SPIRALとGoogle Chatを連携して、新しく追加した情報を引用して自動通知する方法

「SPIRALに新しいデータを登録したら、自動でGoogle Chatに通知してくれる仕組みがあったらいいのになぁ」<br/>
「重要なデータをすぐに共有できたら、もっとスムーズに次のアクションを取れるのに」<br/>
「手作業の転記や通知漏れを防げる仕組みがあれば安心なのに」<br/>
こんなふうに思ったことはありませんか？
情報の共有作業に時間を取られるのは避けたいものですが、ミスが起こるとさらに影響が広がるため、慎重になりますよね。
こうしたお悩みを解決するのが、ノーコードで実現できる「SPIRAL × Google Chat」連携フローボットです。
この仕組みを使えば、設定後は効率よく情報をチームに共有できるようになります。
本記事では、この連携で得られるメリットと具体的な設定方法をわかりやすく解説しますので、ぜひ最後までお読みください！

こんな方におすすめ

このフローボットは、以下の方にぴったりです。

• SPIRALのデータを手作業で転記しているため、情報共有の手間を減らしたい方
• 入力ミスや通知漏れを防ぎ、正確に情報を共有したい方
• SPIRALを定期確認の手間を減らしたいし、必要な情報をタイムリーに把握したい方
• SPIRALとGoogle Chatを利用している方

SPIRALでレコードが登録されたらGoogle Chatに通知するメリットと具体的な活用シーン3選

EC業界では、商品の管理や顧客対応、配送手配など、多岐にわたるタスクをスムーズに進めることが求められます。
そこで今回はEC運営チーム、営業部門、配送チームが抱えがちな課題を踏まえ、SPIRALとGoogle Chatの連携で得られる具体的な効果をご紹介します。

1　手作業の削減で情報共有がスムーズに

SPIRALのデータがGoogle Chatに自動通知される仕組みを導入すると、新規注文情報を手作業で転記して共有する必要がなくなります。これにより、作業の手間が軽減され、入力ミスや通知漏れのリスクを最小限に抑えられます。
商品データやキャンペーン情報を正確にチーム全体に伝えたいEC運営チームにとっては、大きな助けとなるでしょう。
たとえば、新規注文情報が登録されるたびにGoogle Chatでオンタイムに通知できれば、運営チームは定期的にSPIRALを確認する必要がなくなり、必要な状況を把握しやすくなります。
これにより、在庫の確認や配送準備など、次の対応をスムーズに進めることが可能になります。

2　柔軟なカスタマイズで幅広い業務に対応

今回の自動化では、通知内容をカスタマイズ可能です。SPIRALで取得した項目ごとの引用コードを定型文に組み込むことで、部門ごとに必要な情報に絞って通知を設定できます。これにより、各部門のニーズに合った情報を的確に共有できます。
営業部門では、新規注文データをGoogle Chatでオンタイムに受け取ることで、問い合わせ対応や販売計画の調整がスムーズに行えます。
たとえば、大量注文や特定の条件を満たす注文が登録された場合、それをトリガーに適切なアクションを検討しやすくなります。
この柔軟性が業務全体の流れを滑らかにする一助となるでしょう。

3　スムーズな通知でタスクの遅れを防ぐ

SPIRALに新規情報を登録した際、Google Chatへの通知が自動化されることで、手動での転記を削減できます。
これにより、共有時に起こりがちな入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
正確な情報がスムーズに共有されることで、すぐに次の行動に移れます。
配送チームでは、注文確定後の情報をタイムリーに受け取ることで、出荷スケジュールに正確に反映できます。
これにより、手作業でのミスを避けつつ、配送遅延のリスクを低減できるため、結果として顧客満足度の向上につながるでしょう。

SPIRALとGoogle Chatの連携フローの作り方

ここからは、「SPIRALでレコードが登録されたらGoogle Chatに通知する」自動化の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。
※今回連携するアプリの公式サイト：SPIRAL／Google Chat
[Yoomとは]

連携プロセス

• Yoomへマイアプリ登録（SPIRALとGoogle Chat）
• テンプレートをコピー
• アプリトリガーの設定とアプリ連携
• トリガーボタンをオンにして、連携をスタート

SPIRALでレコードが登録されたらGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要

SPIRALでレコードが登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

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‍■このテンプレートをおすすめする方

1. SPIRALをデータベースとして利用している方

・SPIRALを使って顧客や案件、商品などの情報管理を行っている方

・登録したデータを迅速にチームメンバーと共有したい方

2. 業務でGoogle Chatを利用している方

・チームのコミュニケーションにGoogle Chatを利用している方

・他アプリからの情報をGoogle Chatで受け取りたい方

■このテンプレートを使うメリット

このテンプレートを活用することで、SPIRALに登録したデータをGoogle Chatでスムーズに共有できます。手動で転記する必要がないため、作業時間の短縮や、転記ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーの減少につながります。

