SPIRAL・Googleカレンダー・Gmailを連携して、SPIRALから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する方法

・SPIRALとGoogleカレンダーとGmailをマイアプリ連携

(1)まずはSPIRALをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からSPIRALを検索してください。

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(2)SPIRAL(ver.2)のアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

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(3)「アカウント名」と「アクセストークン」を入力後に「追加」をクリックします。
APIエージェントの作成方法や設定方法は、こちらのページをご確認ください。
まずは1つ目のSPIRALの接続が完了しました。

(4)次にGoogleカレンダーを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でGoogleカレンダーのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(5)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
これで、2つ目のGoogleカレンダーの接続が完了しました。

(6)Googleカレンダーのアプリ接続が完了しましたので、3つ目のアプリGmailを接続していきます。
同様の操作でGmailのアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(7)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

認証が正常に行われると、3つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで3つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは3つです。

・Chrome拡張機能トリガーの確認

(1)まず、トリガーとなるChrome拡張機能の確認を行います。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】SPIRALから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「レコードの詳細ページから起動」をクリックします。

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(3)次の画面で、上記画像の赤い部分「Chrome拡張機能をこちらからインストール」と記載がされています。
Chrome拡張機能トリガーを使用するために、こちらのページを確認しておきましょう。
Chrome拡張機能をインストールしていない方は、こちらからインストールしてください。

(4)Chrome拡張機能の設定が完了後、SPIRALと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(5)次の画面で「アプリID」や「データベースID」を注釈に沿って入力していきます。
以下の画面のように、入力バーをクリックすると、『候補』から情報を引用できます。

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(6)「起動ページのURLサンプル」部分は、該当ページのURLを入力し、［テスト］を押してください。
実際に実行する際には、Google Chromeで該当ページを開き、拡張機能からフローボットを起動します。
実施後、問題なければ［保存する］をクリックしてください。
なお、このステップでSPIRALに事前に格納されている情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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※拡張機能のインストールは、テンプレートの右上からでも行えます。

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・Googleカレンダーの設定

(1)次に、2つ目のアクション「予定を作成」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で必要項目に情報を入力していきます。
「カレンダーID」の項目は、入力バーをクリックすると、アカウントから取得した情報が「候補」として展開され、その情報を引用できます。

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(4)項目によって、入力バーをクリックすると、以下の画面のように前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
（例として、「予定の終了日」と「予定の終了時間」に、前ステップから取得した【予定日】と【終了時間】の情報を引用しています。）

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(5)情報入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・Gmailの設定

(1)最後に、3つ目のアクション「メールを送る」をクリックします。

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(2)連携するGmailアカウントを入力し、必要項目を埋めていきましょう。
以下の画像のようにアウトプットも活用してください。

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今回は、メール内に『Google MeetのURL』を付与したいため、2つ目のステップから取得したアウトプットをメッセージ内に追加します。

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(3)任意で「添付ファイル」にもアウトプットを使用・設定できます。
また、添付ファイルを追加することもできますので、希望の内容を設定しましょう。

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(4)入力後、［次へ］をクリックすると、次の画面で設定した内容の一覧が確認できます。
作成したメールの内容に問題がなければ、［テスト］、その後、［保存する］をクリックします。
これで設定が完了しました。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

Googleカレンダーを使ったその他の自動化例

他にGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

YoomデータベースからZoomの会議URLを発行しGoogleカレンダーに追加

YoomデータベースからZoomの会議URLを発行し、指定したGoogleカレンダーに情報を自動追加するフローです。
発行するZoomのミーティングやGoogleカレンダーへの追加情報は、Yoomデータベースに登録されている情報をもとに作成することができます。

Airtableで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録する

Googleカレンダーを業務に活用している方におすすめのフローです。
Airtableに登録された情報をもとに、Googleカレンダー側で予定を自動作成します。
手入力を省いて自動作成を行うことで、ヒューマンエラーのリスクを回避することができます。

Googleスプレッドシートに予定が追加されたら、Googleカレンダーにも登録する

‍Googleスプレッドシートの情報登録と同時にGoogleカレンダーにも情報が追加されるので、手動操作を削減することができます。
アプリごとの登録時間の短縮により、関連メンバーが迅速に情報を確認できるようになるでしょう。

まとめ

SPIRALとGoogleカレンダー、Gmailの連携により、顧客との会議スケジュール管理が効率化され、ヒューマンエラーの防止や作業負担の削減が期待できます。
さらに、プロセスの一元管理により、業務全体の効率が向上し、結果的に企業の競争力を高めることができるかもしれません。

ノーコードでの自動化を導入できるため、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。