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キャッシュレス決済が盛んとなっている昨今、決済が増えるにつれて取引先情報の管理が大変になった方も多いのではないでしょうか。
Squareで決済が作成されるたびに、freee会計に取引先を登録するのは、手間と時間がかかりますよね。
そこで、Squareで決済が作成されたら、自動でfreee会計に取引先を登録する方法をご紹介します。
ノーコードでSquareとfreee会計を連携でき、設定方法も簡単なので、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要
Squareで新しく決済の情報が作成されたら、freee会計の取引先を作成するフローです。
Squareとfreee会計を連携することで自動で取引先を作成することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Squareの決済情報をfreee会計に個別登録することもできます。
■注意事項
・Square、freee会計それぞれとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
それではYoomを使って、「Squareで決済情報が作成されたら、freee会計の取引先を作成する」フローを使ってみましょう。
Yoomではご用意したテンプレートがあるので、初心者でも手軽に始められます。
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。
まずは、使用しているSquareとYoomを連携させます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→Squareの順に選択します。
メールアドレスやパスワード等を入力してログインします。
次にfreee会計を連携させます。
先ほどと同様に、Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→freee会計の順に選択します。
一読した後にメールアドレスやパスワード等を入力してログインします。
アプリ連携の開始という注意文言が出ますので、問題なければ許可します。
2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。
マイアプリに登録が完了したら、下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
Squareで新しく決済の情報が作成されたら、freee会計の取引先を作成するフローです。
Squareとfreee会計を連携することで自動で取引先を作成することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Squareの決済情報をfreee会計に個別登録することもできます。
■注意事項
・Square、freee会計それぞれとYoomを連携してください。
テンプレートをコピーすると、マイプロジェクトに保存されます。
設定画面を開いたら、まずアプリトリガーを設定します。
「新たに取引情報(決済情報)が作成されたら」をクリックします。
連携されているSquareのアカウント情報を確認し、トリガーアクションはそのままで次に進みます。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なるので、ご注意ください。基本的に短い設定がおすすめです。
テスト→テスト成功となったら保存します。
次にアクションを設定していきます。
「取引先を作成する」をクリックします。
連携したアカウントに問題なければ次に進みます。
事業所IDは、候補より該当する項目を選択します。
取引先名は必須なので設定をしてください。
その他設定したいものがあれば入力します。（枠をクリックして表示されるアウトプットから、Squareの決済情報を動的に反映できます。アウトプットを利用した値は、二重括弧で表示されます。）
後からfreee会計上で入力もできますので、必須項目さえ設定されていれば問題ないです。
テスト→テスト成功となれば保存します。
最後にアプリトリガーをオンにします。
ここまでお疲れ様でした!
今回、ご紹介したフローボットはこちら。
■概要
Squareで新しく決済の情報が作成されたら、freee会計の取引先を作成するフローです。
Squareとfreee会計を連携することで自動で取引先を作成することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Squareの決済情報をfreee会計に個別登録することもできます。
■注意事項
・Square、freee会計それぞれとYoomを連携してください。
本日ご紹介した連携以外にもSquareやfreee会計のAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
フォームの回答をもとにSquareに顧客情報を登録する
GoogleフォームやJotformなどの回答をもとに、Squareに顧客情報を自動で登録します。
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせや申し込み情報を、都度Squareへ手作業で転記していませんか。この単純作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、自動でSquareに顧客情報が登録されるため、面倒な転記作業をなくし、顧客情報管理の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Typeformで実施したアンケートやイベントの申込情報を、手作業でSquareに登録していませんか。この手作業による顧客情報の転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると同時に、Squareに顧客情報が自動で登録されるため、これらの課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
オンラインフォームのJotformで集めた顧客情報を、決済サービスのSquareに都度手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformへの回答送信をきっかけに、Squareへ顧客情報を自動で登録できます。これにより、手作業による入力の手間や登録ミスをなくし、顧客管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