通知先や通知メッセージは自由に設定できるため、業務のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。

■注意事項

・SPIRAL、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

ステップ1：SPIRALとGoogle Chatをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

まずはGoogle Chatの設定方法を解説しているナビを見ながら設定しましょう！

• Google Chatのマイアプリ登録方法

※Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
Google Chatでスペースにメッセージを送る方法

• SPIRALのマイアプリ登録方法

次は、SPIRALの連携を行います。

• アカウント名：担当者など任意の名称を入力
• アクセストークン
  • SPIRAL にログインして、管理画面にアクセスします。
  • 「アカウント発行」＞「APIエージェント」に進み、新しいAPIエージェントを作成します。
  • APIエージェントを作成すると、APIキー（アクセストークン）が発行されます。
  • 発行後は、ステータスを有効化して使用可能にします。
    公式サイト：APIエージェント管理

入力が終わったら「追加」をクリックしましょう。

連携が完了するとマイアプリにSPIRALとGoogle Chatが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、「試してみる」をクリックしましょう。

SPIRALでレコードが登録されたらGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要

SPIRALでレコードが登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍

‍■このテンプレートをおすすめする方

1. SPIRALをデータベースとして利用している方

・SPIRALを使って顧客や案件、商品などの情報管理を行っている方

・登録したデータを迅速にチームメンバーと共有したい方

2. 業務でGoogle Chatを利用している方

・チームのコミュニケーションにGoogle Chatを利用している方

・他アプリからの情報をGoogle Chatで受け取りたい方

■このテンプレートを使うメリット

このテンプレートを活用することで、SPIRALに登録したデータをGoogle Chatでスムーズに共有できます。手動で転記する必要がないため、作業時間の短縮や、転記ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーの減少につながります。

通知先や通知メッセージは自由に設定できるため、業務のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。

■注意事項

・SPIRAL、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！

ステップ3：アプリトリガーの設定

SPIRALと連携して、レコードが作成された際の設定を行います！
Yoomで設定する前にSPIRALにテスト用のレコードを作成しておきましょう。
作成が終わったらYoomに戻ります。

「レコードが作成されたら」をクリックします。

SPIRALと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「レコードが作成されたら」のままで「次へ」をクリックします。

「API接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。

※起動間隔はプランによって異なりますので、ご注意ください。

料金プランについて | Yoomヘルプセンター

基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！

下へ進み、アプリID、データベースIDは候補から選択できます。
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう！

テストに成功しました！

テストに成功すると、「取得した値」にSPIRALの情報が反映されます。

※取得した値とは？

トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。

後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

「＋取得する値を追加」をクリックすることで、値を追加することができます。
詳しい設定方法は以下のページをご確認ください。

「取得する値」を追加する方法

「完了」をクリックして次の工程に進みましょう！

ステップ4：Google Chatにメッセージを送信する

次はGoogle Chatにメッセージを送信する設定を行います。
「メッセージを送信」をクリックしましょう！

Google Chatと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「メッセージを送信」のままで「次へ」をクリックします。

• スペースのリソース名：候補から選択
• メッセージの内容：SPIRALで取得した値を使って入力

取得した値を使って入力することで、都度変更することなくSPIRALの最新の情報を反映することができます！
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう。

テストに成功しました！

テストに成功すると、指定したスペースにメッセージが送信されます！
Yoomに戻って「完了」をクリックしましょう。

ステップ5：トリガーをONにする

お疲れ様でした！
最後にトリガーを「ON」にすれば設定完了です。フローボットを起動し、正しく動作するか確認してみてくださいね！

もっと活用！SPIRALを使った自動化3選

SPIRALはGoogle Chatとの連携にとどまらず、他のアプリとも連携し、自動化の幅をさらに広げることができます！

1　取引先ごとのフォルダを自動作成！手間を削減

SPIRALで取引先を登録すると、Google Driveに対応するフォルダが自動作成されます。
これにより、フォルダ作成のプロセスが一貫され、命名ミスや管理ルールのばらつきを防ぐことができます。
さらに、手作業でフォルダを作成する時間を削減することができるでしょう。

SPIRALで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

試してみる

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■概要

SPIRALで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.SPIRALを顧客情報の一元管理場所として使用している企業

・取引先ごと情報管理を行う業務担当

・リード管理を行う営業アシスタント

‍

2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方

・担当企業ごとのフォルダを作成している方

・管理するデータをわかりやすく共有したい方

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■このテンプレートを使うメリット

Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
同時にSPIRALを使用して顧客情報を登録することで、Google Driveで管理するファイルと関連付けて管理を行うことができます。
しかし、SPIRALへ取引先が登録されるたびにGoogle Driveに手作業でフォルダを作成するのは、貴重な時間を浪費することになります。

