SquareとGmailを連携して、Squareで支払いが完了したらGmailで個別にサンクスメールを自動送信する方法

Squareでの決済後にGmailを利用して、サンクスメールを自動送信する方法を解説します。
この自動化を取り入れれば、顧客への対応がスムーズになり、信頼向上につながるかもしれません。
特に少人数で運営している企業にとって、この自動化は大きな助けになるでしょう。
本記事を参考にして、サンクスメールの送信を自動化してみましょう。

こんな方におすすめ

決済完了後の顧客対応の作業を減らしたいビジネスオーナーの方
少人数のスタッフで運営しており、スムーズに顧客にフォローアップを行いたい方
スタッフの負担を軽減し、効率化させたい方
SquareとGmailを使用しており、それぞれのアプリを連携して業務効率化を図りたい方

SquareとGmailの連携メリットと具体例

メリット1:適切なタイミングで顧客対応ができる

SquareとGmailを連携すると、適切なタイミングで顧客対応ができるでしょう。
たとえば、Squareで支払いが完了すると、自動的にGmailでサンクスメールを送信できます。
これにより、手動でサンクスメールを送るよりも正確かつスピーディーなフォローを実現できるでしょう。
この自動化を導入すると、顧客は支払いの確認ができるため、安心してサービスを利用できるかもしれません。

メリット2:手作業による手間と時間を削減する

手作業でサンクスメールを送信していると、担当者に負担がかかり、大きな時間を費やしてしまいます。
たとえば、サンクスメールを自動送信することで、今まで手作業で行っていたメール作成を大幅に短縮できるでしょう。
これにより、少人数のスタッフでも顧客対応に専念できるでしょう。
このように手作業の負担を軽減することで、スタッフは本来の業務に集中できる環境が整います。

メリット3:信頼強化につながる

顧客との信頼を深めるためには、適切なタイミングでのコミュニケーションが欠かせないでしょう。
たとえば、Squareで支払いが完了した際に、Gmailから「ご購入ありがとうございます」とメッセージを送ることで、顧客との信頼を深められるかもしれません。
さらに、Gmailのメッセージ内にカスタマーサービスの窓口案内を記載すれば、顧客により安心感を提供できそうです。

ここからはSquareとGmailを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。

[Yoomとは]

SquareとGmailの連携フローの作り方

今回は「Squareで支払いが行われたらGmailで個別にサンクスメールを送信する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

SquareとGmailをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるSquareのトリガー設定とその後に続くGmailのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、SquareとGmailの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:SquareとGmailをマイアプリ登録

SquareとGmailをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定がスムーズに進みます。

Squareのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

「アプリ名で検索」の欄からSquareを検索するか、アプリ一覧から探します。

以下の画面が表示されたら、Squareにログインしてください。

次に、Gmailのマイアプリ登録をしましょう。
先ほどと同じようにGmailを検索するか、一覧から探してください。

以下の画面が表示されるので、Gmailにログインします。

マイアプリにSquareとGmailが表示されていれば、登録は完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を確認し、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下のページより変更できます。
Squareの設定を行うので、「支払い（決済）が作成されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるSquareのトリガー設定とその後に続くGmailのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自由に変更可能
「Squareと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→支払い（決済）が作成されたら

以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択します。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、Squareで特定の顧客情報を取得する設定を行うため、「特定の顧客情報を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

「タイトル」→自由に変更可能
「Squareと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→特定の顧客情報を取得

以下の画面が表示されるので、「顧客ID」を設定してください。
「支払い（決済）が完了したら」のアウトプットを使用して、以下のように設定しましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。

次に、Gmailの設定を行うので、「メールを送る」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自由に変更可能
「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

スクロールし、「メール内容」を設定します。
「To」には、「特定の顧客情報を取得」のアウトプットから「メールアドレス」を設定してください。

次に、「件名」と「本文」を設定します。
「支払い（決済）が作成されたら」のアウトプットを組み合わせて以下のように設定しましょう。
設定後、「次へ」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、メール内容を確認します。
問題なければ、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、SquareとGmailの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定が完了します。
フローボットが正しく起動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

Squareを使ったその他の自動化例

1.Squareで決済された商品情報を取得し、Google スプレッドシートに自動追加するフローです。
購入された商品情報をGoogle スプレッドシートで管理できるため、グラフ化する際に便利です。
商品情報を自動的に同期するので、入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

2.Squareで決済が完了したら、自動的にMicrosoft Excelに登録するフローです。
決済情報をMicrosoft Excelに記録できるので、手入力は不要です。
決済データを分析などに利用している方におすすめの自動化です。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、自動的にSquareに顧客情報を登録するフローです。
Google スプレッドシートの顧客情報を自動的に登録したい方におすすめの自動化です。
手入力の手間が省け、人的ミスを防ぎ、正確に登録できます。

まとめ

SquareとGmailを連携したサンクスメールの自動化は、スムーズな顧客対応や業務効率の向上が期待できます。
特に少人数で運営している企業では、この自動化が大きなメリットをもたらすでしょう。
自動化することで、手作業が減り、その分重要なタスクに集中できる環境が整うでしょう。

ぜひ、Yoomを活用して、自動化の導入を検討してみてください。