SPIRALとGoogle Chatを連携して、新しく追加した情報を引用して自動通知する方法

[Yoomとは]

連携プロセス

• Yoomへマイアプリ登録（SPIRALとGoogle Chat）
• テンプレートをコピー
• アプリトリガーの設定とアプリ連携
• トリガーボタンをオンにして、連携をスタート

※ご案内

• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の中から選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、事前にご確認ください。

• 有料プランには、2週間の無料トライアルが含まれています。期間中は、無料プランで利用制限があるアプリやAI機能（オペレーション）もご利用いただけます。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。

ヘルプ：Google Chatでスペースにメッセージを送る方法

SPIRALとGoogle Chatの連携フローの作り方

事前に準備するもの

連携に必要なアイテムは、以下にまとめました。

SPIRAL

• SPIRALのアカウント情報（管理画面からの操作が必要のため）
• アクセストークン
  • SPIRAL にログインして、管理画面にアクセスします。
  • 「アカウント発行」＞「APIエージェント」に進み、新しいAPIエージェントを作成します。
  • APIエージェントを作成すると、APIキー（アクセストークン）が発行されます。
  • 発行後は、ステータスを有効化して使用可能にします。
    公式サイト：APIエージェント管理

• アプリ
  • SPIRAL内のアプリケーションを指します。
• レコードを追加するデータベース
  • SPIRAL内のデータベースを指し、アプリケーションの中で管理されるデータの保存先です。

Google Chat

• Google ChatとYoomの連携はGoogle Cloud Platformの管理者権限を持つ方のみ実施可能なため、管理者へYoomとGoogle Chat連携を依頼してください。

＞ヘルプ：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法

ステップ1　マイアプリ登録

ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインし、マイアプリ画面で＋新規接続をクリックします。

Yoomで接続可能なアプリ一覧と検索窓が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、次にマイアプリ登録を行います。

SPIRAL

検索結果からアプリ名をクリックします。SPIRALで取得した値を入力する画面が表示されます。

• アカウント名
  • 任意の値を入力してください。メールアドレスなどアカウントの判別ができる値がおすすめです。
• アクセストークン
  • 事前準備で取得した値を入力します。公式サイト：APIエージェント管理

必須項目を入力し、追加ボタンをクリックすると、SPIRALのマイアプリ登録が完了します。

Google Chat

検索結果からGoogle Chat（OAuth）を選択します。

Sign in with Googleをクリックし、連携するGoogleアカウントを選択します。

各項目にGoogle Cloud Platformで取得した情報を入力し、追加ボタンをクリックします。

＞ヘルプ：Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法

これで、Google Chatのマイアプリ登録が完了します。

ステップ2　Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

こちらのバナーをクリックします。

マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。

ステップ3　アプリトリガー「レコードが作成されたら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックします。

こちらではSPIRALのデータベースから情報を取得する設定を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

この項目はすでに初期設定されています。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• SPIRALと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)アプリトリガーのAPI詳細設定

• トリガーの起動間隔
  • フローボットの起動時間間隔を設定します。5分、10分、15分、30分、60分の中から選択できます。
• アプリID
  • 編集欄をクリックすると、アプリの候補が表示されます。該当のアプリを選ぶとIDが引用されます。
• データベースID
  • 編集欄をクリックするとデータベースの候補が表示され、該当のデータベースを選択するとIDが引用されます。

→テストをクリックします。→成功した後、SPIRALのデータベース項目の値を追加します。「＋取得する値を追加」ボタンをクリックします。

クリックすると、JSONPathの指定画面が表示されます。そこで、SPIRALから取得できた値をアウトプットとして追加する操作を行います。

• SPIRALの項目が表示されます。通知に利用したい項目の横にある、青いプラスボタンをクリックすると、アウトプットとして値に追加されます。後の通知内容の設定時に利用できるようになります。
• 追加した項目は右側に表示されます。選択後、右下の「追加」をクリックします。

→保存するをクリックします。

ステップ4　アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」

テンプレートの2つ目の工程をクリックします。

ここではGoogle Chatへの通知設定を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

こちらは初期設定済みです。

• アプリトリガーのタイトル
• アプリ
• Google Chatと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

→次へをクリックします。

(2/2)API接続設定

• スペースのリソース名
  • 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、連携済みGoogle Chatのスペース名が表示されます。スペース名を選択すると、IDが引用されます。

• メッセージ内容

• 通知する定型文を作成します。

• 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、先ほどの工程で取得したアウトプットが表示されます。Google Chatに送信する内容を選択すると、自動で埋め込みコードが引用されます。引用コードの前に、項目名を入力するとわかりやすいです。

‍

→テストをクリックします。　→成功　

→保存するをクリックします。今回の工程は以上になります。

ステップ5　アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。

トリガーをONにしてフローボットを起動します。テンプレート左上のトグルで切り替えられます。

<span class="mark-yellow">プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。</span>今回使用したフローボットテンプレートは、こちらです。

もっと活用！SPIRALを使った自動化3選

SPIRALはGoogle Chatとの連携にとどまらず、他のアプリとも連携し、自動化の幅をさらに広げることができます。

1　取引先ごとのフォルダを自動作成！手間を削減

SPIRALで取引先を登録すると、Google Driveに対応するフォルダが自動作成されます。これにより、フォルダ作成のプロセスが一貫され、命名ミスや管理ルールのばらつきを防ぐことができます。さらに、手作業でフォルダを作成する時間を削減できるため、他の重要なタスクに時間を割く余裕が生まれます。

2　Google スプレッドシートとSPIRALの連携で入力の手間を省略

Googleスプレッドシートに新しい行を追加すると、そのデータがSPIRALに自動で登録されます。これにより、手動でデータを入力する必要がなくなり、入力作業にかかる時間や手間を削減できます。また、入力ミスのリスクが低減されるため、正確なデータが他のメンバーと共有しやすくなります。

3　Google スプレッドシートの更新情報をSPIRALに自動同期

Googleスプレッドシートのデータを更新すると、SPIRALのレコードにも自動で反映されます。この仕組みにより、手入力の手間がなくなり入力ミスを防げます。また、データはほとんどタイムラグなく同期されるため、常に最新の情報をチームで共有できます。

まとめ

SPIRALとGoogle Chatの連携により手間を減らし、情報を正確かつ迅速に共有する仕組みを簡単に構築できます。<span class="mark-yellow">Yoomのフローボットを活用することで、プログラミングの知識がなくても設定が可能です。</span>今回ご紹介した活用シーンをヒントに、自社業務の効率化にぜひお役立てください。今すぐこのフローボットを導入し、チーム全体の生産性を向上させませんか？

では、またお会いしましょう！