の方
- 契約ステータスの手動更新に手間を感じており、ミスをなくしたいと考えている方
- 契約締結後の後続業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約が完了するとNotionの情報が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるステータスの更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、取得した情報をもとに特定のレコードを更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの各アクション設定で、対象とするアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Notionでレコードを更新するアクションを設定する際に、更新対象のデータベースIDを任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
3.指定のスケジュールになったら、DocuSignで添付資料をダウンロードし、自動的にkintoneのレコードと関連付けるフローです。
DocuSignの添付書類をkintoneでも確認できるため、ツールの切り替えを減らせます。
指定の時間になったら、自動的にデータの共有が行われるため、書類の見落としを防げます。
■概要
指定のスケジュールになったらDocuSignで添付資料をダウンロードし、kintoneにファイルをアップロードして特定のレコードと関連付けるフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・経理担当者
2.顧客管理等をkintoneを使用して行なっている方
・会社情報ごとに採番している営業担当
・業務委託契約を行なっている人ごとに管理している人事部門の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・自動でkintoneに関連付けることで、人の手によるミスをなくすことができます。
・一連の流れが自動で完了するため、ファイル格納の手間を省き、業務効率を向上させることができます。
■注意事項
・kintone、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
・今回のテンプレートは添付書類が1枚の場合を想定しています。複数枚の添付書類は処理できないためご注意ください。
・複数枚の添付書類を処理するためには別途設定が必要となります。
■概要
指定のスケジュールになったらDocuSignで添付資料をダウンロードし、kintoneにファイルをアップロードして特定のレコードと関連付けるフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・経理担当者
2.顧客管理等をkintoneを使用して行なっている方
・会社情報ごとに採番している営業担当
・業務委託契約を行なっている人ごとに管理している人事部門の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・自動でkintoneに関連付けることで、人の手によるミスをなくすことができます。
・一連の流れが自動で完了するため、ファイル格納の手間を省き、業務効率を向上させることができます。
■注意事項
・kintone、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
・今回のテンプレートは添付書類が1枚の場合を想定しています。複数枚の添付書類は処理できないためご注意ください。
・複数枚の添付書類を処理するためには別途設定が必要となります。
まとめ
SPIRALとDocuSignの連携によって、契約書の送付プロセスが自動化し、ヒューマンエラーを削減することができます。
これにより、業務の正確性と効率性の向上に役立つでしょう。
さらに、担当者の負担が軽減されることで、重要な業務に集中できる環境が整います。
特に日常的に大量の契約書を扱う企業には、この自動化が大きなメリットをもたらすでしょう。
この自動化を活用して、作業負担を軽減しましょう。
Yoom活用した自動化には、特別なスキルも難しいコード入力も一切必要ありません。
誰でも簡単にアプリ連携や自動化ができるので、ぜひ体験してみてください。
興味を持った方は、こちらから無料登録をしてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