Squareで支払いが発生したらチャットツールに通知する
Squareで支払いが発生したら、SlackやChatworkなどに自動で通知します。
■概要
Squareでの決済が発生するたびに、その情報を手作業で関係部署に共有していませんか。
この作業は、リアルタイムでの情報共有が難しく、確認漏れや報告遅れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Squareで支払いが行われると同時に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知が届くため、支払い情報を迅速かつ正確にチーム全体で共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Squareでの決済情報を、都度手作業で確認し、関係者へ共有する作業に手間を感じていませんか。
この確認・共有作業は、対応漏れや遅延が許されない一方で、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Squareで支払いが発生したタイミングで、自動でMicrosoft Teamsに通知が届くため、手作業による情報共有の手間をなくし、迅速な連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Squareでの決済発生後の通知業務は、迅速さが求められる一方で、手作業では見落としなどのミスも起こりがちではないでしょうか？
特に、関係者への共有が遅れると、その後の対応にも影響が出てしまうこともあります。
このワークフローを活用すれば、Squareでの支払い発生をトリガーに、即座にChatworkへ自動通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Squareで支払いが行われたら個別にサンクスメールを送信する
Squareで支払いが行われたらGmailやOutlookで個別にサンクスメールを自動で送信します。
■概要
Squareで支払いが行われたらGmailで個別にサンクスメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareを利用して決済業務を行う方
・Squareを導入している店舗
・オンライン販売の決済システムでSquareを利用している方
2.Gmailを利用している方
・サンクスメールの作成や送信を行うことが多い方
・Squareの支払いに応じてサンクスメールを自動で送付したい方
■このテンプレートを使うメリット
Squareは実店舗やオンライン店舗における決済業務を効率化できるシステムです。
しかし、決済完了後の自動メールの他に別途サンクスメールを送信したい場合、宛先誤りが発生する恐れがあります。
このフローは、Squareで支払いが行われるとGmailから購入者の方に自動でサンクスメールを送信することができ、ヒューマンエラーの発生を防止します。
サンクスメールの送信は支払い完了後にシームレスに行われるため、時間帯を問わずタイムリーに送信することが可能です。
Gmailの本文は任意で設定可能なため、ビジネスに合わせた内容を送信することができます。
■注意事項
・SquareとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Squareで支払いが行われたらOutlookで個別にサンクスメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareを導入している店舗
・決済業務の効率化でSquareを利用している方
・オンラインサイトを運営している方
2.Outlookを利用している方
・Squareからの自動メールとは別にサンクスメールを送信したい方
・サンクスメールの送信を手動で行う方
■このテンプレートを使うメリット
Squareはオンラインサイトの決済にも対応しており、商品やサービスの販売を時間を問わず行うことができます。
Squareの決済において支払い完了後は自動メールが送信されますが、これとは別にサンクスメールを送信したい場合、手動による送信作業は時間がかかり手間です。
このテンプレートを利用することで、Squareで支払いが完了するとOutlookから自動で購入者にサンクスメールを送信することができます。
サンクスメール送信のトリガーとなる都度支払いの完了を確認する必要が無くなり、顧客との関係構築を効率的に行うことが可能です。
また、宛先誤りによる誤送信も防止できるため、サンクスメールの送信を確実に行うことができます。
■注意事項
・SquareとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
決済が行われたらfreee会計に取引を登録する
スマレジやStripeなどで決済が行われたらfreee会計に取引を自動で登録します。
◼️概要
スマレジとfreee会計を連携し、スマレジで取引が登録されたらfreee会計にも自動的に取引を登録します。
スマレジの取引をfreee会計に個別に登録することができるので、スマレジの店舗名やスマレジの会員情報もfreeeの取引情報に紐づけることが可能です。
◼️注意事項
・スマレジ、freee会計それぞれとYoomの連携が必要です。
・freee会計に「スマレジ」という取引先名で取引先を登録してご利用ください。
・freee、スマレジ各アクションの設定を任意の設定に変更してご利用ください。
■概要
Squareで新しく決済の情報が作成されたら、freee会計の取引先を作成するフローです。
Squareとfreee会計を連携することで自動で取引先を作成することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Squareの決済情報をfreee会計に個別登録することもできます。
■注意事項
・Square、freee会計それぞれとYoomを連携してください。
■概要
Stripeで支払いが作成されたら、freee会計に自動的に売上取引を登録します。
freee会計の取引は未決済取引として登録されます。
Stripeの顧客がfreee会計に登録されていない場合、新たにfreee会計に取引先として登録します。
■注意事項
・Stripe、freee会計それぞれとYoomを連携してください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
クラウドストレージにファイルがアップロードされたらfreee会計のファイルボックスに登録する
Google DriveやBoxなどにファイルがアップロードされたら、freee会計のファイルボックスに自動で登録します。
