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Squarespaceは、豊富なデザインとカスタマイズ機能を持ち、業務に合わせたECサイトの構築や運営をサポートするツールです。
しかし、Squarespaceでの注文情報をkintoneで管理すると、手動の連携作業が必要になり、その過程でヒューマンエラーが発生するリスクがあります。
本記事では、Squarespaceとkintoneを連携することのメリットと自動化の設定方法をわかりやすくご紹介します。
今回の紹介する内容は以下のような方々におすすめです！
・Squarespaceとkintoneをそれぞれ活用している方
・Squarespaceの注文データを手作業でkintoneに反映しているが、手間を省いて作業を楽にしたいと考えている方
・Squarespaceとkintoneを連携した業務効率化に興味がある方
Squarespaceでの注文情報を自動的にkintoneに登録することで、手作業でのデータ入力が減少し、それに伴う人為的なエラーのリスクも大きく低減されます。
この自動化により、顧客情報の入力ミスや注文内容の記録ミスが防止され、常に正確な情報を管理できるようになります。
手作業で情報を転記する際に発生しがちな入力ミスや重複データの発生を防ぐことで、信頼性の高いデータベースを構築することができます。
Squarespaceで注文が行われた際、注文情報が迅速にkintoneに登録されることで、関係者全員が迅速に最新情報にアクセスできる環境が整います。
例えば、在庫管理チームは新しい注文情報を早期に確認できるため、在庫の確保や欠品防止に向けたスムーズな対応が可能です。
このように情報が素早く共有されることで、全体のプロセスが迅速化し、業務フローの遅延が削減されます。
さらに、各部門が共通の情報を素早く参照できるようにもなります。
Squarespaceからkintoneへ注文情報を自動的に登録することで、注文データや顧客データが一元的に管理されるようになります。
これにより、各顧客の情報や購入履歴を一目で把握でき、管理がスムーズになります。
例えば、カスタマーサポート担当者は、問い合わせの際に迅速に顧客の詳細な情報にアクセスできるため、対応の質とスピードが向上します。
さらに、顧客の過去の購入履歴をもとにした特別な提案やパーソナライズされたサービスの提供ができるようになります。
[Yoomとは]
今回は「Squarespaceで注文情報作成されたらkintoneに注文者情報を登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを使えば、ゼロから設定を組む手間が省けて、とても便利です。
5ステップだけなので、簡単に設定できます。
1.Squarespaceとkintoneをマイアプリ登録
2.テンプレートの選択と格納場所の準備
2.Squarespaceで注文情報作成・更新されたら起動するトリガーを設定
3.kintoneでレコードを追加するアクションを設定
5.テストと確認
初めてご利用される方は、初めてのYoomをぜひご確認ください。
1. Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2.新規接続をクリックします。
3.赤枠からアプリ名で検索できます。今回はSquarespaceとkintoneをそれぞれ検索して、登録してください。
マイアプリに登録が完了すると、Squarespaceとkintoneのアイコンがマイアプリに表示されます。確認してください。
なお、Squarespaceとkintoneのマイアプリ登録につきましては、下記のリンクを参照してください。
Squarespaceのマイアプリ登録方法
kintoneマイアプリ登録方法
その他、Yoomについて不明点があれば、Yoomヘルプセンターをぜひご確認ください。
自動化の設定を行っていきましょう。
1. 以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
2.以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
1.順番にクリックしながら設定していきます。
まず、一番上の「注文情報作成・更新されたら」をクリックします。
2. タイトルは自由に設定してください。
Squarespaceと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーアクションは、「注文情報作成・更新されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。
3.トリガーの起動間隔を設定します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
設定が完了したら、テストをクリックしてください。
エラーがなければ、保存してください。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
1.「レコードを更新する」のアイコンをクリックします。
2.kintoneと連携するアカウント情報を入力します。
実行アクションは「レコードを追加する」を選択します。
3.アプリIDを入力してください。
入力が終わったら、「次へ」をクリックしてください。
4.追加するレコードの値を設定してください。
5.これで、【Squarespaceで注文情報作成されたらkintoneに注文者情報を登録する】というフローが完成しました。
設定が完了したら、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
今回紹介したテンプレートが活きる利用シーンも紹介します。
新しく入社した従業員情報がSquarespaceに登録された際、自動的にkintoneの従業員管理台帳に追加されます。
急速に成長している企業や従業員の入れ替わりが激しい業界で便利です。
人事担当者は二度入力する手間を省け、時間の節約と業務の正確性を図れ、新入社員の情報が速やかに全社で共有されます。
退職手続きでSquarespaceから退職者の情報が更新されると、kintoneの台帳も同時に更新され、退職者情報が自動的に削除されます。
例えば、大規模な企業では退職手続きが多く発生しますが、自動化により、アクセス権限の調整を迅速に行えるようになります。
従業員の昇格や部署異動が発生した際、Squarespaceで役職情報を更新すると、kintoneの台帳にも自動で反映されます。
この機能は、特に役職の変更が頻繁に発生する企業において有用です。
これにより、社内の組織図や責任分担の更新が迅速に行われ、業務フローの混乱を防ぐことができます。
Yoomのテンプレートを活用すると、複雑な操作が不要で、簡単に設定を終えられます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
他にも、Squarespaceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Squarespaceで注文情報が作成されたらSlackに通知するフローです。
このフローを導入すれば、Squarespaceで注文が発生すると、Slackに自動的に通知されます。
これにより、注文状況を正確に把握し、問い合わせやクレームにもすぐに対応できるようになります。
2.Squarespaceで注文情報が作成・更新されたらGoogle スプレッドシートに情報を追加するフローです。
このフローを使うことで、Squarespaceで注文が入ると、Googleスプレッドシートに注文情報が自動的に反映されます。
手作業でのデータ入力が不要になり、転記の手間も省けます。
3. Squarespaceで注文情報が作成されたらMicrosoft Excelに情報を追加するフローです
このフローを活用すれば、SquarespaceとMicrosoft Excelの情報連携が自動化され、手作業の転記が不要になり、業務効率が向上し、人的ミスのリスク軽減にも繋がります。
Squarespaceとkintoneの連携により、Squarespaceで注文情報が作成されると、kintoneのレコードに自動で注文情報の登録が行われるようになり、手動作業による誤入力や入力漏れを防ぐことができます。
Yoomを活用することで、プログラムの知識がなくても、複数のアプリを簡単に組み合わせて連携し、日々の作業をよりスムーズにこなせるようになります。
手動作業が多すぎて忙しいと感じているなら、Squarespaceとkintoneの連携を試してみませんか？
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