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契約書の送付を効率化したいなら、SPIRALとDocuSignの連携による自動化は、大きな手助けとなるでしょう。
従来の手動での契約書送付は誤送信や記載ミスが発生しやすく、手間がかかることが多いです。
しかし、契約書の送付を自動化することで、そうした問題を防ぐことができます。
本記事では、業務負担の軽減と業務プロセス最適化の方法および利点について解説します。
手作業で契約書送付を行っている場合は、誤送信や記載間違いといったヒューマンエラーのリスクが高くなります。
そこで、SPIRALでレコードが作成された際に、DocuSignに契約書を送付する自動化を活用することで、こうした問題を解消できます。
たとえば、営業チームがこの自動化を活用すれば、日々の契約書処理が正確に行え、結果として信頼性が向上するでしょう。
また、財務や法務部門などのミスが起きてはならない業務において、この自動化は大きなメリットをもたらしてくれるはずです。
契約書の自動送付を活用すると、契約書送付の作業がスピーディーになり、担当者の業務負荷を軽減できます。
これにより、営業や法務担当者は手動作業の時間を短縮でき、優先度の高い業務に取り組むことができます。
特に、毎日多くの契約書を扱う企業においては、営業や法務担当者の負担を軽減することはビジネスチャンスを逃さないためにも重要であると言えるでしょう。
その結果、スピーディーなビジネス展開が可能になり、業務効率の向上が期待できます。
[Yoomとは]
今回は「SPIRALからDocuSignで契約書を送信する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
SPIRALからDocuSignで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理でSPIRALを活用している方
・SPIRALで顧客情報の一元管理を担当している方
・SPIRALとDocuSignの連携を自動化したい方
2.業務でDocuSignを活用している方
・定期的な契約書の送付業務を担当している方
・DocuSignからの契約書送信を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約締結をオンライン上で完結でき、リモート環境でも契約業務をスムーズに進めることができるツールです。
しかし、DocuSignより送信する契約書の数が多い場合、手作業で都度対応する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SPIRALに契約書を送信したい相手の情報を登録するとDocusignからの自動で契約書送信をすることができます。
DocuSignへの手動による入力作業が不要となるため、ヒューマンエラーの発生が防止され、契約業務が効率化されます。
また、対応する契約書の件数が多い場合でも業務をシームレスに進めることが可能です。
■注意事項
・SPIRAL、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
工程は4ステップだけなので、10~15分で設定できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
YoomにSPIRALとDocuSignを接続するために、マイアプリ登録を行いましょう。
マイアプリ登録を済ませておくと、自動化の設定がスムーズに進みます。
それでは、SPIRALのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、そこからSPIRALを探すか、「アプリ名で検索」から検索します。
以下の画面が表示されるので、説明を確認して「アカウント名」と「アクセストークン」を設定してください。
こちらからAPIエージェントの作成および設定方法を確認してください。
次に、DocuSignのマイアプリ登録を行いましょう。
こちらも先ほどと同様にDocuSignを選択します。
以下の画面が表示されたら、メールアドレスを入力してログインしてください。
SPIRALとDocuSignのマイアプリ登録が完了すると、それぞれが表示されます。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
SPIRALからDocuSignで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理でSPIRALを活用している方
・SPIRALで顧客情報の一元管理を担当している方
・SPIRALとDocuSignの連携を自動化したい方
2.業務でDocuSignを活用している方
・定期的な契約書の送付業務を担当している方
・DocuSignからの契約書送信を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約締結をオンライン上で完結でき、リモート環境でも契約業務をスムーズに進めることができるツールです。
しかし、DocuSignより送信する契約書の数が多い場合、手作業で都度対応する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SPIRALに契約書を送信したい相手の情報を登録するとDocusignからの自動で契約書送信をすることができます。
DocuSignへの手動による入力作業が不要となるため、ヒューマンエラーの発生が防止され、契約業務が効率化されます。
また、対応する契約書の件数が多い場合でも業務をシームレスに進めることが可能です。
■注意事項
・SPIRAL、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
まず、SPIRALの設定から行うため、「レコードが作成されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、設定をしてください。
設定完了後に、「テスト」をクリックすると「テスト成功」と表示されます。
スクロールして、登録された契約書情報のレスポンス結果を確認しましょう。
このレスポンス結果を基にして、SPIRALのアウトプットを作成します。
DocuSignで契約書を送付するには、SPIRALのアウトプットが必要ですので、こちらのヘルプページを参照して登録をしてください。
アウトプットの設定が完了したら、「保存」をクリックしましょう。
次に、DocuSignの設定を行うため、「テンプレートからエンベロープを作成・送信」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、「アカウントID」と「テンプレートID」を候補から選択します。
スクロールして、SPIRALのアウトプットを使用し、「受信者」の設定をしましょう。
赤枠内の矢印をクリックすることで、先ほどSPAIRALで設定したアウトプットが表示されます。
そこから、受信者の項目に該当するアウトプットを選択します。