■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や領収書などのファイルを、都度freee会計のファイルボックスに手作業で登録する業務に手間を感じていませんか。この作業は単純でありながら、件数が増えると大きな負担となり、登録漏れなどのミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけで、freee会計のファイルボックスへ自動で登録が完了するため、こうした課題を解消し、証憑管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Boxにアップロードされた請求書や領収書などのファイルを、都度freee会計のファイルボックスに手動で登録していませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーとしてfreee会計へ自動でファイルが登録されるため、こうした証憑管理に関する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や領収書などのファイルを、都度freee会計のファイルボックスに手動で登録する作業は、手間がかかり面倒に感じることはないでしょうか。特に件数が多いと、他の業務を圧迫したり、登録漏れなどのミスが発生したりする原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをトリガーに、freee会計のファイルボックスへ自動で登録されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
データベースに取引先が登録されたらfreee会計にも追加する
Google スプレッドシートやNotionなどに取引先情報が追加されたらfreee会計にも自動で追加します。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、freee会計に取引先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで取引先情報を管理している方
・取引先情報の追加をしているバックオフィス業務の担当者
・顧客リストを管理する営業担当者
2.業務でfreee会計を使用している方
・freee会計への取引先の登録を手動で行っている方
・Google スプレッドシートとfreee会計を連携して業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはデータ管理に役立つツールで、共同編集にも適しています。
しかし、Google スプレッドシートに追加した取引先をfreee会計にも登録する場合、誤入力や入力漏れといったミスが発生する可能性があります。
freee会計への取引先の登録を自動化したい方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートで取引先が追加されるとfreee会計にも自動で登録されるため、手動による作業を効率化することが可能です。
また、ツール間のデータの一貫性が保てるため、常に最新の情報を確認することができ、スピーディーに業務を進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、freee会計のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Notionで管理している取引先情報を、freee会計へ一つひとつ手作業で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionのページからワンクリックでfreee会計に取引先情報を自動で追加でき、こうした手入力の手間やミスを解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、登録されたレコードの情報を取得してfreee会計に取引先を登録するフローボットです。
kintoneで管理している企業情報とfreee会計を連携する際にご利用ください。
■注意事項
・kintone、freee会計それぞれとYoomを連携してください。
・freeeに同一の取引先名が登録されている場合、エラーになるためご注意ください。
時間の節約
手動で行う取引先の入力が不要になれば、時間を節約できませんか。
自動でfreee会計に反映されることで、他の重要な業務に集中できますよ。
特に、新しい決済が頻繁に発生する店舗や企業にとっては、この自動化は大きな効率化につながるはずです。
正確なデータ管理
手動でデータを入力すると、どうしてもミスが発生しやすくなりますよね。
取引先情報のミスは、会計処理でも重要になるため、入力ミスは避けたいところ。
Squareで決済した相手の情報が自動的にfreee会計に取り込まれることで、正確に情報が反映されれば安心できませんか。
その結果、経理業務で余計な修正作業が減り、決算や監査時にスムーズな対応ができるのではないでしょうか。
スムーズなデータ反映
Squareで決済が作成されるたびに、自動でfreee会計に取引先が反映されるので、経理担当者はスムーズに会計処理ができますよね。
これまでは、登録しようと思っていたのに忘れてしまい、会計処理が遅れてしまうことがあったかもしれません。
でも、この連携を利用することで、スムーズな会計処理が実現するはずです。
売上データの自動同期
毎日の売上が自動的にfreee会計に登録されます。
これにより、売上情報を手動で入力する必要がなくなり、大幅な時間の節約につながります。
例えば、居酒屋のオーナーが毎日閉店後に売上データを手動で会計ソフトに入力する場合、自動化を使えば、業務時間を短縮できるのではないでしょうか。
仕訳機能の効率化
支払いデータが自動的に適切な科目に仕訳される手助けをします。
Squareでの各取引がfreee会計に自動的に登録されると、freee会計で設定した仕訳ルールがあれば、それに従ってデータが処理され、手動での仕訳作業を減らすことにつながるかもしれません。
これにより、効率的な会計処理が可能になりますね。
ここまでお疲れ様でした。
Squareとfreee会計の連携により、取引先の自動登録ができれば、業務の効率化につながることをご紹介しました。
これにより、手動作業の手間を大幅に削減でき、正確でスピーディーな取引先の管理が実現できますね。
さらに、自動化することでデータの正確性が保たれ、ヒューマンエラーを減少させることもできます。
その結果、中小企業から大企業まで、さまざまな規模のビジネスが楽になりそうですね。
Yoomを使えば、ノーコードで簡単に連携できるので、ぜひ試してみてくださいね！