作業にかける時間を短縮し、コア業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSPIRAL上で取引先が追加されるとGoogle Driveに取引先のフォルダを自動で作成し、手作業の時間を省きます。
フォルダ作成にかかっていた時間を他の業務に使うことで、チーム全体が重要度の高い業務に集中でき、業務効率化につながります。

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■注意事項

・SPIRAL、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

詳細を見る 試してみる

2　Google スプレッドシートとSPIRALの連携で入力の手間を省略

Googleスプレッドシートに新しい行を追加すると、そのデータがSPIRALに自動で登録されます。
これにより、手動でデータを入力する必要がなくなり、入力作業にかかる時間や手間を削減できます。
また、入力ミスのリスクが低減されるため、正確なデータが他のメンバーと共有しやすくなります。

Google スプレッドシートで行が追加されたらSPIRALにレコードを追加する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートとSPIRALを併用し、それぞれに手作業で情報を入力・転記する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけでSPIRALにレコードを自動で追加できるため、手作業による手間を減らし、スムーズなデータ連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとSPIRALの両方で顧客情報などを管理している方
• 手作業によるデータ転記に課題を感じており、業務を効率化したいと考えている方
• データの二重入力を減らし、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの情報追加をトリガーに、SPIRALへ自動でレコードが登録されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮します
• 手作業でのデータ転記が削減されることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSPIRALをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
3. その後、オペレーションでSPIRALの「レコードを登録」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報を紐付けます
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、SPIRALへの登録が完了したことを示すステータスなどを更新します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• SPIRALでレコードを追加する際に、対象のデータベースや、Google スプレッドシートのどの列の情報を反映させるかなどを任意で設定してください
• Google スプレッドシートでレコードを更新する際に、対象のスプレッドシートや更新する内容（例：ステータス列に「連携済み」と入力する等）を任意で設定してください

■注意事項

• Google スプレッドシート、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

詳細を見る 試してみる

3　Google スプレッドシートの更新情報をSPIRALに自動同期

Google スプレッドシートのデータを更新すると、SPIRALのレコードにも自動で反映されます。
この仕組みにより、手入力の手間がなくなり入力ミスを防止できます。
また、データはタイムリーに同期されるため、最新の情報をチームで共有しやすくなります。

Google スプレッドシートで行が更新されたらSPIRALのレコードも更新する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで行が更新されたらSPIRALのレコードも更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方‍

1.Google スプレッドシートを業務で活用している方

・集めた情報を集約するために使用しているプロジェクトチーム

・外出先でも気軽に資料の確認を行いたいフィールドセールス担当者

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2.SPIRALを使用してデータ管理を行う方

・キャンペーンの作成やデータ集計・分析を行うマーケティング担当者

・リード顧客の管理を行う営業アシスタント

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは個々により集めた情報を管理する場として有効的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートで修正された情報を手入力でSPIRALを改めて編集することは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。。

手入力の手間を省き、業務の効率化をしたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの編集内容を引用して、自動でSPIRALの情報を更新することで手作業を省き、入力のためにかかっていた時間を節約します。

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■注意事項‍

・Google スプレッドシート、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。

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4　SPIRALへの登録情報をSlackに自動通知して見落とし防止

SPIRALに新しいレコードが登録されると、自動的にSlackへ通知が送られます。
SPIRALとSlackを連携させることで、手動で報告する手間が省け、チーム全員がタイムリーに最新情報を把握できるようになります。
スムーズな情報共有が可能になり、重要なデータの見落としを防止することができるでしょう。

 

SPIRALでレコードが登録されたらSlackに通知する

試してみる

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■概要

SPIRALでレコードが登録されたらSlackに通知するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍

‍■このテンプレートをおすすめする方

1. SPIRALをデータベースとして利用している方

・顧客や案件、商品などの情報管理をSPIRALで行っている方

・登録した情報を迅速にチームメンバーと共有したい方

2. 業務でSlackを利用している方

・Slackでチーム内のコミュニケーションをとっている方

・他のアプリの情報をSlackで受け取りたい方

■このテンプレートを使うメリット

このテンプレートを活用することで、SPIRALに登録したデータをスムーズにSlackで共有できます。手動で転記する必要がないため、作業時間の短縮や、転記ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーの減少につながります。

通知先や通知メッセージは自由に設定できるため、業務のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。

■注意事項

・SPIRAL、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

 

まとめ

SPIRALとGoogle Chatの連携により手間を減らし、情報を正確かつスムーズに共有する仕組みを簡単に構築できそうですね！
Yoomのフローボットを活用することで、プログラミングの知識がなくても設定が可能です。
今回ご紹介した活用シーンをヒントに、自社業務の効率化にぜひお役立てください！

よくあるご質問