必要な項目があれば、設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動しているか確認しましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
SPIRALからDocuSignで契約書を送信する
■概要
SPIRALからDocuSignで契約書を送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理でSPIRALを活用している方
・SPIRALで顧客情報の一元管理を担当している方
・SPIRALとDocuSignの連携を自動化したい方
2.業務でDocuSignを活用している方
・定期的な契約書の送付業務を担当している方
・DocuSignからの契約書送信を効率的に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約締結をオンライン上で完結でき、リモート環境でも契約業務をスムーズに進めることができるツールです。
しかし、DocuSignより送信する契約書の数が多い場合、手作業で都度対応する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SPIRALに契約書を送信したい相手の情報を登録するとDocusignからの自動で契約書送信をすることができます。
DocuSignへの手動による入力作業が不要となるため、ヒューマンエラーの発生が防止され、契約業務が効率化されます。
また、対応する契約書の件数が多い場合でも業務をシームレスに進めることが可能です。
■注意事項
・SPIRAL、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
1.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、SPIRALにレコードを自動追加するフローです。
Google スプレッドシートでデータを管理していて、SPIRALにもデータを同期したい方におすすめの自動化です。
データの同期が自動化されるため、手入力で作業する必要がありません。
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSPIRALにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.SPIRALを使用してデータ管理を行う方
・キャンペーン作成やデータを集計・分析に使用しているマーケティング担当者
・リード管理を行う営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートはチームで集めた情報を共有するために有効的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートに入力された情報を手入力でSPIRALに改めて追加することは、本来注力すべきコア業務への時間を奪うことになります。
手入力の手間を省き、スムーズに業務を進行したいと考える方にこのフローは適しています。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用して、自動でSPIRALへレコード追加することで手作業を省き、入力のためにかかっていた時間を節約します。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
2.DocuSignで契約が完了したら、自動的にNotionの情報を更新するフローです。
契約の完了有無を確認する必要がなくなり、担当者の負担が軽減されます。
Notionの更新が自動化されるため、契約内容の共有がしやすくなります。
■概要
DocuSignで契約が完了したらNotionの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・帳票管理に活用している方
・契約書作成から管理まで一連の業務に活用している方
2.Notionでデータの管理を行う方
・顧客企業の情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票作成に関連する業務の効率化に活用できるツールです。
加えてNotionで情報管理を行うことで、チーム全体への情報共有を円滑に行います。
しかし、DocuSignでの契約完了ごとにNotionの情報を手作業で更新しなければならないのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
コア業務に注力するために作業効率を上げたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローではDocuSignで契約が完了したら、自動でNotionに送信日時を追加し手入力の手間を省きます。
自動化で手作業を省きコア業務に時間を充てることで、チーム全体の生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
3.指定のスケジュールになったら、DocuSignで添付資料をダウンロードし、自動的にkintoneのレコードと関連付けるフローです。
DocuSignの添付書類をkintoneでも確認できるため、ツールの切り替えを減らせます。
指定の時間になったら、自動的にデータの共有が行われるため、書類の見落としを防げます。
■概要
指定のスケジュールになったらDocuSignで添付資料をダウンロードし、kintoneにファイルをアップロードして特定のレコードと関連付けるフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・経理担当者
2.顧客管理等をkintoneを使用して行なっている方
・会社情報ごとに採番している営業担当
・業務委託契約を行なっている人ごとに管理している人事部門の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・自動でkintoneに関連付けることで、人の手によるミスをなくすことができます。
・一連の流れが自動で完了するため、ファイル格納の手間を省き、業務効率を向上させることができます。
■注意事項
・kintone、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
・今回のテンプレートは添付書類が1枚の場合を想定しています。複数枚の添付書類は処理できないためご注意ください。
・複数枚の添付書類を処理するためには別途設定が必要となります。
SPIRALとDocuSignの連携によって、契約書の送付プロセスが自動化し、ヒューマンエラーを削減することができます。
これにより、業務の正確性と効率性の向上に役立つでしょう。
さらに、担当者の負担が軽減されることで、重要な業務に集中できる環境が整います。
特に日常的に大量の契約書を扱う企業には、この自動化が大きなメリットをもたらすでしょう。
この自動化を活用して、作業負担を軽減しましょう。
Yoom活用した自動化には、特別なスキルも難しいコード入力も一切必要ありません。
誰でも簡単にアプリ連携や自動化ができるので、ぜひ体験してみてください。
興味を持った方は、こちらから無料登録をしてください。
