2024/11/15
アプリ同士の連携方法

SquareとGmailを連携して、Squareで支払いが完了したらGmailで個別にサンクスメールを自動送信する方法

m.wadazumi
SquareとGmailの連携イメージ

目次

Squareでの決済後にGmailを利用して、サンクスメールを自動送信する方法を解説します。
この自動化を取り入れれば、顧客への対応がスムーズになり、信頼向上につながるかもしれません。
特に少人数で運営している企業にとって、この自動化は大きな助けになるでしょう。
本記事を参考にして、サンクスメールの送信を自動化してみましょう。

こんな方におすすめ

  • 決済完了後の顧客対応の作業を減らしたいビジネスオーナーの方
  • 少人数のスタッフで運営しており、スムーズに顧客にフォローアップを行いたい方
  • スタッフの負担を軽減し、効率化させたい方
  • SquareとGmailを使用しており、それぞれのアプリを連携して業務効率化を図りたい方

SquareとGmailの連携メリットと具体例

メリット1:適切なタイミングで顧客対応ができる

SquareとGmailを連携すると、適切なタイミングで顧客対応ができるでしょう。
たとえば、Squareで支払いが完了すると、自動的にGmailでサンクスメールを送信できます。
これにより、<span class="mark-yellow">手動でサンクスメールを送るよりも正確かつスピーディーなフォローを実現できるでしょう。</span>
この自動化を導入すると、顧客は支払いの確認ができるため、安心してサービスを利用できるかもしれません。

メリット2:手作業による手間と時間を削減する

手作業でサンクスメールを送信していると、担当者に負担がかかり、大きな時間を費やしてしまいます。
たとえば、サンクスメールを自動送信することで、今まで手作業で行っていたメール作成を大幅に短縮できるでしょう。
これにより、少人数のスタッフでも顧客対応に専念できるでしょう。
このように<span class="mark-yellow">手作業の負担を軽減することで、スタッフは本来の業務に集中できる環境が整います。</span>

メリット3:信頼強化につながる

顧客との信頼を深めるためには、適切なタイミングでのコミュニケーションが欠かせないでしょう。
たとえば、<span class="mark-yellow">Squareで支払いが完了した際に、Gmailから「ご購入ありがとうございます」とメッセージを送ることで、顧客との信頼を深められるかもしれません。</span>
さらに、Gmailのメッセージ内にカスタマーサービスの窓口案内を記載すれば、顧客により安心感を提供できそうです。

ここからはSquareとGmailを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。

[Yoomとは]

SquareとGmailの連携フローの作り方

今回は「Squareで支払いが行われたらGmailで個別にサンクスメールを送信する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

  • SquareとGmailをマイアプリ登録
  • テンプレートをコピー
  • フローの起点となるSquareのトリガー設定とその後に続くGmailのオペレーション設定
  • トリガーボタンをONにして、SquareとGmailの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:SquareとGmailをマイアプリ登録

SquareとGmailをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定がスムーズに進みます。

Squareのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

「アプリ名で検索」の欄からSquareを検索するか、アプリ一覧から探します。

以下の画面が表示されたら、Squareにログインしてください。

次に、Gmailのマイアプリ登録をしましょう。
先ほどと同じようにGmailを検索するか、一覧から探してください。

以下の画面が表示されるので、Gmailにログインします。

マイアプリにSquareとGmailが表示されていれば、登録は完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を確認し、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下のページより変更できます。
Squareの設定を行うので、「支払い(決済)が作成されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるSquareのトリガー設定とその後に続くGmailのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→自由に変更可能
  • 「Squareと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
  • 「トリガーアクション」→支払い(決済)が作成されたら

以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から選択します。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意しましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、Squareで特定の顧客情報を取得する設定を行うため、「特定の顧客情報を取得」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

  • 「タイトル」→自由に変更可能
  • 「Squareと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
  • 「アクション」→特定の顧客情報を取得

以下の画面が表示されるので、「顧客ID」を設定してください。
「支払い(決済)が完了したら」のアウトプットを使用して、以下のように設定しましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。

次に、Gmailの設定を行うので、「メールを送る」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→自由に変更可能
  • 「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認

スクロールし、「メール内容」を設定します。
「To」には、「特定の顧客情報を取得」のアウトプットから「メールアドレス」を設定してください。

次に、「件名」と「本文」を設定します。
「支払い(決済)が作成されたら」のアウトプットを組み合わせて以下のように設定しましょう。
設定後、「次へ」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、メール内容を確認します。
問題なければ、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、SquareとGmailの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定が完了します。
フローボットが正しく起動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

Squareを使ったその他の自動化例

1.Squareで決済された商品情報を取得し、Google スプレッドシートに自動追加するフローです。
購入された商品情報をGoogle スプレッドシートで管理できるため、グラフ化する際に便利です。
商品情報を自動的に同期するので、入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

2.Squareで決済が完了したら、自動的にMicrosoft Excelに登録するフローです。
決済情報をMicrosoft Excelに記録できるので、手入力は不要です。
決済データを分析などに利用している方におすすめの自動化です。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、自動的にSquareに顧客情報を登録するフローです。
Google スプレッドシートの顧客情報を自動的に登録したい方におすすめの自動化です。
手入力の手間が省け、人的ミスを防ぎ、正確に登録できます。

まとめ

SquareとGmailを連携したサンクスメールの自動化は、スムーズな顧客対応や業務効率の向上が期待できます。
特に少人数で運営している企業では、この自動化が大きなメリットをもたらすでしょう。
自動化することで、手作業が減り、その分重要なタスクに集中できる環境が整うでしょう。

ぜひ、Yoomを活用して、自動化の導入を検討してみてください。

この記事を書いた人
m.wadazumi
児童福祉の仕事からライターとして活動し、現在はYoomでブログを執筆中です。 Yoomでできる業務効率化に驚きつつ、みなさんにもその感動を共有して社会貢献したいと考えています。 プログラミング知識ゼロの私でもできるアプリ連携や自動化をお伝えしていきます。
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